GTD sistemi hayatta nasıl etkin bir şekilde uygulanır?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Bu üretkenlik tekniğini hayatınıza kolayca uygulayabileceğiniz, öncelikleri belirleyebileceğiniz ve her zaman önemli şeyler için zaman bulabileceğiniz adım adım bir plan.

Bu materyal "" makalesinin bir devamıdır. İlk olarak, kullanılan kavramların çoğu burada ayrıntılı olarak açıklandığı için kendinizi tanımaya değer.

Bu makale, GTD'nin gerçek hayatta nasıl uygulanacağına dair adım adım bir kılavuzdur. Yazarken aşağıdaki ilkelere bağlı kaldım:

• çok yönlülük Burada açıklanan fikirler evrenseldir ve onların yardımıyla herkes tam olarak alışık oldukları hizmetlerle çalışacak bir GTD sistemi kuracaktır.
• Basitlik. Sistemin kullanımı sezgisel olarak kolay olmalıdır. Bilgilerin girilmesi ve işlenmesi ile sonraki adımların planlanması için minimum zaman ve enerji harcanmalıdır. Ancak o zaman sistem uzun vadede ve hatta uzun molalardan sonra çalışır: örneğin, bir aylığına tatile giderseniz, geri döndüğünüzde, işletme yönetimi yaklaşımınızı geri yükleyebilirsiniz.
• Güvenilirlik. En önemli şey, sisteminize güvenmek, yani doğru zamanda bir hatırlatma göreceğiniz için planladığınız hiçbir şeyi unutmayacağınızdır.
• Önemli olana konsantre olmak. Sistem, hem o anda yaptığınız şeye hem de uzun vadede önemli olan şeylere odaklanmanıza yardımcı olmalıdır.
• Zevk. Vaka ve görev yönetim sistemi size keyif vermeli. Örneğin, işinizde zor bir günün ardından elinizde telefonunuzla kanepede uzandığınızda, tamamlanan görevleri listeden geçer ve bundan gerçek bir zevk alırsınız. Özellikle verimlilik grafiğinizin büyümesiyle hala görselleştirildiğinde.

GTD sisteminin 5 ana aşaması

Aşama 1. Bilgi toplama

Tüm vakaları, hatta en küçüğünü bile kesinlikle toplamak gerekiyor, o zaman bilincimiz saf olacak ve mümkün olduğunca üretken hareket edeceğiz.

Bu nedenle standart yapılacaklar listeleri çalışmaz, çünkü çoğu insan genellikle yalnızca en önemli şeyleri kaydeder ve çok önemli olmayan yüzlerce görev hiç dikkate alınmaz. Ancak, beynin kaynaklarının önemli bir bölümünü kullanan ve yorgunluğa ve strese yol açan ek deneyimler yaratan, kendilerini düzenli olarak hatırlatan tam da bu kadar küçük görevlerdir.

GTD sisteminin önemli prensiplerinden biri, tüm görevleri kafanızdan tamamen boşaltıp, önemli şeyleri doğru zamanda hatırlamanıza yardımcı olacak güvenilir bir sisteme oturtmaktır.

Ayrıca gelen bilgileri toplamak için minimum sayıda sepet olması gerektiğini de göz önünde bulundurmalısınız. İdeal olarak, bir. O zaman işlemek en kolay olacak.

Aşama 2. Bilgi işleme

Bu aşamada Gelen Kutumuzdaki bilgileri işliyoruz.

Bu aşamada nasıl ilerleyebileceğimize dair üç seçenek var:

• Görevi, tamamlanması için bir sonraki adımı ve son tarihi gösteren "Eylem" olarak işaretleyin. Görevi ne zaman tamamlamanız gerektiğine dair net bir anlayışınız yoksa, bir son tarih belirtmeyi atlayabilirsiniz.
• Herhangi bir işlem yapmanız gerekmiyorsa bilgileri "Dizin"e taşıyın, ancak gelecekte yararlı olabilir.
• "Çöp Kutusu" olduğunu belirleyerek bilgileri silin: yani, onunla hiçbir şey yapmanıza gerek yok ve gelecekte yararlı olmayacak.

