"Nezaket kelimeler değildir." İş yazışmalarında neden bu kadar çok ikiyüzlülük var ve bundan nasıl kurtulunur?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Neden iş iletişimi kurallarına ihtiyacımız var ve muhatap için samimi endişe nasıl ortaya çıkıyor - Maxim İlyakhov ve Lyudmila Sarycheva'nın henüz satışa çıkmamış olan "Yeni İş Yazışma Kuralları" kitabından bölümlerde.

İş mektupları bir acıdır. Abonelerimizin iş yazışmalarında nelerin canını sıktığını söylediği bir anket yaptık. Kaç cevap aldık! İnsanlar aynı şey karşısında çileden çıktı: Bütün bu sözler ASAP ve FYI, kasıtlı resmiyet ve bir "meslektaş"ın çağrısı, "ACİL!" yazan talimatlar. ve uzun, tutarsız harfler. Daha derine bakarsanız, insanların saygısızlıktan sinirlendiği ortaya çıkıyor.

Saygısızlık, muhatapta ihmal veya dikkatsizlik veren her şeydir. Bir dosya eklemeyi unuttum - saygısızlık. İsimde hata yapmak da saygısızlıktır. "Acil" konulu mektuplar yine saygısız ve ne saygısızlık. Tüm bunları düzeltir ve biraz özen gösterirseniz, alıcının yanıtlamak istediği bir e-posta alırsınız.

Mektuplarda saygı duymayı ve özen göstermeyi öğrenmelisiniz, çünkü iş iletişiminde farklı bir gelenek gelişti: klişelerle, kibar kelimelerle ve resmi olarak yazmak. Ancak bu geleneğin normal insan ilişkileriyle hiçbir ilgisi yoktur. Bu yüzden onu değiştirmenin zamanı geldi.

Onlara bakıcılık yapmak zorunda değilsin

Kurslarda saygı ve özenden bahsettiğimizde her zaman “Aslında benim için verileri almak onların işi! Bunun için onlara para ödüyorum ve henüz onlara saygı göstermeyeceğim!"

Tamam. Bu kitaptaki her şey isteğe bağlıdır. İş yazışmalarında çok fazla zorunlu kısım yoktur. Patrondan "bak" kelimesini içeren bir mektup, "ekli belgeye dikkat etmek" için uzun bir istek kadar işe yarayacaktır. İş yazışmaları her şeyden önce bir meseledir ve ancak o zaman bir ilişkidir.

İnsanlar her gün nefret ettikleri işlere, anlamadıkları görevleri, nefret ettikleri patronlarından yapmak için gelirler. Dünya saygı duymadan çalışır.

Başka bir şey de, saygı mektuplarına sıradan mektuplardan çok daha iyi yanıt vermemizdir. Daha hızlı cevap verir, daha fazla “açar”, standart dışı çözümler bulur, keyifle çalışır, daha az yorulur ve bunun sonucunda daha üretken oluruz. Bu, kötü yazılmış mektupları görmezden geldiğimiz anlamına gelmez. Tabii ki değil. Bu bir iş. Bu, çalışanları terörle veya iyi bir tavırla motive etmekle aynıdır. İyi tavır işe yarar ama terör de işe yarar. Patron astlarına bağırdığında ve müşteri sanatçıyı küçük düşürdüğünde, çoğu zaman her ikisi de görevleri yerine getirir.

Bir başka ilginç ifade de "saygı göstermek". Saygı tasvir edilemez, çünkü bir kişinin dışsal bir tezahürü değildir, içsel bir durumdur. Bir kişi kendine saygı duyduğunda, başkalarına da aynı şekilde davranır - bu kendiliğinden olur. Eminiz: Bu kitabı elinizde tuttuğunuz için hiçbir sorununuz yok.

kendinize ve başkalarına saygıyla.

İş yazışmalarının standartları var

Şirketlerin gerçekten iş iletişimi standartları vardır: rapor formları, yerleşik cirolar ve profesyonel dil. Kuralları yeniden yazıyormuş gibi yapmıyoruz. Aksine: Daha hızlı yazmanıza yardımcı olan standartlar varsa, bu harika. Ancak kurallar hakkında bilmeniz gereken birkaç şey var.

Şirket içinde benimsenen tüm kurallar şirket dışında çalışmayacaktır. İç argo, bir şirketin yarısını bir kopyaya koyma alışkanlığı ve sonsuz FIY - bunlar zaten şirketlerle çalışan insanlar arasındaki anekdotların temaları. Bunlara "ofis fundalıkları" diyorlar. Tahmin et neden.

