OmniFocus 2: OS X'te GTD'nin Gücünü Yaşayın

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Uzun süredir kendi kendini organize etme pratiğim için, GTD ideal olmasa da en iyi sistem haline geldi ve OmniFocus 2, GTD for Mac için en iyi düzenleyici.

GTD'nin gücü, toplama, sıralama, görüntüleme, kontrol etme ve karar verme sisteminde yatmaktadır. Bir GTD uygulaması en azından tüm bu süreçleri desteklemelidir. İdeal olarak, tüm bu işlemler uygulama sayesinde basit ve hızlı olmalıdır. OmniFocus 2'nin en iyi GTD uygulaması olduğu iddiasının geçerliliğine bir göz atalım.

Koleksiyon ("Gelen Kutusu")

OmniFocus 2, Gelen Kutunuza hızla görev eklemek için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir. Özel kısayol tuşlarını kullanarak görev oluşturma penceresini görüntüleyebilirsiniz:

Gördüğünüz gibi, pencerede görevle ilgili tüm verileri (not, proje, bağlam, başlangıç zamanı ve bitiş tarihi) girebilir veya hızlı bir şekilde adını yazıp görevi çöp kutusuna gönderebilirsiniz.

Özel bir e-posta adresine e-posta göndererek Gelen Kutusu klasöründe bir görev oluşturabilirsiniz. Konu satırı görevin başlığı olacak ve içerik notlara yerleştirilecektir. iOS cihazlarımda uygulamaya OmniFocus e-postasını yazdım ve bu şekilde iki dokunuşla görevler oluşturdum.

Ve bir yol daha - "Hizmetler" bağlam menüsü aracılığıyla:

Ve her metin seçtiğinizde bağlam menüsünü açmak zorunda kalmamak için, "Hizmetler" öğesine gidin ve seçimi orada OmniFocus'a gönderme seçeneğini bulun, bir klavye kısayolu ayarlayın. Bu, klavye ayarlarının "Klavye kısayolları" sekmesinde yapılır:

Bu kurulumla, kısayolu kullanmak, seçilen her metni OmniFocus 2 Gelen Kutusuna gönderir.

Sıralama ("Projeler")

Sıralamanın olanakları ve rahatlığı için klasörler ve üç tür proje oluşturabilirsiniz: sıralı, paralel ve ayrı durumlar. Sıralı görevler söz konusu olduğunda, projede her zaman yalnızca bir görev etkin olacaktır ve ardından bir sonraki görev etkin olacaktır. Bu nedenle, Kullanılabilir filtresini seçerseniz, yalnızca sıralı projelerden ilk görevler gösterilecektir.

Projelere neden ihtiyaç duyulduğunu açıklamaya gerek yok ve klasörler sorumluluk alanlarına uyarlanabilir: mesleki faaliyet, sağlık, ilişkiler, gelişim, maneviyat, finans vb.

Görüntüle ("Kontrol Et")

Gözden geçirme, nabzınızı tutmak ve hiçbir şeyi kaçırmamak için projelerin ve görevlerin periyodik olarak gözden geçirilmesidir. Her proje için bir izleme sıklığı belirledik ve bu sıklık ile Ödeme sekmesinde beliriyor.

Şuna benziyor: "Kontrol Et" sekmesini açıyoruz ve NNN projesinin görevlerine bakıyoruz. Bir görev bir bayrakla işaretlendi, diğerine bir son tarih verildi ve üçüncünün başlangıcı ertelendi. Gerekli tüm manipülasyonlardan sonra, projeyi kontrol edildi olarak işaretleriz ve “Kontrol Et” sekmesindeki bir sonraki isabete kadar unuturuz.

Bu, önemli hiçbir şeyi kaçırmamamıza yardımcı olur ve bizi haftada bir hatta ayda bir kontrol etmek için yeterli olan projelerin günlük olarak gözden geçirilmesinden kurtarır.

Kontrol ("Tahmin")

"Tahmin" sekmesinin benzer bir görevi vardır, ancak tüm gün veya günün belirli bir saati için planlanmış eylemler ve randevular vardır. Takviminizle senkronize olur ve OmniFocus'ta planlanan son tarihi ve takviminizde planlanmış olanı tek bir yerde toplar.

Bu sekme, görevlere atanan randevuları ve etkinlikleri veya son tarihleri kaçırmamamıza yardımcı olur.