Aşama 3. Faaliyetlerin organizasyonu

Tüm işlemler bir sonraki dönüşüm hunisinden geçer.

Filtre 1 - "Kırpma"

Kendinize şu soruyu sorun: Bu eylemi gerçekten yapmalı mıyım? Şüpheniz varsa, silin.

Filtre 2 - "Delegasyon"

Kendinize şu soruyu sorun: Bunun yapılması gerekiyorsa, bunu gerçekten kişisel olarak yapmak zorunda mıyım? Değilse, sorumlu kişiyi, nihai sonucu, kontrolün ara aşamalarını (düğüm noktaları) ve son teslim tarihini delege eder ve belirtiriz.

Eylem sizin tarafınızdan yapılacaksa, sonraki filtreye gidin.

Filtre 3 - "Eylem"

Kendinize bir soru sorun: Bu işlem 2-5 dakikadan fazla sürecek mi? Değilse, şimdi yapın ve başınızı serbest bırakın. Evet ise, lütfen kayıt olun.

Sistemdeki eylemler aşağıdaki türlerden olabilir.

"Aşağıdaki eylemler" - tek bir eylemden oluşan basit görevler (çağırma, yazma, gitme vb.). Örneğin, "Tekerleklerdeki kış lastiklerini değiştir" işlemi aşağıdaki basit işlemlerden oluşacaktır: bir araba servisini arayın ve kaydolun, takvimde bir zaman ayarlayın ve doğru zamanda bir araba servisine gidin.

Bu tür eylemleri yer ve koşullara göre listeler halinde toplamak uygundur (bağlamsal listeler). Mağazadayken satın almanız gereken her şeyi listelediğiniz Mağazada listesi veya işten sonra akşamları en sevdiğiniz sandalyede yapabileceğiniz şeyleri ve görevleri eklediğiniz Sandalyede listesi olabilir.. Veya patronunuz için sahip olduğunuz tüm soruları yazdığınız, böylece hepsini tek seferde çözebilmeniz için bir "patron soruları" listesi.

Bu tür eylemleri genellikle ya "Google Takvim"e (randevular ve etkinlikler) ya da görevleri düzenlemenin uygun olduğu bir bulut hizmeti olan Todoist'e kaydederim.

"Projeler" - tamamlanması için birden fazla adım gerektiren görevler. Projeyi hayata geçirmek için, uygulamanın ilk adımlarını tanımlamanız ve güvenilir bir sistemde bir hatırlatma bırakmanız gerekir. Sonuç olarak proje, her biri önümüzdeki beş dakika içinde gerçekleştirilebilecek ve sonuç alınabilecek basit eylemler zincirine dönüşüyor.

Projeleri Trello kartlarına gönderirim. Kart, yerleştirebileceğiniz projeler için ideal bir kapsayıcıdır:

• projenin tanımı ve amacı;
• projeyle ilgili diğer belgelere bağlantılar;
• sorumluların isimleri;
• son teslim tarihi;
• aşağıdaki adımları içeren kontrol listeleri;
• proje hakkında yorumlar;
• gerekli dosyalar vb.

Gecikmeli İşlemler … Ek olaylar veya bilgiler olmadan sonraki eylemleri planlayamazsak (örneğin, bir arkadaşın bir araba servisinin telefon numarasını göndermesini bekliyoruz, lastikleri karlı bir şekilde değiştirmenin mümkün olduğu durumlarda), bu tür eylemleri "Ertelendi" bölümüne koyarız. " liste. İsteğe bağlı olarak, bir şeyi kontrol etmek için bir hatırlatıcı ayarlayabilirsiniz.

Bu tür yapılacaklar listeleri, bağlamsal listeler olarak da yapılandırılabilir. Örneğin, asistanınıza atadığınız görevleri içeren bir liste yapın.

