Her şeye ayak uydurmak için görevler nasıl doğru şekilde gruplandırılır

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Görev listenizi düzenleyerek üretkenliği artırın.

Çok görevliliğin o kadar da iyi bir şey olmadığını uzun zamandır herkes biliyor: tek bir şeye etkili bir şekilde odaklanmamızı engelliyor.

Mesele şu ki, bir görevden diğerine geçiş çok zaman alıyor - bu, Çoklu Görev: Geçiş maliyetleri çalışmaları ile doğrulanıyor. İnsanlar bir akış durumuna girdiklerinde en etkili şekilde çalışırlar: başka hiçbir şey tarafından dikkati dağılmadan tamamen tek bir etkinliğe odaklanmış durumdalar.

Ne yazık ki, akışı yakalamak her zaman mümkün değildir, çünkü sürekli olarak dikkatimizi gerektiren bir sürü farklı şeyle dolup taşıyoruz. Ancak, farklı etkinlikler arasında geçiş yaparak zaman ve enerji kaybını en aza indirmenizi sağlayan bir numara var. Buna görev gruplaması denir.

Bu tekniğin özü şudur: aynı türden görevleri sözde paketler halinde birleştirirsiniz ve ardından bunları toplu olarak gerçekleştirirsiniz. Basit.

Görevleri gruplamak neden yararlıdır?

İşleri rastgele bir sırayla yapmak en kolayıdır: planlama, önceliklendirme ve diğer sıkıcı şeylerle uğraşmanıza gerek yoktur. Bir şeyi hatırladın - ve yaptın. Ve sonra bir sonraki göreve geçtik.

Ancak, bu yaklaşım odaklanma yeteneğiniz için pek kullanışlı değildir. Psychology Today'de yayınlanan Çoklu Görevin Gerçek Maliyeti adlı araştırmaya göre, bir kişi alakasız görevler arasında geçiş yaparken üretkenliğinin %40'ını kaybeder.

Başka bir deyişle, önce bir rapor yazarsanız, ardından e-postalara yanıt vermeye başlarsanız, ardından kağıt belgeleri sıralarsanız ve sonra tekrar rapora dönerseniz, her seferinde bir öncekine benzemeyen yeni bir göreve konsantre olmak için zaman kaybedersiniz. The Human Factors: Success Projects and Teams kitabının yazarı Tom DeMarco, bu “vites değişiminin” 15 dakika veya daha fazla sürebileceğini iddia ediyor.

Toplu gruplama görevleri, bir etkinlikten diğerine geçmeyi kolaylaştırır. Görevleriniz ne kadar benzerse, birini bitirdikten sonra diğerine geçmek o kadar kolay olur.

Toplu işleme nasıl kullanılır

1. Yapılacaklar listesi oluşturun

Öncelikle yapmak istediğinizi basit bir liste halinde satır satır yazın. Kağıt üzerinde yapabilir veya çok sayıda görev yönetimi uygulamasını kullanabilirsiniz. Ana şey her şeyi düzeltmektir. Her gün (veya en az haftada bir) bir planlama zamanı ayırmak idealdir.

2. Görevleri kategorilere ayırın

Artık liste hazır olduğuna göre, tüm öğelerini kategorilere ayırın. Farklı olabilirler - ne istediğinizi seçin. Ana şey, kullanışlı ve görsel olmasıdır.

Örneğin, "Müzakereler" bölümünde "E-postaları yanıtlama" veya "İş arkadaşlarını ara" ve "Metin" bölümünde "Makale yazma" ve "Düzenlemeler yapma" gibi görevleri toplayın. Ev işleri, iş görevleri, alışveriş ve daha fazlası için ayrı kategoriler oluşturun. Böyle sıralı bir listede gezinmek daha kolay olacaktır.

Diğer bir seçenek ise görevleri, yapılması gereken yere göre paketler halinde toplamaktır. Örneğin, tüm satın alma işlemlerini "Süpermarket" konumuna ve iş görevlerini "Ofis" konumuna vb. bağlayın. Bu şekilde, kendinizi bir mağazanın yakınında bulursanız, yapılacaklar listenize bakabilir ve ihtiyacınız olan tüm satın alma işlemlerini anında görebilirsiniz.

3. Zamanı engelle

Görevlerin toplu işlenmesi, sözde zaman engelleme tekniği ile birlikte harika çalışır. Listeyi kategorilere ayırdıktan sonra, her kategori için günün belirli bir saatini ayırın. Ve ilgili bloğu takviminize ekleyin. Bir zaman bloğu boyunca, yalnızca bir kategorideki şeyleri yapın ve diğerlerini görmezden gelin.

