20 etkili zaman yönetimi tekniği

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Bir dakikanızı boşa harcamamak için hayatınızı düzenleyin.

1. Kural 1-3-5

Gün içindeki çalışma saatleriniz sınırlıdır ve 1-3-5 kuralı, onu en akıllıca harcamanıza izin verir. Özü şu şekildedir: bir günde yalnızca bir büyük görev, üç orta boy ve beş küçük görev yapabilirsiniz. Toplamda dokuz vaka var, ne eksik ne fazla. Kural, molozu kademeli olarak temizlemeye, zamanında olmaya ve fazla çalışmamaya yardımcı olacaktır.

2. Üç kuralı

My Productive Year'ın yazarı Chris Bailey, sayılarla uyumsuz olanlar veya günde dokuz şey yapamayanlar için üç kuralı buldu. Her gün en önemli üç şeyi yapmanın üretken olmak için yeterli olduğunu söylüyor.

Enerjinizi ve dikkatinizi bir kontrol listesindeki birkaç düzine maddeye dağıtmak yerine, gün için en önemli üç görevi seçin ve onlara odaklanın. Ertesi gün üç tane daha seçin, vb. Bu odaklanmanızı sağlayacaktır. Aynı kural hafta, ay veya yıl için hedefler belirlemek için de uygulanabilir.

3. Yöntem 10 dakika

Başlamak istemediğiniz bir işiniz mi var? Kendinize “Bunu sadece 10 dakika yapacağım ve sonra biraz dinleneceğim” deyin. Büyük olasılıkla, bu süre zarfında işe çekileceksiniz ve artık duramayacaksınız.

4. Pomodoro

Bu sistem, Francesco Cirillo tarafından sınavlara hazırlanmayı kolaylaştırmak için icat edildi. Dikkati kolayca dağılan insanların odaklanmasına yardımcı olur. Ayrıca, belirli bir işte ne kadar zaman harcadığınızı kontrol etmenin iyi bir yoludur.

Pomodoro böyle çalışır: Bir zamanlayıcı alıp 25 dakikaya ayarlarsınız. Bundan sonra işinize odaklanın. 25 dakika dolduğunda, 5 dakika dinlenirsiniz ve ardından her şeyi yeniden yaparsınız. Dört döngüden sonra yarım saatlik büyük bir mola vereceksiniz.

5. Yöntem 90/30

90/30 yöntemi, yazar ve blog yazarı Tony Schwartz, Buffer'ın kurucu ortağı Leo Widrich, edebiyat eleştirmeni Benjamin Che Kai Wai ve girişimci Thomas Oppong tarafından kullanılıyor.

Özü şudur: 90 dakika sıkı çalışır, sonra yarım saat dinlenir ve ardından döngüyü tekrarlarsınız. Bu durumda, gün içinde yapmanız gereken en önemli göreve ayırdığınız ilk 90 dakika ve daha az önemli şeylere ayırdığınız sonraki bölümler.

Yale uzmanı Peretz Lafee tarafından hazırlanan The Enchanted World of Sleep tarafından yapılan araştırmaya göre, bir kişinin tek bir göreve etkili bir şekilde odaklanması için en uygun süre 90 dakikadır. Nörofizyolog Nathan Kleitman'ın Uyku ve Uyanıklık araştırması ile doğrulanan tam dinlenme için yarım saat yeterlidir.

6. Yöntem 52/17

Bu, önceki yöntemin özel bir sürümüdür. Rakamlar dışında farklı değil: 52 dakika çalışıyorsunuz ve sonra 17 dakika dinleniyorsunuz. The Muse istihdam hizmeti tarafından DeskTime uygulaması kullanılarak gerçekleştirilen 52 ve 17 Kuralı: Bu Rastgele, Ama Üretkenliğinizi Artırıyor deneyine göre, bu zaman aralıkları üretken kalmanıza ve fazla çalışmaktan kaçınmanıza yardımcı olur. Bu nedenle, arka arkaya 90 dakika çalışacak gücünüz olmadığını düşünüyorsanız, 52/17 yöntemini kullanın.

