Bir zamanlama hatası nedir ve son teslim tarihlerinin nasıl doğru bir şekilde tahmin edileceği

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Bunu işte ve günlük yaşamınızda yapabileceğiniz altı yol.

planlama hatası nedir

Son üç yılda evimde beş oda boyadım. Yatak odasıyla başladım ve bir hafta içinde halletmeyi planladım. Ancak son dokunuş sadece bir ay sonra yapıldı.

İkinci odayı başlattıktan sonra, onu boyamak için bir ay öngördüğümü mü düşünüyorsunuz? Ama hayır. Emindim: elimi zaten doldurduğum için, o zaman kesinlikle hafta sonu, en fazla - bir sonrakine kadar bitirirdim. Ama yine bir ayımı aldı. Diğer odaların her birinde olduğu gibi. Mutfağın yanı sıra, daha da uzun sürdü.

Her seferinde, başka bir odayı boyamaya hazırlanırken, bir iki hafta içinde her şeyin hazır olacağını umuyordum. Tecrübe bana bunu asla bir aydan daha kısa sürede yapmayacağımı söyledi. Ancak, bu sefer işlerin kesinlikle daha hızlı gideceğine dair güvenden vazgeçmek zordu.

Sorunları çözmek için ihtiyaç duyduğumuz zamanı hafife almamıza neden olan bu aşırı güvenin bir adı var: planlama hatası. Bu kavram 70'lerin sonlarında psikologlar Daniel Kahneman ve Amos Tversky tarafından tanıtıldı.

Bilim adamları, planlama yaparken insanların genellikle geçmiş deneyimlerini görmezden geldiğini açıkladı. Benim durumumda, her seferinde odayı boyamak bir ayımı aldı. Genellikle sadece önümüzdeki göreve odaklanırız: bu oda küçüktür, bu da onu boyamanın uzun sürmeyeceği anlamına gelir.

Daniel Kahneman, Yavaş Düşün … Hızlı Karar Ver kitabında bunu ayrıntılı olarak anlatıyor. Planlama hatalarının genellikle iki şeyle ilgili olduğunu savunuyor:

1. Geçmişte benzer görevleri tamamlamamızın ne kadar sürdüğünü düşünmüyoruz.
2. Gecikmelere neden olan komplikasyonlarla karşılaşmayacağımızı varsayıyoruz.

Zamanı yanlış değerlendirmek neye yol açar?

Proje Yönetim Enstitüsü'ne göre, tüm projelerin yarısından biraz fazlası programa göre tamamlanıyor.

Ancak bir odayı boyamak için gereken süreyi hafife almak bir şeydir (size biraz rahatsızlık verir). İş görevlerini ve projelerini değerlendirirken aynı hatayı yapmak oldukça farklıdır. Burada sonuçlar çok daha ciddi olabilir.

En iyi ihtimalle bu, sizin veya ekibinizin fazla mesai yapmasına neden olur. En kötüsü - bütçe eksikliği, küçük karlar, patronlardan ve müşterilerden memnuniyetsizlik.

Görevler nasıl doğru bir şekilde değerlendirilir?

Bir sezgiye güvenerek planlamayı bırakmanız gerekir. Özel teknikler kullanmak daha iyidir.

1. Önceki deneyim üzerine inşa edin

Psikologlar Kahneman ve Tversky şunları tavsiye ediyor: işe başlamadan önce, sadece yapılması gerekenleri değerlendirmeniz değil, aynı zamanda bu tür görevlere genellikle ne kadar zaman harcandığını da tahmin etmeniz gerekiyor.

Örneğin, bir mobil uygulama için yeni bir özellik oluşturmanız gerekiyor - ekibinizin benzer bir görev için ne kadar zaman harcadığını öğrenin. 4.000 kelimelik bir blog yazısı yazmak istiyorsanız, en son kaç saat veya gün harcadığınıza dair verileri bulun.

Yalnız çalışıyorsanız, bu bilgileri toplamanın en kolay yolu bir zaman izleme uygulaması kullanmaktır. Farklı görev türleri ile uygulayın ve daha sonra hazır raporları kullanın.