"Bir gün" listesi şu anda aktif eylem gerektirmeyen, ancak gelecekte başarmak istediğimiz görevleri içerir.

Olabilir:

• satın almak istediğiniz kitaplar, video eğitimler ve kurslar;
• ustalaşmak istediğiniz faydalı beceriler;
• ziyaret etmek istediğiniz yerler;
• satın almak istediğiniz şeyler.

Bu listeye periyodik olarak bakmanız, not almanız ve üzerinde çalışacağınız hedeflere dönüştürmeniz gerekiyor.

Aşama 4. Düzenli gözden geçirme

Sistemin çalışabilmesi için ana görevleri ve projeleri düzenli olarak gözden geçirerek artık ilgili olmayanları silmek ve yenilerini öncelik sırasına göre sıralayıp işe göndermek gerekir.

Bu incelemeyi düzenli olarak tutmak için şu ipuçlarını izleyin:

• İnceleme için programınızda 30-60 dakika bırakın (başlangıçta haftada bir kez yeterli olacaktır).
• Bir kontrol listesi yapın veya böyle bir inceleme için plan yapın, sıranın hecelendiği, neyin ardından geldiği. Bu plan çok karmaşık olmamalı ve gözden geçirme sizi çok uzun sürmemeli, yoksa düzenli olarak yapmayacaksınız.

Aşağıda haftalık genel bakış kontrol listeme bir örnek verilmiştir. Baktığım hizmetleri / belgeleri gösteren bir dizi eylem içeren bir hile sayfası biçiminde yaptım. Düzenli bir liste ile düzenleyebilir veya sizin için uygun olan serbest bir diyagram çizebilirsiniz.

Ayda bu kontrol listelerinden dördünü yazdırın. Haftalık inceleme sırasında, bunlardan birini elinize alın ve tamamlanan öğeleri listeden işaretleyin. Bu basit alıştırma, bu incelemeleri yapmaya devam etmeniz için sizi motive edecektir.

Aşama 5. Eylemler

Haftanın planı hazırlandığında, harekete geçmek için kalır. Görevleri gerçekten tamamlamak yerine organize etmek için çok fazla zaman harcadığınızda, GTD'nin en büyük başlangıç hatalarından birinden kaçının.

Eylemlerinizi daha etkili hale getirmek için bazı ipuçları.

1. Haftanın planına göre gün için bir plan yapın. Gününüzü bloklara ayırın, önemli görevler için 2-3 blok ve diğer görevler için birkaç blok yapın. Blokların süresi ortalama 60-120 dakikadır. Öngörülemeyen görevler için bloklar arasına boş zaman ekleyin.
2. Pomodoro sistemi üzerinde çalışın, bunun için telefonunuza bir zamanlayıcı ayarlayabilirsiniz. Özü basittir: her 25-30 dakikada bir, beş dakika ara verin ve üçüncü çalışma bloğundan sonra - daha uzun bir mola (15-30 dakika). Toplam 30 dakikalık üç blok, beş dakikalık aralar ve ardından 15-30 dakikalık uzun bir ara. Ne sıklıkta dikkatinizin dağıldığına bağlı olarak günde 2-4 döngü yapabilirsiniz.
3. Önemli şeylerin olduğu bloklar sırasında, diğer insanlar ve yabancı sesler tarafından dikkatinizi dağıtmamaya çalışın (bunun için kulaklıklarda konsantrasyon için özel müziği açabilirsiniz).
4. Enerji seviyenizin en yüksek olduğu zamanı belirleyin (örneğin sabah 7'den 9'a kadar) ve bu süre zarfında sizi kişisel hedeflerinize yaklaştıran en önemli şeyleri yapın.
5. Gün için çok fazla önemli şey planlamayın: 1-3 yeterlidir. Günün sonunda, planınızdaki üzeri çizili görevlere baktıktan sonra tatmin olmanız ve yarın için aynı gerçekçi planı yapmanız önemlidir.