"Rutin"den nasıl uzaklaşılır ve sonunda stratejik görevlerin üstesinden nasıl gelinir?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

"Ben değilsem kim?" - sizi bir rutinin içine çeken tipik bir düşünce. Doğru hazırlık, gerçekten önemli şeyler için zaman bulmanıza yardımcı olacaktır.

Organizasyon güncel olay yönetimi veya operasyonel yönetim, proje çalışmasının gerekli bir parçasıdır. Bu, örneğin, astlarla günlük etkileşimi veya gelen tüm görevlere anında yanıt vermeyi içerir. Ancak bu, ancak işin, işletme sahibinin yapması gereken iyi düşünülmüş ve onaylanmış bir strateji temelinde inşa edilmesi durumunda gerçek faydalar sağlar. Aksi takdirde, tüm kaynakları tüketen sonsuz, kaotik bir süreçtir.

Yönetim faaliyetleriyle ilgili herhangi bir ders kitabında, işin nasıl düzgün bir şekilde organize edileceği yazılmıştır: şirketin operasyonel yönetim sistemini tasarlamak, uygulamak ve ardından üst yönetime devretmek. Ancak pratikte, her şeyin çok daha karmaşık olduğu ortaya çıkıyor. Yeni bir yönetim sistemine geçmeden önce gerekli koşulların oluşturulması önemlidir.

Tren personeli

"Rutin"den uzaklaşmak için görevler delege edilmelidir. Ve bunu kontrol tarafından sürekli olarak dikkati dağıtmamak için yapmak.

Şirketin gelişmesi ve sahibinin stratejik görevlerde bulunabilmesi için ekibin proaktif liderlere ve vicdanlı sanatçılara sahip olması gerekir.

Pek çok çalışan tipolojisi sistemi vardır, ancak hepsi bir şekilde motive olmuş ve ilgili kişilerin şirkette çalışması gerektiği gerçeğine dayanmaktadır. Bu nedenle, bu aşamada, personelin yüksek kalitede bir değerlendirmesinin yapılması çok önemlidir. Bu sorunu çözmenin en iyi yolları, temel kriterin yetkinlik değil performans olduğu yöntemlerdir. Örneğin, "360 derece" yöntemini kullanabilirsiniz - bu, bir çalışanın meslektaşları, astları, yönetimi, müşterileri ve kendisi tarafından bir değerlendirmesidir.

Etkisiz çalışanlar olduğu kanıtlananlarla ne yapmalı? Başlangıç olarak, onları "düzeltmeye", yani onları motive etmeye çalışacağız. Burada başarılardan ilham alan kişileri belirlemeniz gerekiyor: Bir ödül vaat edilirse daha eğlenceli çalışacaklardır. Ancak ceza ile motive olanlar ve uyarılmaya hiç tepki vermeyenlerin (bu daha da kötüdür) kurtulmaları gerekir. Bu süreci adım adım yapmak önemlidir ve ekip için aşikar değildir. Aksi takdirde, şirketi mahvetme şansınız var.

Geri kalanına, onlardan ne beklediğiniz veya daha doğrusu maaşınızı ne için verdiğiniz fikrini açıkça iletmeniz gerekir. Bir çalışan, eylemlerinin şirkete böyle bir kâr getirdiğini anlamalıdır, bu yüzden böyle bir maaş ve böyle bir ikramiye alır. Başka bir deyişle, performans göstergelerine - KPI'ya (Anahtar Performans Göstergesi) dayalı şeffaf bir maddi motivasyon sistemi uygulayın.

Finansla ilgilenin

Böylece takım düzeldi. Herhangi bir işadamı için en yakıcı konuya geçelim - şirket finansmanı.

Bazen, özellikle hızlı büyüme sırasında, mal sahibi ve üst yönetim en önemli şeyi unutur - projenin ekonomisi. Paranın nasıl gelip gittiğini açıkça anlamanız için bir takım prosedürler uygulamanız gerekir.

• Projenin birim ekonomisini hesaplayın - müşteri başına bir birim mal veya hizmetin karlılığı veya kaybı. Bu, işletmenin bir bütün olarak karlı kalması için hangi ürünlerin güçlendirilmesi gerektiğini ve hangilerinin tamamen terk edilmesi gerektiğini anlamanıza izin verecektir.
• En marjinal ürünü tanımlayın ve tanıtın. İlke tarafından yönlendirilin: zayıfı geliştirmek için güçlüyü güçlendirmek. Kâr yoksa, yeni yönler için kaynaklarınız olmayacaktır.
• Uygunluk için bordroyu (bordro) kontrol edin. Şaşıracaksınız ama proje ekonomisinin doğru hesaplanmasıyla "iki buçuk ekskavatör"ün sizin için yeterli olacağı ortaya çıkabilir. Bazen, üç çalışanı tutmak yerine, görevlerin ek bir bölümünü iki çalışan arasında dağıtmak (ek bir ödeme için) daha iyidir - bu, bordrodan önemli ölçüde tasarruf sağlayacaktır.

