Yararsız faaliyetlerde zaman kaybetmeyi nasıl durdurabilirim?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Daha üretken olmak için kendinizi konsantre olmaya zorlamayın. Sadece iş gününüzde küçük ayarlamalar yapın.

1. Mümkün olduğunca az toplantı yapın

Toplantılarda haftada dört saate kadar zaman harcıyoruz. Bunun yarısından fazlası zaman kaybıdır. Mümkünse, toplantı sayısını azaltmaya çalışın.

• Katılımcı sayısını düşünün. İş arkadaşlarınızı sadece güvenli tarafta olmak için bir toplantıya davet etmeyin. Zamanlarını işlerini daha verimli yaparak geçirmelerine izin verin.
• Yüz yüze görüşmeler genellikle toplantılar için iyi bir alternatif olabilir. Önce projenin ayrıntılarını sorumlu çalışanla tartışmak ve ancak ondan sonra fikri tüm ekibe sunmak çok daha kolaydır.
• Resmi bir toplantı planlamadan veya katılmadan önce, meslektaşlarınızla hangi bilgileri paylaşmayı planladığınızı dikkatlice değerlendirin. Çoğu zaman, temel bilgiler başka bir şekilde iletilebilir, örneğin bir belgeye bağlantı vererek, sohbette yazarak veya hatta bir fincan kahve üzerinden sözlü olarak ileterek. Böylece çalışanlar, iş akışlarını kesintiye uğratmadan bilgilerinize yanıt verebilecek.

2. Meslektaşlarınızla etkileşimi değiştirin

Elbette, işbirliği genellikle üretkenliği artırmaya yardımcı olur. Ama bu o kadar basit değil. Verilere göre, her çalışanın dikkati saatte ortalama yedi kez dağılıyor. Ve bu dikkat dağıtıcı şeylerin %80'i küçük, önemsiz şeyler.

Bu nedenle aklınıza hemen bir soru sormak yerine iş arkadaşlarınızın dikkatini dağıtmak için acele etmeyin. Bir liste yapın ve ardından çalışanın ne zaman boş olduğunu bir kerede sorun. Ek olarak, genellikle bir süre sonra kendimiz sorumuzun cevabını buluruz veya ilk üç sorunun bizi dörtte birine götürdüğünü anlarız.

Dikkatiniz dağılıyorsa, iş arkadaşlarınızla karmaşık bir iletişim tasarlamanız gerekmez. Örneğin, Rahatsız Etmeyin sinyali vermek için kulaklık takmak genellikle yeterlidir. Bu işe yaramazsa, ofisin rahatsız edilmeyeceğiniz farklı bir bölümüne taşınmayı deneyin. Çoğu iş arkadaşı bu sinyallere alışacak ve meşgul olduğunuzda sizi rahatsız etmeyecek.

3. E-posta akışını azaltın

Sorun e-postanın kendisinde değil, onu nasıl kullandığımızda. Daha önceki e-postalar büyük miktarda bilgi içeriyorken, şimdi daha çok SMS gibi oldular. Tipik bir mektup artık 5 ila 43 kelime içeriyor - kısa bilgiler ve basit takip soruları. Bu tür mektuplar, gelen kutunuzda hızla çoğalır ve sizi kelimenin tam anlamıyla okunmamış bir mesaj akışında boğmakla tehdit eder.

Bir e-posta göndermeden önce, bilgi iletmek için başka bir yöntem kullanmanın daha uygun olup olmayacağını düşünün.

Örneğin, çeşitli anlık mesajlaşma programlarının yardımıyla, e-postanın dayattığı gereksiz formaliteler olmadan hızlı bir şekilde kısa mesajlar gönderebilir ve bunlara yanıt verebilirsiniz. Ve açık erişime sahip belgelere yapılan yorumlarda, birkaç kişi, meslektaşlarının posta kutularını onlarla karıştırmak yerine, bir proje için tekliflerini hemen bırakabilir.

4. Evden çalışın ve yeterince uyuyun

İyi dinlenmiş bir çalışan, altı saatte genellikle uykulu bir çalışandan on saat içinde daha fazlasını yapacaktır. Bu nedenle, evden çalışmak birçokları için ideal bir seçenek haline geliyor. Ve modern iletişim araçları sayesinde, herhangi bir sorunu çözmek için çalışanların aynı odada olmaları gerekmez.

Kendinizi ulaşımda birkaç saat harcama ihtiyacından kurtararak yeterince uyuyabilirsiniz ve bu da üretkenliği olumlu yönde etkileyecektir.

Tabii ki, bazı faaliyet alanlarında meslektaşlarla daha yakın iletişim gereklidir, ancak evde geçirilen haftada bir veya iki iş günü herhangi bir meslek temsilcisi için faydalı olacaktır. Bu size kendi projenize odaklanma ve sadece uyuma fırsatı verecektir. Anahtar, size ve ekibinize uygun haftalık bir ritim bulmaktır.

5. Sık sık mola verin

Molalar, işin kendisi kadar önemlidir. Ancak, basit bir aktivite değişikliği çoğu zaman yeterli değildir. Yeniden şarj etmek için her bir buçuk saatte bir masadan kalkmanız gerekir.

Arkadaşlarla öğle yemeği veya yürüyüş gibi daha uzun molalar yaratıcı insanlar için faydalıdır. Bu ara, verimsiz bir öğleden sonrayı yaratıcı bir atılıma dönüştürmek için gereken şeydir.

Her yarım saatte bir birkaç dakika dikkatiniz dağılırsa dinlenmezsiniz. Günde birkaç kez işyerinizden en az on dakika ayrılmak daha iyidir.

Bu molalar aslında çalıştığınız saat sayısını azaltacak olsa da, geri kalan zamanda daha verimli olacaksınız. Gerçekten verimli bir iş günü ancak dinlenerek ve toparlanarak mümkündür.