Bir kişi için uygun olan, alıcı için her zaman uygun değildir. Örneğin, bir müşteriyle uzun bir yazışma var. Yönetici bir teknisyeni dahil etmeye karar verir. İleri'ye tıklıyor, Gör. yazışmalar”,“Gönder”e tıklar. Yönetici için çok uygundur.

Ve uzmanın şimdi tüm mektupları okuması, sonsuz "saygın meslektaşlar" satırını ayırması ve "onları dikkatinize getirmesi" gerekecek. Yönetici rahat ama teknisyen rahat değil. Yönetici, yazışmadan bir alıntı hazırlayabilir veya soruyla birlikte yalnızca gerekli parçayı gönderebilir ve daha sonra uzman rahat olacaktır. İşin performansını etkiler mi? Ve sadece şeytan bilir. Büyük olasılıkla hayır: Bir teknisyen bu tür mektuplara cevap vermekle yükümlüdür. Yemin et ve cevap ver.

Standartlar hakkında konuşmak, yalnızca sizi ve alıcıyı ortak bir hedefe doğru yönlendirdiklerinde yararlıdır. Örneğin, şirketinizde müşterilerinizin yanaklarında sevinç gözyaşları bırakan muhteşem bir satış konuşması şablonunuz varsa, harika, onu kullanın.

Kibarlık kelimeler değildir

Gönderen: Vladimir Ionov

Tema: Mutlu Yıllar ve Mutlu Noeller! (Zaten bugün için onuncu tebrik !!!)

İyi günler!

Bu yılki verimli işbirliğiniz için teşekkür eder, Mutlu Yıllar ve Mutlu Noeller dilerim!

İşe dönmenin bir zevk olması için size iyi bir tatil diliyorum. Zor işimizde size ve ailenize sağlık, mutluluk ve başarılar diliyorum. (Neden aileme karışıyorsun, ha?)

Gelecek yıl daha da çarpıcı sonuçlar almayı umuyorum. Bu yılın sonuçlarının önemini küçümsemek istemiyorum ama her zaman daha fazlası için çabalamak önemli! Gerçekten önemli yüksekliklere ulaşmanın tek yolu budur. Sana ve bana dilediğim şey bu. Yaşasın! (Hayat dersi için teşekkürler, oh sensei!)

İşinizle ilgilenmek, kalite kontrol ekip lideri

Vladimir Ionov (İşimle kendim ilgileneceğim, teşekkür ederim.)

Kibar olmak, kibar sözler yazmakla aynı şey değildir. Aksine: ne kadar çok kelime olursa, özellikle nezaket karton ise, mektup o kadar sinir bozucu olabilir. Gerçek nezaket, muhatap için bakımda kendini gösterir.

Yukarıdaki mektup Mutlu Yıllardır. Çok kibar görünüyor: ortak tebrik etti, aileye sağlık diledi ve işbirliği için teşekkür etti. Ama can sıkıcı çünkü özensiz ve ikiyüzlülüğe doymuş görünüyor.

Dikkat, kelimelerle değil, mesajda gösterilir: mümkün olduğunca kısa ve gereksiz kelimeler olmadan yazmak; okuyucunun zamanını boşa harcamayın; nötr, sakin bir tona sadık kalın; genel olarak, başkalarının yararına olun ve sadece gözlerinizin önünde belirmeyin.

Daha da büyük bir endişe, gereksiz yere mektup yazmamaktır. Mutlu Yıllara gerek yok. Muhatap hiç zamanımızı boşa harcamasa daha iyi olurdu.

Genel kabul görmüş nezaket ve hijyen biçimleri vardır. Muhtemelen onları tanıyorsunuzdur, o yüzden sadece temelleri gözden geçirelim. Kibarlığın kelimelerle olmadığını hatırlamak önemlidir - her zaman bir tavır içindedir.

Merhaba!

Dubary kremalı çorba menüsünden ne anladığınızı web sitenizde okudum. Bu çok üzücü bir haber, çünkü her gün evinize öğle yemeğine gidiyorum ve haftada iki veya üç kez sipariş ediyorum. Ve şimdi onu neyle değiştireceğimi bile bilmiyorum. Gerisini pek sevmiyorum. Başka bir şeyi kaldırmak daha iyi olurdu.

Valeria N.

Merhaba Valeria!

Çorbaya bu kadar üzüldüğün için hepimiz çok üzgünüz elbette. Dubary kreması popüler olmayan bir yemektir. Ne yazık ki, kurumumuzun politikası bireysel bir yaklaşım sağlamaz - tek müşterinin sevdiği şeyi pişirmek. Bu nedenle Dubaris kremasını yeni çorbalar lehine menüden kaldırdık. Üzgünüm!