Diğer bir seçenek de popüler Pomodoro tekniğini görev gruplandırmaya bağlamaktır. 25 dakika boyunca tek bir paketten kesintisiz görevlerle uğraşıyorsunuz. Ardından 5 dakika dinlenin. Ardından, döngüyü başka bir vaka grubuyla tekrarlayın.

4. En yüksek üretkenliğinizi düşünün

Günün hangi saatinde en üretken olduğunuza karar verin. Çoğu insan bu sabahı yaşar, ancak karanlıkta odaklanmayı daha kolay bulan gece kuşları da vardır. Verimliliğinizin zirvesini bulun ve içindeki en yüksek öncelikli kategorilerden görevleri tamamlamaya çalışın.

5. Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın

Bir sonraki görev grubunu gerçekleştirmeye başladığınızda, yanlışlıkla bir bildirim veya telefon aramasıyla rahatsız edilmediğinizden emin olun. Akıllı telefonunuzu kontrol etmek için özel bir zaman ayırabilirsiniz. Bir kategoriden görevlerle uğraşırken, gerisini düşünmeyin.

Hangi görevler gruplandırılabilir

Aslında, genel olarak, herhangi biri. Yazar, programcı, girişimci ve toplu işlemenin büyük bir hayranı olan Scott Young birkaç örnek veriyor:

• E-posta. Haftada 4 Saat Nasıl Çalışılır'ın yazarı Tim Ferris, bazen saatte 300 e-posta alır. Ve böyle bir hacme rağmen, onlara günde sadece bir kez cevap veriyor, özellikle bunun için zaman ayırıyor.
• Okuma. Zaten fazla bir şey hatırlamayacağınız için arada bir şey okumak neredeyse işe yaramaz. Bilgileri dikkatli bir şekilde almanın sizin için ne zaman daha uygun olacağını kendiniz belirleyin ve bu zamanı okumak için ayırın.
• Telefon çağrıları. Aramanız gereken kişilerin adlarını ve telefon numaralarını tek bir listeye yazın. Ardından listedeki tüm adayları bir kerede arayın. Birincisi, bir kez daha telefon konuşmalarıyla dikkatiniz dağılmaz. İkinci olarak, insanların en az meşgul olduğu günün saatini seçebilecek ve sizinle konuşabileceksiniz.
• Rekreasyon ve eğlence. Tüm eğlenceyi - filmler, bilgisayar oyunları, yürüyüşler - günün sonuna aktarın. Bu, işinizi mümkün olan en kısa sürede bitirmeniz için sizi motive edecek ve bugün için her şeyin yeniden yapıldığını bilerek rahatlamanız daha kolay olacaktır.
• Alışveriş gezileri. Evden çıkmadan önce tüm görevleri, satın almaları ve ayak işlerini bir yığın halinde toplayın ve tek seferde tamamlayın. Örneğin bir süpermarketi, postaneyi ve kuru temizlemeyi aynı anda ziyaret edebilirsiniz. Sadece zamandan değil, benzinden de tasarruf edin.
• Sosyal ağlarda yazışmalar. Çevrimiçi sohbet etmek için akşamları bir saat ayırın. Ve geri kalan zamanlarda, sosyal medya istemci bildirimlerini devre dışı bırakın.
• Yemek pişirmek. Şansınız, her gün bir şeyler pişirmek için sürekli olarak yeterli zamanınız olmamasıdır. Neyse ki, medeniyet bize mikrodalga fırın gibi bir ünite sundu. Önümüzdeki hafta için yemek hazırlamak için 1-2 gün ayırın ve sonra tekrar ısıtın.
• Onarım. Sonunda bir araya gelin ve evin etrafında uzun süredir bekleyen küçük işleri yapın. Yanmış ampulleri değiştirin, kapı kolunu ve damlayan musluğu sabitleyin.
• Yansımalar. Her zaman bir şeyler planlamaya, bazı sorunları çözmeye çalışırken hiçbir şeyin sizin için işe yaramadığını mı düşünüyorsunuz? Scott Young, kesin olarak tanımlanmış bir zamanda yapmayı düşünmek gibi bir şeyi bile tavsiye ediyor. Her hafta 2-3 saat sonra ne yapacağınızı ve hangi hedeflere ulaşmak istediğinizi planlama alışkanlığı edinin.

Evet ve bu konuda, toplu işler de bir görevdir. Bu nedenle, yarın için listenizdeki öğeleri dağıtmak için tercihen akşamları özel bir zaman ayırın.