"Hidrant" ı kontrol edin veya Bilgi ve görev akışında boğulmama

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Lotus Corporation'ın kurucusu Mitch Kapor bir keresinde internetten bilgi almanın yangın musluğundan içmek gibi olduğunu söylemişti. Çevrimiçi iletişim uzmanı Matthew Lowry, bu konuyu daha da ileriye taşıdı ve haftanın 7 günü, günün 24 saati bilgisayara ve telefona giden ve hiç bitmeyen sürekli bilgi akışını "yangın hortumu" olarak adlandırdı. Akışta boğulmamak ve zamanınızı rasyonel kullanmak nasıl - Lifehacker tarafından hazırlanan uyarlanmış bir çeviride okuyun.

Hidrant ile yapılacaklar listeniz asla boş kalmaz. Çünkü "hidrant" sadece bilgi değil, yeni görevlerin fabrikasıdır. Yapılacaklar listesindeki bazı öğeler, patronunuzdan veya dikkat gerektiren müşterilerinizden gelen e-postalar gibi açıktır. Ancak birçoğu açıkça ifade edilmiyor.

Bu, okunmaya ve üzerinde düşünmeye değer bir yazı. Yorum yapılacak bir yazı. Sevdiklerinizi arkadaşlarınızla ve iş arkadaşlarınızla paylaşın.

Küçük işletmelerde günde kaç saat çalıştığınızın bir önemi yok. Ana şey, sonu ve kenarı görmemeleridir. Bu "hidrant".

Ve bu kavram, sadece bir görev listesinden çok daha geniştir. Ve ne yazık ki, bir günde hala 24 saat var.

toygarlık

Benim gibiyseniz, tüm yaratıcı ve zorlu işler sabahın erken saatlerinde iyi ilerler. Bunun böyle olmasının birçok nedeni var - psikolojik ve fizyolojik -. Ancak "hidrant" içsel ritimlerinize derinden kayıtsızdır. Çünkü siz uyurken bilgi miktarı artmaya devam ediyor.

Kahvaltıdan sonra gelen kutunuzu açıyorsunuz ve "hidranttan" gelen akış, postalardaki mektupların, Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello ve benzerlerindeki hesapların baskısı altındaki ekranı paramparça ediyor. Takviminiz patronunuzdan, ortaklarınızdan, müşterilerinizden, taşeronlarınızdan, iş arkadaşlarınızdan gelen toplantıları, istekleri ve talimatları içerir. Ve dün görev listesinde olmayanlar bugün yanıyor ve derhal yürütülmesi gerekiyor.

Hidrant sizi beklemeyecek. Yüksek sesle zamanınızı ve dikkatinizi gerektirir.

Aniden, saat 11 oldu ve zaten günün en güzel kısmını kaybettiniz.

Bu duruma nasıl cevap verilir? Genellikle iki seçenek sunulur: ya davranışı değiştirin ya da teknolojiyi kullanın. Ama neden davranış değişikliğinin temelini oluşturmak için teknolojiyi kullanmıyorsunuz?

Bilgileri, görevleri ve fikirleri etkili bir şekilde nasıl yönetirsiniz? Bilgi akışının sürekli olduğunu ve genel olarak birkaç akış olduğunu anlamalısınız: bilgi e-postalardan, sosyal ağlardan ve medyadan, web sitelerinden, gazetelerden, toplantılar sırasında, arkadaşlardan ve hatta kafanızdan gelir. Her şeyi örtmek imkansız.

Mesajları işlemeniz, bunlarla ne yapacağınıza karar vermeniz mi gerekiyor: tepki verme, kullanma, paylaşma, daha sonra kullanmak üzere kaydetme veya silme? Ne zaman yapmalı? Ve tüm bunlarla başa çıkmak için zamanı nasıl buluyorsunuz?

Ne yazık ki, her şeyi aynı anda yapmaya çalıştığınızda çoklu görev modu çalışmıyor. Programınızı kontrol etmiyorsunuz, boş zaman bulmanız, postadan dikkatinizi dağıtmanız ve 5 dakikadan fazla bir şeye odaklanmanız zor. Öyleyse, gün boyunca en üretken olmak için zamanı düzenleme yöntemime bir göz atın - bu yol olabilir.

