Toplantıları her zaman zamanında bitirmek için 3 ipucu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Toplantılarınızı yalnızca 5-10 dakika kısaltarak daha fazlasını elde etmeyi öğrenin.

Gün için birden fazla randevu varsa, uzun bir toplantı tüm planları bozabilir. Girişimci Patrick Ewers, bundan kaçınmak için üç strateji sunuyor.

1. Toplantıdan önce: toplantının süresini kısaltın

Çoğu zaman, toplantılar yarım saat veya bir saat sürer. Bu tür zaman aralıklarını takvime girmek en uygunudur. Ancak bu nedenle, bir toplantının diğerinden hemen sonra başladığı ortaya çıkıyor. Sonuç olarak, çok fazla rahatsızlık var.

Yarım saatlik toplantıları 25 dakikalık toplantılarla ve saatlik toplantıları 50 dakikalık toplantılarla değiştirin. Her şeyi eskisi gibi yapmak için zamanınız olacak. Ancak birbirini takip eden iki toplantı arasında hazırlık yapmak veya acil sorunları çözmek için çok az zaman kalacaktır.

Katılımcılardan hiçbirini rahatsız etmemek için değişiklikler hakkında önceden uyarın. Randevu alırken, toplantılarınızın artık 25 veya 50 dakika olduğunu belirtmeniz yeterli.

2. Toplantı sırasında: dinleyicilere toplantının amacını hatırlatın ve birlikte özetleyin

Toplantının ilk dakikaları son derece önemlidir. Herkese ne için burada olduğunuzu ve toplantının ne kadar süreceğini hatırlatmak için bunları kullanın. Tüm konuları tartışmak için yaklaşık 50 dakikanız olduğunu ve son beş dakikanın özetlemek için harcanacağını belirtin. O zaman toplantıyı 45 dakika sonra kapatmaya başlamanıza kimse şaşırmayacaktır. Büyük olasılıkla, diğer katılımcılar minnettar bile olacaktır, çünkü bu şekilde sadece kendi zamanınızı değil, onların zamanını da kurtarmış olursunuz.

45 dakika sonra çalacak bir hatırlatıcı veya ayarlayın ve herkesin saati hatırlaması ve dikkati dağılmaması için telefonu masanın üzerine koyun. Alarm çaldığında, nerede olursanız olun toplantıyı sonlandırın.

Tüm sorunları çözmek için zamanınız olmadıysa, kalan beş dakika içinde ertesi gün yeni bir toplantı planlayın. Ve:

• taahhüdü kimin yaptığını tekrarlayın;
• ana bulguları kısaca listeleyin;
• sonraki adımlar üzerinde anlaşmaya varın;
• Bu toplantıda hoşunuza giden şeyler gibi olumlu şeyler paylaşın.

3. Toplantıdan sonra: geçmiş toplantıyı kısaca gözden geçirin ve bir sonraki toplantıya hazırlanın

50 dakikalık bir toplantıdan sonra 10 dakika boş zamanınız olmalıdır. Hiçbir şeyi unutmamak için ilk beşi önceki toplantının ana noktalarının analizine harcayın. Ayrıca, tüm katılımcılara hatırlatmak ve taahhütlerini hatırlatmak için bir taslak mektup not edin. Bu, harcanan zamanın değerini artıracak ve ayrıca daha da değerli bir şey sağlayacaktır - bir tamamlanma duygusu.

İkinci beş dakikayı yaklaşan toplantıya hazırlanmak için harcayın. Üyeleri zaten tanıyorsanız, kendinize hatırlatın:

• hangi konuların tartışılması gerektiği;
• hangi önceki görevlerin tamamlanması gerekiyordu;
• katılımcılar hakkında ne biliyorsunuz: mesleki ve kişisel ilgi alanları.

Buluşacağınız kişiye aşina değilseniz, onun hakkında bilgi arayın: adı ve konumu belirtin, sosyal ağlardaki profilleri görüntüleyin. Ve konuşmaya hangi cümleyle başlayacağınızı düşünün.