Gelen Kutusu Sıfırlama Yöntemi, binlerce okunmamış e-postayla başa çıkmanın en iyi yoludur

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Gelen kutunuzu boş tutmak kolaydır. Bu, daha üretken olmanıza ve önemli mesajları asla kaçırmamanıza yardımcı olacaktır.

Gelen kutunuzda sürekli olarak asılı duran bir sürü okunmamış e-posta, herkesi panikletir. Yazışma yoluyla etkileşimde bulunduğunuz çok sayıda iş ortağınız ve iş arkadaşınız varsa, e-posta gelen kutunuzu temiz ve düzenli tutmanız yeterlidir.

JotForm CEO'su Aytekin Tank, Inbox Zero adlı e-postayı düzenlemenin ilginç bir yoludur. Adından da anlaşılacağı gibi, yöntem gelen kutunuzu boş tutmaktır.

Genel olarak, Tank yeni bir şey icat etmedi. Inbox Zero, uzun zaman önce yazar ve blog yazarı Merlin Mann tarafından oluşturuldu ve kanıtlanmış ve iyi bilinen bir yöntem. Belgelerle yaklaşık olarak aynı çalışma tekniği, David Allen tarafından "İşleri nasıl düzene sokabilirim" kitabında açıklanmıştır. Tank onu Gmail web arayüzüne uyarladı.

Aytekin Tank girişimcisi, JotForm'un kurucusu ve CEO'su

Her gün yüzlerce e-posta alıyorum ve gönderiyorum. Ama günün sonunda, posta kutum her zaman boş. Yazışmalarımla ilgilenecek sekreterim yok. Gelen Kutusu Sıfır adlı bir ilkeye bağlıyım. Bu zor değil.

Tank, Gelen Kutusu Sıfırlama yönteminin avantajlarını listeler:

• Gelen kutunuz boşsa önemli bir mesajı kaçırmazsınız.
• Muhataplarınızı uzun süre bekletmezsiniz çünkü mektuplarına anında cevap verebilirsiniz.
• Yüzlerce ve binlerce okunmamış mektup posta kutunuzda birikmez.
• Gerçekten önemli görevlerde daha fazla zaman kazanacak ve e-posta ile uğraşmak için saatler harcamayacaksınız.

Tüm mektuplarını tek bir tanesini bile silmeden özenle saklayan birçok insan tanıyorum. Sonuç olarak, gelen kutuları bir Twitter beslemesi gibi görünmeye başlıyor. Rahat değil. Sürekli e-postalarda kaybolacaksınız.

Aytekin Tankı

Diyelim ki Gmail kullanıyorsunuz - bu yöntem herhangi bir ISP'ye (Hotmail, Yandex, Yahoo) veya e-posta istemcisine (Outlook, Thunderbird veya Sylpheed) uyarlanabilmesine rağmen. Okunmamış mesajların birikintilerine bir göz atalım ve başlayalım.

1. Posta kutunuzu boşaltın

Yani Inbox Zero yöntemi ile kararlı hareket etmelisiniz. "Gelen Kutusu"nu açın, orada biriken tüm harfleri seçin ve hepsini bir kerede arşivleyin. Bazıları için bu tam bir çılgınlık gibi görünebilir, ancak Tank tam da bunu yapmanızı önerir.

Boş bir posta kutusuyla başlamanız gerekir. Gelen Kutunuzda on binlerce e-posta varsa bu kılavuz size yardımcı olmaz. Bu yüzden her şeyi arşivleyin ve temiz bir sayfa ile başlayın.

Aytekin Tankı

2. E-postalarınızı kronolojik sırayla işleyin

Bu sağlıklı alışkanlığı geliştirmek için belirli bir miktarda disipline ihtiyacınız var. E-postalarınızı işlerken en eski mesajla başlayın ve en yenisine doğru ilerleyin. Bu sayede kronolojik sırayı koruyacak ve kafanız karışmamış olacaktır.

Gmail'de e-postaları yönetmenize yardımcı olacak iki işlev vardır:

Otomatik Geçiş'i açın. Bunu yapmak için "Ayarlar" → "Genel"i açın, "Otomatik geçiş" öğesini bulun ve etkinleştirin. Artık, bir e-postayı yanıtlarken veya arşivlerken, Gmail sizi gelen kutusuna geri döndürmez, ancak bir sonraki e-postayı görüntüler. Bu şekilde, dikkatiniz dağılmadan mektupları alındıkları sıraya göre tek tek işleyebileceksiniz.

Ardından, yoksa Gönder ve Arşivle düğmesini etkinleştirin. "Ayarlar" → "Genel" i açın ve "Düğmeyi göster" "Yanıt olarak" Gönder ve arşivle" öğesini arayın. Bu size zaman kazandıracaktır. Sonuçta, mektuba zaten cevap verdiyseniz, onu Gelen Kutunuzda saklamanın bir anlamı yok, değil mi? Gönder düğmesine tıklayın, e-posta otomatik olarak arşivlenecektir.

