E-postanın bizi kontrol etmesine nasıl izin veriyoruz ve bu konuda ne yapmalı

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Bu, Amerikalı gazeteci ve konuşmacı Phil Simon'ın kitabından bir alıntıdır. İnsanların e-posta yoluyla birbirlerinin hayatlarını nasıl istila ettikleri ve buna nasıl karşı koyacakları ile ilgili.

E-posta ile çalışırken, bir çekiçle aniden bir veya diğer yuvada sürünen bir köstebekle “yakalamanız” gereken bir oyun oynuyormuşsunuz gibi görünüyorsa, yalnız değilsiniz. E-posta, varsayılan olarak iş iletişimleri için ana kanaldır. Radicati Group'a göre, ortalama bir büro memuru günde yaklaşık 100 e-posta alıyor. Bu sayı her yıl %15 oranında artmaktadır. Temmuz 2012'de, danışmanlık şirketi McKinsey Global Institute, Sosyal Ekonomi: Sosyal Teknolojiler Yoluyla Değer ve Üretkenliğin Kilidini Açmak başlıklı bir rapor yayınladı. Ön saflardaki çalışanların zamanlarının %28'ini e-postaları yönetmek için harcadıklarını söylüyor.

Bunu düşün. 50 saatlik bir çalışma haftanız varsa, o haftanın 14 saati e-posta okumak ve yazmak için harcanacaktır. Word, Excel veya diğer iş programlarında neredeyse hiç zaman harcamazsınız.

E-posta gerçekten etkili bir iletişim kanalı olsaydı, bu sayılar sorun olmayabilir. Aksine, bazı şirketler için böyledir. Ancak çoğu durumda, durum böyle değil. Elbette, e-postanın var olma hakkı vardır, ancak kendinizi kaptırmayın. Araştırmalar, gelen kutunuzu sürekli kontrol etmenin IQ seviyenizi düşürdüğünü göstermiştir.

Son yıllarda e-posta, ticari iletişimin gerçek bir belası haline geldi. Ancak, tüm sıkıntılar için onu suçlamamalısınız. Suçlama teknolojisi uygundur: aynaya bakmamak için iyi bir bahane. Sonuçta, içeriye bakarsak, sorunun e-postada değil, onu nasıl kullandığımızda olduğunu anlayacağız.

Buradaki nokta, e-postayı devre dışı bırakmamaktır (bazıları yapsa da). Önemli olan mantıklı kullanmaktır.

Nereden başlamalı?

E-postayı anlama ≠ görüşme

Gerçek hayatta olduğu gibi e-posta yoluyla bir diyalog yürütemezsiniz. Harfler arasında her zaman zaman boşlukları vardır ve metin mesajları muhatap için yakın dostane tezahürler anlamına gelmez. New York Üniversitesi'nden Justin Kruger ve Chicago Üniversitesi'nden Nicholas Epley, sözlü olmayan ipuçlarının eksikliği nedeniyle insanların e-postaları yanlış yorumladığını söylüyor.

Psikologlar, vakaların yarısında bir kısa mesajdaki ruh halini doğru bir şekilde yorumlamanın mümkün olduğunu bulmuşlardır. Ne yazık ki, ifadeler, örneğin mizahı alaydan ayırmaya yardımcı olmaz. Bu genellikle yanlış anlamalara yol açar. Her seferinde muhatabınızın mesajınızı anlayıp anlamadığını tahmin etmeye çalışırken yazı tura atmaya hazır mısınız?

Üç harf kuralına uyun

E-postanın kalpten kalbe konuşmalar için en iyi yer olmadığı gerçeğini kabul ettikten sonra harekete geçin.

Üç harf kuralını kullanın: sorun üç e-postada çözülmezse, kişisel bir toplantı gerekir.

Hem idari görevler (bir toplantı planlamak gibi) hem de kişisel için geçerlidir. Size çok zaman ve çok fazla hayal kırıklığı kazandıracak. Ancak, herkes bundan hoşlanmayabilir, bazı yoldaşların memnuniyetsizliğine hazırlıklı olun. Makul miktarda varsayımla, ancak "tüm sorular için posta" tutumundan kurtulmanın zamanı geldi.

Acil sorunları e-posta ile çözmeyin

Sorun gerçekten önemliyse ve acil müdahale gerektiriyorsa, bunu e-postalarda ele almayın. Bunun için bir telefon var. Bunu şirketinizde kural haline getirin.

Görevleri yönetmek için e-posta kullanmayın

E-posta bir görev yöneticisi değildir. Ancak birçok kişi e-postayı bu şekilde kullanır. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, sürekli dikkatleri dağılır. Görevlerimi kontrol etmek için gelen kutumu açtım ve bir iş akışı ve kişisel mesaj sana düştü. Posta istemcisini neden açtığınızı unutarak bunlara geçmek kolaydır.

Görev yönetimi için bağımsız uygulamalar vardır: DropTask ve diğerleri. E-postanın yerine geçmezler, ulaşmaya çalıştığınız hedeflere yöneliktirler.

Proje yönetimi ile aynı. veya Basecamp - sizi kilometrelerce mesaj zincirinden kurtaracak kullanışlı ve uygun fiyatlı araçlar.

İletişimi bir madendeki kömür madenciliği gibi ele almayın

Çok azı iş ilişkilerinde özgürdür. Birçoğu, meslektaşlarını, müşterilerini ve ortaklarını seçemedikleri için. Bazıları telefonda konuşamayacak kadar "meşgul" - her şeyi iki dakika içinde sözlü olarak tartışmak yerine bir düzine mesaj yazmayı tercih ediyorlar.

Bu durumda, iletişim biçimlerine (kelimeler, deyimler vb.) dikkat etmeniz gerekir. Telefondan çekinen ve konuşan insanlarla gerçekten etkileşim kurmak isteyip istemediğinizi kendinize sorun. Şirketinizde boş bir pozisyon, potansiyel müşteriler veya gelecekteki potansiyel tedarikçiler için iş arayanlara daha yakından bakın. Başlangıçta bir madende maden çıkarıyormuş gibi iletişim kurarlarsa, değişme şansları nedir?

E-posta dışındaki hayatı hatırla

O! Posta kutunuzu kapatmaktan korkmayın. Dünya yıkılmayacak. Bu açıktır, ancak birçokları için bir vahiy olabilir. Örneğin, Klick Health'de çalışanlar e-posta kullanır. CEO'suna göre e-posta, kendi kontrolünü diğer insanlara veren bir araçtır.

Ne düşünüyorsun: e-posta gerçekten insanları yönetiyor mu? üzerlerine görevler ve bunların uygulanma sırasını empoze ederek mi?