Görev listeleri neden çalışmıyor ve bu konuda ne yapılmalı?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

"Bedeninizi" basit bir not defterinden karar verme, planlama ve atanan görevlerin ilerlemesini analiz etme için güçlü bir araca nasıl dönüştüreceğinize dair bazı ipuçları.

Yapılacaklar listelerini yönetmek daha kolay olamazdı. İşlerimi bir sütuna yazdım ve sonra sen onu al ve yaptığın gibi çiz. Başka ne düşünebilirsiniz?

Ancak bu konsepti uygulayan farklı masaüstü, mobil ve web uygulamalarının sayısına bakarsanız, her şeyin o kadar basit olmadığı ortaya çıkıyor. Tüm araç ve işlev çeşitliliğine rağmen görev listeleri hala çalışmıyor! Belki onları nasıl kullanacağını bilmiyorsun?

Tüm insanlar, günlük rutinlerinin kaosa dönüştüğünü hissettikleri anda görev yöneticilerini kullanmaya başlar. Önemli şeyleri unutmaya, görev ve ödevlerin sırasını karıştırmaya, meslektaşlarını hayal kırıklığına uğratmaya ve randevulara geç kalmaya başlarlar. Böyle bir anda, kişi zevkine göre bir "tudushka" seçer ve hayatına organizasyon getirmeye çalışır. Ve bir kural olarak, ilk başta başarılı olur. Ancak biraz zaman geçer ve görev listeleri çalışmayı durdurur ve orijinal karmaşa yeniden hayata döner.

Neden oluyor?

Mesele şu ki, görev yöneticileri sadece bir araçtır. Hangisinin iyi çalışması için doğru ayarlanması gerekir. Ve işte bunun nasıl yapılacağına dair bazı ipuçları.

1. Paylaş

Hiçbir durumda tüm büyük ve küçük şeylerinizi büyük, uzun bir listeye dökmemelisiniz. Düzinelerce giriş içeren yapılacaklar listenizi düşünmekten daha iç karartıcı bir şey yoktur. Bu durumda, listenin sonuna gelme olasılığı sıfıra meyillidir. Çeşitli üretkenlik çalışmaları, genel olarak, bir sayfadaki görev sayınızın 7-8 parçayı geçmemesi gerektiğini önermektedir. Bu nedenle, görev listelerini kategori, proje, konu, aciliyet ve diğer kriterlere göre ayırın.

2. Son tarihler ekleyin

Parkinson Yasasına göre, çalışmak her zaman ona verdiğiniz kadar zaman alır. Bu nedenle, bir görev listesi tutmak, yalnızca her bir öğenin yanına yaklaşık yürütme süresini yazarsanız anlamlı olur. Evet, gerçekte sapmalar olabilir; evet, bazı günlerde işler ters gider, ancak çoğu zaman bu yaklaşım işe yarar. Belirli bir görevi tamamlamak için yaklaşık süreyi belirledikten sonra, bilinçaltında buna karşılık gelmeye çalışacaksınız ve bu, oyunun kurallarını kökten değiştiriyor. Bir deneyin ve yapılacaklar listenizin ne kadar güçlü olabileceğine şaşıracaksınız.

3. Önceliklendirin

Bu nokta basit ve açıktır. Her şeyden önce, küçük ve acil olmayan önemli konuları - zamanımız varsa - yapıyoruz. Geriye sadece listenize öncelik vermek ve bunu doğru yapmak kalıyor. Sonuçta, çok acil konular var, ama sizin için tamamen önemsiz. Ve tam tersi oluyor. Bu nedenle, size aşağıdaki önceliklendirmeyi sunuyoruz:

• önemli ve acil konular;
• önemli ama acil değil;
• acil, ancak çok önemli değil;
• acil ve önemsiz değil.

4. Değerlendirin

Ve bu listedeki son kural, ancak en az değil, listenizin yerine getirildiğini analiz etme ve değerlendirme ihtiyacıdır. Tamamlanan görevi sonsuza kadar hemen saklamaya ve unutmaya çalışmayın. Stok almak için her haftanın sonunda birkaç saat, hatta ayın sonunda bir gün bile ayırmaya çalışın. Arşivden üzeri çizili öğeleri alın ve bunların uygulanmasının size ne kazandırdığını değerlendirin.

• İşinizi ne kadar iyi ve hızlı yaptınız?
• Daha iyi hale getirilebilir miydi, ya da belki de buna hiç değmemeliydi?
• Hedefinize doğru ne kadar ilerlediniz?
• Bir adım daha ileri gitmek için ne yapılması gerekiyor?

Bu ve benzeri soruları cevapladıktan sonra listeniz sizin için bambaşka bir anlam kazanacaktır. “Bir şeyi unutmamak için” basit bir not defterinden, karar verme, planlama ve başarıların analizi için güçlü bir araca dönüşecek.