Üç teknik ve ek araçlar

Günlük ritüel. Şu anda, önemli ve küçük görevlere odaklanarak organize ediyor ve planlıyoruz.

Öğrenme - Sıralama - Stok bilgileri - Dağıtım. Akışı "hidranttan" çalışabileceğiniz malzemeye aktarıyoruz. Bir görevler listesi, kişisel bir faydalı kaynak kütüphanesi, sosyal ağlardan ve medyadan istikrarlı bir bilgi akışı oluşturuyoruz.

İşlerin sonuna kadar yapılması. Görev listesini ve kendi zamanımızı yönetiyoruz.

İç ritminize göre çalışın

Kendi üretkenlik geliştirmelerinizi yalnızca siz çözebilirsiniz - tek yapabileceğim kendiminkini paylaşmak.

En önemli görevleri çözmek için en iyi zamanı ayırırım

Sabahları, beynim en iyi durumdayken, En Önemli Görev üzerinde çalışmak için 2-3 saat ayırıyorum ve başka hiçbir şey dikkatimi dağıtmıyor. Araştırmalar, dikkati dağılan veya kendi kendine dikkati dağılan çalışanların en az her 3 dakikada bir, eldeki göreve geri dönmek için en az 20 dakika ayırdığını gösteriyor.

Daha kolay bir şeyle başlamak insan doğası olsa da, güne zor bir görevle başlamaya değer. Gün boyunca, öngörülemeyen durumlar kesinlikle ortaya çıkacak, ek toplantılar - ve çok önemli görevler tamamlanmayacak.

duraklamaları belirtirim

Olursa olsun, genellikle 60-90 dakika sonra konsantrasyon azalır, bu yüzden sabah çalışma süresini, işyerinden ayrılmam gereken kısa bir mola vererek ikiye bölerim.

Bilim adamları, hareketsiz bir yaşam tarzının kalp sorunlarına, kötü duruşa ve bazı kanser türlerine yol açtığını iddia ediyor.

Bir yerde sadece 30 dakika otursanız bile metabolizmanız %90 yavaşlar.

Akşam

Öğle yemeğinden sonra enerji seviyeleri önemli ölçüde düşer, bu yüzden birçok insan bu süre içinde biraz uyumayı tercih eder. Öğle yemeğinden sonra şunu denerim:

• insanlarla tanışmak: Böyle bir anda işimi pek iyi yapamadığımdan eminim ve iletişim ek bir enerji artışı sağlıyor;
• küçük, basit ve organizasyonel görevlerin üstesinden gelin.

Sabah ve akşam ritüeli

Bu saatlerde tam olarak ne yapacağınıza karar vermelisiniz. Bu, postayı açmanız, bazı mesajları bir görev listesine çevirmeniz ve diğer projeler arasında onlar için zaman bulmanız gerektiği anlamına gelir.

Sorun, postalarınızı dolduran mesajların, zamanınızdan beslenen gerçek vampirler olmasıdır. Onları parçalara ayırmak, düşündüğünüzden daha fazla zaman ve çaba gerektirir. Ve en kötüsü, ne kadar can sıkıcı olursa olsun, bir parçanız her zaman gelen kutunuzu kontrol etmek ister.

Çözüm, içeri girenlerin çoğu zaman bir kafeste tutulması gereken, ancak yine de zaman zaman kendi başlarına kaçmamaları için tehlikeli hayvanlar olarak muamele görmeleridir.

Sabah ve akşam ritüelleri sırasında günde iki kez gelen işlerle ilgileniyorum. Öyle bir düzene alıştım ki, gelenle çalışmak, beden için yeme ve içme ihtiyacıyla aynı otomatik görev haline geldi.

Bu iki dönem arasında, postaya bir şey gelip gelmediği ve önemli bir şeyi unuttum mu diye endişelenmiyorum - sistemime güveniyorum. Bu nedenle, posta kutusunu kapattıktan sonra yeni bir kafa ile işe gidiyorum.

Ve sabah ritüeli genellikle kısa ömürlü olduğundan (organizasyonel konuların çoğu akşam ritüeline bırakılmıştır), En Önemli Göreve daha fazla dikkat ediyorum.

