GTD sistemi, yıllarca uygulama ile kanıtlanmış

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Okuyucumuz Oleg Bondarenko, işleri ve tüm yaşamı organize etmek için kanıtlanmış GTD sistemini paylaşıyor. GTD ve benzeri mekanikler hakkında neredeyse her şeyi bildiğimiz bir sır değil, ancak bunları nadiren uzun süre kullanabiliyoruz. Bu alandaki başarı öyküsünün ilginizi çekeceğine eminiz.

Aşağıda, yıllarca test edilmiş bir formdaki kişisel bir GTD uygulamasının bir özeti yer almaktadır. Belki birine yardım eder.

Gelen görevleri, fikirleri, düşünceleri şu şekilde bölüyorum:

• Hemen başka bir sanatçıya itilebilecek olanı hemen iterim. "Yürütmeyi kontrol et" hatırlatıcı görevi ekliyorum.
• Şu anda 5-15 dakika içinde neler yapılabilir. Oturup yapıyorum.
• Hangisi daha fazla zaman alır veya şu anda yapılamaz. Bu aynı zamanda "XXX projesinin durumunu kontrol et" türündeki hatırlatma görevlerini de içerir. Hemen telefonumdaki veya Google Görevler'deki görevler listesine sürüyorum - her şey senkronize ediliyor.
• Ne ilginç ve umut verici olabilir. Bir sürü Evernote'a bırakıyorum. Haftada bir gözden geçiririm, defterlere göre sıralarım. Bir şey görevlere dönüşür.

3. noktada daha fazla ayrıntı.

Bir görev listesini başarılı bir şekilde sürdürmek için, veri yönetimi ve elde etme maliyetlerini en aza indirerek katı resmileştirme gereklidir. Bu, aşağıdaki şekilde elde edilir.

Her görevin aşağıdaki gibi yapılandırılmış bir adı vardır: Proje | Nesne | Eylem

Proje - Bu büyük bir görev grubudur, EV, OFİS, MÜŞTERİ1 gibi kısaltılmış bir koddur… Her Proje için ortalama 1-10 görev olmalıdır. Proje için sürekli olarak daha fazla görev varsa, ek bir Projeye bir parça tahsis ederim. Bu nedenle, görevlerin gruplandırılması her zaman tek seviyelidir. Uygulamanın gösterdiği gibi, görevlerin çok seviyeli bir ağaç şeklinde daha görsel olarak gruplandırılması aslında gereksiz yere zaman alıcıdır ve sistemin etkin kullanımı için motivasyonu azaltır.

Bir Proje içindeki görevleri aramak, temel işlevlerle yapılır: arama veya sıralama benim en sevdiğim yoldur.

Bir obje - bu, üzerinde bir eylem gerçekleştirmeniz gereken bir nesne veya kişidir. Burada her şey basit.

Eylem - Nesne üzerinde gerçekleştirilmesi gereken temel bir eylem.

Başka bir önemli nokta: her görev şunları içerir: bitiş tarihi … Görevin bitiş tarihinden emin değilseniz, geçerli olanı ayarlayın. Güncel tarihi ayarlarsanız ve başka bir şey yapmazsanız, yarın görev gecikenler listesinde olacak ve bu konuda bir karar vermeniz gerekecek. Örneğin, yaşam notlarından kaldırın.

Bazen, belirli bir Proje için, zamanlaması ve yürütme sırası şu anda net olmayan bir görev listesi görünür. Bu durumda, formun genel bir görevini arıyorum: Proje Görevleri. Yorumlarda görev listesini listeliyorum. Zamanla durum netleşir, bir şey silinir, bir şey yerine getirilir, bir şey ayrı bir göreve dönüşür. Her durumda, böyle bir grup girişinden bile, tarihi - ne zaman atıfta bulunmanın ve bir denetim yürütmenin gerekli olduğunu belirlerim.

Ve son şey. Uygulamamda, yaklaşık olarak Görevlerin %50'si yürütülmüyor (veya yürütülemez) seçilen tarihte. Çok şey bana bağlı değil. "Proje durum denetimi" türündeki görevler genellikle uzundur ve düzenli olarak ilgilenilmesini gerektirir. Bir şey belirleniyor ve tamamlanıyor. Bu tür görevler sürekli olarak daha sonraki tarihlere ertelenir. Bu normaldir (bu arada, bu çok büyük bir elektronik organizatör artısıdır). Son teslim tarihlerini ertelemenin el emeği, bazen önemli düşüncelere yol açması açısından da yararlıdır.