Ekip faaliyetleri için proje yönetimi yazılımı kullanışlıdır. Çoğu, örneğin fiili çalışma süresini hesaba katmak ve bir Gantt şeması oluşturmak gibi çeşitli veri toplama yöntemleri kullanır.

2. Başka birinden görevinizi derecelendirmesini isteyin

1994 yılında, Amerikan Psikoloji Derneği "Kişilik ve Sosyal Psikoloji" dergisi, Roger Buhler, Dale Griffin ve Michael Ross tarafından yürütülen beş çalışmanın sonuçlarını yayınladı.

İnsanların genellikle Kahneman ve Tversky tarafından tanımlanan planlama hatası yaptığını doğruladılar. Ancak bir şey daha gün ışığına çıktı: Sıklıkla kendi görevlerimizin maliyetini yanlış değerlendiriyoruz, ancak bir başkasının ne kadar süreceğini oldukça iyi tahmin edebiliyoruz.

Araştırmacılar, çalışma katılımcılarından, başka bir kişinin belirli bir görevi tamamlamasının ne kadar süreceğini tahmin etmelerini istedi. Cevap verirken, daha çok mevcut deneyime atıfta bulundular. Ve o orada değilken bile, onların değerlendirmeleri, görevi yerine getirmesi gerekenlerin vardığı sonuçlardan çok daha mantıklıydı.

Bunun nedeni, yeteneklerimiz konusunda genellikle çok iyimser olmamızdır. Ve bir başkası söz konusu olduğunda çok daha objektif. Bu nedenle, görevleri kendiniz değerlendirmeye çalışmak yerine, bir arkadaşınızdan veya meslektaşınızdan bunu sizin için yapmasını isteyin.

3. Bir zaman aralığı oluşturun ve gecikme olasılığını hesaba katın

Bilinen ünlüler var - onları bildiğimizi bildiğimiz şeyler. Bilinen bilinmeyenler de vardır - bilmediğimizi bildiğimiz şeyler. Ama hala bilinmeyen bilinmeyenler var - bunlar bilmediğimiz, bilmediğimiz şeyler.

Donald Rumsfeld Amerikalı politikacı

Bu alıntı genellikle proje yönetiminde başvurulur. Rumsfeld'in bahsettiği bilinmeyen bilinmeyenleri açıklamak için yöneticiler belirsizlik konisi dedikleri şeyi kullanırlar. Bir görevin gerektirebileceği zaman aralığını görüntülemek için tasarlanmıştır.

Bir proje üzerinde çalışmaya ilk başladığınızda, hala onun hakkında çok az şey biliyorsunuzdur. Bu nedenle, tamamlanması için gereken gerçek süre, tahmin edilenden büyük ölçüde değişebilir. İşin iki gün süreceğini düşünüyorsunuz ama gerçekte sekiz gün sürebilir. Ya da sadece birkaç saat.

Ancak süreç ilerledikçe bu aralık daralıyor. Ancak, tam olarak ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu ancak sonunda - proje tamamlandığında söyleyebilirsiniz.

Yine de, belirsizlik konisi daha doğru bir tahmine izin verir. Yaklaşan bir proje hakkında fazla bir şey bilmiyorsanız, aralığın alt ucunu bulmak için tahmini çalışma süresini dörde bölün ve üst sınırı belirlemek için bununla çarpın. Sonuç, örneğin 1 ila 16 gün arasında olacaktır.

Bu kadar geniş bir aralık size uymuyorsa, muhasebe için yalnızca üst sınırı kullanın - o zaman, muhtemelen iş 16 gün sürecektir. Bu en doğru sayı değildir, ancak büyük olasılıkla gerçek tahmininizden daha yakındır.

4. Problemi üç puan üzerinden değerlendirin

Bu yöntem daha objektif olmanıza yardımcı olacaktır. Her görev için bir değerlendirme yapmanız gerekir:

• en iyi senaryo;
• En kötü durum senaryosu;
• en olası senaryo.