Görev listesi

Gününüzü düzenlemek ve gelen kutunuzun hayatınızdaki tüm meyve sularını emerek akışını durdurmak için teknikler ve araçlar kullanmanız gerekir.

Bu etkili tekniklerden biri, gelişigüzel bir akışı şu şekilde çeviren "Öğrenme - Kuyruğa Alma - Bilgi Stoku - Dağıtım"dır:

• kullanımı kolay görev listesi,
• daha sonra çalışmak üzere saklanan faydalı materyallerden oluşan kişisel bir kitaplık,
• meslektaşlarınızla paylaşmak için bir malzeme koleksiyonu.

İdeal olarak, bu sabah ve akşam ritüelleri sırasında yapılmalıdır. Bu sürece daha yakından bakalım.

Gelen çalışma

Gelen kutunuz, e-postalardan ve Twitter mesajlarından kayıtlarınıza kadar her şeydir.

İlk olarak, hiçbir gelen aramanın anında yanıt gerektirmediğini unutmayın. Hepimiz e-postalara hızlı yanıt göndermeyi ve almayı öğrendik, ancak bu yanlış: Bunu bekleyen herkes size ek yükümlülükler getiriyor.

İkincisi, her e-postayı açıp yanıtlamak kesinlikle etkisizdir. Bir şey yaparsanız daha üretken olacaksınız. Örneğin, sadece gelen kutunuzu görüntüleyin. Beynimiz birden fazla görevi birbirine bağlamada pek iyi değil. İnsanlar kolayca çoklu görev yapabileceklerini düşündüklerinde, gerçekten bir görevden diğerine hızla geçiyorlar. Ancak bu algı ve konsantrasyonu olumsuz etkiler.

Yani gelen kutunuzu açtığınızda, sadece ona bakın. Bu, klasik tek görevli "Bitir" modelidir:

• gelen kutunuzu iki dakikadan daha kısa bir sürede görüntüleyebiliyorsanız, bunu yapın;
• yapamıyorsanız, daha sonra geri dönmeniz gereken görevler listesine ekleyin;
• dosyayı görmezden gelebilirsiniz.

İletilerinizi gördükten hemen sonra kuyruğa alınmış gelen kutunuzu açsanız bile, yeniden oluşturmak için hala zamanınız var.

Gelen kutunuzu sabahları yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda görüntüleyin.

Sabah mesajlara baktığınızda kendinize şu soruyu sorun: acil mi? Gerçek acil mesajlar bir numaralı düşmanınızdır, çünkü En Önemli Görev için harcamak istediğiniz değerli zamanınızı alırlar.

Aksi takdirde, görev listesine "Akşam mesajları kontrol et" öğesini eklemeniz yeterlidir.

Kuyruk

Sıranın iki bölümünden birine tamamlanması 2 dakikadan uzun süren acil olmayan görevleri yerleştirin:

1. Okunacak Şeyler: Okumak ve düşünmek için çevrimiçi kaynaklar eklenebilir. Bu materyallere daha sonra ve herhangi bir cihazdan dönebilirsiniz.
2. Yapılması gerekenler: Gelen mesajlar, yardım kullanılarak doğrudan görev listesine yönlendirilir.

Elbette manuel olarak da bir görev listesi oluşturabilirsiniz, ancak uygulamaları daha uygun buluyorum.

Kişisel bir kütüphanedeki materyalleri okuma ve dağıtma

Akşam ritüeli sırasında görev listesine geri dönüyorum ve sıradaki malzemeleri okumak için kontrol ediyorum. Cep kullandığım için metroda seyahat ederken, toplantı beklerken veya herhangi bir boş zamanımda onları görebiliyorum. Bu nedenle, genellikle bu listeyle hızlı bir şekilde ilgilenirim.

Materyal gerçekten değerliyse, onu - yararlı materyallerden oluşan çevrimiçi kitaplığıma ekleyin. Etiketlenebilir, böylece notları ertesi gün, bir ay, hatta bir yıl sonra bulmak kolaydır. Ve fırsat için Diiogo'ya özel teşekkürler.

l8r etiketi (yani, daha sonra - İngilizce'den. "Daha sonra") kaynağı, görev listesinin gece kontrolü sırasında aradığım başka bir kuyruğa koyar.

