İçindekiler:
- Bir e-posta kontrol zamanı planlayın
- Her harf bir eylem anlamına gelir
- Filtreler ve kısayollar
- Aramayı kullan
- İşaretleri kullan
- Klavye kısayollarını kullanın
2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13
E-posta, en iyi iletişim araçlarından biridir ve belki de istisnasız tüm kullanıcılar tarafından kullanılan tek araçtır. Anlık mesajlaşma programlarını sevebilir veya sevmeyebilirsiniz, Skype veya Facebook sohbetini kullanabilirsiniz, ancak muhtemelen bir e-posta adresiniz vardır.
Her gün gelen kutumuza sadece arkadaşlarımızdan ve iş arkadaşlarımızdan mesajlar değil, aynı zamanda düzinelerce reklam mektubu, bildirim, sadece spam geliyor. Gelen iletilerin hacminde boğulmaktan kaçınmak için, etkili e-posta becerilerini geliştirmek ve uygulamak çok önemlidir.
Telif hakkı
Bir e-posta kontrol zamanı planlayın
Postaları işlemek için çok fazla zaman harcadığınızı düşünüyorsanız ve gelen kutunuzdaki mektup sayısı hala azalmadıysa, posta kutunuzu kontrol etmek için zamanı daha katı bir şekilde planlamaya çalışın. Genellikle postaları kontrol etmeye başlarız, mektupta ilginç bir bağlantı buluruz, siteye gideriz, oradan diğerine … ve yarım saat sonra hatırlar ve mektupları ayrıştırmaya geri döneriz. Sonuç olarak, zaman geçti, ancak mesele kımıldamadı.
Bu nedenle, kendinize posta ile çalışmak için belirli bir sınırlı zaman ayırmaya çalışın. Herkes, yazışmalarının hacmine bağlı olarak bu aralıkların sıklığını ve süresini bağımsız olarak ayarlayabilir. Belki sabah bir saat, iş gününün sonunda bir saat olacak ya da beş dakika boyunca her saat başı mail hesabınıza giriş yapmanız sizin için daha uygun olabilir. En önemlisi, kendiniz için belirlenen programa sıkı sıkıya bağlı kalmaya çalışın ve dışarıdaki herhangi bir şey tarafından dikkatinizi dağıtmayın. Bilinç ki zamanınız sınırlı, kaçınılmaz olarak posta makbuzlarının işlenmesinin verimliliğinde bir artışa yol açacaktır.
Her harf bir eylem anlamına gelir
Posta ayrıştırırken uygulamanız gereken ana kural, her açık mektupta bir şeyler yapmanızı gerektirmesidir. Bir mektubu açtıysanız, hiçbir durumda onu Gelen Kutusunda bırakmamalısınız. Ya mektuba hemen yanıt vermeli ya da bu sorunla daha iyi ilgilenen birine iletmelisiniz ya da Google Task'ta veya takvimde kendiniz için bir görev planlamalısınız - her durumda, eyleminizin bir sonucu olarak, mektup silinebilir veya arşive taşınabilir, yani gelen kutusundan ayrıl … Bu basit kuralı izlerseniz, gelen kutunuz er ya da geç temizlenecektir.
Telif hakkı
Filtreler ve kısayollar
Her gün çok sayıda e-posta alıyorsanız, bunları ayrıştırmak sizin açınızdan çok zaman ve çaba gerektirir. Özellikle hizmetlerin çoğu bu özelliğe sahipken ve mükemmel bir şekilde uygulanmışken, bunun için neden posta hizmetinin kaynaklarını kullanmıyorsunuz?
Otomatik posta işleme için filtreler ayarlamakla ilgilidir. Her gönderiye manuel olarak tıklamak ve her tıklamanız aynı zaman ve çaba yerine, istediğiniz filtreleri bir kez ayarlamanız yeterlidir. Örneğin, akrabalarınızın adreslerinden gelen tüm mesajlar otomatik olarak Aile klasörüne gider ve önemli olarak işaretlenir. Tüm basın bültenleri Gelen Kutusu klasörünü atlayarak ayrı bir klasöre gider ve sosyal ağlardan gelen bildirimler hemen Çöp Kutusuna gönderilir.
Bu sayede mesajları ana konulara göre kategorilere ayırabilir ve buna göre işlenmesine hazırlanabilirsiniz. Artık beyninizin postaları ayrıştırırken ev işlerinden iş sorunlarına ve ardından hemen eğlence postalarına ve ardından geri döndüğü bir duruma sahip olmayacaksınız.
