Karmaşık modern yaşamı organize etmek için basit bir sistem

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Bugün size tüm iş projelerinizi, görevlerinizi ve işlerinizi yapılandırmanıza yardımcı olacak bir sistemden bahsetmek istiyoruz. Bunun yardımıyla, hedefleri nasıl doğru bir şekilde belirleyeceğinizi ve bu hedeflere ulaşmak için planlar geliştirmeyi öğreneceksiniz.

Modern dünyada, bir kişi çoklu görev yapmak zorundadır. Son teslim tarihi amansızca yaklaşan projeler, toplantılar, işler, görevler … Genellikle hayatımızı, iş meseleleriyle başa çıkmak için zamanımız olacak şekilde organize etmek bizim için zordur.

Bugün sizi tüm hedeflerinizi, işlerinizi ve görevlerinizi düzenlemenize yardımcı olacak bir sistemle tanıştırmak istiyoruz. Bu sistem New Yorklu bir girişimci olan Chris Winfield tarafından geliştirilmiştir.

Hayat zor.

Haftada 40 saatten fazla çalışmaktan zevk alıyoruz, bununla gurur duyuyoruz ve herkese ve herkese ne kadar meşgul olduğumuzu söylemeyi seviyoruz, çünkü bu bizi önemli ve yeri doldurulamaz hissettiriyor. Eh, ya da başka türlü, sadece böyle olması gerektiğini düşünüyoruz.

Yani benimleydi. Her şeyi değiştirmeye karar verene kadar.

Bu böyle devam edemezdi, yeniden başlamam ve her şeyi değiştirmem gerekiyordu. Hayatı dolu dolu yaşamak istiyordum ve tek bir anı bile kaçırmak istemiyordum.

Ama bir sorun vardı. Bunu nasıl yapacağımı bilmiyordum. Çok fazla zaman harcıyor ve verimsiz çalışıyordum. Bu yüzden sorunu çözmeme yardımcı olabilecek yollar aramaya başladım.

Verimlilik hakkında birçok kitap ve blog okudum ve sonunda dört parçalı bir sistem buldum.

Daha sonra tartışılacak olan bu basit sistem, verimliliğimi artırmama yardımcı oldu, onun yardımıyla günleri, haftaları, ayları ve hatta saatleri organize edebildim. Onun sayesinde daha az zamanda daha fazlasını yapabilirim.

Bu sisteme kolay ve hızlı bir şekilde geldiğimi gerçekten söylemek isterim ama öyle değil: Yüzlerce saat deneyerek geçirdim, birçok başarısızlık, hata ve hayal kırıklığı yaşamak zorunda kaldım.

Bugün 40 saatte geçmişte olduğundan daha fazlasını 17 saatte yapabiliyorum. O bile değil. Geçen birkaç aydan daha fazlasını bir haftada başarabiliyorum.

Aynı anda birkaç proje, müşteri, şirket ile çalışabilir ve aynı zamanda iş ve kişisel yaşam arasında bir denge kurabilirim.

Çalışıyorum, ailemle vakit geçiriyorum, yürüyorum, insanlarla iletişim kuruyorum, başkalarına kendim bildiklerimi öğretiyorum ve daha fazlasını yapıyorum. Her gün. Ve tüm bunlar, sürekli bağlı kaldığım, bana uygun bir sistem geliştirmemden kaynaklanıyor. Bu sistem oldukça basittir, ancak şunu asla unutmamalısınız:

Sadece her zaman kolay anlamına gelmez.

Fark ettiğim en önemli şeylerden biri, gününüzü planlamak için zaman ayırırsanız ve neyi başarmak istediğinize dair net bir fikriniz varsa (günlerinizin belirli bir resmini oluşturursanız), o zaman her şey daha kolay olacaktır. Daha az çalışıp daha çok başaracaksınız çünkü tutkuyla çalışacaksınız, önünüzde bir hedef göreceksiniz.

