Nasıl e-posta kölesi olunmaz: LinkedIn başkanından 7 ipucu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Çok sayıda insan her gün aynı sorunla karşı karşıya: iş ve iletişim süreçlerini düzene koymak ve düzenlemek için tasarlanan e-posta, çoğu zaman kısır bir gözetmene dönüşür ve sizi bir konveyör bandında çalışıyormuşsunuz gibi gelen insanlara göz kulak olmaya zorlar.. Dikkatiniz dağılır dağılmaz, sürekli biriken bilgiler hızlı bir şekilde düzenli ve temiz bir posta kutusunu çöplüğe dönüştürür ve postaya geri dönmedikçe temizlenmesi daha zor hale gelir.

Bugün size LinkedIn CEO'su Jeff Weiner'den e-posta etkileşimlerinizi yönetmek için bazı basit ipuçları sunuyoruz. Görev başındaki bu adam her gün yüzlerce insanla iletişim halinde olmak zorunda kalıyor ve bu bilgi çığına boğulmamasını sağlayan çeşitli hileleri var.

Gelen kutum esasen iş akışımın merkezi merkezi haline geldi - dünya çapında 26 şehirde 4.300'den fazla çalışanla posta yoluyla düzenli olarak iletişim kuruyorum. Bu, her zaman e-posta hayranı olduğum veya postayla yaptığım işlerin Sisyphean çalışmalarına benzediği durumlarla karşılaşmadığım anlamına gelmiyor.

Her neyse, yıllar içinde "posta beni kontrol ediyor" kavramından "postayı ben kontrol ediyorum" kavramına geçmeme izin veren birkaç pratik kılavuz geliştirdim.

1. Daha az posta almak istiyorsanız - daha az posta gönderin

Bu tavsiye, özellikle böyle yaygın bir sorun bağlamında gülünç derecede basit görünüyor, ancak kendim için bunu başarılı e-posta yönetimi için altın kural olarak görüyorum.

Bu sonuca, benimle en yakından ilişkili olan iki kişinin şirketten ayrıldığı önceki bir şirkette çalışırken geldi. İnsanlarla çok etkili bir şekilde iletişim kurdular, çok çalıştılar ve ortaya çıktığı gibi çok fazla posta gönderdiler. Şirkette çalışırken e-posta yoluyla gelen yazışmaların hacmi tamamen normal görünüyordu, ancak gittikten sonra postamın trafiğinin yaklaşık %20-30 oranında azaldığını gördüm.

Postadaki tüm bu aktivite sadece onların mektupları değildi: onlara cevaplarım vardı, aynı zamanda yazışmalara eklenmiş tüm muhataplardan mektuplar ve cevaplar vardı. Çoğu zaman bu mesajlar tartışmaya zorunlu olarak katılmamı gerektirmiyordu.

O andan itibaren kendime net bir şart koydum - gereksiz yere yazmamak. Sonuç: iş aktivitelerinden ödün vermeden daha az posta ve daha fazla gelen kutusu siparişi. O zamandan beri bu kuraldan sapmamaya çalıştım.

2. Bekleyen e-postaları okunmadı olarak işaretleyin

Bir e-postayı okunmadı olarak işaretlemek, postayla çalışma şeklimi temelden değiştirdi. Gelen mektupları hızlıca gözden geçirmem, en acil olanlara hemen cevap vermem, gereksiz olanları silmem yeterli. Daha sonra dönmem gereken aynı mektupları, zaman varsa okunmadı olarak işaretliyorum. Bu, okunan ve cevapsız bırakılan önemli bir mektubun unutulacağı ve posta kutusunun derinliklerine gömüleceği korkusunu ortadan kaldırır. Aynı yaklaşım, daha sonra geri dönmek zorunda kalacağım bir tür Yapılacaklar listesi uygulamamıza izin veriyor.

Her iş gününü böyle bekleyen en az mektupla bitirmeye çalışıyorum ve ideal olarak bunların hiç olmaması gerekiyor. Bu gün onlara geri dönmek için zamanım yoksa, ertesi iş sabahı onlarla başlayacağım.

