İçindekiler:

Etkili e-posta yönetimi için 6 ipucu
Etkili e-posta yönetimi için 6 ipucu
Anonim

E-posta, en iyi iletişim araçlarından biridir ve belki de istisnasız tüm kullanıcılar tarafından kullanılan tek araçtır. Anlık mesajlaşma programlarını sevebilir veya sevmeyebilirsiniz, Skype veya Facebook sohbetini kullanabilirsiniz, ancak muhtemelen bir e-posta adresiniz vardır.

Her gün gelen kutumuza sadece arkadaşlarımızdan ve iş arkadaşlarımızdan mesajlar değil, aynı zamanda düzinelerce reklam mektubu, bildirim, sadece spam geliyor. Gelen iletilerin hacminde boğulmaktan kaçınmak için, etkili e-posta becerilerini geliştirmek ve uygulamak çok önemlidir.

Shutterstock_34566739
Shutterstock_34566739

Telif hakkı

Bir e-posta kontrol zamanı planlayın

Postaları işlemek için çok fazla zaman harcadığınızı düşünüyorsanız ve gelen kutunuzdaki mektup sayısı hala azalmadıysa, posta kutunuzu kontrol etmek için zamanı daha katı bir şekilde planlamaya çalışın. Genellikle postaları kontrol etmeye başlarız, mektupta ilginç bir bağlantı buluruz, siteye gideriz, oradan diğerine … ve yarım saat sonra hatırlar ve mektupları ayrıştırmaya geri döneriz. Sonuç olarak, zaman geçti, ancak mesele kımıldamadı.

Bu nedenle, kendinize posta ile çalışmak için belirli bir sınırlı zaman ayırmaya çalışın. Herkes, yazışmalarının hacmine bağlı olarak bu aralıkların sıklığını ve süresini bağımsız olarak ayarlayabilir. Belki sabah bir saat, iş gününün sonunda bir saat olacak ya da beş dakika boyunca her saat başı mail hesabınıza giriş yapmanız sizin için daha uygun olabilir. En önemlisi, kendiniz için belirlenen programa sıkı sıkıya bağlı kalmaya çalışın ve dışarıdaki herhangi bir şey tarafından dikkatinizi dağıtmayın. Bilinç ki zamanınız sınırlı, kaçınılmaz olarak posta makbuzlarının işlenmesinin verimliliğinde bir artışa yol açacaktır.

Her harf bir eylem anlamına gelir

Posta ayrıştırırken uygulamanız gereken ana kural, her açık mektupta bir şeyler yapmanızı gerektirmesidir. Bir mektubu açtıysanız, hiçbir durumda onu Gelen Kutusunda bırakmamalısınız. Ya mektuba hemen yanıt vermeli ya da bu sorunla daha iyi ilgilenen birine iletmelisiniz ya da Google Task'ta veya takvimde kendiniz için bir görev planlamalısınız - her durumda, eyleminizin bir sonucu olarak, mektup silinebilir veya arşive taşınabilir, yani gelen kutusundan ayrıl … Bu basit kuralı izlerseniz, gelen kutunuz er ya da geç temizlenecektir.

Shutterstock_85297180
Shutterstock_85297180

Telif hakkı

Filtreler ve kısayollar

Her gün çok sayıda e-posta alıyorsanız, bunları ayrıştırmak sizin açınızdan çok zaman ve çaba gerektirir. Özellikle hizmetlerin çoğu bu özelliğe sahipken ve mükemmel bir şekilde uygulanmışken, bunun için neden posta hizmetinin kaynaklarını kullanmıyorsunuz?

Otomatik posta işleme için filtreler ayarlamakla ilgilidir. Her gönderiye manuel olarak tıklamak ve her tıklamanız aynı zaman ve çaba yerine, istediğiniz filtreleri bir kez ayarlamanız yeterlidir. Örneğin, akrabalarınızın adreslerinden gelen tüm mesajlar otomatik olarak Aile klasörüne gider ve önemli olarak işaretlenir. Tüm basın bültenleri Gelen Kutusu klasörünü atlayarak ayrı bir klasöre gider ve sosyal ağlardan gelen bildirimler hemen Çöp Kutusuna gönderilir.

Bu sayede mesajları ana konulara göre kategorilere ayırabilir ve buna göre işlenmesine hazırlanabilirsiniz. Artık beyninizin postaları ayrıştırırken ev işlerinden iş sorunlarına ve ardından hemen eğlence postalarına ve ardından geri döndüğü bir duruma sahip olmayacaksınız.

2013-03-28_14h45_54
2013-03-28_14h45_54

Çeşitli filtreler oluşturmak için çok sayıda seçenek var ve bir kez otomatik bir filtreleme sistemi kurduğunuzda, günler ve aylarca zaman kazanacağınızdan eminim. Ayrıca, atanmış etiketleri veya klasörlere göre dağıtımını kullanarak, ihtiyacınız olan harfleri arşivde kolayca bulabilirsiniz (Gelen Kutusu klasörümüzün tamamen boş olduğunu hatırlıyor musunuz?).

Aramayı kullan

Pek çok kullanıcı, özellikle yeni başlayanlar, arşivlerken onları bir daha asla bulamayacaklarını düşündükleri için tüm e-postalarını Gelen Kutularında tutar. Önceki paragrafta açıklandığı gibi bir filtreler ve kısayollar sistemi kurarsanız, arşiviniz zaten düzenlenmiştir ve içinde gezinmek çok daha kolaydır. Ancak arama çubuğunu da unutmayın. Örneğin, Gmail'de harf arama sistemi o kadar mükemmel ki (kim şüphe etsin ki!) Herhangi bir harf bulmak zor olmayacak.

İşaretleri kullan

Birçok e-posta hizmeti, iletileri özel işaretleyicilerle işaretleme özelliğine sahiptir (Gmail'de bunlar yıldızlardır). Onların yardımıyla, dikkatinizi gerektiren gerekli mesajları vurgulamak ve ayrı bir klasöre yerleştirmek kolaydır. Gmail'de kendi bayrak setinizi seçebilir ve bunları oldukça esnek bir şekilde kullanabilirsiniz. Bu nedenle, gelen kutunuzun içeriğine bir bakış, e-postaları önemlerine göre ayırt etmek için yeterli olacaktır.

2013-03-28_14h41_11
2013-03-28_14h41_11

Klavye kısayollarını kullanın

Kısayol tuşlarını kullanmak, yazışmaların işlenmesini o kadar hızlandırabilir ki, onları incelemek için birkaç saat harcamaya değer. Ancak bundan önce, ayarlara bir göz atın (Gmail'de Ayarlar - Genel - Kısayollar) ve açık olduklarından emin olun. Bundan sonra, klavyedeki soru işaretine basmanız yeterlidir; tüm Gmail kısayol tuşlarını içeren bir istem göreceksiniz.

2013-03-28_14h42_16
2013-03-28_14h42_16

E-posta harika bir iletişim aracıdır, ancak bu, hayatınızın yarısını bu sürece adamanız gerektiği anlamına gelmez. Tüm süreçlerin maksimum otomasyonu, hızlı yanıtlar veya mesajların iletilmesi, zamanınızı planlamak ve bu makaledeki diğer ipuçları, istediğiniz sayıda harfle oldukça hızlı bir şekilde ilgilenmenize ve daha eğlenceli etkinlikler için daha fazla zaman kazanmanıza olanak tanır.

Önerilen: