İşleri nasıl düzene sokabilir ve her şeye ayak uydurabilirsiniz: GTD sistemi için eksiksiz bir rehber

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Herhangi bir projeyi planlamaya yardımcı olmak için teoriden şablona.

GTD neden iyidir?

Verimlilik hizmetleriyle ilgili sorun, herkesin kendisini tüm sorunları çözebileceği, bilgi depolayabileceği, iletişim kurabileceği bir yer olarak konumlandırmasıdır. Çoğu hizmet sizden bunlara öncelik vermenizi ve bunlara göre hareket etmenizi ister.

Ancak çok azı önemli görevleri yerine getirmeye odaklanabilir ve her türlü küçük şeye dikkat edemez: acil görevler, iş arkadaşlarından, arkadaşlardan veya tanıdıklardan gelen talepler. Çok fazla görev olduğunda, onlarla başa çıkmak zordur. Bu nedenle, pratikte, işleri yönetmek için birkaç hizmet kullanmanız gerekir. Yapacak çok şey olduğunda, bu servislerde ve listelerde kafamız karışmaya başlıyor ve sonunda onları kullanmayı bırakıyoruz.

İşlerin Yapılması (GTD) metodolojisi, herhangi bir sorunu çözebileceğiniz tek bir sistem oluşturmak için evrensel bir plan sağlar. Hiçbir şeyi unutmayacağınızdan emin olacağınız için rahatlayabilecek ve endişelenmeyebileceksiniz. Doğru zamanda, sistem ne yapılması gerektiğini ve neye odaklanması gerektiğini soracaktır.

Peki neden bu kadar çok kişi verimsiz çalışıyor?

Çok fazla proje, vaka ve görev olduğunda insanlar verimsiz çalışmaya başlar. Bırak öncelik vermeyi, tüm bunları kafalarında tutmaları bile zor. Bu nedenle ya hiçbir şey yapılmaz ya da en kolayı yapılır ve önemli işler daha sonraya ertelenir. Başka bir sorun ortaya çıkıyor: dün acil görevlerin çözülmesi gerektiğinde.

Ayrıca kişi daha çabuk yorulmaya başlar, sinirlenir. Rutin çarkında sürekli bir sincap gibi koşar ve gerçekten önemli, parasal ve stratejik projeler kenarda kalır.

David Allen'ın 2001 yılında yayınlanan ve dünyanın en çok satan kitabı haline gelen bir kitapta anlatılan İşleri Bitirme sistemi bu durumla başa çıkmaya yardımcı olacaktır.

Bilmeniz gereken temel GTD kavramlarından bahsedin

Rutin - bunlar rahatsız eden, dikkati dağıtan ve enerjiyi boşa harcayan işler, düşünceler ve endişelerdir. Rutin görevlere dönüşene kadar kontrol edilemez. Aynı sorunları defalarca düşünmek, hayal kırıklığı ve stres yaratan yaratıcı enerjinin etkisiz kullanımıdır.

GTD'nin amacı, kafanızı rutinden kurtarmak ve iç stresi ortadan kaldırmaktır.

İnsan işlem belleği- kısa süreli hafızanın bulunduğu beynin alanı. Genellikle bitmemiş işleri, diğer insanlara verilen sözleri ve bizi rahatsız eden diğer düşünceleri buraya koyarız. Ne yazık ki, beyninizin düzgün çalışması için saklayabileceğiniz rutin miktarının bir sınırı vardır. RAM'iniz doluysa, küçük görevlerle dikkatiniz dağılır ve hedeflerinizi unutursunuz, bu da strese neden olur.

Bilgi Toplama Araçları- bilgilerin nereye gittiği ve yapılması gerekenleri nereye kaydettiğiniz. Örneğin:

• organizatörler;
• defterler;
• E-posta;
• takvim;
• ses kaydedici.

Sepet "Gelen Kutusu"- görevlere ve görevlere dönüştürdüğünüz rutin için tek bir depo. Gelen Kutunuzla çalışmanın en önemli kurallarından biri, onu düzenli olarak temizlemektir.

Basit eylemler - tamamlanması iki dakikadan az süren tek adımlı eylemler. Pratikte, bu tür konulara beş dakika ayırmak daha uygundur.

