Leo Babauta: 10 e-posta alışkanlığım

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

© fotoğraf

E-posta harika bir çalışma aracı olabilir veya can sıkıcı bir erteleme kaynağına dönüşebilir ve bu, onu kendiniz nasıl kullandığınızdır. Bir zamanlar e-postamın tamamen iflası için başvurdum ve şimdi her gün günde 2-3 kez kontrol ediyorum, ancak hızlı ve verimli bir şekilde gidiyor.

Postamla çok verimli çalışmama ve diğer önemli işlere daha iyi odaklanmama yardımcı olan birkaç alışkanlık geliştirdim. Ve dürüst olmak gerekirse, gelen kutum sonunda boş ve harika hissettiriyor. Bu yazıda 10 alışkanlığımdan bahsedeceğim. Bu, onları körü körüne takip etmeniz gerektiği anlamına gelmiyor, ben sadece kendi yolumu göstermek istiyorum ve buna dayanarak kendi yolunuzu açabilirsiniz. İşte benim için çalışan alışkanlıklar:

Postaya daha az bakın

Posta kutumu bütün gün açık tutmuyorum. Ve nadiren bakarım. Gelen kutumda 20-30 harf birikirse, dünyanın çökmeyeceği, aynı zamanda tam olarak bu miktarı hızlı bir şekilde işlememin kolay olacağı sonucuna vardım. Dikkat! İşlem diyorum, okuma değil. Gelen kutumu mesajları başka klasörlere dağıtmak için açıyorum, onları okumak ve orada bırakmak için değil.

Klasörlere dağıtın

Mailimi açıp hızlı kararlar almaya başlıyorum: sil veya arşivle, hemen oku ve cevapla (2 dakikadan az sürerse) veya arşivle, hızlı cevap gönder ve arşivle, bunu daha sonra yapmak için yapılacaklar listeme ekle (yıldızla işaretleyin ve ardından arşivleyin). Her durumda, gelen kutusunda HİÇBİR ŞEY bırakılmamalıdır.

Her şeyi hemen takvime ekleyin

Bana hatırlamam gereken bir tarihle bir mektup gelirse, hemen takvime girerim. Yüz yüze bir toplantı veya Skype görüşmesi, bir antrenman veya yalnızca bir hafta sonra hatırlamam gereken bir şey - her şey hemen takvime gönderilir. Şimdi bu benim en iyi alışkanlığım, otomatizme getirildi ve onun sayesinde nadiren bir şeyi unutuyorum.

Kısayol tuşlarını kullanın"

Postalarım için çeşitli klavye kısayolları sağlayan Gmail'i kullanıyorum. Aslında onları öğrenmem sadece birkaç dakikamı aldı ve sonra kas hafızası anahtarları hatırlıyor.

İşte kullandığım kısayollar:

"Gi" - gelen kutusuna geri dön;

"E" - arşiv;

"#" - silmek;

"C" - yeni bir mesaj oluşturun;

"R" - cevap;

"F" - ileri;

"A" - herkese cevap verin;

"Gs" - işaretliye gidin;

"Sekme + Geri Dön" - bir mesaj oluşturduğumda hemen gönderin ve arşivleyin.

Ayrıca, bir mesajı sildikten veya arşivledikten sonra, gelen kutusuna dönmeden otomatik olarak bir sonrakine geçtiğimde bu ayarı kullanırım, bu mesajlar arasında hızlı bir şekilde ilerlemenizi sağlar.

Kısa mektuplar yaz

Bir mektuba cevabım genellikle 1-3 cümledir. Nadiren 5 cümleden uzun mektuplar yazarım. Ve bunun için iyi bir sebep olmalı. Gerçekten çok yazmam gerekiyorsa, bunu Google Dokümanlar'da yapmayı ve doğru kişiyle paylaşmayı tercih ederim. Kısa bir mektup, alıcıdan hızlı bir yanıt anlamına gelir, çünkü bir kişinin önemli bilgileri yakalamak ve özümsemek için belagat ormanından geçmesi gerekmez.

Yapılacaklar listesine hızla görevler ekleyin

Bazı insanlar gelen kutusunu yapılacaklar listesi olarak kullanır, ancak bunun için pek uygun değildir ve işte nedeni:

1. Yapılması gereken görevler diğer harflerle karıştırılır ve daha sonra onları kalabalığın arasından yakalamak zordur.

2. Mektuptaki hikaye her zaman belirli bir eylem kılavuzu içermez, ancak mektuba dayanarak kendinize bir görev belirleyebilirsiniz. Tamamlamak üzereyken, okuduktan sonra kendinize hangi görevi belirlediğinizi hatırlamak için mektubu tekrar okumanız gerekecek.

3. Başka bir görevi yakalamak için e-postanıza her baktığınızda, dikkatinizi çeken ve ana görevlerden uzaklaştıran, çalışma ritminizi bozan yeni mesajlarla karşılaşırsınız.

Basit ve kullanışlı bir yapılacaklar listesi, yalnızca birkaç tıklamayla e-postalardan görevler ekleyebileceğiniz normal bir metin belgesidir. Ve çalışma sırasında, böyle bir sayfa daha etkili bir araç olacaktır, çünkü her zaman gelen kutusuna bakmanız gerekmez.

Gelen kutusunda yalnızca okunmamış mesajları saklayın

Bu, ileri düzey kullanıcılar için bir numaradır. Gmail gelen kutumu, okunan mesajları artık saklayamayacak şekilde hackledim. Bu, mektubu açarsam ve başka bir klasöre bırakmazsam, basitçe kaybolacağı anlamına gelir. Bu, beni bu mektupla ne yapacağım konusunda hemen bir karar vermeye motive ediyor, yoksa onu kaybedeceğim. Bu özel ayar sayesinde, açık mesajlar gelen kutumda birikmiyor ve giderek çöpe dönüşüyor.

Okumak için bir kenara koyun

Genellikle bana makalelerin linklerini gönderirler. Onları daha sonra okumak için hemen Instapaper'a gönderiyorum. Bu yüzden postaya daha az zaman ayırmaya çalışıyorum çünkü onun dışında okuyacağım çok ilginç şeyler var.

Acımasızca süzün

Gelen kutumda görmek istemediğim bir mektup göründüğünde hemen ilgilenirim. Posta listesinden çıkmak veya bu göndericiye bir filtre yüklemek için tembel değilim. Bu da gelen e-postaların akışını önemli ölçüde azaltır. Gelen kutumu tıkayan mektuplar konusunda acımasızım ve bu kural beni çok rahatsız eden insanlar için bile geçerli.

Mektupların işlenmesinin sonunda postayı kapat

Demonte edilmiş mesajlar - postayı kapatın ve tekrar yeterli sayıda mektup gelene kadar birkaç saat açmayın.

Bazı iyi e-posta alışkanlıklarına girmek iyi bir şeydir. Her 10 dakikada bir araya giren e-posta kontrolünden kurtularak daha önemli görevleri yerine getirmek için ne kadar sakinleştiğinizi hemen fark edeceksiniz. Gelen kutunuz gereksiz e-postalardan kurtulduğu anda kafanız yeni düşünceler için özgür olacaktır. İyi şanlar!