7. Kurbağa yemek

Yöntem, Eat That Frog tarafından icat edildi: Brian Tracy, Frogs Hakkındaki Gerçeği Açıklıyor motivasyonel konuşmacı ve kendi kendine yardım yazarı Brian Tracy. İsteksizliğinize rağmen tamamlamanız gereken tatsız ve zor görevleri "kurbağalar" olarak adlandırıyor. Günün başlangıcından itibaren tek bir şey yapın - kurbağayı yiyin. Ve sonra sizin için daha kolay olacak: bu taşı ruhunuzdan atacak ve tüm gün boyunca kendinize iyi bir ruh hali sağlayacaksınız.

8. Zaman blokları

Yapılacaklar listeleriyle ilgili hoş olmayan bir şey, size bir görevin ne kadar sürdüğü hakkında bir fikir vermemeleridir. "Ekmek satın al" ve "Bitiş raporu" listede bir satırda yer alıyor, ancak bu görevler karmaşıklık ve önem açısından kıyaslanamaz.

Takvim, yapılacaklar listesinden çok daha iyidir: zamanı görsel olarak kontrol etmenizi sağlar. Büyük bir blok görüyorsunuz ve görevin kolay olmadığını anlıyorsunuz. Bu nedenle, "zaman blokları" tekniğini deneyin: bunları takvime koyun ve görevin karmaşıklığına göre her biri için zaman ayırın. Ve bunu veya bu görevi yaparken, başkalarının dikkatini dağıtmayın.

9. GTD

GTD (Getting Things Done), işletme koçu David Allen tarafından icat edilen bir üretkenlik sistemidir. Başlıca ilkeleri aşağıdaki gibidir:

1. Tüm eylemlerinizi ve fikirlerinizi Gelen Kutusu adı verilen tek bir yere yazın.
2. Görevlere öncelik vererek ve zamanlayarak Gelen Kutusu içeriğinizi düzenli aralıklarla sıralayın. Notları içeriklerine göre klasörlere yerleştirin - "İş", "Ev", "Alışveriş" vb.
3. Revizyonlar yapın - gereksiz notları atın, tamamlanmış vakaların üzerini çizin, arşivle alaka düzeyini kaybetmiş malzemeleri taşıyın.
4. Her şey planlandığında, yürütmeye devam edin. Birkaç dakika içinde tamamlanabilen görevler hemen çözülür. Diğerleri delege edilebilir veya bir takvime yerleştirilebilir.

GTD'nin tüm inceliklerini kılavuzumuzda bulabilirsiniz.

10. ZTD

Zenhabits üretkenlik blogunun yazarı Leo Babauta, David Allen'ın GTD sisteminin çok karmaşık olduğuna ve çok fazla çaba gerektirdiğine inanıyor. Zen to Done sistemini sunuyor. Bunu takip etmek için 10 basit alışkanlık geliştirmeniz gerekir.

1. Gelen Kutusundaki tüm bilgileri toplayın.
2. Tüm kayıtları arka yazıcıda bırakmadan işleyin.
3. Her gün için ana hedeflerinizi ve hafta için en büyük hedeflerinizi planlayın.
4. Dikkatinizi dağıtmadan bir seferde yalnızca bir şeye odaklanın.
5. Basit, kısa yapılacaklar listeleri oluşturun.
6. Notlarınızı, orijinal GTD'de olduğu gibi, içeriklerine göre kategoriler halinde düzenleyin.
7. Notlarınızı düzenli olarak gözden geçirin ve gereksiz şeylerden kurtulun.
8. Basitleştirin. Görev ve hedeflerinizin listesini azaltın, kısa ve net yazın.
9. İşe uyum sağlamak için her zaman belirli bir günlük rutini sürdürün.
10. Gerçekten ne yapmak istiyorsan onu yap.

11. Kanban

Ne yaptığınızı, ne yaptığınızı ve gelecekte ne yapılması gerektiğini takip etmenize yardımcı olan Japon üretkenlik yöntemi. Kanban, iş akışını görsel olarak görselleştirir.

Bir çıkartma tahtası alırsınız (veya Trello gibi bir yapılacaklar yöneticisine kaydolursunuz) ve üzerine üç sütun çizersiniz: To do, Doing, Done. Ardından, işlerinizi yapışkan notlara yazın ve ne yaptığınıza ve ne yaptığınıza bağlı olarak bunları uygun sütuna yerleştirin.