Proje - tamamlanması birden fazla adım gerektiren bir görev. Proje hakkında bir hatırlatma bırakmak ve uygulanması için ilk adımları açıklamak gerekir. Sonuç olarak proje, önümüzdeki beş dakika içinde tamamlanabilen ve nihai sonucu alabileceğiniz basit bir eyleme dönüşüyor.

Proje, ayrıntıları açıklayan bir karta veya dosyaya bağlantı içermelidir: sorumlu, son tarihler, kategori (örneğin, "Pazarlama", "Yasal", "Geliştirme"), görevleri olan daha küçük kartlara bağlantılar. Bu yapı Trello'da organize etmek için uygundur.

bağlam listesi - belirli koşullar altında gerçekleştirilmesi uygun olan görevlerin bir listesi. Örneğin, "Satın Alınanlar" bağlamsal listesinde, mağazadan satın alınması gereken şeylerin ve ürünlerin bir listesi olacaktır. Aramalar listesi, boş olduğunuzda yapacağınız aramaların bir listesini içerebilir.

Çalıştığınız ve iletişim kurduğunuz kişiler için bireysel bağlamsal listeler yapmak uygundur. Belirli bir kişiyle görüşürken hızlı bir şekilde listeyi açıp gerekli sorunları çözebilirsiniz.

Takvimi nasıl kullanırım?

Takvime aşağıdakiler girilmelidir:

• belirli bir zamanda yapılması gereken eylemler (toplantılar, iş toplantıları, seminerler);
• belirli bir günde yapılması gereken eylemler (belirli bir tarihe kadar projeyi bitirmek, konferansa katılmak);
• belirli tarihler hakkında bilgi (yıldönümleri, doğum günleri, tatiller).

Tüm bunları takip etmek için Google Takvim'i kullanıyorum. Bu hizmet uygundur çünkü:

• hem telefondan hem de bilgisayardan erişilebilir;
• birden fazla takvim aynı anda bir ekranda görüntülenebilir;
• akıllı telefonda hatırlatıcılar var.

Takvime bir şey eklediyseniz ya yaparsınız ya da başka bir tarihe ertelersiniz. Günden güne düzenli olarak yeniden planlanan bir yapılacaklar listesiyle takvimi karıştırmaya gerek yok. Bu tür listeler için ayrı çözümler vardır.

Müşterileri, tedarikçileri veya yüklenicileri belirli bir zamanda düzenli olarak aramanız gerekiyorsa, bunun için bir CRM sistemi kullanmak daha iyidir.

Hangi listeleri oluşturmalısınız?

Öncelikli eylem listeleri

Haftalık bir rapor derlemek, bir rakibin web sitesini incelemek, posta kutunuzdaki gelen kutusunu temizlemek, tasarımcılar için teknik bir görev hazırlamak - tüm bu eylemler iki dakikadan fazla sürer, ancak kimseye devredilemezler. Bu tür şeyleri öncelikli aksiyon listelerine alıyor ve gün içerisinde gerçekleştiriyoruz.

Bu tür listelerle çalışma kuralları:

• Çok fazla liste olmamalı, iki veya üç yeterlidir. Örneğin, Kişisel, İş, Aile. Listeden belirli bir gün için bir göreviniz varsa, takviminize bir hatırlatıcı ayarlayın.
• Bu listedeki görevleri bağlama göre işaretlemek uygundur: “Yolda”, “Bilgisayarda”, “Oku”, “Satın Al”, “Sözler”. Görevlerin bir veya daha fazla etiketi olabilir. Örneğin, "Köpeği Yürüt" görevi, "Kişisel" projeye ve "Sözler" etiketine atıfta bulunur.
• Listeye bir görev eklemeden önce, bunu yapmanız gerekip gerekmediğini düşünün. Cevabınız evet ise, vakayı kişisel olarak tamamlamanız gerekip gerekmediğine karar verin. Sonuçta, bir astınıza sesli mesaj gönderebilir ve ona yetki verebilirsiniz. Atadığınız görevler "Atandı" olarak etiketlenecektir. Hem İş listesinden hem de Kişisel listesinden vakaları içerecektir.
• Listeleri düzenli olarak gözden geçirin. Bunu boş bir dakikanız olduğunda yapın. Önce yapılması gereken görevleri yukarı taşıyın.
• Yapılacaklar listenizi ayda en az bir kez temizleyin.

