Eski bir Google çalışanından 7 Gmail ipucu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Yüzlerce gelen e-posta ve postanızı kontrol etmek için sürekli dikkat dağıtıcı şeyler ana faaliyetinize odaklanmanıza izin vermiyorsa, bu makale tam size göre. Eski bir Google çalışanı olan Rudolphe Dutel, Gmail ile baş ağrısı olmadan nasıl doğru çalışılacağını anlattı.

2011 yılında Rudolf Dutel Google'da bir işe girdi. Rudolph, "Google ofisindeki ilk günüm, Harry Potter'ın Hogwarts'a gelişi gibiydi: İlk randevudaki bir okul çocuğu gibi çok endişelisiniz ve ne yapacağınız belli değil," diye hatırlıyor Rudolph. “Bu nedenle bana emanet edilen her işten ve bu süreçte yeni bir şeyler öğrenme fırsatından memnun kaldım.”

Sonraki iki yıl, şirket çalışanlarını Gmail posta hizmeti ve bunun kurumsal satışlarıyla çalışmak üzere eğitmekle yakından ilgilenmeye mahkum edildi.

Dütel artık bir Google üyesi değil; artık Buffer'ın bir çalışanı ve uzaktan çalışanlar için haftalık elektronik bir dergi olan Remotive projesinin kurucusudur. Ancak, eski meslektaşlarına öğrettiği bazı hileleri hala kullanıyor.

E-postanızı Nasıl Eğitirsiniz: Gmail ile Çalışmak İçin 7 Ölümcül İpucu

Bazen Pazartesi sabahı Gelen Kutunuzu açmak bir keşiftir. Sonsuz mektup akışını çözmek fiziksel olarak imkansız görünüyor.

Bugün e-posta, elektriğin veya baz istasyonunun olmadığı uzak köyler dışında kullanılmamaktadır. McKinsey Global Institute'un araştırmasına göre, iş günümüzün ortalama üçte birini e-postaları yanıtlayarak geçiriyoruz.

Ortalama bir vasıflı işçi, faydalı zamanının %28'ini e-postaları ayrıştırmak için harcar. Yani haftada 13 saat.

Tabii ki, böyle üzücü istatistiklere katılmak istemiyorum. Ayrıca, herkes zamanını daha faydalı bir şeye harcamak ister. Bu amaçla Dutel, Gmail'in, yardımcı programların ve hizmetlerin yeteneklerini test etmek için çok zaman harcadı ve kendi görüşüne göre günlük kullanım için en kullanışlı yedi tanesini vurguladı. Belki de çalışan yazışmalar o kadar uzun bir iş değil.

1. "Göndermeyi iptal et" düğmesini kullanın

"Gönder" e tıkladıktan sonra mektubunuzda birkaç can sıkıcı yazım hatası fark ettiniz mi? eminim evet.

Şu andan itibaren korkacak bir şey yok: değerli çalışma zamanının yönetimini ciddiye almaya karar verenler için kesin bir ön koşul olan göndermeyi iptal etme işlevine sahipsiniz.

Menüye gidip ilgili işlevin önüne bir onay işareti koyarak işlevi etkinleştirebilirsiniz: "Ayarlar" → "Genel" → "Göndermeyi iptal et". İsteğe bağlı olarak iptal süresi 10, 20 veya 30 saniyeye ayarlanabilir.

Kendiniz deneyin, şahsen beğendim!

2. Zaman kazanmak için şablonları uygulayın

İki damla su gibi birbirine benzeyen aynı türden çok sayıda harf yazıyoruz. Bazen, başka insanlara daha önce yazmış olduğumuz yeni mektupları temel alırız. Örneğin, satış görevlileri için bu uygundur ve önemli ölçüde zaman kazandırabilir.

Öyleyse neden aynı şeyi tekrar tekrar yazmak yerine bu tür mesajlar için birkaç şablon hazırlamıyorsunuz? Ne de olsa birkaç kelime ve ifadeyi değiştirmek, yeniden yazmaktan çok daha kolaydır. Ana şey, daha sonra tekrar okumayı unutmamaktır.

Gerekirse daha sonra kullanabileceğiniz bazı şablon yanıtları hazırlayın ve kaydedin.

"Yanıt Şablonları" işlevini etkinleştirmek için ayarlar menüsündeki "Laboratuvar" sekmesine gidin.

Bu inanılmaz kullanışlı özellik sayesinde Rudolph ve erkek kardeşi, standart bir posta mektubunda ilk 1.500 Remotive abonesine iletişim bilgilerini manuel olarak göndermeyi başardılar.

