Bir düzenleyicinin 7 özelliği işleri düzene sokmama nasıl yardımcı oldu?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

MyLifeOrganized (MLO), yaşam kalitenizi önemli ölçüde değiştirebilir ve işleri düzene sokmanıza yardımcı olabilir. İşi ve zamanı yönetmek için etkili bir metodoloji sunar.

Hayatlarını planlayan ya da planlayacak olan tüm insanlar, sürekli olarak işi ve zamanı yönetmenin en etkili yönteminin arayışı içindedir. Ve bu arama yıllar alabilir. "Ya hayatını planlarsın, ya da başına gelir" sözüne itiraz etmek zordur.

Orduda nasıl plan yaptıklarını biliyor musun? Ayda bir kez, tüm memurlar sınıfa otururlar, burada ayın tipik görevlerini, ayın planını ve her haftanın planını özel bir deftere yazmaları gerekir. Bütün bunlar renkli kalemlerle boyanır ve birim komutanı tarafından onaylanır. Ondan sonra plan gelecek aya kadar unutuldu ve dürüst olmak gerekirse, sadece gösteri içindi. Ve eğer daha da basitse, o zaman FIG'de kimsenin buna ihtiyacı yoktur. 13 yıldır bunu planlıyorum…

Ordudan ayrıldıktan sonra eşim ve ben "Gelecek yıl için stratejik planlama" eğitimine davet edildik. Ve en büyük keşif, yıl için planladığım her şeyin üç ayda tamamlanmış olmasıydı. Artık "gerçekten ulaşılabilir" olan planlama, hayatımın ayrılmaz bir parçası haline geldi.

İlk başta her şey kağıt üzerindeydi. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte, bir bilgisayar ve daha sonra mobil cihazlar için alternatif seçenekler aramaya başladı.

David Allen, "İşler Nasıl Düzenlenir" kitabında, hayatın, işin vb. tüm süreçlerini tamamen kontrol edecek böyle bir yazılım olmadığını söyledi. Belki de kitabı yazarken öyleydi. Fakat şimdi değil…

Tanıştığım andan itibaren etkili yöntemler için bu arayışa son verdim. MyLifeOrganize (MLO). Bu, yaşam kalitemi önemli ölçüde etkiledi ve şimdi sadece planladığım aktiviteleri tamamlamaya odaklandım.

MLO'nun diğer organizatörlerden farkı nedir?

İşte bugün sizinle paylaşmak istediğim ilk yedi noktanın bir listesi.

1. Hiyerarşi

Ana düzenleyici penceresinin görünümü herhangi bir şablon veya kuralla sınırlı değildir. Bir hiyerarşide şematik olarak görüntülenen ve bir ağaçta organize edilen kendi hedef, proje ve diğer görev yapı diyagramınızı yaratırsınız.

MLO'yu kullandığım üç yıl boyunca, birçok yapılacaklar listesi oluşturma planından geçtim ve sonunda bir yaşam çarkı hiyerarşisine karar verdim. "Yaşam çarkı", çok güçlü bir psikolojik tekniktir, bir kişinin yaşamın her alanında çok yönlü gelişimi, bir işadamının kişisel ilişkilerde mutsuz olmasına izin vermez ve iyi bir aile babası ve babanın evde parasız kalmasına izin vermez.. Yani diyagramım yaşam yönleriyle başlıyor (elbette her şey farklı renklerde boyanmış):

• Çalışmak;
• işletme;
• Ev;
• aile ve ilişkiler;
• sağlık ve spor;
• hayatın parlaklığı;
• kişisel gelişim vb.

Bu, hangi sektörde kendime hangi hedefleri koyduğumu, hangisini sıkılaştırmam gerektiğini ve yıllık yükle kaba kuvvetin nerede olduğunu görmemi sağlıyor. Yine de, herhangi bir sektöre odaklanmanız gerekiyorsa, bu çok uygundur.

Bu arada, böyle bir hiyerarşide, görev, tüm alt görevleri tamamlanana kadar Yapılacaklar listesinde aktif olmayacak ve bunun için MyLifeOrganized'da yerleşik dahili Yapılacaklar listesi oluşturma algoritması sayesinde.

2. İşlerinizin otomatik olarak planlanması

Herhangi bir organizatörde görmediğim en havalı MLO özelliği, yapılacaklar listenizin görevin başlangıç tarihi, bitiş tarihi, önemi ve aciliyetine göre belirlenen önceliği dikkate alınarak otomatik olarak sıralanmasıdır. "Şema" da görev parametrelerinizi ayarlarsınız ve hepsi bu kadar! Program daha sonra sizin için sıralı bir Yapılacaklar listesi derler.