"Bir gün" listesi

Bu liste, aktif eylem gerektirmeyen şeyleri içerecektir. Olabilir:

• satın almak istediğiniz kitaplar, plaklar, video eğitimler;
• ustalaşmak istediğiniz faydalı beceriler;
• ziyaret etmek istediğiniz yerler;
• satın almak istediğiniz şeyler.

Bu listeye periyodik olarak bakmanız, not almanız ve bunları üzerinde çalışılacak hedeflere dönüştürmeniz gerekiyor.

Gelecekte faydalı olacak referans bilgilerini nasıl saklıyorsunuz?

Bu bilgiler herhangi bir işlem gerektirmez. Bu bilgilerin deposu için ana kriterler:

• Başlıklara, etiketlere, kısa açıklamalara göre uygun arama.
• Depoya bilgi yerleştirme kolaylığı.
• Bilgi depolamanın sezgisel yapısı. Yeni veriler geldiğinde, onu koyacağınız kategoriyi ve alt kategoriyi hızlı bir şekilde seçmeniz gerekir.
• Herhangi bir cihazdan depolama kullanılabilirliği.

Zorunlu GTD ritüelleri var mı?

Evet, birkaç tane var.

"Gelen Kutusu" sepetindeki tüm bilgilerin toplanması

Bilgi toplamak için birçok araç vardır. Ancak tüm bunlar, çalışmaya devam edeceğiniz tek bir yere akmalıdır.

Gelen Kutusu Çöp Kutusunu Boşaltma

Haftada bir veya iki kez, Gelen Kutusu listesini gözden geçirmeniz ve birikenleri klasörlere veya kısayollara göre sıralamanız gerekecektir. Bu ritüel, anlaşılabilir bir eylem algoritmasından ve sistematik tekrarından oluşan bir alışkanlık haline gelmelidir.

Yapılacaklar sisteminizi haftalık olarak nasıl temizleyeceğiniz konusunda basit, adım adım bir planınız olmalıdır. Davaların ele alındığı günleri işaretleyeceğiniz bir takvim oluşturun. Örneğin, 30 gün içinde en az 20 gün içinde Gelen Kutunuzu boşaltırsanız ve takviminizde günlerin üzerini çizerseniz kendinize bir ödül atayın.

Öncelikli eylemler listesinin ve "Bir gün" listesinin gözden geçirilmesi, önceliklendirme

Listeleri revize ederken, doğru bir şekilde öncelik vermek ve güçlü yönleriniz konusunda gerçekçi olmak önemlidir. Bu, kendinizi ezici görevlerle aşırı yüklememek ve verimsizliğinizin farkına varmamak için gereklidir.

Gereksiz sepetleri yok etmek

Genellikle iş arkadaşları ve ortaklarla iletişim kurarken yeni posta kutuları, belgeler ve listeler görünür.

Göreviniz, verilerin Gelen Kutusu klasörüne akması için her şeyi mümkün olduğunca otomatik hale getirmektir.

Bir posta kutusu veya elektronik planlayıcı olabilir. Otomasyon ve bilgi yönlendirme için IFTTT ve Zapier servisleri uygundur. Bilgi toplamak için daha az sepet olmalıdır.

Gelen Kutusu sepetiyle nasıl çalışılır ve biriken vakalar nasıl sıralanır?

İlk olarak, gelen kutunuzdan görevi, vakayı veya bilgiyi çıkarın ve “Bu nedir? Gerçekten bir şey yapman gerekiyor mu?"

Hiçbir şey yapmak zorunda değilseniz, iki seçeneğiniz var. Artık işe yaramayan çöplerse, atarsınız. Yararlı bir bilgiyse arşive koyun. Kategori ve etikete göre yapılandırılmalıdır, böylece aradığınızı kolayca bulabilirsiniz.

Bilgilerle bir şeyler yapmanız gerekiyorsa, üç seçenek vardır:

1. Gerekli olanı tamamlayın. Eylem önemliyse ve 2-5 dakikadan fazla sürmeyecekse.

2. Birine delege edin. Eylem iki dakikadan uzun sürerse, bunu birine devredebilir misiniz diye düşünün.

Birine yetki verirken aşağıdakiler yazılmalıdır:

• son sonuç;
• iş planı (hedefe giden yol);
• görevin tamamlanması için son tarih;
• kontrol tarihi ve buna hazır olması gereken sonuç (ara veya nihai).

