"0 gelen" - sıfır gelen kutusunu korumak için net bir sistem

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Bu makaleyi okuyarak, e-postaların kralı olacaksınız. Açıkçası.

Birçokları için e-posta hala tartışılmaz bir çalışma aracı ve günlük ıstıraptır. Birinin gelen yedi mektubu var ve şimdi onları çabucak çözecek. Birinin 46 tane girişi var ama alıştığı için onları da bir günde tırmıklayacak. Her kişi için, ertesi gün işlemeyi geciktirmeden ve buna bağlı olarak e-posta kutusunda tıkanmalar oluşturmadan başa çıkabileceği, günlük gelen e-posta sayısı için belirli bir eşik vardır. Bu eşiği "doğal" olarak adlandırabilirsiniz.

Bir kişinin işleyebileceğinden daha fazla e-posta varsa, e-posta yönetimine yaklaşımınızı değiştirmeniz gerekir. Bu, belirli bir durumda gereken değerin eşiğini artıracaktır. Günde 100 e-postayı yönetmeniz mi gerekiyor? Bu, posta ile çalışırken sadece doğru metodolojiyi kullanarak 100 tane yapabileceğiniz anlamına gelir. Hangisi? Şimdi söyleyelim.

Bir kişinin postayı idare edebileceğinin tek göstergesi, iş gününün sonunda gelen postanın sıfır olmasıdır. Gelen mesajların yetkin bir şekilde işlenmesinin temel ilkesi, önünüzde ne tür bir mektup olduğunu anlamaktır. Öncelikle harfleri nasıl açıkça sınıflandıracağınızı ve her türle ne yapacağınızı öğrenmeniz gerekir.

Gelen tüm e-postalar yedi kategoriye ayrılabilir:

1. Cevap vermek zorunda değilsin, okumak zorunda değilsin. Bu tür mektuplar için iki yol vardır: arşivleme veya silme. Hiç okumadığınız başka bir bülten alırsanız, kendinize bir iyilik yapın - abonelikten çıkın. Gelecekte bu tür düzinelerce e-postadan kurtulma karşılığında bir eylem. Bir günde mektup akışıyla nasıl başa çıkacağımızı öğrenmek mi istiyoruz? Daha az akışın idare edilmesi daha kolaydır. Önemli bir şeyi kaçırmaktan korkmayın. Gerçekten gerekli bilgiler size farklı bir şekilde ulaşacak ve en az bir kez daha önünüze çıkacaktır.
2. Ekli dosyalar ile. Bunlar, mevcut veya gelecekteki işler için bir şey veya bilgi için ödeme yapma ihtiyacı hakkında bildirimler olabilir. Bu tür mektuplar için fanatizm olmadan ayrı klasörler oluşturmakta fayda var. Çok fazla klasör mü? Basitleştirin. Daha sonra ihtiyaç duyacağınız bir şeyi bulmak için bin klasöre değil, postanın arama işlevlerini kullanma yeteneğine ihtiyacınız var.
3. İsteğinize göre cevap verin. Cevap isteğe bağlı gibi görünüyor, ancak bazen nezaket yardımcı olur. Burada sadece duruma göre hareket edin.
4. Alışma için bir zaman marjı ile. Okuması ilginç ama gerekli değil. Bu ve önceki kategoride mümkün olduğunca çok e-postayı kategorilere ayırmaya çalışın. Etkili posta işlemenin anahtarı budur.
5. Bugün cevap vermem gerekiyor. Burada her şey basit: çok acil bir şey varsa şimdi veya iş gününün sonunda alın ve cevaplayın.
6. Cevap vermek zorundayım ama bugün değil. E-postanın güzelliği, sohbet veya telefon olmamasıdır. Mektubun başlığında belirtilmemişse, hiç kimse e-posta yoluyla hızlı bir yanıt beklemez ve beklememelidir. Belirli bir gün bir yanıt için son tarih olarak adlandırılıyorsa veya ne kadar süre yanıt vermeniz gerektiğini kendiniz biliyor ve anlıyorsanız, bu tür mektupları uygun klasöre yerleştirin. Örneğin, "Pazartesi yanıtla", "Salı günü yanıtla" vb. Şimdi kendinize "Sabah, bugün için ertelenen postaları işleyin" öğesini içeren bir kontrol listesi oluşturun. Bu amaçlar için özel otomasyon araçları da vardır: Gmail için ve.
7. Anlaşılmaz mektup. Kategorize edilmesi zor harfler var. Kendinize düşüncelerle eziyet etmeyin ve bu tür mektupları yukarıda listelenen kategorilerden birinde sınıflandırmak için kendinizle aynı fikirde olun.

Bu sınıflandırmaya göre 2, 3, 4 ve 6 kategorileri için klasörlere ihtiyacımız var.

