Verimliliği Artırmak için 50 Altın İpucu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Zamanınızı yönetmeyi, verimli çalışmayı ve düzgün bir şekilde dinlenmeyi öğrenin.

Planlama

1. Hedefleri doğru belirleyin

Bir hedefe ulaşmak için önce onu doğru bir şekilde formüle etmeniz gerekir. Bir SMART sistemi kullanın: hedefler spesifik ve ölçülebilir, gerçekçi ve ulaşılabilir, sizin için anlamlı olmalı ve net teslim tarihlerine sahip olmalıdır.

2. Sürece odaklanın

Sonuca değil sürece göre hedefler belirleyin. “Dansçı olmak” başarısız bir görev ayarıdır. Ona yaklaşmak zor, çünkü nereden başlayacağı belli değil. Kendinize “haftada üç kez bir dansa kaydolmak ve derse gitmek” hedefi koyun, bu daha etkili olacaktır. En azından hayalleriniz uğruna yıllarca eğitim vermeye hazır olup olmadığınızı anlayacaksınız.

3. GTD tekniğini kullanın

GTD (Getting Things Done), işletme koçu David Allen'ın üretken çalışması için bir sistemdir. Ana hedefi, mevcut tüm vakaları tamamlamak ve aynı zamanda beyni sonsuz planlamadan kurtarmaktır. Tekniğin özü, kesinlikle tüm görevleri farklı listeler kullanarak yazmak ve sürekli güncellemektir. Böylece en küçük ve görünüşte önemsiz görevler bile kafanızı karıştırmayacak ve sizi işten uzaklaştırmayacaktır. Ve bunların uygulanmasındaki ilerleme her zaman gözünüzün önünde olacak.

4. Meşgul olmakla verimli olmak arasındaki farkı anlayın

Sürekli meşgul olabilirsiniz, ancak bu üretken olduğunuz anlamına gelmez. Eylemlerinizin ne kadar yararlı olduğunu, işinizle nasıl ilişkili olduğunu ve planınızda sizi hedefinize yaklaştırmayan görevler olup olmadığını düşünün. Varsa, onları hariç tutun.

5. Yapılacaklar listesi yerine takvimleri kullanın

İşleri takviminizde doğru bir şekilde planlamak, belirli bir zamanda belirli bir göreve başlama taahhüdünden bir şey yapma niyetini ayırt etmenize yardımcı olacaktır. İşleri bir hafta ve bir ay boyunca dağıtmayı ve programınızdaki bir şeyi değiştirmek için hızlı bir şekilde boş zaman bulmayı kolaylaştırır.

6. Çoklu görevi unutun

Aynı anda birkaç şey yapabilirsiniz, ancak iyi sonuçlar elde etmeniz pek olası değildir. Çok sayıda çalışma, çoklu görevlerin iş verimliliğini azalttığını kanıtlamıştır. Sadece uzun sürmeyen ve yerini tükenmişliğe bırakan bir tatmin duygusu yaşarsınız. Görevleri sırayla yapma alışkanlığı kazanın ve verimliliğiniz yalnızca artacaktır.

7. Önceliklendirin

Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight D. Eisenhower'ın matrisi, görevlerin önceliklerine göre doğru bir şekilde atanmasına yardımcı olacaktır. Tüm görevlerin sadece dört gruba ayrılması gerekir:

1. Önemli ve acil.
2. Önemli ve acil değil.
3. Önemsiz ve acil.
4. Önemsiz ve acil olmayan.

Böylece nelerin hemen ele alınması gerektiğini, nelerin başkalarına iletileceğini ve nelerin hiç yapılması gerekmediğini göreceksiniz.

8. Önemli sorumluluklar listesini üçe indirin

Gününüzün programını yalnızca zor görevlerle doldurmaya çalışmayın - yorgunluktan veya profesyonel tükenmişlikten uzak değildir. Ve herhangi bir üretkenlik hakkında konuşmaya gerek yok. Günde en fazla üç temel görevi üstlenin, basit olanlarla değiştirin ve dinlenmek için zaman bulun.

9. Kendinize son tarihler belirleyin

Önemli şeyleri sonraya ertelemeye alışkınsanız ve sonra her şeyi aceleyle yapın, kendi kişisel teslim tarihlerinizi belirleyin. Örneğin, patronunuz Cuma günü iki büyük rapor göndermenizi istiyor - bunlardan birini Çarşamba gününe kadar kendiniz ayarlayın.