Sistemimin dört ana unsuru var:

1. Hayal edin ve hedefler belirleyin. Hayattan gerçekten ne istiyorsun? Hayalleriniz, hedefleriniz, emelleriniz neler? Bu soruların cevaplarını bilmiyorsanız, bu listedeki bileşenlerin geri kalanı size bir fayda sağlamayacaktır.
2. Beynini boşalt. Düşünceleri kafanızdan kağıda aktarın. Gerçekten üretken olmak istiyorsanız, gereksiz ayrıntılar hakkında düşünmek zorunda değilsiniz.
3. Zihinsel haritalar yapın. Ana hedefleriniz için boşluklar bulmanıza yardımcı olacaklar. Başka bir deyişle, istediğinizi nasıl hızlı bir şekilde alacağınızı veya alacağınızı anlayacaksınız.
4. Zamanınızı yönetin ve karmaşık görevleri bileşenlerine ayırın. Bu, ana hedeflerinize mümkün olan en kısa sürede ulaşmanıza yardımcı olacaktır.

Bütün insanların günün 24 saati olduğu açık gerçeğine hiç kimse itiraz edemez. Başarılı insanların iki özelliği vardır:

• Ne istediklerini tam olarak biliyorlar.
• İstediklerini elde etmek için çaba harcarlar.

Risk almaya ve başarılı olmak için çaba göstermeye hazır mısınız? Sonra okumaya devam edin.

1. Rüya. Hedefler belirlemek. Harekete geç

Nihai hedefi hayal ederek başlayın.

Stephen Covey

İlk adım, hayatınızın büyük bir resmini oluşturmaktır. Neyi başarmak istediğinizi, nasıl bir insan olmak istediğinizi anlamalı, başka bir deyişle ideal hayatınızın nasıl olması gerektiğini düşünmelisiniz.

Bunu ilk yaptığımda hayatımda çok şey değiştirmek istedim. Belki o zaman benim gibi, pek çok şeyin değiştirilemeyeceği, ancak umutsuzluğa kapılmayın ve pes etmeyin, çünkü bu duygu tamamen normaldir.

Mark Allen'ın tavsiyesine uyarak, hedeflerimin her biri için bir sayfa ayırdım. Böyle bir alan sınırlaması, her hedefi ayrıntılı olarak boyama, temel öğelere ayırma, bu hedefe ulaşmak için ayrıntılı bir plan oluşturma fırsatına sahip olmanız için gereklidir, ancak hedefin özellikleri susuz olmalıdır.

Hatırlanması gereken önemli bir şey var: Planınızı kanlı tutmuyorsunuz, hedefleriniz her an değişebilir. Bir saat içinde başımıza ne geleceğini kesin olarak söyleyemeyiz, hatta dahası hiç kimse gelecek ay ya da gelecek yıl hedeflerinin ve yaşam planlarının değişmeyeceğini söyleyemez.

Ancak böyle bir planlama, ne elde etmek istediğinize, ne tür bir insan olmayı hayal ettiğinize dair net bir fikre sahip olmanız açısından avantajlıdır.

Ayrıca, her hedef için bir başarı planı hazırlamayı başaramadıysanız endişelenmeyin. Sorun değil, asıl mesele şu ki bir hedefiniz var ve zamanı geldiğinde onu başarmanıza yardımcı olacak yollar bulacaksınız.

2. Beyninizi boşaltın

Zihniniz her zaman uçsuz bucaksız gökyüzü, büyük okyanus ve en yüksek dağ zirvesi gibi parlak ve berrak olsun.

Morihei Ueshiba

Hafızamız birçok yönden bir hayatta kalma aracıdır. Bizim için önemli ve gerekli olan şeyleri en kolay şekilde hatırlarız. Hafıza inanılmaz bir şeydir: örneğin bir mücbir sebep durumunda, okuldaki can güvenliği derslerini hatırlayabilir ve bir kişiye ilk yardım sağlayabiliriz.

Aklınızda yüzlerce düşünce var, küçük detaylar, gereksiz detaylar. Örneğin, yaptığınız projenin tüm nüanslarını, en küçük ayrıntılarını bile hatırlamaya çalışıyorsunuz. Böyle bir farkındalık saygın olsa da, aynı zamanda çoğu zaman endişe verici ve streslidir. Sonuç: Bu çöplerden kurtulun, beyninizi boşaltın.

Tüm bu ayrıntıları kafanızda tutmayın - günlüğünüze yazın, bilgisayarınızın sabit diskinde veya başka bir yerde bulunmasına izin verin. Bu, güncel olayları unutmadan, o anda neyin önemli olduğuna daha iyi odaklanmanızı sağlayacaktır.

Organize Et, Böl ve Fethet

Artık kendinizi çok sayıda gereksiz veya çok önemli olmayan düşüncelerden kurtardığınıza göre, işlerinizi düzenlemeye başlamanın zamanı geldi. Kendi planına bak. Belki tembel değildiniz ve sadece önümüzdeki haftalar ve aylar için değil, tüm yıllar için bir plan yaptınız.