Karar verme ("Bağlamlar" ve "Perspektifler")

Yunanlıların zaman için iki kelimesi vardı: chronos ve kairos. Chronos, bize olaydan önce kalan veya olaydan geçen süreyi veya tarihini söyleyen zaman kavramıdır. Kairos doğru zamandır (Kairos, mutlu bir anın antik Yunan tanrısıdır).

Puşkin'in eserlerinin seçici eleştirmenlerinin isimlerini özel bir vazoda topladığını ve yakıcı bir ruh halinin kairos'u ısrar ettiğinde, rastgele bir tane çıkardığını ve talihsiz eleştirmen için zehirli bir epigram yazdığını söylüyorlar.

GTD sisteminde kairos kavramı "bağlam" kelimesi ile aktarılır:

Bağlam, zihinsel ve fiziksel duruma göre (şiddetli, baş ağrısı, bitkin …), kalınan yere göre (ofis, hipermarket, ev …), birlikte olunması gereken kişilere göre atanabilir. mevcut araçlara göre sorunları (işletme konseyi, Ivan Ivanovich …) tartışın.

GTD kuralları, bir göreve yalnızca bir bağlamın atanmasına izin verir ve OmniFocus 2 bu kurala kesinlikle bağlıdır. Ancak bu her zaman haklı değildir ve kişinin "İnternet + Mac" gibi bağlamlar oluşturması gerekir. Ancak uygulama, belirli bir konuma yaklaştığınızda hatırlatıcıların tetiklenmesi için bağlamlar için coğrafi koordinatlar ayarlamanıza olanak tanır.

Ve daha da hızlı karar vermek için perspektifler yaratma fırsatı var:

Ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi, bu, görevlerin projeye (klasöre), duruma (işaretli, yakın gelecekte, son tarihe göre …), kullanılabilirliğe (ilk müsait, sol, her şey, tamamlandı), ad veya görev notlarındaki bir metin parçasının süresi, bağlamı veya içeriği.

Perspektife hızlı erişim için bir klavye kısayolu ayarlayabilir veya sol kenar çubuğuna yerleştirecek sık kullanılanlara ekleyebilirsiniz. Ekran görüntülerinde üstteki dört sekme, oluşturduğum perspektiflerdir.

Outlook, iOS sürümleriyle her iki yönde de eşitlenir ve bir sonraki görev hakkında karar vermeyi çok daha kolay hale getirir.

OmniFocus 2'nin Dezavantajları

Geliştirici ne kadar uğraşırsa uğraşsın, kusurlu bir dünyadaki kusurlu insanların kusurları ve eksiklikleri olmayan ideal bir uygulama oluşturması imkansızdır. OmniFocus 2 bir istisna değildir.

İlk dezavantaj (göreceli) fiyattır: OS X ve iOS için temel sürüm 40 dolara mal olacak; Pro'ya yükseltin - OS X için 40 ABD doları ve iOS için 20 ABD doları (OmniFocus'un önceki bir sürümünü satın aldıysanız, Pro'ya yükseltme ücretsizdir).

İkinci dezavantaj senkronizasyondur. Cihazı daha önce sunucudaki gerçek verilerle senkronize etmeden çevrimdışı bir görev oluşturduysanız veya değiştirdiyseniz, yavaştır ve hata verir.

Ve üçüncü dezavantajı kelimelerle anlatmak benim için zor. OmniFocus 1 ve 2 ile üç yıllık "ilişki" içinde onunla iyi arkadaş olamadık ve neden net değil. Harika bir GTD uygulaması için gerekli olan her şey var gibi görünüyor (senkronizasyon eksikliğine katlandım), ancak karar vermede ve projelerin ve görevlerin bütün resmini görmede sürekli zorluklar yaşadım.

Belki de sorun şu ki, MLO'yu daha önce beş yıldır kullanıyordum ve OmniFocus'a hiç yeniden uyum sağlayamıyordum. Bu yüzden yakın zamanda CrossOver'ı kurdum ve MyLifeOrganized'a geri döndüm. Ama bu başka bir hikaye…

Yani. OS X organizatörlerini düşünüyorsanız ve GTD sisteminin tüm gücünü kullanmayı planlıyorsanız, OmniFocus 2'yi bugün daha iyi bulamazsınız.