10. Günde bir saatinizi acil olmayan şeylere ayırın

Günlük acil işlerin rutininde çıkmaza girmek ve diğer önemli ve acil olmayan işleri durmadan ertelemek çok kolaydır. Ama onlara asla bu şekilde inemezsiniz. Bir gün daha özgür bir gün geçirmeyi beklemeyin. Bir kitabı okumayı bitirmek istiyorsanız, her gün ona zaman ayırın. Ünlü bir sanatçı olmayı hayal ediyorsanız, günlük olarak çizim yapın.

Motivasyon

11. Hata yapmaktan korkmayın

Çok sık olmayan bir şey yapma korkusu, hareketsiz durmanıza ve hiçbir şey yapmamanıza neden olur. Hataları gelişim için bir itici güç olarak algılamayı öğrenin. Başarısız olduğunuzda, neden başarısız olduğunuzu düşünün ve bilgi ve becerilerinizdeki boşluğu kapatın. Zamanla, hatalarınız için minnettar bile olacaksınız.

12. Sizi eleştirmeyi isteyin

Kendinizi sert bir şekilde yargılamayın - işinizi objektif olarak değerlendirmesi için birini davet edin. Patronunuzdan geri bildirim isteyin. Hatalarınızı görmek ve performansı artırmak için samimi bir arzu için, azarlanmayacaksınız. Pekala, övgü ilham almanıza ve ilerlemeye devam etmenize yardımcı olacaktır.

13. Becerilerinizi geliştirin

Sürekli öğrenme ve kendi kendine eğitim olmadan uzun süre üretken kalmak imkansızdır. Er ya da geç sıkılacaksınız ya da mesleğinizde tavan yapacaksınız. Bu nedenle, her zaman yeni şeyler öğrenmeye çalışın: olağandışı görevleri üstlenin ve ilginç projelerden vazgeçmeyin.

14. Sızlananlardan, karamsarlardan ve alarmcılardan kaçının

İnsanlar başkalarının duygularına bağımlı olma eğilimindedir. Çevrenizdeki biri sürekli olarak her şeyin ne kadar kötü olduğunu tekrarlarsa, bir gün depresyon üzerinize çöker. Her hafta terminleri yanan bir meslektaşınızın paniği mutlaka size de yayılacaktır. Bu nedenle, ayrılın, iletişimi durdurun ve ilişkiyi koparın - ruh halinizin bozulmasına izin vermeyin.

15. Etrafınızı akıllı insanlarla kuşatın

Sosyal çevre gelişimimizi etkiler. Kendinizi akıl hocaları ve sadece ilginç insanlarla kuşatın - onların seviyeleri için çaba göstermeye zorlayarak sizi sürekli motive etmelerine ve ilham vermelerine izin verin. Özel seminerlere, konferanslara gidin, profesyonel topluluklara katılın ve yeni tanıdıklar edinin.

16. Başkalarının başarılarını takip etmeyin

Başkalarının başarılarına çok fazla takıntı sadece bizi engeller. Kendi işinizi açan bir arkadaşınızı veya hobisinden başarılı bir şekilde kazanan bir sınıf arkadaşınızı kıskanmayı bırakın. Başkalarının hayatlarını gözetlemekten vazgeçin ve hedefinize ulaşmaya devam edin.

17. Yardım alın

Tek başına büyük bir iş yapmayı beklemeyin. Yardıma ihtiyacınız varsa, isteyin. Zor bir görevi üstlenmek ve kendin çekmek, gurur için bir neden değil, aptallıktır. Bir sonuç için çalıştığınızı anlayın ve bunun uğruna başkalarının deneyimlerini ve tavsiyelerini ihmal etmeyin.

18. Kendi üretkenlik yönteminizi yaratın

Tüm zaman yönetimi tekniklerini, rahatlama ipuçlarını ve zaman kazandıran ipuçlarını körü körüne takip etmeyin. Size gerçekten neyin yardımcı olduğunu analiz edin ve size iyi gelmeyen şeyleri atın. Amacınız en çok kullanılan üretkenlik araçları rekorunu kırmak değil, etkili olmaktır.

konsantrasyon

19. Beyninizi günlük problemlerden kurtarın

Sabah ofiste ne giyeceğimi düşünmemek için bir kapsül gardırop hazırlayın. Temizlik ve ev işleri için bir program oluşturun. Hafta sonları market alışverişine gidin ve hafta için bir menü oluşturun. Tüm ev işleri halledildiğinde ve planlandığında, işinize odaklanırsınız.