Etkili E-posta İşleme Kuralları

• Gelen kutunuzu sıfırlamak için iş gününüzün sonunda 30 dakika ayırın. Bu, her e-postaya anında yanıt vermeye çalışmaktan daha etkilidir. İnsanlar çoklu görev yapmazlar. Daha az dikkat dağıtıcı ve geçiş, daha fazla verimlilik.
• Acil e-postalarla ne yapmalı? Kendinize gün boyunca gelen kutunuzu kontrol edeceğiniz bir aralık belirleyin. Örneğin, saatte bir. Acil önemli e-postalar için gelen kutunuzu kontrol edin ve yoksa, işinize geri dönün. Postanın avantajını hatırlayın: bir anlık iletişim aracı değildir. Acil olmayan e-postalardan birinde belirtilen sorunun, gün sonunda katılımınız olmadan çözülmesi veya gün sonunda daha fazla bilgi almanız, sorunu daha hızlı çözmenizi sağlayacak olabilir. ve daha verimli.
• Postanızı kontrol etmediğinizde, postayı kapalı tutun. Bildirimleri kapat. Gelen harflerin sayısının dikkat dağıtıcı düşüncesinden kendinizi kurtarın. Artık başka bir işiniz var ve posta zamanı henüz gelmedi. Bu yaklaşımın doğruluğu konusunda şüphe duyduğunuz anlarda, unutmayın: bir nükleer santralde değilsiniz, ancak orada olsaydınız bile, reaktörün aşırı ısınması hakkında e-posta yoluyla zaten bilgilendirilmeyecektiniz.
• Posta işlemeyi hızlandırmak için iş gününüzü zamanında bitirmek için dürtünüzü kullanın. Bu nedenle gün sonunda gelen kutusunun sıfıra indirilmesi tavsiye edilir. 30 dakikanız var ve bir an önce bitirmek istiyorsunuz. Temel olarak, bir tür oyun olduğu ortaya çıkıyor, ancak e-postanın işlenmesini kasıtlı olarak oyunlaştırabilirsiniz.
• Kısa ve öz olun.
• Olumlu ve arkadaş canlısı olun. E-postalar ilişkiler kurabilir ve yok edebilir. Gerçekten önemli sorunları çözmek yerine, insanlar bazen mümkün olduğunca hassas ve gizli bir şekilde rakibi aptal olarak adlandırma girişimlerine girerler ve tüm metin bunun üzerine kuruludur. Mektubun gövdesinde küçük, hoş bir ifade ile muhatabınıza karşı olumlu tutumunuzu ifade etmenizde garip bir şey yoktur. Dostluğunuz size geri dönecek, yazışmalarınız çok daha anlamlı ve etkili olacaktır.
• Harfleri ters sırada tırmıklamanız gerekir. Ve sadece öyle. Daha eski harflerle başlamak daha mantıklı görünüyor, ancak hedefimiz sıfır gelen kutusu, bu da çalışma gününün sonunda alınan ilk mektuba bile ulaşacağımız anlamına geliyor. Kendinizi şımartır ve bugün aldığınız son mektupları yarına bırakmaya başlarsanız, tüm teknik çalışmaz. Temel bir kuralı takip etmiyorsanız neden iyi postalamayı öğrenmek isteyesiniz? Eskisi gibi çalışmaya devam et ve acı çek.
• Yalnızca ihtiyacınız olan harfleri açın, geri kalanını arşive veya silinmek üzere gönderin. Abonelikleri gereksiz şeylere aşırı kullanıyoruz (aksine Lifehacker aboneliği çok gerekli) ve sonuç olarak okuyabileceğimizden daha fazla bilgi alıyoruz. İstediğiniz harfleri nasıl ayırt edersiniz? Basit ama çok etkili bir kural var: yalnızca size kişisel olarak belirli bir kişiye gönderilen mektupları açın. Gerisi - duruma göre makalenin başında açıklanan kategorilerden birinde.
• Şablonlar oluşturun. Çoğu zaman, e-postalara verilen yanıtlar oldukça standarttır, yani aynı şeyi yazarsınız. Bu cümleyi sık sık yazdığını fark ettin mi? Hızlı kopyala-yapıştır için bir şablon yapın veya posta hizmetinin kendisinde oluşturun.
• Posta işlendiyse ve hala zaman varsa, onu rasyonel kullanmanız gerekir. 3, 4 ve 6 numaralı harfler kategorisine gidiyoruz ve orada işleri sıraya koyuyoruz.

Gördüğünüz gibi, doğru sıralamaya dayanan bu eğitim, LinkedIn CEO'su Jeff Weiner'ın daha genel e-posta ipuçlarına harika bir ektir. Ayrıca Leo Babauta'nın 10 e-posta ipucunu da kaçırmayın. Aslında, e-postanızdan en iyi şekilde yararlanmanın birçok ek yolu vardır. Sizin için geçerli olan teknikleri deneyin, sonuçları analiz edin ve e-posta ile çalışmanın verimliliğini artırmak için kendi ipuçlarınızı yorumlarda bırakmayı unutmayın.