3. Gelecek için erteleyin. Bunu yaparken şunları belirtin:

• İstenen sonuç;
• yapılacak en yakın eylem. Unutmayın: projeyi bir bütün olarak tamamlamak imkansızdır, yalnızca sizi nihai sonuca yaklaştıracak belirli basit adımları atabilirsiniz;
• son teslim tarihi. Kesin bir zaman aralığı yoksa, eylemi "Bir gün" listesine ekleyin.

Belirlenen günde almak için kendinize mesaj gönderebilirsiniz. Bunun için hem doğru gün hatırlatıcısı olan "Google Takvim" hem de size belirli bir saatte e-posta gönderecek olan Boomerang posta uygulaması uygundur.

İşinizi nasıl planlarsınız?

Tüm çalışmalar üç aşamaya ayrılabilir:

1. Planlananın önceden uygulanması. Sizi hedefinize yaklaştıran hem stratejik olarak önemli şeyler hem de yapılması gereken bir rutin olabilir.
2. İşi beklenmedik bir şekilde göründüğü gibi yapmak. Bu, iş arkadaşlarından, yöneticilerden, müşterilerden gelen mektupların gün içinde geldiği zamandır.
3. Daha fazla çalışma için planlama: listelerin hazırlanması ve gözden geçirilmesi, önceliklerin belirlenmesi. Bu nokta, planlama uğruna planlama yapmanız çok uzun sürmemelidir.

Vakaları ve görevleri planlama pratiği (not defteri) kitabında David Allen tarafından anlatılmaktadır.

David Allen Kişisel Performans ve Zaman Yönetimi Danışmanı, GTD Productivity Methodology'nin yazarı

Bir hatıra kitabı için 43 klasöre ihtiyacınız var: 31'i 1'den 31'e kadar sayılarla işaretlenmiş, diğer 12'si ayların adıyla. Günlük klasörler yarından itibaren öne konur. 31 numaralı klasörün arkasında bir sonraki aya ait klasör, arkasında kalan ayların bulunduğu klasörler var.

Bir sonraki güne ait klasörün içeriği günlük olarak çöp kutusuna aktarılır, ardından klasör günlük klasörlerin sonuncusunun arkasına yerleştirilir (sanki bir sonraki aya aktarılır). 31 numaralı klasörü mevcut ay için serbest bıraktığınızda, arkasında yeni ayın adının olduğu bir klasör ve ardından yeni ayın günlerini içeren klasörler olacaktır. Aynı şekilde içinde bulunulan ayın geçtiği klasör de bir sonraki yıla aktarılır.

Belirli bir klasörde, belirli eylemler gerektiren belgeleri (doldurulması gereken bir form, gönderilecek bir mektup) saklamanız gerekir.

Sistemin çalışması için günlük olarak güncellenmesi gerekir. Yarının klasörünü güncellemeyi unutursanız sisteme güvenemezsiniz. Başka şekillerde ele alınması gereken önemli bilgiler kaçırılacaktır.

Birkaç günlüğüne ayrılıyorsanız, ayrılmadan önce yok olacağınız günlerin klasörlerini kontrol etmeniz gerekir.

Modern planlama sistemlerini dikkate alarak pratikte nasıl organize edilir:

1. Unutulmaz bir kitap yerine, her gün için yapılacaklar listesi içeren bir düzenleyici kullanın ve o gün için görevleri girin. Zamana bağlı toplantı ve işler öncelikle kayıt altına alınmalı ve hatırlatıcılar düzenlenerek sistem tarafından önceden bildirilmelidir.
2. Bir ay boyunca yapılacaklar listesi içeren bir dosya oluşturun. Bu, bu süre zarfında yapmak istediklerinizin bir listesidir. Tüm ay boyunca buna vakalar eklersiniz. Görevlerin gözden geçirilmesi haftada bir kez yapılmalıdır. En önemli görevlerinizi planlarken, önceliklerinizi anlamak için her haftayı dağıtın. Bunları ilk etapta gerçekleştireceksiniz, aksi takdirde her zaman küçük ve acil konulara gideceksiniz.
3. Yıl için planlar içeren bir dosya oluşturun. Ayda bir gözden geçirilmelidir. Bu dosyadaki vakalar aylık planlara aktarılır.
4. 3-5 yıllık uzun vadeli hedeflere dayalı yıl için planlar yapın. Bunları yılın sonunda veya tatil sırasında, kafa günlük işlerle yüklenmediğinde reçete etmek daha iyidir.