20. En yoğun aktivitenizi bulun

Birisi, iş gününün başında karmaşık işler yapmayı ve akşam için küçük işler bırakmayı önerir. Ancak bu yöntem baykuşlar veya hızlanması gerekenler için uygun değildir. Bu nedenle, en verimli çalışabileceğiniz dönemleri belirleyin ve bu süre içinde zaman alan görevler planlayın. Bunları tanımlamak için, birkaç hafta boyunca gün içindeki konsantrasyon seviyenizi not etmeniz yeterlidir. Veya özel bir üretkenlik hesaplayıcısı kullanın.

21. Sizi gerginleştiren şeyleri ertelemeyin

Önemli bir arama için endişeleniyorsanız veya patronunuzla bir şeyi netleştirmekten korkuyorsanız - ertelemeyin. Düşüncesi sizi endişelendirse bile, korkutucu görevleri hemen çözün. Çünkü işten dikkati dağıtan ve konsantrasyonu azaltan bu düşüncelerdir. Ne kadar hızlı yaparsanız, o kadar hızlı sakinleşirsiniz.

22. Elle not alın

Yanlışlıkla kafayı ziyaret eden ilginç fikirler hemen unutulma eğilimindedir. Bazen akıllı telefonumuzda kayıt uygulamasını açarken düşüncelere dalıyoruz. Ve bazen başka bir şey dikkatimizi dağıtır: mesajlar, haberler ve sosyal ağlar. Bu nedenle, kağıda yazın - el yazısı notlar ayrıca bilgileri daha iyi hatırlamanızı sağlayacaktır. Birkaç kelimeyi hızlıca not alabileceğiniz küçük, kaba bir eskiz defteri veya bir çıkartma bloğu satın alın ve elinizin altında bulundurun.

23. Hatırlatıcıları ayarlayın

Belirli bir zamanda bir şeyler yapma ihtiyacı, dikkati asıl işten uzaklaştıran bir iç kaygı yaratır. Dahası, bazı işleri unutmanın bilinçaltı korkusu bile hissedilmeyebilir. Bu nedenle, belirli bir zamana bağlı şeyler için sesli hatırlatıcılar ayarlayın. Bu sizi sürekli saate bakmaktan ve gereksiz gerginlikten kurtaracaktır.

24. İş yerinizi düzenli tutun

Her gün, işi bitirdiğinde her şeyi masaya koy: notları sırala, belgeleri yerleştir, bardağı yıka. Bu arada, bilgisayardaki masaüstü de sayılır. Gereksiz tüm sekmeleri kapatın, geçici dosyaları silin.

25. Aydınlatmaya dikkat edin

Bilim adamları, aydınlatmanın üretkenliğimiz üzerinde derin bir etkisi olduğunu kanıtladılar. Ofisteki ışık, sıcak veya çok soğuk değil, mümkün olduğunca doğal gün ışığına yakın olmalıdır. Optimum değer 4.500-5.000 K'dir. Çalışma gününün sonunda rahatlamak ve dinlenmeye hazırlanmak için sıcak bir ışığa geçebilirsiniz.

Görevleri yürütmek

26. Sprintleri çalıştırın

Muhtemelen Pomodoro tekniğini duymuşsunuzdur - işi 5 dakikalık aralarla 25 dakikalık bölümler halinde organize etme. Bu zaman dilimi size uymayabilir, ancak asıl şey özünde. Kendiniz için, 20 dakikadan bir saate kadar, hiçbir şey tarafından dikkatinizin dağılmayacağı kısa tam konsantrasyon süreleri belirleyin ve arada molalar verin.

Uygulamaları kullanın:

27. Yeni görevler için acele etmeyin

Ani bir görev veya birinin isteği nedeniyle işinizi yarım bırakmayın. Tabii ki, öncelikleri belirlemek önemlidir: yeni bir görev daha önemliyse ve mümkün olan en kısa sürede yapılması gerekiyorsa, dikkatinizi dağıtın ve mevcut olayları feda edin. Değilse, erteleyin. Sana çok sorsalar bile.

28. Görselleştirin

Görselleştirme, zamandan tasarruf etmenize, bilgileri daha iyi ezberlemenize, yeni bir konuyu anlamanıza ve bilinçli bir karar vermenize yardımcı olacaktır. Farklı teknikler kullanın: görevleri kategoriye göre etiketleyin, grafikler, tablolar ve zihin haritaları çizin.