İlk sayı büyük olasılıkla orijinal tahmininizle eşleşecektir. En olası senaryonun değerlendirmesi, sahip olduğunuz deneysel verilere dayanabilir. Ve en kötüsünü değerlendirirken, işler ters giderse bunun ne kadar süreceğini de düşünmelisiniz.

Üç sayı ile ortalamayı hesaplayın. Örneğin, en iyi senaryo üç günse, olası beş gün ve en kötüsü dokuz ise, sadece şunu ekleyin: 3 + 5 + 9 = 17. Sonra bu sayıyı üçe bölün. Ortalama 5, 67 gün çıkıyor - bu, gerekli süreye ilişkin tahmininiz.

5. Hata oranını hesaplayın

Akıllı İnsanlar için Kişisel Gelişim Kursu'nun yazarı Steve Pavlina, planlamanızda ne kadar yanlış olduğunuzun katsayısını hesaplamanızı önerir. Gelecekte, bu numara tüm görevleriniz için kullanılabilir.

Yakın gelecekte gerçekleştirmeniz gereken birkaç görev için tahmini bir süre verin. Varsayımlarınızı yazın. İşi bitirdikten sonra, sonunda ne kadar harcadığınızı not edin.

Planlanan tüm zamanları birlikte ekleyin. Aynısını gerçek olanla yapın. Şimdi tüm gerçek zamanı orijinal tahmine bölün - istediğiniz oranı elde edersiniz.

Örneğin, birkaç görevi tamamlamanın 12 saat süreceğini tahmin ediyorsunuz. Sonunda 15 harcadık. Hata oranı: 15/12 = 1.25 Bu, görevlerin planladığınızdan %25 daha uzun sürdüğü anlamına gelir.

Şimdi, her zaman ilk tahminlerinizi sonuçta ortaya çıkan hata faktörü ile çarpın - bu daha doğru olacaktır.

6. Günün en verimsiz saatlerinde bir değerlendirme yapın

Amerikalı analist ve iş edebiyatı yazarı Daniel Pink, Timehacking adlı kitabında. Bilim, her şeyi zamanında yapmamıza nasıl yardımcı olur”, kronotiplerimizle ilgili araştırmaya daldı - dahili saatler.

Gün boyunca nasıl hissettiğimizi nasıl etkilediklerini inceledi. Ve kronotiplerin sadece fiziksel ve zihinsel aktivitemizi kontrol etmekle kalmayıp, aynı zamanda günün hangi saatinde daha yaratıcı olduğumuzu ve ne zaman olumlu ve olumsuz düşüncelere eğilimli olduğumuzu belirlediğini öğrendim.

Pink, Twitter'da insanların ruh hallerini analiz eden Scott Golder ve Michael Macy'nin araştırmasına atıfta bulunuyor. Düşük üretkenlik dönemlerinde kullanıcı gönderilerinin genellikle çok olumlu olmadığını buldular.

Çoğu insan için bu düşüş gün ortasında, öğle yemeğinden hemen sonra gerçekleşir. Golder ve Macy'ye göre, bu süre zarfında iyi bir ruh halinde olmanız pek olası değil. Bu, aşırı güven ve iyimserlikten kaçınmanıza ve sonuç olarak daha etkili plan yapmanıza yardımcı olabilir.

Bu nedenle, ikinci yöntemin özü, üretkenlikte bir düşüş sırasında görevleri değerlendirmektir. Bu, uyandıktan yaklaşık altı saat sonradır. Ancak dağılma ve yorgunluk hissi gelene kadar bekleyebilirsiniz.

Çalışmanın sonuçlarına göre zamanınızı bu şekilde planlayarak gerçeğe yaklaşıp yaklaşmadığınızı kontrol edin.

Planlama hatasının anlaşılması, görevleri doğru bir şekilde değerlendirmenize yardımcı olacaktır. Kendi yeteneklerinizi abartma eğiliminizi kontrol edemeyebilirsiniz. Ancak aşırı iyimserliğin nasıl etkilediğini anlarsanız ve bu etkiyi azaltmaya çalışırsanız, zamanınızı yönetme konusunda çok daha iyi olacaksınız.