Yapmanız gereken her şeyi yapılandırmanız gerekiyor. Tüm projelerinizi, görevlerinizi ve diğer işlerinizi birbirine karışmayacak şekilde planlamaya çalışın: her görev için ayrı zaman ayırın, bir taşla iki kuşu kovalamayın, bölün ve fethedin.

Planladığınız her şeyi gerçekleştirmek için somut bir planınız yoksa endişelenmeyin. Ana şey, hedefleriniz olması ve bilinçaltınızın geri kalanında size yardımcı olmasıdır.

Bu durumda, bilinçaltınız bir GPS navigatörüne benzetilebilir. Hedefinizi belirleyin ve oraya nasıl gideceğinizi öğrenin.

3. Bir zihin haritası oluşturun

Hedefinize ulaşmak için tek ihtiyacınız olan bir plan, yol haritası ve cesaret.

kont bülbül

Zihin haritası, bilgileri görselleştirmenize ve düzenlemenize yardımcı olan bir diyagramdır. Zihin haritaları, not almaktan ciddi bir strateji geliştirmeye kadar neredeyse her şey için kullanılabilir. Karmaşık bir nesneyi bileşen parçalarına ayırmanıza yardımcı olurlar.

Bir zihin haritası yardımıyla projeler, sonuçlar ve görevler hiyerarşisi oluşturabilirsiniz. Neyin önemli veya acil olduğunu vurgulamak için yazı tipi boyutunu ve rengini kullanın. Bilgisayarınızdaki önemli İnternet kaynaklarına veya belgelerine bağlantılar da ekleyebilirsiniz.

Bu harita, hangi projenin sizden en çok zaman ayırdığını veya en çok dikkat gerektirdiğini bir bakışta görmenize yardımcı olacaktır (kırmızı ile vurgulanan görevler ve son tarihler, aciliyetlerini ve önemlerini haykıracaktır).

Zihin haritanızı haftalık olarak gözden geçirerek, hangi projelerin tamamlanmaya yakın olduğunu fark edeceksiniz ve bu sizi devam etmek için motive edecektir. Tamamlanan projeleri silin ve yenileriyle doldurun.

4. Zamanınızı yönetin ve zor görevleri temel öğelere ayırın

Bugün zamanınızı ve kendi performansınızı yönetme konusunda uzman olacağınıza karar verin.

Brian Tracy

Artık bir planınız olduğuna göre, tüm görevleri zamanında halledebileceğinizden emin olmalısınız. Bu konuda size yardımcı olmak için tasarlanmış çeşitli teknikler ve sistemler vardır. Örneğin:

• Kanban, görevlerle verimli bir şekilde başa çıkmanıza yardımcı olacak bir sistemdir. Yalnızca solo için değil, ekip çalışması için de tasarlanmış kullanışlı bir çevrimiçi araç olan KanbanFlow var.
• İşlerinizi sonuna kadar yapmanıza yardımcı olacak tanıdık GTD kişisel etkinlik tekniği.

bugünü unutma

Zihin haritaları, GTD, Kanban hepsi harika ve hedeflerinize ulaşmanız için tartışmasız gerekli. Ancak bunun stratejik planlama olduğunu unutmayın. Bazen gün için basit, pratik bir plana ihtiyacınız vardır. Yarın için değil. Bir ay veya bir yıl için değil. Bugün için.

Bir hayal, onu gerçekleştirmek için harekete geçildiğinde bir hedef haline gelir.

Bennet

Zamanınızı verimli bir şekilde planlamanıza yardımcı olabilecek bir Pomodoro tekniği var. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.

Her zaman hedeflerinize ulaşmak, görevleri zamanında tamamlamak, başarıya ulaşmak - herkesin çabalaması gereken şey budur. Ancak Stephen Covey'in yedinci becerisi olan testereyi bilemeyi asla unutmayın.

Beş saattir bir ağaç kesen bir adam düşünün, ama ona testereyi bilemek için birkaç dakika durmasını söylediğinizde, “Testereyi bilemeye vaktim yok! kesmem lazım!"

Sağlığınıza, ailenize ve arkadaşlarınıza zaman ayırmayı unutmayın ve ihtiyacınız olduğunu hissettiğinizde daima dinlenmeye çalışın.