Bu dört nokta, David Allen'ın doğal planlama sistemi dediği şeydir. Bu sistem, sizin için önemli olan hedeflere doğru ilerlemenize ve rutinde zaman kaybetmemenize olanak tanır.

Herhangi bir projeyi planlamak için kullanılabilecek, herkese uyan tek bir plan var mı?

Tabiiki. David Allen buna Doğal Planlama Modeli diyor. Birkaç adımdan oluşur.

Adım 1. İdeal sonucun hedefi ve resmi

Bir hedef veya ideal bir sonuç tanımlayın, bunu başardığınızı hayal edin.

Başarı için tüm kriterleri (para, insanlar, tanınma) ile tanımlayın. Nihai sonucu ne kadar ayrıntılı tanımlarsanız, özellikle belirli eylemleri gerçekleştirmeniz gereken anlarda motivasyon o kadar güçlü olur, ancak bunun için zaman yoktur.

Adım 2. İlkeler

Hedefinize ulaşırken izleyeceğiniz ilkeleri açıklayın. Örneğin: "İnsanlara tam hareket özgürlüğü vereceğim eğer … (bütçe dahilinde kalın, projeyi belirli bir son tarihten önce tamamlayın)." Kendinize şunu sorun: “Hangi eylemler faaliyetlerime müdahale edebilir? Onları nasıl önleyebilirim?"

İlkeler açıktır ve faaliyetlerin yönetimi için güvenilir bir kılavuz sağlar.

Adım 3. Beyin Fırtınası

Aklınıza gelen tüm farklı fikirleri not alırken beyin fırtınası yapın.

Beyin fırtınasının temel ilkeleri:

• yargılama;
• itiraz etmeyin;
• değerlendirmeyin;
• eleştirmeyin;
• kaliteyi değil, niceliği düşünün;
• yan hat analizi ve organizasyonu.

Adım 4. Liste şeklinde proje planı

Beyin fırtınası sonuçlarınızı yapılacaklar listesi halinde düzenleyin. Sonunda planlamaya başlayın ve geri dönüş yolunda çalışın. Bu, hedefinize doğru ilk adımı planlamanızı ve belirlemenizi kolaylaştıracaktır. Sondan bir planlama örneği:

Amaç (ideal sonuç): İspanyolca konuşabiliyor ve insanları anlayabiliyorum.

Bu neden: İspanyol ortaklarla iş görüşmeleri sırasında çevirmenlerin katılımı olmadan iletişim kurmak ve İspanya'da tatildeyken başkalarıyla özgürce iletişim kurmak istiyorum.

Hedefe giden adımlar:

• Hedefe ulaşmadan bir adım önce: Anadili İspanyolca olan bir konuşmacı buldum ve onunla haftada iki kez konuştum.
• Bir adım önce: B1 dil yeterlilik sınavını geçtim.
• Bir adım önce: A1 yeterlilik sınavını geçtim.
• Bundan bir adım önce: Ayda sekiz kez İspanyolca dersi aldım ve tüm ödevlerimi tamamladım.
• Bundan bir adım önce: Bir İspanyolca kursuna kaydoldum ve bir aylık eğitim için ödeme yaptım.
• Bir adım önce: İspanyolca kursları hakkında bilgi topladım ve bir karşılaştırma tablosu yaptım.
• İlk adım: İspanyolca kursları hakkında bilgi toplarken takvimde bir zaman planladım.

Bir ekip bir görev üzerinde çalışırken ve tüm planı tek bir yerde düzenlemesi gerektiğinde, Gantt şeması kullanmak uygundur. İçindeki ilk sütun hedefe giden yoldaki aşamalar, ikinci sütun sorumlu olanlardır. Ayrıca bir zaman periyodu olan sütunlar olacaktır. Hücreler, örneğin "Planlandı", "Devam Ediyor", "Tamamlandı", "Ertelendi" gibi belirli bir aşamanın durumunu içerecektir.

GTD ve doğal planlama sistemi göz korkutucu görünebilir. Ancak kendinize göre özelleştirip düzenli olarak kullanmaya başladığınızda her şeyin ilk bakışta göründüğünden çok daha kolay olduğunu hissedeceksiniz.