12. İki dakika kuralı

Bu kural GTD'nin ayrılmaz bir parçasıdır, ancak Allen'ın tekniğinin hayranı olmasanız bile kullanılabilir. Görev iki dakikadan az sürerse, hemen yapın. Yani beynini boşaltıyorsun çünkü artık bu davayı hatırlamak zorunda değilsin.

13. Sıfır Gelen Kutusu

Zero Inbox, yazar ve performans uzmanı Merlin Mann tarafından icat edildi ve GTD ile iyi çalışıyor. Mann bunu e-postalara uyguladı, ancak vakaları, belgeleri, notları ve diğer bilgileri aynı şekilde işleyebilirsiniz. Adından da anlaşılacağı gibi, bu tekniğin amacı Gelen Kutunuzu boş tutmaktır.

Orijinal GTD sisteminde, Gelen Kutusu bir sürü girdi biriktirmeye devam etti. Bunları çözmek için zaman ayırmanız gerekir ve paketlenmiş bir Gelen Kutusunda önemli bir şeyi gözden kaçırmak kolaydır. Mann, içeriğin gelir gelmez sökülmesini önerir. Bir Gelen Kutusu açar ve her bir öğeyle ne yapacağınıza karar verirsiniz: silme, yetki verme, yanıtlama, erteleme veya tamamlama. Tüm öğelerle belirtilen eylemlerden birini gerçekleştirene kadar kapatmayın.

Ayrıca posta, akıllı klasörler ve belgeleri sıralamak için kullanılan programlardaki otomatik filtreler zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.

14. Taze veya Kızarmış

Taze veya Kızarmış, "Taze veya Kızarmış" anlamına gelir. Bu felsefe, blog yazarı Stephanie Lee tarafından "Taze veya Kızarmış" Önceliklendirme Sistemiyle Gününüze Hükmedin tarafından oluşturuldu. Ona göre sabah uyandığınızda beyniniz "taze" ama gün geçtikçe "kızartıyor". Bu, üretkenliğinizin zirvesinin zamanını belirlemeniz ve bu süre zarfında bir günde en önemli şeyleri yapmak için zamanınız olması gerektiği anlamına gelir. Bu nasıl çalışır.

1. Günün sonunda, zaten yorgun olduğunuzda, yarın için yapılacaklar listesi oluşturmak için 15 dakikanızı ayırın.
2. En önemli görevleri günün başlangıcına, Taze bölümüne taşıyın. Sevmediğiniz şeyler oraya gönderilir - çok "kurbağalar". Hala gücünüz varken yapılmalılar.
3. Daha az acil, daha az zor ve daha hoş şeyler Kızarmış bölümüne gider - yani, programınıza bağlı olarak öğleden sonra. Beynini daha az yükleyecekler.
4. Ertesi sabah listenizi takip edin. Sonra akşam yeni bir tane oluşturun.

Stephanie, her gece tamamen bitkin olduğunu öğrenen, ancak bütün gün çalışmasına rağmen vakit bulamayan kişilere FoF'u tavsiye ediyor.

15. Buzdağı yöntemi

I Will Teach You To Be Rich'in yazarı Ramita Sethi, bilgileri daha sonra kullanmak üzere saklamak için bu yöntemi kullanıyor. Şu şekilde çalışır: tüm e-postaları, notları, makaleleri, listeleri tek bir yere kaydedersiniz - örneğin, Evernote veya Notion gibi bir not alma hizmetinde veya belgeler olarak. Ardından bu malzemeleri etiketler, klasörler ve kategoriler kullanarak istediğiniz gibi dağıtın.

Her 4-6 haftada bir bu bilgileri gözden geçirin ve pratikte uygulanıp uygulanamayacağını değerlendirin. Bir şey işe yaramazsa, atın veya arşivleyin. Bu, kendi bilgi tabanınızı oluşturmanıza olanak tanır.

16. Otomatik odaklama

Otofokus, performans uzmanı Mark Forster tarafından Otofokus Zaman Yönetim Sistemi tarafından icat edildi. Bu planlama sistemi, GTD'yi takip etmekte zorlanan yaratıcı kişiler için uygundur.

Tüm aktivitelerinizi herhangi bir sıralama yapmadan bir deftere yazın. Ardından listeyi gözden geçirin, yapılması gerekenleri bir an önce seçin ve sıralayın. Acil işler çözüldüğünde, şimdi en çok beğendiklerinize geçin. Bir şeyi tamamlamadıysanız - listenin sonuna taşıyın, buna daha sonra geri dönersiniz. Ve bu adımları her gün tekrarlayın.

