Bir toplantıyı en kısa sürede sonlandırmanın ve sonuç almanın 6 yolu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Toplantıları iyi ve verimli bir şekilde nasıl düzenleyeceğinizi bilmeniz gerekir. Bu ilk bakışta göründüğü kadar kolay değildir. Ancak doğru zamanı nasıl ayarlayacağınızı, ortamı nasıl kullanacağınızı ve hedefleri net bir şekilde belirlemeyi öğrenirseniz, toplantıları hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Hedefin net olduğundan emin olun

"Bütün ofisi sabah 11'de bir araya getirelim" demek yerine, kendinize "Neyi başarmak istiyoruz?" diye sorun.

Bu toplantıya neden ev sahipliği yaptığınızı kesinlikle bilmeniz gerekiyor:

• fikir üretmek için;
• karar vermek;
• bir anlaşmayı tamamlamak için;
• Yaklaşan değişikliklerle ilgili soruları yanıtlamak için.

Belki sen buna uyarsın:

• çalışanlardan gelen şikayetleri dinlemek (bu bir grup toplantısı formatında mı yapılmalı?);
• önceden kararlaştırılmış olanı yeniden tartışmak;
• telefon veya e-posta yoluyla tartışılabilecek veya çözülebilecek bir şey yapmak.

Büyük toplantılar yapmayın

Harika "iki pizza kuralı"nı kullanın ve toplantıya çok fazla insan davet etmeyin. Her kişinin kendi yerinde olduğu bir ekip oluşturmanız gerekir. Bu nedenle toplantıya iki pizzayı besleyebileceğiniz kadar çok kişi katılmalıdır.

Mesele sadece toplantıya gelen herkesi beslemek değil. Büyük insan grupları etkili kararlar veremez. Konsept bile var. Büyük insan gruplarında, bireylerin meslektaşlarından ve liderlerinden kınama korkusu nedeniyle kendi fikirlerini ifade edemedikleri durumlarda ortaya çıkar. Küçük gruplar bu açıdan daha uygundur. Bu nedenle, daha etkilidirler.

Önce zaman, sonra zamanlayıcı

Geç kalanlar çok sinir bozucu ve dikkat dağıtıcıdır. Onlara zamanında gelmelerini öğretin.

Kendi zamanlarına değer vermezlerse, başkalarının zamanına da değer vermezler.

Bunu aşağıdaki gibi yapın.

Örneğin 08:48 için bir toplantı zamanı ayarlayın. Şaşırtıcı bir şekilde, bu hareket işe yarayacak ve insanlar zamanında gelmek için gelmeye başlayacak. Geç kalanlara gelince, onlara bunun için ödeme yapmayı öğretmelisiniz. Ve para değil. Örneğin şarkı söyleyelim. Bu tür cezalar, para cezalarından çok daha iyi çalışır. Bir ay içinde astlarınızın şarkılarının kulağa nasıl geldiğini unutacaksınız.

Ve elbette, bir zamanlayıcı ayarlamak için kendinizi eğitin. Varsa her bir konuşmacı ve genel olarak tüm toplantı için. Bu şekilde toplantı uzayıp gitmeyecek ve her dakika ne harcadığınızı bileceksiniz.

Sandalyeler doğru olmalı

İnsanların salonda oturma şekli de büyük önem taşıyor:

• bir daire içinde oturmak işbirliği, tartışma, genel karar verme için yararlıdır;
• Sıralarda oturmak, rekabeti ve meslektaşlarınızla rekabet etme isteğini teşvik etmeniz gerekiyorsa yararlıdır.

Hızlı ve son derece verimli bir toplantıya ihtiyacınız varsa, tüm sandalyeleri odanın dışına çıkarın. Çok sayıda araştırma, ne kadar uzun süre ayakta durursak, o kadar seğirdiğimizi gösteriyor. Hemen alıp bir an önce karar vermek istiyorum. Ayrıca bir süre ayakta durmak sağlığınız için iyi olabilir.

Dizüstü bilgisayarları ve telefonları çıkarın

Aksi takdirde sürekli dikkatiniz dağılır. Hem sizin hem de iş arkadaşlarınızın planladığınız her şeyi yapması ve toplantıyı bir an önce bitirmesi gerekiyor. Bu yüzden akıllı telefonunuzun ekranına bakmayı bırakın. Bunun yerine, bir kalem ve bir kağıt parçası çıkarın. Bilgiyi hatırlamak çok daha kolaydır.

Gündem "gösteri için" oluşturulmadı

Gerçekten üzerinde çalışmalısın. Gündem durmadan tartışıldığı için çoğu toplantı verimsizdir. Sorunu belirtmek yerine gündemi soru şeklinde formüle etmeye çalışın.

"Video içeriğini tartış" değil, "video içeriği ne zaman hazır olacak?"

Bir soru sorulduğunda, otomatik olarak bir cevap aramaya başlarlar. Bu nasıl çalışır.