Yapılacaklar listeleri neden çalışmıyor ve nasıl düzeltilir?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Üretken olmak için görevlere değil zamana odaklanın.

İyi zaman yönetimi, daha az zamanda daha fazla sonuç elde etmek demektir. Popüler blog yazarı ve girişimci Thomas Oppong, hedeflerinize ulaşmak için nasıl iyi planlar yapacağınızı ve basit yapılacaklar listelerinin neden yalnızca üretkenliğin önüne geçebileceğini açıklıyor.

Düzenli yapılacaklar listeleri neden çalışmıyor?

Basit bir yapılacaklar listesinde, herhangi bir görevi tamamlamanın ne kadar süreceğini yansıtmazsınız. Ve büyük olasılıkla, beş dakikadan fazla sürmeyen küçük ve karmaşık olmayanlarla başlarsınız.

Yavaş yavaş, tekrar tekrar sadece basit şeyleri ele aldığınız ve önemli ve zaman alan şeyleri sürekli olarak sonraya bıraktığınız sonucuna varıyorsunuz. Sonuç olarak, büyük projeler kımıldamaz. Ve planın çoğu noktası yerine getirilmeden kalıyor, çünkü herhangi bir kontrol sistemi olmadan bunlara yenilerini eklemeye devam ediyorsunuz.

Burada, insanların eksik veya kesintiye uğramış eylemleri gerçekleştirilenlerden daha iyi hatırladıklarına göre Zeigarnik etkisi tetiklenir. Bu, yapılacaklar listesindeki bitmemiş işlerin düşüncelerinin, siz onları tamamlayana kadar kafanızda dönmeye devam edeceği anlamına gelir. İşin yapılmasına odaklanmayı zorlaştıran saplantılı bir duygu sizi rahatsız edecek. Bu sonuçta stres ve uykusuzluğa yol açabilir.

Etkili bir şekilde nasıl planlanır

İdeal gününüzü tanımlayın

Yönetici koçu, konuşmacı ve üretkenlik yazarı Jason Womack, bir hedefe ulaşmak için süreci organize etme yaklaşımını tavsiye ediyor. Odaklanmak için mükemmel bir gün için bir senaryo yazmayı önerir. İdealin sizin için olduğunun farkına varmak sizi çalışmaya motive eder.

Bir komut dosyası oluşturmak için aşağıdaki soruları yanıtlayın.

• Gününüzü nasıl geçirmek istersiniz?
• Bugün tam olarak hangi görevlerin tamamlanması gerekiyor?
• En üretken olduğun zaman?

Cevaplara dayanarak, çalışma süresini, her biri yapılacaklar listenizden belirli görevleri içeren bölümlere ayırabilirsiniz.

Bu yöntem, yapılacaklar listenizle daha verimli çalışmanıza ve acil ve önemli işlerle zamanında başa çıkmanıza yardımcı olacaktır.

Her şeyi takvimde planlayın

Yapılacaklar listenizi sizin için olabildiğince etkili kılmak için, son tarihler ve son tarihler olmadan basit planlar yapmayın, takvimi akıllıca kullanmayı öğrenin.

Gelecek günü veya bütün bir haftayı ayrıntılı olarak açıklayın. Her şeyinizi takvimde işaretleyin ve oluşturulan programa göre yaşayın. Bu, ilk önce hangi projeyi ele alacağınıza ve daha fazla görev ekleyip ekleyemeyeceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.

Her zamanki önceliklendirmeniz yerine, özellikle en önemli görevlerde, tarih ve kesin saat içeren plan öğeleri oluşturun. Bu bir aciliyet hissi verecek ve bunları belirli bir noktada tamamlayabileceksiniz.

Her görevi değerlendirin

Her günü nasıl geçirdiğinizi analiz etmezseniz, büyük bir kısmını boşa harcama ihtimaliniz var demektir.

Verimliliğin önemli kurallarından biri, bir işin gereğinden uzun sürmesine izin vermemektir.

Etkili zaman yönetimi için sadece ne yapılması gerektiğini bilmek yeterli değildir. Ne kadar süreceğini düşünmelisin. İşleri belirli bir son teslim tarihi olmadan basit bir önem sırasına göre planlamak yerine, “Bugün bunu yapmak için sadece 40 dakikam var” demek daha iyidir.

Yapılacaklar listenize, her bir öğeyi tamamlamanın ne kadar süreceğine dair bir tahmin ekleyin. Her dakika sabah 8'den akşam 5'e kadar planlamaya çalışın. Molaların ne zaman olacağını önceden belirleyin. Bildirimleri, e-postayı ve sosyal medyayı kontrol etmek için zamanlayın.