17. Eisenhower Matrisi

Bu plan, Amerikan Başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından oluşturuldu. Matris, görevler için dört bölüme sahiptir: Acil Olmayan ve Önemli Değil, Acil Ama Önemli Değil, Önemli ve Acil Olmayan ve Acil ve Önemli. Görevlerinizi bölümlere ayırın ve en çok nelere zaman harcadığınızı ve hangi görevlere daha fazla dikkat edilmesi gerektiğini öğrenebilirsiniz.

18. 4D yöntemi

4D, motivasyonel bir yazar ve danışman olan Edward Ray tarafından icat edildi. Yöntem, yapılacaklar listesini görünce dehşete düşen ve biriken tüm öğelere nasıl yaklaşacağını bilmeyen insanlara yardım etmeyi amaçlamaktadır.

Ray, D harfi için sadece dört kelimeyi ezberlemeniz gerektiğini ve o zaman iş dağlarının önünde cesaretinizi kaybetmeyeceğinizi savunuyor. İşte buradalar:

• Yap - Size bir görev verildiyse, şimdi yapmak ve listeden çıkarmak en iyisidir.
• Delege - bir şeyi yürütmek için zamanınız olmadığında veya zamanınız olmadığında, ancak nispeten özgür bir yardımcınız olduğunda, görevi ona devredin.
• Sil - Bazı şeyler o kadar önemli değil. Bunları yapılacaklar listesinden kalıcı olarak kaldırarak atın. Size gereksiz sorumluluklar yüklemeye çalışırlarsa kibarca “hayır” demeyi öğrenin.
• Gecikme - Bir görev çok büyük olduğunda veya hemen yürütülmesini gerektirmediğinde ertelenebilir. Ama kesinlikle onun için net tarihler belirlemelisin, aksi takdirde ölü olarak kalacaktır.

Bir görev seçin, onunla bir 4B eylem yapın ve ardından bir sonrakine geçin.

19. Zamanlama

Genellikle üretken olmaya çalışan insanlar, önemli şeylere harcadıkları zamanın kaydını tutarlar ve saçma sapan zamanları hesaba katmayı tamamen unuturlar. Bu sorun, zaman yönetimi alanında uzman Gleb Arkhangelsky tarafından icat edilen "Zamanlama" tekniği ile çözülmüştür. Zamanınızın nerede harcandığını anlamanızı sağlar, yaptığınız işe daha dikkatli olmayı ve daha az dikkat dağıtmayı öğretir.

Bir defter alın ve tüm eylemlerinizi ve ne kadar yaptığınızı 5-10 dakikalık bir doğrulukla yazın. Çalışma anlarını, müzakereleri, toplantıları ve hatta YouTube'da ve oyunlarda harcanan zamanı kaydedin. Bunun için birkaç haftanızı ayırın. Sonra defteri çevirin, “kronofajlarınızı” görerek tanıyın ve sonuçlar çıkarın. Belki daha az komik videolar izlemeniz veya kahve içmeye daha az zaman ayırmanız gerekiyor ya da düşmanınız telefon görüşmeleri.

20. Tim Dönme Metodu

Timothy Ferriss, işi organize etmek için kendi iki kurallı yöntemini bulan bir üretkenlik gurusu. Birincisi 80/20 Kuralı veya işimizin %80'inin zamanın %20'sinde yapılabileceğini belirten Pareto İlkesi. Kalan% 20, zamanın% 80'ini alacaktır. İkincisi Parkinson yasasıdır: iş, kendisine ayrılan tüm zamanı doldurur.

Bunun anlamı, diyor Ferriss, her şeyi yapmak için daha fazla çalışmanıza gerek yok - daha iyi odaklanmanız gerekiyor. Tam özveri ile çalışma süresinin yalnızca %20'sinde çalışmanıza izin verin, ancak gerçekten önemli olan tüm şeyleri yeniden yapabilirsiniz. Kalan %80'lik kısım ise basit rutinlere ayrılabilir, böylece öncelikli görevlere odaklanabilir ve fazla çalışmadan kaçınabilirsiniz.