3. Çevrimdışı erişim işlevini kullanın

Dutel'den öğrendiğimiz bir diğer püf noktası ise internet erişimi olmadan Gmail ile çalışmaya nasıl devam edeceğimizdir.

Belki de bazılarınız, kendinizi tamamen yaratıcı görevlere adamak için bir süreliğine diğerlerinden ayrılmayı seviyor. Bununla birlikte, çoğu durumda, örneğin teknik görevi bıraktığınız "Gelen Kutusu" klasörü olmadan yapamazsınız. Nasıl olunur?

Trenle yapılan tüm seyahatler, Wi-Fi ağına ücretli veya sınırlı erişimi olan durumlar ve diğer öngörülemeyen durumlar için "Çevrimdışı" işlevini kullanabilirsiniz. İnternet erişimi olmadan e-postaları okumanıza, yanıtlamanıza, aramanıza ve arşivlemenize olanak tanır.

Bu gerçekten çok kullanışlıdır, çünkü bu mod yalnızca postayla değil, aynı zamanda Google Drive ve Google Dokümanlar ile de çalışmanıza izin verir.

4. Zamanınız mı yok? Duraklat

Bazen gelen mesajlar birbiri ardına kutuya düşer, sinir bozucu ve odaklandığımız işten dikkatimizi dağıtır. Bir, iki, dört, on yeni harf… Ya önemli bir şey varsa?

Dutel'e göre bu soruna en iyi çözüm Gelen Kutusu Duraklatma işleviydi. Bu işlevin anlamı çok basittir: önemli bir şeyle meşgulseniz gelen yazışma akışını durdurursunuz ve endişelerin yükünden ve olaylarla dolu bir takvimden kurtulduğunuzda, onları almış gibi onlara geri dönersiniz. aynı saniyede mail sekmesi ile sayfaya giderek.

5. Gereksiz posta listelerinden çıkın

İş e-posta kutunuza giren her türlü postadan tamamen kurtulmak zor olur. Sizin için hiç ilginç olmayanlardan nasıl kurtulursunuz?

E-postalarınızı dakikalar içinde mümkün olan en iyi şekilde düzenlemenize yardımcı olabilecek bir yardımcı program olan Unroll.me'ye göz atın. Servise kaydolduktan sonra, abone olduğunuz posta listesini açın. Sonra gereksiz olanlardan aboneliğinizi iptal edin.

6. 2 Adımlı Doğrulamayı Açın

Görünüşe göre Gmail bizim hakkımızda neredeyse her şeyi biliyor: kiminle iletişim kurduğumuz, aramada hangi resimleri aradığımız, "Belgeler" de ne sakladığımız. Bunun bir tür uçuş kontrol merkezi ve ana komuta merkezi olduğunu söyleyebiliriz - tüm bağlantılar Roma'ya giden yollar gibi buraya çıkıyor. Bu, önce güvenliğin sağlanması gerektiği anlamına gelir.

İki Adımlı Doğrulama, bu görev için en iyi çözümdür. "İki-", çünkü bilgilerinizi korumak için yalnızca posta kutusu şifrenize değil, aynı zamanda bir mobil uygulama veya SMS mesajından posta kutunuza her erişmeye çalıştığınızda alacağınız benzersiz bir koda da ihtiyacınız olacak.

Rudolph ayrıca 1Password hizmetine dikkat etmenizi önerir.

Dropbox, Facebook ve Twitter gibi diğer birçok popüler hizmet de erişim için 2 Adımlı Doğrulamayı kullanır.

Bu arada, verilerinizin güvenliği için Gmail hesabınızın aynı anda birkaç cihazda, örneğin aynı anda iki bilgisayarda kullanılmadığından emin olmanız önemlidir.

7. Daha bilgilendirici bildirimler kullanın

Birçok haberci, mesajlar için aynı anda birkaç durum kullanır: "Gönderildi", "Teslim Edildi", "Okundu". Facebook gibi bazı yerlerde, bu bildirimleri temsil etmek için simgeler kullanılır.

Gmail hizmeti için de benzer bir çözüm var - Sidekick. Bu, iş arayanlar veya faaliyetleri satışla ilgili olanlar için iyi bir uygulamadır: Gönderilen e-postalarınızın durumlarını almak çok uygundur.

Artık Gmail ile çalışırken güvenlik ve zaman tasarrufu hakkında biraz daha bilgi sahibisiniz. Deneyimli bir uzmanın tavsiyesinin daha üretken olmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.