Toplantıları etkili kılmak için nasıl planlanır

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Zamanını boşa harcama.

Toplantıları sevmeyebilirsiniz, ancak yine de onları tutmak zorundasınız. Bu, herhangi bir şirketteki iş akışının önemli bir parçasıdır. Randevuları daha kullanışlı ve daha hızlı hale getirmenin bir yolu, onları dikkatli bir şekilde planlamaktır. Ekonomi Doktoru Olga Demyanova'nın kitabı, “Hızlı ve etkili toplantılar. Hazırlıktan istenen sonucu elde etmeye kadar."

"Alpina PRO" yayınevinin izniyle Lifehacker ikinci bölümden bir alıntı yayınlıyor.

Toplantıların kendileri sorun değil. Hatta gereklidirler ve gücün yönetimsel bir niteliğidirler. Uzun süreli işe yaramaz ve etkisiz toplantılardan kurtulmanız gerekir.

En yaygın toplantı türleri:

• haftalık;
• stratejik;
• işçiler;
• raporlama;
• toplantıları planlamak;
• beyin fırtınası;
• iş görüşmeleri ve toplantılar;
• brifingler.

Bu türlerin tümü dört ana grupta toplanabilir:

1. süreye göre: hızlı (30 dakikaya kadar) ve uzun süreli (bir saatten fazla);
2. katılımcı sayısına göre: 10 veya daha fazla kişiye kadar;
3. amaca göre: çalışma, politik ve bilgilendirici;
4. zamana göre: planlı ve plansız.

Toplantı Planlaması Gerekli Nitelikler

Ne için planlanmalı:

• hedefler;
• Gündem;
• davetli listesi;
• Takvim;
• bilgi materyalleri;
• protokolü tutmaktan sorumlu;
• konuşmalar için zaman sınırı.

Her şeyden önce, lider toplantının hedeflerini dikkate almalıdır. Bu, gündem ve katılımcı listesi, zaman ve düzenlemeler için başlangıç noktasıdır.

Toplantıların ana hedefleri:

1. Yeni bilgiler - bilgilendirme toplantısı için:

• önemli haberler ve politika değişiklikleri;
• plan ve stratejilerin tartışılması;
• kısa vadeli tahmin;
• yeni ürün ve yaklaşımların sunumu;
• bütçenin tartışılması;
• personel sorunları.

2. Olayları izlemek ve operasyonel kararlar almak - düzenli toplantılar için:

• ana riskler ve zorluklar;
• ilerlemeyi değerlendirmek için parametreler;
• kilit süreçlerin ve gerekli değişikliklerin değerlendirilmesi;
• neler olduğunun tartışılması: neyin iyi gittiği, neyin iyileştirilmesi gerektiği;
• temel dersler ve eylemlerin sonuçları;
• çabaların koordinasyonu;
• iletişim.

3. Motivasyon - yaratıcı toplantılar, yeni yaklaşımların geliştirilmesi ve ekip oluşturma:

• eylem için motivasyon;
• toplu karar verme;
• bireysel ve kolektif başarıyı onurlandırmak.

Böylece amaç, toplantının türünü ve onu düzenleme modelini etkiler. Örneğin, brifing oturumları, katılımcı sayısı ve süre bakımından farklılık gösterir. Sıradan olanlar planlı, daha hızlı ve sınırlı sayıda katılımcı ile yapılıyor. Yaratıcı toplantılar özel hazırlık gerektirir: mobilyaların düzenlenmesi (genellikle ayrı masalar), çay, kahve ve resmi olmayan ortam; kıyafet kurallarına uyulmasını gerektirmez.

Toplantı Sorularını Sıralamak için Eisenhower Matrisi

Unutulmamalıdır ki toplantı önemli kararların alındığı ve sorunların aşıldığı bir platformdur. Eisenhower Matrisi, tüm problemlerin ve soruların toplandığı alandır. Önem ve aciliyet açısından sıralanırlar.

	acilen	Acele etme
Önemli	A	B
Önemli değil	C	NS

Kare A: önemli ve acil konular

Önemli ve acil konuların karesi boş veya küçük olmalıdır. Bu, son tarihe ulaştığınızı gösterecektir. Bu tür birçok vaka varsa, bu bir düzensizlik işaretidir. Karesi alınabilecek durumlara örnekler:

• doğrudan işlevsel görevlerinizle ilgili ve performansınızı etkileyen durumlar;
• başarısızlığı sorun yaratabilecek durumlar;
• ekipte sağlık ve psikolojik iklim ile ilgili konular;
• ekibin güvenliğini etkileyen hususlar;
• sonuçları koordine edilmesi veya yönetiminize sunulması gereken durumlar.

Kare B: önemli ama acil olmayan konular

Görevlerin veya konuların aciliyeti olmadığında ve ne zaman tamamlanması gerektiği konusunda herhangi bir ayrıntı bulunmadığında, zamanlamayı yürütücü kendisi belirler. Bu kare, kuruluştaki işlevselliğinizle ilgili her şeyi, düzenli olarak yaptığınız şeyleri içerir ve kural olarak bunların uygulanması, kuruluştaki genel programa bağlıdır (örneğin, nihai ürünün hazırlanması). raporlama). Belirli bir süre gerektiren araştırma ödevleri de bu tür durumlara atfedilebilir, ancak tamamlanma anına kadar işçilik maliyetlerinin miktarı belirsizdir. Birinci ve ikinci karelerin görevleri sürekli izlenmelidir ve bu nedenle toplantı gündemine alınması tavsiye edilir.

Kare C: acil ama önemsiz iş

Bunlar dikkat dağıtıcı şeyler. Çoğu zaman, sadece önemli görevlere odaklanmaya müdahale eder ve verimliliği düşürürler. Daima hedeflerinizi hatırlayın ve önemli ile ikincil arasında ayrım yapmayı öğrenin.

