Zaman yönetiminde her şeyi yapmamızı engelleyen 5 ana hata

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Bir görev listesi yaparız ve ne olursa olsun programa bağlı kalmaya çalışırız. Ancak ne kadar uğraşırsak uğraşalım, yeni ve acil görevler yine de ortaya çıkacak. Liste uzuyor ve zamanın kelimenin tam anlamıyla elimizden kayıp gittiği hissini üzerimizden atamıyoruz. Öyleyse, en sık hangi hataları yaptığımızı ve zamanımızı nasıl doğru bir şekilde yöneteceğimizi anlayalım.

1. Öncelik vermiyoruz

Elbette yapılacaklar listesi, yapılması gerekenler hakkındaki düşüncelerinizi düzenlemenin etkili bir yoludur. Ancak öncelik vermezseniz, en önemli şey gözden kaybolabilir. Faaliyetinizin yönünü, amacını anlamanız ve bir görevden diğerine atlamamanız gerekir. Uygun olmayan önceliklendirme, mevcut çalışma ortamı hakkında çok şey söyleyebilir.

Bir ekipte çalışan birçok kişi, patronları veya meslektaşları onlardan bir şey yapmalarını istediğinde rahatsız olurlar: mevcut görevlerini erteler, öncelik vermez ve sonra programlarına ayak uyduramazlar. Bu nedenle gününüzü, haftanızı veya ayınızı planlıyorsanız, kendinize bu dönemde sizin için en önemli görevin ne olduğunu sorun.

Çoğu zaman, önemli bir görev üzerinde çalışmak tüm düşünceleri alır ve yavaş yavaş ertelemeye dönüşür. Çünkü genellikle ciddi zihinsel çaba ve tam odaklanma gerektirir. Sonunda çok fazla getiri getirse de, kolay olmayan büyük bir görevden bütün gün beş dakikalık küçük işler yapmak çok daha caziptir.

2. Gücümüzü abartıyoruz

Yeteneklerinizi abartmak, zaman yönetiminde iyi bilinen bir günahtır. Bir görevin en fazla birkaç dakika süreceğini, ancak en az yarım saat yiyip bitirdiğini düşündüğünüzde. Bu durumdan kaçınmak için işe başlamadan önce bir yere ne kadar zaman harcayacağınızı yazın.

Görev 25-30 dakika sürerse, programa eklediğinizden emin olun.

Başka bir ipucu: Görevin gerçekte ne kadar sürebileceğini iki kez düşünün.

İşin 30 dakika uzunluğunda olduğundan eminseniz, güvenlik nedenleriyle programınıza bir saat ayırın. Aksi takdirde gece boyu çalışan talihsiz işkoliklerden biri olabilirsiniz.

Gününüzün başlangıcında, programınızı kontrol etmek için 10 dakika ayırın. Gerçek: Sabahları 10 dakikalık planlama, iş gününüz boyunca size bir saat kazandıracaktır. Ancak tüm programınızı yüklemeyin, yeni ve / veya beklenmedik görevler için biraz boş zaman bırakmayı unutmayın.

3. Dikkati dağılmış

Dikkatin dağılması, ertelemenin ana nedenidir. Ve hepsinden önemlisi, sosyal ağlar ve posta bizi işten uzaklaştırıyor. Bunu önlemek için, bir görevin nüanslarına odaklanmaya çalıştığınızda gelen kutusu bildirimlerini kapatmanızı veya örneğin her üç saatte bir bildirimler için bir aralık belirlemenizi öneririz. Bu, her iki dakikada bir harflerle dikkatinizin dağılmamasına yardımcı olacaktır.

Bunu yapmanın bir başka harika yolu da programınızda gelen kutularınızla çalışmak için harcayacağınız özel zamanı ayırmaktır. Postanızı sürekli kontrol etmek, ona çok az dikkat etmek anlamına gelir: mektubu hızlı bir şekilde tarar ve aynı hızla, genellikle yanlış ve yazım hataları olan bir yanıt gönderirsiniz. Özür dilemek ve gerçekten ne demek istediğinizi yeniden açıklamak, kaçınılabilecek bir zaman kaybıdır.

Dağınıklık da çok dikkat dağıtıcı olabilir. Masanın üzerinde kağıtlar olan dağınık klasörler, ofis malzemelerindeki kaos, bu karmaşada bulunamayan notlar… Haftanın sonunda her zaman masanızı temizlemeyi bir kural haline getirin ve işinize yaramayan kağıtları acımasızca çöpe atın. siz ve muhtemelen ihtiyaç duyulmazsınız.

4. Harcanan zamanı saymanın gereksiz olduğunu düşünüyoruz

Zaman kazanmanın iki yolu vardır: yeni görevleri görmezden gelmek veya kullanımını rasyonelleştirmek. Ancak belirli bir aktiviteye ne kadar zaman harcadığınızı takip etmeye başlayana kadar hangi yöntemin sizin için doğru olduğunu bilemezsiniz.

Bir veya iki hafta boyunca, iş ödevlerine harcadığınız zamanı takip etmeye çalışın. Bu, zamanınızı nasıl harcadığınızı ve gelecekte - kendi hatalarınızdan kaçınmak için - görmenize ve analiz etmenize yardımcı olacaktır.

Sürekli telefon görüşmeleri veya kapınızı çalarak mı rahatsız oluyorsunuz? İnternette çok fazla zaman harcıyor musunuz veya postalarınızı çok sık kontrol ediyor musunuz? Bu verimsiz görevleri yapmanın ne kadar sürdüğünü görün ve bunları görmezden gelmek veya sayıyı azaltmak için bir strateji geliştirin.

5. Çoklu göreve inanıyoruz

Zaman yönetimi uzmanları tek bir sesle şunu söylüyor: Çoklu görev diye bir şey yok. Genellikle "çoklu görev" olarak adlandırılan şey, aslında bir görevden diğerine atmaktır ve bunda iyi bir şey yoktur.

En iyi sonucu elde etmek için, bir göreve konsantre olmanız, bir zamanlayıcı ayarlamanız ve belirtilen zamanda yalnızca üzerinde çalışmanız gerekir.

Kendinize bir mantra gibi tekrarlayın: "Şu anda bu görevi bitireceğim" - ve bir görevden diğerine atlamayacaksınız.