Ayrıca Diigo, not kutusuna eklediğim herhangi bir metnin bir kopyasını otomatik olarak kaydeder. Bu notu düzenleyebilir, açıklamalar ekleyebilir, materyalleri birisiyle paylaşmak istediğimde kullanışlı olan fikirler ekleyebilirim.

Bunu Paylaş

Diigo'daki bazı etiketler, varlığınızı herhangi bir yerde yayınlamanıza izin verir. Bunun için sihir sayesinde:

• Beğen etiketiyle, materyal alıntı olarak Tumblr'ıma gönderilir,
• Tweet başlık etiketini seçerseniz ve gönderi bağlantısı Twitter'a gönderilirse,
• etiketleri diğer hesaplar için özelleştirebilirsiniz: LinkedIn, Facebook …

Bu yöntem sayesinde, "hidranttan" gelen tüm akış görev listesine ve kişisel kitaplığa gönderilir ve seçilen kaynaklar sırayla paylaşılabilir. Ve tüm bunlar dikkati kaybetmeden.

Akşam ritüeli

Sabahları yaratıcı işime odaklanmak istediğim için akşam ritüeli günü planlamanın temel taşıdır.

Akşam ritüeline nasıl başlarım

Öğle yemeğinden sonra:

• Sabah En Önemli Görevimi çoktan tamamladım;
• En Önemli Görev üzerinde çalışırken aldığım, gelen kutumda biriken okunmamış mesajlar;
• görev listesindeki sıra, sabah oraya koyduğum görevleri ve her gün akşam ritüelinde yaptığım standart görevleri içerir.

Mevcut günlük görevler

Daha önce de belirtildiği gibi, akşam ritüeli aşağıdaki gibi görevleri içerir:

1. Görüş. Bu, her şeyin eksiksiz bir incelemesidir: Üzerinde çalışılması 2 dakikadan fazla sürecek malzemelerle bile, mümkün olan her şeyle ilgilenirim.
2. Okuyun, dağıtın, paylaşın. Son 24 saat içinde eklediğim tüm harika şeylerle çalışıyorum.
3. Görev listesini izleyin. Görev sıramı açıyorum ve En Önemli Görev üzerinde çalışırken kaydedilen ilerlemeye bağlı olarak:

• Bu akşam ne yapacağıma ve yarın neyi erteleyeceğime ben karar veririm,
• Hangi görevin yarın sabahın En Önemli Görevi olacağına karar verin ve ona ne kadar zaman ayrılması gerektiğini belirleyin,
• Dinlenme zamanını programa dahil ediyorum (veya daha sonraya veya başka bir zamana erteliyorum).

Dün alınan e-postaları yanıtlamak veya mali durumu takip etmek ve diğerleri gibi devam eden birkaç şey daha var. Bazıları sadece özel bir günde ortaya çıkıyor. Örneğin, yukarıda bahsedilen Diigo'yu her Çarşamba ve Cumartesi kontrol ediyorum.

Haftalık kontrol

Her Pazartesi, görev listesine "Haftalık hedeflerin bir listesini yapın" öğesini eklemeniz gerekir. Bu nedenle, hafta boyunca her gece şu hedefleri aklımda tutuyorum: bugün ne yapacağıma ve neyi daha sonra bırakacağıma karar vermem gerektiğinde kullanışlı olacak.

Her Cuma gecesi, bu hedefleri zihinsel olarak tekrar gözden geçirir ve eleştirel olarak değerlendiririm.

Ve ancak o zaman dinlenme zamanı gelir

Akşamları programımı yönetmek daha kolay ve zor görevler üzerinde çalışmak daha zor olduğu için, gün içinde muhtemelen görevleri ve malzemeleri gözden geçirmek ve sıraya eklemekle meşgul olacağım. Öyle olsa bile, gelen kutunuz en az yarım gün kapalı kalacak.

Günüm "Çalışma - Kuyruğa Alma - Bilgi Stoku - Dağıtım" göreviyle bitiyor, böylece yeni bir güne bir sürü yarım iş olmadan başlayabilirim.