Bu aktivite sadece zaman kaybı gibi görünebilir. Ama gerçekte, ulaşmaya çalıştığınız çıtayı belirliyor. Sonuç olarak, konsantrasyonunuzun arttığını göreceksiniz.

Görevlere ne kadar zaman harcadığınızı takip etmek sizin için gerçek bir keşif olabilir. Bu, çalışmanızın tarzını tanımlayacak ve onu iyileştirebilir. Aynı zamanda, günün hangi saatinde daha fazla veya daha az etkili olduğunuzu anlamanıza yardımcı olur.

Ölçüm, performansı izlemek ve nihai olarak iyileştirmek için gereken ilk adımdır. Bir şeyi ölçemezseniz, onu anlayamazsınız. Bir şeyi anlayamazsan, onu kontrol edemezsin. Ve eğer kontrol edemezseniz, kesinlikle iyileştiremezsiniz.

James Harrington Girişimci, Süreç Yönetimi Uzmanı

Zamanınızı analiz edin ve ardından doğru şekilde tahsis edebilirsiniz.

Zaman çizelgesi

Gün planlayıcınızı veya zamanlama uygulamanızı açın ve görev listenize son tarihler ekleyin. Her biri için bir öncelik düzeyi atayın.

Ve neyin daha fazla zaman harcamaya değer olduğunu anlamak için kendinize birkaç soru cevaplayın:

• Hangi görevler 20 dakikadan az sürecek?
• Hangi görevler bir saatten fazla sürecek?
• En fazla enerjiye sahip olduğunuz sabahları yapılacak en iyi şey nedir?

Şimdi "Tasarım projesini tamamla" yerine "Tasarım projesini iki saatte tamamla" yaz. Bitirmek için vaktiniz olmasa bile, en azından bütün günü üzerinde harcamadan yerden kalkmış olacaksınız.

Görevi belirli bir tarihte tamamlama hedefiniz yoksa, her gün belirli bir zaman ayırmayı planlayın. Ve sonra diğer eşit derecede önemli şeylere geçin. Bu şekilde yavaş yavaş büyük görevlerden kurtulabilirsiniz.

Büyük görevleri daha küçük olanlara ayırın

Bazı görevler saatler hatta günler sürebilir. Önünüzde büyük bir proje varsa, düşünmek için birkaç dakikanızı ayırın. Hangi parçalardan oluşur? Ne kadar çaba gerektirir ve ne kadar sürer? Bir yere yaz.

Ardından, projeyi net bir son teslim tarihi ile birkaç göreve bölün ve tamamlanana kadar birer birer çözün. Ne kadar küçük hareketler yaparsanız, o kadar yapılabilir görünürler.

Ulaşılamaz miktarda iş küçük bir şey olduğunda, beyin şu anda yapılması gerekene odaklanır - belirli bir göreve ve küçük bir hedefe. Bu nedenle kısa molalarla 40-60 dakikalık sprintler düzenlemek daha iyidir.

Bir seferde bir görev üzerinde çalışın

Tüm dikkatinizi ona verin, o zaman mümkün olduğunca etkili olabileceksiniz.

Forbes'tan Mark Murphy şöyle açıklıyor: İnsanlar iş kesintilerini önleyebildiklerinde, %67 ihtimalle 'bugün çok verimli bir gündü' izlenimi edinirler.

Dikkatiniz dağılmadan bir görev üzerinde bir saat çalışmak gerçekten mantıklı. Ancak, özellikle sürekli bildirim alıyorsanız veya iş arkadaşlarınızdan soruları yanıtlamanız gerekiyorsa, bu zor olabilir.

Örneğin Pomodoro tekniği işe odaklanmaya yardımcı olur. 5 dakikalık kısa aralarla 25 dakikalık çalışma sprintlerini içerir. Bu tür birkaç yaklaşımdan sonra tamamen rahatlayabilirsiniz.

Bu yöntem evrensel değildir: konsantrasyon süresi ve çalışma tarzı herkes için farklıdır. Bu nedenle, farklı zaman yönetimi tekniklerini deneyin ve kişisel olarak size uygun olana bağlı kalın.

Örneğin, sabahları daha üretkenseniz, daha fazla zaman alan işleri erteleyin. Bu, daha organize olmanıza ve daha fazlasını elde etmenize yardımcı olacaktır.