En iyi dileklerimle, Olga, restoran yöneticisi

Müşteri, restoran menüsünden eksik olan çorbayı beğenmedi. Bir mektup yazdı ve ona cevap verdiler: Kibarlığın her türlüsü var ama bu nezaket gerçek değil. Bu mektubun anlamı "seni umursamıyoruz". Bu resmi bir cevaptır.

Bir mektubu kibar hale getirmek için endişe göstermeniz gerekir: böyle bir kararın nedenleri hakkında konuşun, seçenekler sunun, görüşünün önemini gösterin. Sebeplerin dürüst olması önemlidir: "bizim için karlı değil" - bu, restoranın normal konumudur.

Valeria, yazdığınız için teşekkürler! Çok üzgünüz. Dubary'nin kreması müşteriler tarafından sevilmiyordu, bu yüzden onu menüden çıkarmak zorunda kaldık. Haftada altı ila sekiz kez sipariş edildi (görünüşe göre sizdiniz) ve ürünlerin çoğunu atmak zorunda kaldık, bizim için bu pozisyon kârsızdı.

En sevdiğin yemeğin menüden kaybolmasının üzücü olduğunu anlıyorum. Dubaris kreması yerine yenilerini hazırlamaya başladık. Bakın elimizde ne var:

• petrol, karnabahar ve porcini mantarlarının kremalı çorbası - bu, Dubary kremasına tat ve kıvamda yakındır;
• Mağrip domates çorbası tamamen farklı ama çok lezzetli;

• kremalı brokoli ve balkabağı püresi çorbası - kremsi,

  Dubary kreması gibi ama brokoliyi sevmek zorundasın:-)

Olga, restoran yöneticisi.

Not; Öğle yemeği için bizi düzenli olarak ziyaret ettiğiniz için çok teşekkür ederiz. Bir dahaki sefere, bizimle olduğunuzda, garsona sessizce “Sezar'dan nefret ediyorum” deyin, şeften bir iltifat alacaksınız:-)

Çeşit veya menü ile ilgili herhangi bir öneriniz varsa, bana yazmaktan çekinmeyin - düzenli misafirlerimizin görüşleri ekibimiz için çok önemlidir.

Ayrı bir mektupta teşekkürler

Kime: Alexey Novik

Konu: Bir müşteriyi arayın

Lyoşa, merhaba!

Dün, Satürn istemciniz sisteme erişimi engelledi. Ondan önce fark ettik ve her şeyi düzelttik, sizi rahatsız etmedik. Ancak senkronizasyonla ilgili bir sorun olabilir ve bunu yalnızca müşterinin kendisi görebilir.

Onu ara, lütfen, her şey yolunda mı öğren.

Ksyusha R.

Kime: Ksenia Rybalchenko

Konu: Ynt: Müşteriyi arayın

Kabul edilmiş! (Bu normaldir, alıcı sakindir.)

liyoşa

Kime: Alexey

Konu: Ynt: Müşteriyi arayın

Teşekkürler! (Ve bu gereksiz bir dikkat dağıtıcıdır.)

Ksyusha R.

Meslektaşlarınıza teşekkür etmek güzel. Ancak mektuba bir kelime "teşekkür ederim" yazarsanız, meslektaşa gereksiz iş yükleyeceğiz: mektubu posta kutusunda görmeniz, açmanız, kapatmanız, silmeniz gerekecek. Minnettarlık yerine ekstra iş alırsınız.

Bir meslektaşınıza gerçekten teşekkür etmek istiyorsanız, bunu bir gülümsemeyle kişisel olarak yapmak daha iyidir. Şahsen başaramazsanız, ancak gerçekten teşekkür etmek istiyorsanız, mektuba ek materyaller veya bir hediye eklemek mantıklıdır.

Yukarıdaki örnekte, en iyi seçenek sadece son teşekkür mektubunu yazmamaktır. Ama başka bir durumu ele alalım: biz bir restoran yöneticisiyiz ve bir arkadaş size bir iş konusunda ücretsiz danışmanlık yaptı. İyi bir teşekkür şöyle olabilir:

Tabii ki, bu gerekli değil: bize ilgisizce yardım etmeye hazır olduklarında, kimse karşılığında hediye beklemiyor. Ancak bunu yaparsanız, kişi memnun olacaktır.

Dikkat edilmesi gereken tek şey, okuyucunun hediyeyi kullanmasını kolaylaştırmaktır. Uygun olmayan bir zamanda bir kuryeyi yakalamanız gerekiyorsa, durum böyle. Veya 10 bin ve üzeri alışverişlerde 500 ₽ indirimli promosyon kodu da zayıf bir hediyedir.

Daha da kötüsü, Pazar günü sabahın beşinde trenle gitmeniz ve ayrıca bir paraşüt için ekstra ödeme yapmanız gereken paraşütle atlama için yalnızca bir promosyon kodudur.