Tüm bunlar, oluşan süreçlerin şirketin üst yönetimine aktarılmasına ortam hazırlamak için yapılmalıdır.

Süreçleri standartlaştırın

Taktik eylemlere geçelim. Fast food restoranlarındaki çalışanların neden bu kadar hızlı olduğunu hiç merak ettiniz mi? Açıkça tanımlanmış süreçlere sahip oldukları için: hamburgerleri hangi sırayla koyacaklarını, bir meslektaşını incitmemek için mutfakta nasıl hareket edeceklerini, belirli bir yemeğe kaç gram sos ekleneceğini biliyorlar. Aynı şey şirketinizdeki herhangi bir işlem için de yapılmalıdır.

Aynı personelle başlayabilirsiniz: iş tanımları yazın. İnternetten indirmeyin, şirketinizdeki belirli bir çalışanın tam olarak ne yapması gerektiğini yazın. Ayrıca KPI sistemini de hesaplayın - bu tekniği kullanma ihtiyacından zaten bahsettik. Tüm çalışanlar için onaylanması daha iyidir.

Satışta tek bir müşteriyi kaçırmamak, standartlar ve kontrol listelerini atlamamak için mutlaka bir CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) sistemi uygulayın.

Tüm süreçleri düzenlemek gerekir: en basit görevlerden karmaşık yönetim kararlarına kadar. Elbette bazen kurallar çiğnenebilir, ancak net bir koordinat sistemi sayesinde şirketin şu veya bu seviyesinde neler olup bittiği konusunda endişelenemezsiniz.

Otomasyonu uygula

Standardizasyon süreci sırasında, otomatikleştirilebilecek ve otomatikleştirilmesi gereken bölgeleri belirleyeceksiniz, yani aynı tür eylemleri tekrarlama ihtiyacını ortadan kaldıracaksınız. Örneğin, gelen bir istek alındığında, bir yönetici müşteri verilerini bir CRM sistemine girer, ardından bir müşteri hizmetleri uzmanının bilgilerini Excel'e kopyalar ve pazarlama için bilgileri Google E-Tablolar'a aktarır. Tüm bu manipülasyonlardan kaçınılabilir ve böylece çalışanların verimliliğini ve bir bütün olarak üretim sürecini önemli ölçüde artırır.

Standart hesaplamalar için bir yöneticinin emeğini kullanmaz, akıllı bir operasyonel çözüm için bir kez harcarsanız, ne kadar zaman ve emekten tasarruf edebileceğinize şaşıracaksınız. Bu tür sistemler artık satışlarda, muhasebe görevlerinde ve hatta işe alımda CRM için mevcuttur.

Yapabileceğiniz her şeyi otomatikleştirin. Böylece insan faktörü nedeniyle sonsuz hatalardan kaçınacak, süreçleri optimize edecek ve muhtemelen ücretlerden tasarruf edeceksiniz.

Operasyonel yönetim oluşturun

Böylece, iyi bir sonuç elde etmek için ne yapmaları gerektiğini bilen motive olmuş çalışanlarla çevrilisiniz. Net bir finansal modeliniz var ve kârınızı sürekli artırmak için nereye taşınacağınız konusunda bir fikriniz var. Şirket içindeki süreçler standartlaştırılmış ve otomatikleştirilmiştir.

Şimdi operasyonel kontrolü devretmeniz gerekiyor. Önemli: Kendinizi işinizin tamamen işe alınan bir yöneticiye bağlı olduğu bir duruma sokmamak için süreçleri tek bir kişiye bağlamayın. Operasyonel yönetimi kendinizden çıkardıktan sonra, başka bir kutup oluşturmayın, ancak görevleri birkaç farklı alana bölmeye çalışın: örneğin, tüm parasal konuları finans departmanına emanet edin ve müşterilerle çalışın - hizmet departmanına.

Artık gönül rahatlığıyla stratejik yönetime girebilirsiniz. Ancak proje yönetiminin taktik bölümünün uyguladığınız stratejiyle örtüşüp örtüşmediğini en az üç ayda bir kontrol ettiğinizden emin olun. Sonuçta, makul kontrol, şirketin istikrarlı ve uzun vadeli çalışmasının anahtarıdır.