29. Görevleri yarım bırakın

Büyük ve karmaşık görevleri bir kerede tamamlamak için zaman ayırın. Zeigarnik etkisine güvenin. Özü, beynin tamamlanmamış eylemleri daha iyi hatırlaması ve bilinçaltında onlar hakkında düşünmeye devam etmesidir. Zor bir işten korkuyorsanız, başlayın ve erteleyin - başka şeyler yaparken aklınıza birçok ilginç fikir gelebilir.

30. Küçük başlayın

Bir göreve başlayamıyorsanız, ona sadece 10 dakika ayırın. Muhtemelen, dahil olacak ve çalışmaya devam edeceksiniz. Değilse, en azından başla. Aynı zamanda, önceki noktanın etkinliğini kendiniz kontrol edin.

Zamandan tasarruf

31. Zamanınızı nerede geçirdiğinizi öğrenin

Bir deney yapın: Bir hafta boyunca kesinlikle her şeyi, en küçük durumları ve her biri için harcanan süreyi bile yazmaya çalışın. Son olarak, ortaya çıkan listeyi analiz edin.

32. Aramaları reddet

Telefonda daha az konuşmaya çalışın. Arama yapmak, mesaj yazmaktan ve okumaktan daha fazla zaman alır. Üstelik, herkes onun hakkında uyarmak için akla gelmiyor, bu da aniden ve yanlış zamanda işten dikkatinizin dağılabileceği anlamına geliyor. Hâlâ önemli bir arama yapmanız gerekiyorsa, bunu planlayın ve diğer görevlere net bir şekilde zaman ayırabilmeniz için yapılacaklar listenize ekleyin.

33. Uyarıları devre dışı bırakın

Uygulamalar, mesajlaşma programları, sosyal ağlar ve posta için bildirimleri kapatın. Çok fazla zaman almazlar, ancak çok dikkat dağıtıcıdırlar ve sizi internette bir yolculuğa sürükleyebilirler. Mesajlarınızı kontrol etme cazibesinden kurtulamıyorsanız, yalnızca önemli kişilerden onlar hakkında bildirimler bırakın.

34. Öğleden sonra e-postanızı kontrol edin

Önceden planlanmış görevlerden uzaklaşmamak ve başka birinin günlük rutinine uyum sağlamamak için sabah e-posta kontrolünü ortadan kaldırın. Hemen cevap vermeye alışkınsanız ve mesajlaşmaya karşı koyamıyorsanız, konuşma tüm gün boyunca uzayabilir. Tarayıcı sekmenizi açık tutmayın, ancak mesajları hızlı bir şekilde yanıtlamak için şablonları kullanın.

35. Gelen kutunuzu temizleyin

Okunmamış mesajlar arasında yalnızca önemli olanların kalmasını sağlamaya çalışın. Gereksiz istenmeyen postaları hemen silin ve kişisel posta ve ilginç abonelikler için ayrı bir posta kutusu oluşturun. Böylece uzun süre postaya bakmanıza ve gerçekten ihtiyaç duyulan tüm harfler arasında arama yapmanıza gerek kalmaz.

36. Dokunarak yazmayı öğrenin

Bir bilgisayarda çalışırken, dokunarak yazarak önemli bir zaman tasarrufu sağlar. Beceri, çevrimiçi hizmetler kullanılarak öğrenilebilir. Ana şey, her gün bu aktiviteye zaman ayırmaktır.

37. Kısayol tuşlarını kullanın

Kısayol tuşları hızlı çalışma için tasarlanmıştır. Kombinasyonlarını hatırlayın, bir bilgisayarın ve bireysel programların kullanımını büyük ölçüde basitleştirirler.

38. Dosyaları doğrudan istediğiniz klasöre kaydedin

Bir belge indirirken veya oluştururken hemen adlandırın ve istediğiniz klasöre gönderin. Zamanınız olmayabilir, ancak sonunda bilgisayarınızdaki tüm indirmeleri kontrol edip sıralamaktan veya bulut deposundaki dosyaları taramaktan çok daha hızlı ve kolaydır.

39. Bahane üretme

Sadece bunun için zamanını boşa harcama. Bahane üretmek verimsiz, profesyonelce ve sinir bozucu. Hatanızı kesin olarak kabul etmek ve hemen düzeltmeye başlamak daha iyidir.

Yeniden yaratma

40. Bilgilendirici bir diyet yapın

Büyük bilgi akışları sinir sistemini yükler ve gevşemeyi engeller. İstatistiklere göre, her insan günde yaklaşık 2,7 saatini tek başına televizyonda geçiriyor. Buna interneti ve sosyal ağları ekleyin. Haber siteleri, kanallar ve topluluklar dikkatimizi çekmek için amansız bir rekabet içindedirler ve genellikle aynı şeyden bahsederler. Bu nedenle, onları izlemeye zaman ayırmanıza gerek yoktur - yine de önemli haberleri öğreneceksiniz.