Bu kareye girmeye değer:

• taraflardan birinin dayattığı toplantılar veya müzakereler;
• astların çözebileceği sorunların tartışılması;
• iş dışı konuların tartışılması;
• soyut konuların tartışılması.

Kare D: acil olmayan ve önemsiz konular

Bu kategorideki vakalar, sizi projelerde terfi ettirmez, ancak sizi onlar üzerinde çalışmaktan alıkoyar.

• hiçbir fayda getirmeyin;
• bunlarla hiç uğraşmamakta fayda var;
• Zaman yiyiciler.

Her hedef için lider aşağıdaki soruları sorar:

• İncelenen konu ile ilgili bilgi ve bilgiye kim sahip?
• Bu konu kimin çıkarlarını etkiliyor?
• Karar kime bağlı?
• Tartışılacak bilgileri kimin bilmesi gerekiyor?
• Alınan kararları kim uygulayacak?

Proje toplantılarını planlarken 99/50/1 metodolojisini kullanabilirsiniz.

Lider, projede üç önemli noktada toplantılar düzenler:

• başlangıçta - tüm katılımcıları projenin hızına ve grubun ekip oluşturmasına dahil etmek;
• ara aşamada - yapılan çalışmanın sonuçlarını ve gerekirse daha fazla ayarlamayı tartışmak;
• bitiş çizgisinde, toplam hacmin %1'i gerçekleştirilmeye kaldığında - ön özetleme için.

Bu zamanlama, toplantılarda zamanınızı daha iyi kullanmanıza yardımcı olacaktır.

Gündem

Gündem, toplantıda çözülmesi gereken bir görev planıdır. Her konuşmanın zamanını net bir şekilde belirlemek, tüm katılımcılardan tartışma ve geri bildirim için ayrı bir zaman ayırmak gerekir.

Toplantınızın zamanlamasını planlarken aşağıdakileri dikkate almak önemlidir:

• gündemdeki maddenin önemi;
• her performans için zaman sınırı;
• gerekirse kırılır;
• Ek önemli bilgiler için zamanın %20'si.

Gündem tüm toplantı katılımcılarına gönderilir.

Zamanın sabitlenmesi ve konuşmaların özellikleri ile gündem

1. Sözleşmelerin imzalanmasıyla ilgili çalışmaların sonuçları. I. Ivanov'un raporu (15 dakika).
2. Malzemelerin taşınmasında sorunlar. I. Petrov'un raporu (15 dakika).
3. Proje çalışmasının sonuçları ve planları. T. Sidorov'un raporu (20 dakika).

11:00'de başlıyor.

12:15'te bitiyor.

Hızlı ve etkili toplantılar için kendinizi eğitmeniz gerekiyor!

Zaman yönergeleriniz:

Önemli ve acil	12 dakika
Önemli ve acil olmayan	24-36 dakika Acil ve önemli: 12 dakika - Pareto ilkesi burada çalışır: Zamanın %20'si sonucun %80'ini oluşturur, ortalama bir saatlik toplantıyla (60 dakika), en verimli zaman 12 dakikadır (60 dakikanın %20'si). Önemli ve acil olmayan: genellikle planlıdır. Bu tür toplantılar için etkili süre 24-36 dakikadır. 60/40 yöntemi burada çalışır, buna göre, gün için bir plan hazırlarken, zamanın% 40'ı boş bırakılmalı,% 60'ı "öngörülemeyen" için% 20 dahil olmak üzere planlı çalışmaya tahsis edilmelidir ve Kendiliğinden ortaya çıkan veya eşlik edenlerde %20. Ortalama bir saatlik (60 dakika) toplantı süresiyle, planlanan önemli ancak acil olmayan meselelerin süresi 24-36 dakikadır (60 dakikanın %40-60'ı).
Önemsiz ve acil	Telefon ve diğer iletişim araçlarıyla delegasyon ve kontrol, kontrol için en fazla üç dakika.
Önemsiz ve acil olmayan	Yönetim tarafından delegasyon ve kontrol, delegasyon başına en fazla bir dakika.

davetli listesi

Hızlı toplantılarda optimal katılımcı sayısı 5-7 kişidir. Toplantı liderinin kolaylaştırıcı becerileri varsa 8 ila 12 kişi kabul edilebilir.

Fikir üretmek, hedefler belirlemek ve uçuşlar için ideal kompozisyon 15 kişiden fazla değildir.

Google'da konuşulmayan bir kural vardır - maksimum katılımcı sayısı 10'dan fazla değildir.

Amazon'un iki pizza kuralı vardır: Bir toplantıda iki pizza besleyebileceğiniz kadar çok insan olmalıdır.

8-18-1800 kuralı vardır:

• en fazla 8 kişi - iş sorunlarını çözme;
• en fazla 18 - beyin fırtınası, toplu problem çözme;
• 1800 kişiye kadar - bilgi ve iletişim fırsatı.

Bain and Company tarafından yapılan bir araştırma, karar verme gruplarında her katılımcının yediden fazlasını eklemenin yaklaşık %10 daha az verimlilikle sonuçlandığını söylüyor.

Doğrudan sorumlu kişiler toplantılara katılmakla yükümlüdür.

Apple, her toplantı öğesinin yanında sorumlu kişinin adını listeler. Böylece her çalışanın kendisine verilen görev çerçevesinde net bir sorumluluk alanı vardır.

Sık sık toplantılar düzenliyorsanız, bu kitap kesinlikle işinize yarayacaktır: Olga Demyanova, bu tür toplantılardaki tüm katılımcıların etkinliğini artırmaya yardımcı olacak 16 yöntem ve çalışma için dört araç sunmaktadır.