Çeşitli filtreler oluşturmak için çok sayıda seçenek var ve bir kez otomatik bir filtreleme sistemi kurduğunuzda, günler ve aylarca zaman kazanacağınızdan eminim. Ayrıca, atanmış etiketleri veya klasörlere göre dağıtımını kullanarak, ihtiyacınız olan harfleri arşivde kolayca bulabilirsiniz (Gelen Kutusu klasörümüzün tamamen boş olduğunu hatırlıyor musunuz?).
Aramayı kullan
Pek çok kullanıcı, özellikle yeni başlayanlar, arşivlerken onları bir daha asla bulamayacaklarını düşündükleri için tüm e-postalarını Gelen Kutularında tutar. Önceki paragrafta açıklandığı gibi bir filtreler ve kısayollar sistemi kurarsanız, arşiviniz zaten düzenlenmiştir ve içinde gezinmek çok daha kolaydır. Ancak arama çubuğunu da unutmayın. Örneğin, Gmail'de harf arama sistemi o kadar mükemmel ki (kim şüphe etsin ki!) Herhangi bir harf bulmak zor olmayacak.
İşaretleri kullan
Birçok e-posta hizmeti, iletileri özel işaretleyicilerle işaretleme özelliğine sahiptir (Gmail'de bunlar yıldızlardır). Onların yardımıyla, dikkatinizi gerektiren gerekli mesajları vurgulamak ve ayrı bir klasöre yerleştirmek kolaydır. Gmail'de kendi bayrak setinizi seçebilir ve bunları oldukça esnek bir şekilde kullanabilirsiniz. Bu nedenle, gelen kutunuzun içeriğine bir bakış, e-postaları önemlerine göre ayırt etmek için yeterli olacaktır.
Klavye kısayollarını kullanın
Kısayol tuşlarını kullanmak, yazışmaların işlenmesini o kadar hızlandırabilir ki, onları incelemek için birkaç saat harcamaya değer. Ancak bundan önce, ayarlara bir göz atın (Gmail'de Ayarlar - Genel - Kısayollar) ve açık olduklarından emin olun. Bundan sonra, klavyedeki soru işaretine basmanız yeterlidir; tüm Gmail kısayol tuşlarını içeren bir istem göreceksiniz.
E-posta harika bir iletişim aracıdır, ancak bu, hayatınızın yarısını bu sürece adamanız gerektiği anlamına gelmez. Tüm süreçlerin maksimum otomasyonu, hızlı yanıtlar veya mesajların iletilmesi, zamanınızı planlamak ve bu makaledeki diğer ipuçları, istediğiniz sayıda harfle oldukça hızlı bir şekilde ilgilenmenize ve daha eğlenceli etkinlikler için daha fazla zaman kazanmanıza olanak tanır.
Önerilen:
20 etkili zaman yönetimi tekniği
Ünlü Pomodoro'dan Tim Ferriss'e kadar bu zaman yönetimi teknikleri, hayatınızı bir dakikanızı boşa harcamamanız için düzenlemenize yardımcı olacak
Bavulunuzu paketlemek için 19 etkili ipucu
Bagaj paketleme sıkıntılı. Ancak bu ipuçları, ihtiyacınız olan her şeyi almanıza, eşyalarınızı valizinize doğru bir şekilde koymanıza ve seyahatin tadını çıkarmanıza yardımcı olacaktır
Olağanüstü bir hafızanın sahibinden etkili ezberleme için 6 ipucu
Lifehacker, Idriz Zogay'ın "Minne, or Memory in İsveç" adlı kitabından bir alıntı yayınlıyor. Ondan, bilgiyi niteliksel olarak özümsemeyi beyne nasıl öğreteceğinizi öğreneceksiniz
LinkedIn'de iş bulmak için 20 basit ve etkili ipucu
Bu yazıda size LinkedIn sosyal ağını kullanarak nasıl iş arayacağınızı göstereceğim. Bu ipuçları sıradan meslek üyeleri için yararlı olmayacaktır
Masaüstü WhatsApp'ı Daha Etkili Kullanmak için 6 İpucu
WhatsApp'ın masaüstü sürümü, haberciyi alışkın olduğunuzdan daha rahat kullanmanıza izin veren bir dizi özellik içerir. Lifehacker bu konuyla ilgili ipuçlarını küçük bir notta topladı