41. Uzun molalar verin

Çok fazla konsantrasyon gerektiren zor bir işiniz varsa, en az yarım saat boyunca işten ayrılın. Masanızdan kalkın ve biraz fiziksel aktivite yapın.

42. Müzik dinleyin

Araştırmalar müziğin genel olarak üretkenliği, yaratıcılığı ve ruh halini artırdığını gösteriyor. Onunla konsantre olmakta zorlanıyorsanız, arada en sevdiğiniz sanatçıları dinleyin.

43. Daha sık dışarı çıkın

Tercihen iş günü içinde. Ofisteki bayat hava üretkenliği azaltır, baş ağrısına ve strese yol açar. Bilim adamları, binalarda yetersiz havalandırma, aydınlatma ve ısıtma nedeniyle insanların ağrılı semptomlar yaşadığı bir durum olan Hasta Bina Sendromu terimini bile icat ettiler. Ofisiniz sağlıklı olsa da vücudunuz temiz havayı daha çok sevecektir.

44. Akşamınızı ve hafta sonunuzu önceden planlayın

Tatilinizi nasıl geçireceğinize önceden karar verin ve onu en sevdiğiniz şeylerle doldurmaya çalışın. Kanepede amaçsızca yatmak, yalnızca daha fazla yorgunluğa ve ilginç bir hafta sonu beklentisiyle daha iyi çalışmaya yol açacaktır.

45. Haftada bir gün çalışmayı hiç düşünmeyin

İzin gününde işine dokunmayacağına ya da hiç düşünmeyeceğine kendine söz ver. Önemli bir toplantınız veya bitmemiş bir işiniz olsa bile. Başka bir hayatınız olduğunu unutmayın - bu günü tamamen ona adayın.

46. Zaman ayırın

Düzenli olarak işe gidiyorsanız, her hafta aile meseleleri için izin almıyorsanız ve nadiren hastalık izni alıyorsanız, aynen böyle bir gün izin alın. Büyük bir projeyi tamamladıktan sonra veya bir sunumdan önce evde fazladan bir gün geçirin. Hafta sonunu beklemeden yeniden başlamanıza izin verin.

Sağlık

47. Bir programa göre yaşayın

Günlük rutini, kendinizi sürmeniz gereken katı bir çerçeve olarak algılamayın. Sadece yatmak, uyanmak ve yemek yemek için bir zaman belirleyin. Ve her gün takip etmeye çalışın. Her zaman aktif hissedeceksiniz, uyuşukluk ve konsantrasyona müdahale eden ani açlık nöbetlerinden muzdarip olmayacaksınız.

48. Alkolü rahatlamak için kullanmayın

İş yerinde zor bir günün ardından dinlenmek size zor gelse bile yatmadan önce içmekten kaçının. Alkol gerçekten uykuya dalmanıza yardımcı olabilir, ancak birkaç saat sonra olumsuz davranmaya başlar - ve bu sabahları sık uyanma, gündüz uyku hali ve konsantrasyon kaybı ile doludur.

49. Daha sık yiyin

Doyurucu bir öğle yemeği vücudu aşırı yükler: tüm gücünü yiyecekleri sindirmeye harcar, bu nedenle görevleri tamamlamaya konsantre olmak zorlaşır. Akşam yemeğinden sonra uykulu hissediyorsanız, normal porsiyonunuzu iki öğüne bölün.

Ağır yemekler yerine, diyetinize odaklanmayı ve konsantrasyonu artıran yiyecekleri ekleyin: sebzeler, otlar, yağlı balıklar, kuruyemişler ve bitter çikolata. Ve kahveye yaslanmayın - büyük miktarlarda canlandırmaz, aksine tam tersi bir etki verir.

50. Spor yapmak için içeri girin

Egzersiz sadece sağlığı iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda dikkat, konsantrasyon ve beyin hızını da geliştirir. Ayrıca benlik saygısını arttırır ve onları stresli durumlara karşı daha dirençli hale getirir. Bu, üretkenlik için büyük bir artıdır, bu yüzden en azından biraz egzersiz yapın.

Ayrıca oku? ?

• Verimlilik için 80 hayat tüyosu
• Verimlilik ve verimlilik arasındaki fark nedir ve hangisi daha önemlidir?
• Rahatlayın ve daha üretken olmak için işinize ara verin.
• Gerçek üretkenlik maliyeti nedir?