ALPEN yöntemini kullanarak işler nasıl planlanır ve her şeye ayak uydurulur

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Alman hassasiyetiyle zaman yönetimi.

ALPEN yöntemi nedir

Bu, her şey için zamanınızın olması ve aynı zamanda yükle çıldırmamanız için bir şeyler planlamanın başka bir yoludur. Alman ekonomi profesörü ve zaman yönetimi uzmanı Lothar Seivert tarafından icat edildi.

Yöntemin yazarı onu beş bileşene ayırmıştır. Adımların adlarındaki ilk harfler sonunda Almanca ALPEN (Rusça “Alpler”) kelimesine dönüştü:

A - görevlerin bir listesini yapmak (Aufgaben);

L - gerekli sürenin tahmini (L änge schätzen);

P - arabellek süresini planlama (Pufferzeiten einplanen);

E - görev önceliklendirme (Entscheidungen treffen);

n - özetleme (nachkontrolle).

Yöntemin özü, hangi görevlerin gerçekten zaman ayırmaya değer olduğunu ve hangilerinin daha sonraya bırakılabileceğini anlamaktır. Ayrıca, harcamanız gereken zaman konusunda gerçekçi olun ve kesintisiz çalışmanın tükenmişliğe giden yol olduğunu unutmayın.

Özünde, ALPEN yöntemi, klasik zaman yönetiminden Eisenhower matrisi ile blok çizelgelemenin bir kombinasyonudur.

ALPEN yöntemini kullanarak vakalar nasıl planlanır?

Bir liste yap

Hepsini yazın - bugün yapmak istediğiniz her şeyi. Sadece bir yere yazın: bir kağıt not defterine, not defterine veya telefonunuzdaki planlayıcıya.

Zihinsel bir liste yapmanın cazibesi elbette harikadır, ancak insan "çalışan" belleğin kaynakları sınırsız değildir. Bazı raporlara göre, aynı anda dört görev veya nesneyi depolayabilir.

Bir şeylere öncelik vererek zaman kaybetmeyin - sadece aklınıza gelenleri yazın. Liste kesinlikle korkutucu derecede etkileyici olacak. Sorun değil, öyle olmalı.

Ne kadar sürdüğünü tahmin et

En az bir kez bir şeyler planlamaya çalışan herkes, zaman yönetiminde yeni gelenlerin favori komisyonuna neredeyse kesinlikle bastı: 15 görevin bir listesini yaptı, ancak sonunda yarısını bile yapmadı, çünkü fiziksel olarak ortaya çıktılar. iş gününe sığmaz. Sonuç olarak, sinirlendim ve tüm bu yeni moda zaman yönetimi tekniklerini terk ettim.

Bunun olmasını önlemek için, zaman maliyetlerini anlamanız gerekir. Listenizdeki her bir görevin kaç dakika veya saat süreceğini düşünün. Mümkün olduğunca gerçekçi olun. Geçmiş deneyimlere dayanın ve örneğin çabuk yorulursanız veya ertelerseniz kişilik özelliklerinizi unutmayın. Unutulmamalıdır ki tüm bu konular hayali bir süpermen için değil, sizin için.

Hesaplamayı bitirdiğinizde, her bir öğenin yanına tahmini süreyi yazın.

Tampon sürelerinizi planlayın

Bir diğer yaygın hata, her şeyi tek tek planlamaktır. Böyle bir strateji, ilk olarak, bir kişinin mola vermesi gerektiğini dikkate almaz ve ikinci olarak, tüm planların küçük bir gecikme veya mücbir sebep nedeniyle çökme riski taşıdığı gerçeğine yol açar.

Toplantı planlanan süreden biraz daha uzun sürdü, müteahhit siparişi biraz sonra verdi, bazı meslektaşlar geç kaldı, trafik sıkışıklığına takıldınız, çocuk anaokulunda uzun süre giyiniyordu - ve hepsi bu, aşağıdaki şeylerin tüm gün ertelenmesi, hatta iptal edilmesi ve yeniden çizilmesi gerekir. Bu genellikle çok kızgın ve sinir bozucu.

Bu nedenle, her görevden sonra, arabellek süresi olarak adlandırılan, yani hiçbir şeyle meşgul olmadığınız bir plana dahil etmek önemlidir.

Bir şeyler ters giderse, bu boş yuvalar işin geri kalanıyla başa çıkmanıza yardımcı olacaktır. Ve herhangi bir mücbir sebep olmazsa, ara zamanı bir mola vermek için kullanırsınız: kahve içmek, yürüyüşe çıkmak, kitap okumak veya sessizce oturmak. Son olarak, bu zamanı ek görevlere veya kişisel projelere ayırabilirsiniz.

Tampon bloklarının boyutunu kendiniz belirlemelisiniz. İdeal olarak, ALPEN yöntemine göre, çalışma süresinin %40'ını oluşturmaları gerekir.

Görevlere öncelik verin

Bu aşamada, genellikle, gereken süre ve arabellek blokları göz önüne alındığında, kişinin ilk derlediği yapılacaklar listesinin bir günde üstesinden gelmenin fiziksel olarak imkansız olduğu anlaşılır. Bu nedenle, hangi görevlerin tutulacağını ve hangilerinin iptal edileceğini veya yeniden planlanacağını önceliklendirmeniz ve seçmeniz gerekir.

Bunun için klasik bir araç uygundur - Eisenhower matrisi. Buna göre, listedeki tüm görevler şartlı olarak dört kategoriye ayrılmıştır:

1. Önemli ve acil. Önce ele alınmaları gerekiyor.
2. Önemli ama acil değil. İlk grupla ilgilendikten sonra bunlara biraz zaman ayırabilirsiniz.
3. Acil ama önemsiz … Bütün günü ayırmamak ve aciliyet tuzağına düşmemek için onları devretmek veya önemli olanlardan sonra üçüncü sırada yapmak daha iyidir.
4. Acil ve önemsiz değil … Bunlar silinmeli, birine aktarılmalı veya ikinci plana atılmalıdır.

Böylece listeniz önemli ölçüde küçülecek ve gerçeğe çok daha yakın hale gelecektir.

özetle

Günün sonunda, gün planlayıcınızı açın ve kendinize birkaç soru sorun:

• Ne yapmayı başardınız ve ne yapmadınız?
• Tüm zamanlanmış görevler için yeterli zamanınız oldu mu?
• Gereken süreyi doğru tahmin ettim mi, yoksa bir dahaki sefere daha fazla mı koymalıyım?
• Planımda mücbir sebebi telafi etmek ve dinlenmek için yeterli zaman var mıydı?
• Son teslim tarihlerini bozmamak ve aynı zamanda bir rutine saplanıp kalmamak için hem önemli hem de acil meselelerle uğraşacak zamanım var mı?
• Bir dahaki sefere planı benim için daha rahat hale getirmek için ne yapabilirsin?

Onlara cevap verdiğinizde, üstesinden gelmediğiniz görevleri bir sonraki güne yeniden planlayın. Ve "hataları düzelterek" yeni bir plan yapın.