Google Dokümanlar nasıl temizlenir

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Sonsuz "Yeni klasörler" tırmıklıyoruz ve anlaşılmaz adlara sahip belgelerden kurtuluyoruz.

Google Dokümanlar veya Google Dokümanlar ile çok çalışıyorsanız, muhtemelen çok fazla dosya olması sorunuyla karşı karşıya kaldınız ve hizmetin ana sayfası darmadağın bir çatı katına dönüşüyor. Lifehacker, kaostan nasıl düzen yaratabileceğinizi anlatıyor.

Yerleşik sıralama araçlarını kullanın

Google Dokümanlar, istediğiniz dosyaları hızla bulmanıza yardımcı olacak çeşitli yerleşik sıralama araçlarına sahiptir. Bunu yapmak için, ana ekranın sağ üst kısmındaki sembollerden birine tıklayarak uygun seçeneği seçin.

1. Ekran formatına göre

Hizmet, dosyaları görüntülemenin tercih edilen yolunu özelleştirmenize olanak tanır: bir liste veya bir ızgara. Bunu yapmak için ilgili simgeye tıklamanız yeterlidir.

2. Tarihe veya başlığa göre

Belgeleri görüntülendikleri tarihe, sizin tarafınızdan veya tüm kullanıcılar tarafından yapılan değişikliklerin tarihine ve ayrıca başlığa göre kolayca sıralayabilirsiniz.

3. Sahibi tarafından

Google Dokümanlar, birden fazla kullanıcının aynı anda dokümanlar üzerinde çalışmasına izin verir, bu nedenle bu hizmet bu kadar kullanışlıdır. Yalnızca belge oluşturmakla kalmıyor, aynı zamanda yabancılarla veya toplu olarak çalışıyorsanız, belgenin sahibine (yaratıcısına) göre sıralama yapmak size yardımcı olacaktır. Kullanmak için ana ekranda uygun öğeye tıklayın ve uygun seçeneği seçin.

4. Mümkün olduğunda erişim

Diğer kullanıcılar tarafından oluşturulan ve size sunulan tüm dosyaları görüntülemek için ana ekranın sağ üst köşesindeki klasör simgesine tıklayın ve "Mevcut" seçeneğini seçin.

Google Drive'da organize olun

Google Dokümanlar'daki (E-Tablolar ve Slaytlar'ın yanı sıra) tüm dosyalar Google Drive'da mevcuttur. Bu nedenle, büyük ölçüde Diskte sipariş, Belgelerde bir düzen koşuludur. İşte kaosla başa çıkmak için yapabilecekleriniz.

1. Belgeleri klasörlere ayırın

Google Drive'da kolayca klasör oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için, büyük "Oluştur" düğmesine tıklamanız ve "Klasör" öğesini seçmeniz gerekir.

Dosya ve klasörlerinize net ve belirli adlar verin. "Yeni klasör", "İsimsiz", "1" veya "lvpdlvarp" adlarından içeride ne olduğu belli değil. Ayrıca, bu tür dosya ve klasörleri diğerleri arasında bulmak daha zor olacaktır. "Eylül Raporları", "15.10 Müşteri İrtibat Listesi" veya "Biyoteknoloji Yazısı" başlıkları kayıtlarınızı daha verimli tutmanıza yardımcı olacaktır.

Dosyaları sağ tıklayıp uygun öğeyi seçerek bir klasöre aktarabilirsiniz.

Klasör menüsü, Google Dokümanlar ana ekranından açılabilir.

2. Önemli dosyalar için farklı klasör renkleri ve etiketleri kullanın

Varsayılan olarak, Google Drive'daki tüm klasörler gridir, ancak üzerlerine sağ tıklayıp açılır menüden 24 renkten birini seçebilirsiniz.

Gerekli dosyaları Disk'te de işaretleyebilirsiniz. Bu, sağ tıklayıp "İşaretlilere ekle" seçilerek yapılır.

İşaretli dosyaları doğrudan "Belgeler" içinde görüntüleyebilirsiniz.

3. Gereksizleri silin

Google hizmetlerinin yoğun kullanımıyla, çok miktarda gereksiz ve güncel olmayan belge biriktirirler. Gereken belgeye sağ tıklayıp Sil'i seçerek hem "Belgeler"de hem de "Disk"te silebilirsiniz.

Bir belgeyi yanlışlıkla sildiyseniz (Google Dokümanlar, silerken bir işlemin onayını istemez), "İptal" açılır düğmesini tıklayabilirsiniz.

Sildiyseniz, ancak birkaç gün sonra fikrinizi değiştirdiyseniz, "Çöp Kutusu"na gidin, istediğiniz dosyaya sağ tıklayın ve "Geri Yükle"yi seçin.

Geri dönüşüm kutusundaki dosyalar 30 gün boyunca saklanır ve ardından otomatik olarak silinir.

4. Gereksiz şeylerden kurtulmak için Filewatch'ı kullanın

Filewatch, örneğin eski iş yerinizden hâlâ erişiminiz olan dosyaları bulmanıza yardımcı olabilir: hangi insanlarla belge paylaştığınızı gösterir ve onlardan ayrılmanızı sağlar. Hizmet ayrıca, çok fazla kullanıcıya sunulan (örneğin, Ağa sızan) dosyaları bulabilir, böylece bunlara erişim ayarlarını değiştirebilirsiniz.

Filewatch, Google Workspace Marketplace kitaplığına dahil edilmiştir, yani Google tarafından onaylanmıştır, böylece hassas verileriniz yanlış ellere geçmez. Hizmet ücretsizdir.

• Google Kitaplığından İndir →
• Filewatch web sitesinden indirin →