3. Net bir postalama programı oluşturun

Son birkaç yıldır, iş günlerinde hayatım oldukça net bir programa göre ilerliyor. Sabah 5: 00-5: 30'da uyanmak, postaneye bir saat, haber okumak, kahvaltı yapmak, çocuklarla oynamak, eğitim, ofis, eve gelmek, çocukları yatırmak, eşiyle akşam yemeği, dinlenme (genellikle bu, reklamlar ve sıkıcı anlar sırasında gelen kutusu klasörünün beraberindeki temizliği ile TV izlemektir).

Böyle bir programa bağlı kalarak postayı kolayca yönetebildiğim ortaya çıktı, ancak program biraz değişir değişmez posta kutusunda kaos başlar.

Bu durumda, kutunuzun aniden başıboş bırakılacağının farkına varmanın artan baskısını hissetmeyeceksiniz. Bir programı yolda tutmak, işleri kontrol altında tutmanıza yardımcı olacaktır. Benjamin Franklin'e yardımcı oldu, size de yardımcı oldu.

4. Kendinizi daha net ifade edin

Kırık telefon oyununu hatırlıyor musun? O zamanlar oldukça komikti, ama şimdi her şey iş ve iş kavramında ele alınıyor ve oyunlar için zaman yok.

Kelimeler çok önemlidir ve belirsizlikten ve yanlış anlaşılmadan kaçınmak için çok dikkatli seçilmelidir. Metninizi ne kadar açık ve net anlarsanız, ilkini netleştirmenizi isteyen ikinci bir mektup alma olasılığınız o kadar düşük olur.

5. Alıcıları düşünün

Kime ve Bilgi alanlarının çoğu kişi tarafından aynı olarak algılandığı görülüyor. Aslında, onların yardımıyla, hangi alıcılardan bir yanıt beklediğinizi ve onu bilgilendirmek için mektubun bir kopyasının kime gönderildiğini açıkça belirtebilirsiniz.

Aslında, yanıt verilmesi gereken alıcıları vurgulamamak, yazışmalarda panik ve kafa karışıklığı yaratmanın en hızlı yoludur. 1 alıcı yerine 6 alıcı ve 5 kopya, her biri ayrı bir mektup zincirine dönüşebilen 5 ekstra olası yanıttır.

6. Makbuzu onaylayın

Alıcı olarak belirtilmişseniz ve mektup gerçekten size hitap ediyorsa, gönderene mektubu aldığınızı bildirmek için tembel olmayın. Çok fazla kelimeye ihtiyacınız yok, basit bir "alındı" veya "alındı" yeterli olacaktır. Bu, bilgileri eksiksiz ve yeterli miktarda aldığınızın ve gönderenin artık size aynı konuda başka bir şey göndermesine gerek olmadığının bir işareti olacaktır.

Alındığını onaylamadıysanız, gönderen mektuptan tamamen habersiz kalır. Belki de kutunuzun derinliklerinde kayboldu? Bu önemli bir bilgiyse, şüphe ve endişe, göndereni, ilk mektubun alındığını teyit etme talebiyle size başka bir mektup yazmaya veya işyerindeki varlığınızı başka birine sormaya zorlayacaktır. Fazladan kişiler söz konusudur, fazladan mektuplar gönderilip alınır.

7. Duyguları postadan uzak tutun

E-posta, doğru kullanıldığında yararlı bir araç olabilir. Yanlış kullanılırsa yıkıcı bir güç haline de gelebilir. En yaygın örnek, tartışmalı, çelişkili ve hassas konuları tartışmak için postanın kullanılmasıdır.

İnsanların aynı kitlenin önünde asla söyleyemeyecekleri kelimeleri ve ifadeleri yazışmalarda nasıl kullandıkları beni şaşırtmaktan asla vazgeçmiyor.

Aniden kendinizi böyle bir yazışmada bulursanız, basit bir şey yapın - durun. Bir anlaşmazlığı veya anlaşmazlığı, telefonu kaldırıp muhatabı arayarak veya onunla şahsen görüşerek çözebilirsiniz. Yazılı yazışmalarda bu kadar hassas şeyler ele alınmamalıdır. Metin, konuya yapıcı bir çözüm için belirleyici olabilecek duygusal bileşeni, tonlamayı ve diğer önemli şeyleri aktarmaz.

(Jeff Weiner aracılığıyla)