Ve işte önemli bir şey daha:

E-postayı sohbet olarak kullanmayın. Sürekli alıntılanan mektuplardan uzun cevap zincirleri oluşturmaktan daha kötü bir şey yoktur. Konuşmanız gerekiyorsa, messenger, Slack sohbeti kullanın veya telefonla iletişim kurun. E-posta bunun için uygun değildir.

Aytekin Tankı

3. Cevaplandı - arşiv

Gelen Kutusu Sıfırlama yönteminin ana kuralı, gelen kutunuzun postalarınızı depolayacağınız yer olmamasıdır. Gelen kutusundaki tüm e-postalar hemen işlenmelidir. Bunları tek tek okuyun ve mesaj yanıt gerektiriyorsa yanıtlayın ve arşivleyin ya da mesaj yanıt gerektirmiyorsa arşivleyin.

Bir e-postaya hemen yanıt veremiyorsanız, iki seçeneğiniz vardır:

• Organizatör uygulamanıza kaydedin. Evernote, OneNote veya bir tür görev yöneticisi olabilir. Programın size cevabınızı doğru zamanda yazmanızı hatırlatması için bir tarih belirleyin.
• Hemen bir yanıt yazabiliyorsanız, ancak muhatabın bir süre sonra alması gerekiyorsa, Gmail'deki gecikmeli teslimat özelliğini kullanın. Outlook, Thunderbird ve diğer istemciler de aynısını yapabilir.

4. Sadece yap

Her şey büyük ve güçlü David Allen'ın ilkelerine göredir. E-posta birkaç dakika sürecek bir işlem gerektiriyorsa, şimdi yapın. Mektubu yapılacaklar listenize kopyalamayın. Gelen kutunuzda bırakmayın.

Bir ödeme yapmanız gerekiyorsa, şimdi yapın. Bir iş arkadaşınıza geri bildirim göndermeniz gerekiyorsa, hemen gönderin. Dava birkaç dakika sürerse, ertelemenin bir anlamı yok.

Aytekin Tankı

5. Klavye kısayollarını kullanın

Klavye kısayolları, e-postayı işlemek için harcanan zamanı önemli ölçüde azaltır. Onlarla, fare imlecini ileri geri hareket ettirmeniz gerekmez. Tank, üç kısayol tuşunu hatırlamanızı ve kullanmanızı önerir:

• E tuşu, bir mesajı hızlı bir şekilde arşivlemenizi sağlar. Okuduk, E'ye bastık, arşivledik. Basit.
• R tuşu, hızlı bir şekilde yanıt yazmak için kullanılır. Bir harfi yanıtlamanız gerekiyorsa, ona basın, yanıtı girin ve Enter'a basın.
• F tuşu, alınan mektupları diğer alıcılara iletir.

Başka kısayol tuşlarına ihtiyacınız olduğunu sanmıyorum. Gmail'de yalnızca üç klavye kısayolu kullanıyorum. Diğer her şey için bir fare var. Ancak bu kısayol tuşları, en yaygın üç e-posta eylemini hızlı bir şekilde gerçekleştirmenize olanak tanır, böylece size çok zaman kazandırabilirler.

Aytekin Tankı

6. Filtreleri ayarlayın

E-posta Filtreleri, işin çoğunu sizin için yapan inanılmaz derecede kullanışlı bir araçtır. Bunları bir kez yapılandırmanız yeterlidir ve size çok zaman kazandıracaklardır.

Gelen Kutunuzda düzenli olarak önemsiz mektuplar bulursanız (İnternet hizmetleri bildirimleri, otomatik postalar vb.), bu mektupların aboneliğinden çıkın veya bu tür mektupların otomatik olarak arşivlenmesi için filtreler ayarlayın.

7. Gelen kutusu boş - postayı kapatın

İşinize odaklanmaya çalışırken, sürekli olarak e-posta ile dikkatiniz dağılmamalı. O halde kurala bağlı kalalım: Gelen kutunuz boşken, Gmail sekmesini veya e-posta istemcinizi kapatın ve sonraki birkaç saat boyunca postaları unutun. Sadece meşgul ol.

Tüm gelen e-posta bildirimlerini kapatın. Çok dikkat dağıtıcılar.

Birkaç saat sonra postanızı tekrar açabilir, orada biriken mesajları işleyebilir ve ardından işinize geri dönebilirsiniz. Gelen Kutusu Sıfırlama yönteminin amacı, gelen e-postalar tarafından dikkatinizin dağılmamasını sağlamaktır. Posta kutunuzu siz yönetmelisiniz, siz değil.

Aytekin Tankı

Gelen Kutusu Sıfırlama tekniğini denediyseniz ve size ne olduğunu söylemeye hazırsanız veya daha iyi bir yöntem önermek istiyorsanız, yorumları yazın.