E-postada nasıl daha az zaman harcanır

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

E-posta kontrolü birçokları için bir bağımlılık haline geldi. Ancak ondan kurtulabilir ve verimliliğinizi artırabilirsiniz.

E-posta kontrolü bir bağımlılığa çok benzer. Bunun birkaç nedeni var.

• Tıpkı seks, kumar veya uyuşturucu kullanımı sırasında olduğu gibi, e-posta kontrolü sırasında da beyinde dopamin zevk hormonu salgılanır.
• Gelen kutumuzu sürekli kontrol ediyoruz çünkü güncel kalmak istiyoruz ve bir şeyleri kaçırmaktan korkuyoruz.
• Rahatlamak ve daha zor şeyler yapmamak için e-postaları ayrıştırırız.

Ama bu sefer çok daha iyi harcanabilirdi. 15 Secrets of Time Management: How Success People Do Everything kitabının yazarı Kevin Cruz, e-posta sürenizi yarıya indirmenize yardımcı olacak beş ipucu sunuyor.

1. Programınıza ayrıştırma ekleyin

E-postanızı kontrol etmeyin, işleyin. Ayrıştırma mesajlarına başka herhangi bir işte yaptığınız gibi davranın. Planlayın, takviminize ekleyin ve ardından başlayın. Cruz, postalarınızı günde üç kez sıralamanızı önerir: sabah, öğleden sonra ve akşam.

Önemli olan postayla çalışmak için harcanan zaman değil. Birinin mesajları ayrıştırması günde üç saat, diğerleri ise 30 dakika sürecektir. Esas olan bu işe normal bir iş gibi bilinçli yaklaşmaktır.

Kevin Cruz

2. Herkese mektubun bir kopyasını göndermeyin

Ne kadar az e-posta gönderirseniz, karşılığında o kadar az e-posta alırsınız. Bu yüzden mektubun kopyasına çok fazla insan koymamaya çalışın. Dahil olmak üzere, "Tümünü yanıtla" kutusunu işaretlemeyin.

Bazıları, yeni bir e-posta göndermeden önce iki kez düşünmek için kendilerini eğittiklerinde e-posta trafiğini %50 oranında azaltmayı başardı.

3. Mesajları filtreleyin

Farklı klasörlere farklı harf türleri koymak için filtreler kurun. Bu şekilde, yalnızca gerçekten önemli mesajlar üzerinde zaman harcayabilir ve geri kalanlar tarafından bunalmayabilirsiniz.

4. Gelen kutunuzu yapılacaklar listesi olarak kullanmayı bırakın

Birçok kişi, daha sonrası için kendilerine farklı görevler içeren mesajlar göndererek, posta kutusunu başka bir yapılacaklar listesine dönüştürür. Ancak bu sadece üretkenliğe zarar verir.

Cruz bu yaklaşımı önerir. Yeni bir e-posta açtığınızda, önce kendinize onu silip silemeyeceğinizi sorun. Değilse, bunu birine devredebilir misiniz diye düşünün. Bu mümkün değilse, beş dakikadan daha kısa sürede bununla başa çıkıp çıkamayacağınızı öğrenin. Eğer öyleyse, harika. Değilse, mektubu sonraya bırakın. Ancak gelen kutunuzda bırakmayın, takviminize aktarın ve yapabileceğiniz belirli bir tarih ve saati seçin.

5. Niyetinizi başkalarına iletin

Bunu iş arkadaşlarınızla tartışın, böylece plana bağlı kalmanız daha kolay olacaktır. Patronunuza, üretkenliğinizi artırmak için yeni e-posta uyarılarını kapatacağınızı ve yalnızca belirli zamanlarda e-postaları ayrıştıracağınızı söyleyin.

Ayrıca acil durumlarda sizinle nasıl iletişim kurulabileceği konusunda da anlaşın.

E-posta ile çalışmak için gereken süreyi kısaltmaya çalışırken, alışkanlıklarınızı değiştirmeniz gerekir ve bunu hemen başarmak her zaman zordur. Lütfen sabırlı olun ve postayla çok fazla zaman harcamanıza gerek olmadığını anlamaya hazır olun.