Manuel görev sıralama taraftarıysanız, sizin için öyle bir şey var ki…

3. Esneklik. İstediğiniz şekilde çalışır: filtreler, görünümler, odaklama, otomatik biçimlendirme

Bu düzenleyicinin ayarlarının ve işlevlerinin esnekliği tek kelimeyle harika. Dövüş sanatlarıyla karşılaştırıldığında, MLO, kelimenin tam anlamıyla her şeye izin verilen bir "kuralsız sekizgen" dir. Ana şey, tüm bunların etkili olması ve istenen sonuca yol açmasıdır!

Her türlü planlama (GTD, Covey, "Otomatik odaklama" ve diğerleri)! Güncel işlerin yönetimi! Hedeflerin başarıları!

Yapabilirsiniz:

• Sadece hayal gücünüzün kafanızda çizebileceği kendi görev ve liste türlerinizi oluşturun.
• Otomatik biçimlendirmeyi kullanarak sisteminizi renklendirin (simgeler, renkler, belirttiğiniz kurallara göre doldurun).
• Odaklanma yardımı ile belirli bir yöne, hedefe, projeye konsantre olun.
• Filtreleri kullanarak, gerekli koşullar (bağlamlar, son tarihler, yürütme süresi, gerekli çaba, diğer parametrelerle uyumluluk) için etkin görevler listesini özelleştirin.
• Bu programın işlevleriyle yapabileceğiniz her şey. Ancak asıl mesele, tüm bunların sadece gerektiğinde kullanılabilmesidir. Basit bir yapılacaklar listesine ihtiyacınız var - lütfen. Program, şu anda gereksiz olan ayarlarla aşırı yüklenmemiştir.

Ben güçlü bir görselim! Bu nedenle benim için "görme" ile ilgili her şey algı için çok önemlidir. Ve burada mesele, sisteminizin güzelliğiyle ilgili bile değil, tüm bunların açıkça daha etkili olmama yardımcı olduğu gerçeğiyle ilgili.

MLO'da tüm bunlar, otomatik biçimlendirme işlevleri aracılığıyla kullanılabilir. Ve en önemlisi, zor ve hızlı kurallar yok, sadece fantezilerim var:

• Tüm önemli görevler kırmızı ve koyu renkle vurgulanmıştır.
• Bayraklar yardımıyla görevleri devrediyorum ve onları tam olarak kontrol ediyorum (bir görev belirle, kontrol altında tut, tamamlanmayı bekle) yanı sıra yönetimin bana verdiği görevleri (benim tarafımdan tamamlanması bekleniyor) gerçekleştiriyor ve kontrol ediyorum.).
• Farklı bölümlerin klasörleri benim için farklı renklere sahip ve bu klasörde görevler olup olmadığını görebilirsiniz. Çok kullanışlıdır ve görevler ve klasörlerle çalışırken zaman kazandırır.
• Simgelerimi belirli görev gruplarına (çağrılar, yazdırma) vb. atadım.

Dedikleri gibi, yüz kere duymaktansa bir kez görmek daha iyidir, işte tüm ihtişamıyla kişisel çalışma diyagramımın bir ekranı:

4. Bağımlılıklar

Başka bir görev tamamlanana kadar yapılamayan görevler vardır:

• Dübelli bir vida satın almadan ve bir komşudan bir perforatör ödünç almadan resim asamayız.
• Tahıl ve diğer malzemeleri satın almadan yulaf lapası pişiremeyiz.

Ve buna benzer birçok örnek var. MyLifeOrganized tüm bu bağımlılıkları dikkate alır, organize eder ve net bir şekilde gösterir.

Ayrıca, yalnızca bir görevin diğerine bağımlılığını yapılandırmakla kalmaz, aynı zamanda bir sonraki görevin aktif olacağı zaman aralığını da belirleyebilirsiniz.

5. Genel Bakış

Şu anda tamamlanamayan görevler ve fikirler var. GTD'deki bu sorunlar Bir Gün / Belki olarak sınıflandırılır ve önemli bir fikri doğru zamanda kaçırmamanız için haftalık incelemede gözden geçirilmesi önerilir.

MyLifeOrganized'daki bu tür görevler için, onları görüntülemek istediğiniz sıklığı ayarlayabileceğiniz ayrı bir "Genel Bakış" görünümü vardır (harekete geçme veya daha fazlasını erteleme kararı almak için belleği yenileyin).

Katılıyorum, gelecek için tüm fikirler, hayaller ve görevler haftalık olarak kendinize hatırlatma gerektirmez.

• Bir gün ne almak istersem, maaştan önce ayda bir kez görmek için programa kurdum.
• Gezmek/dinlenmek/seyahat etmek istediğim yerleri yıllık ya da altı aylık görüntüleme için ayarladım.

6. Ayrıştırma

Belirli özelliklere sahip görevleri bir kerede hızlı bir şekilde girme kolaylığı için, program bir metin girişi ayrıştırma özelliğine sahiptir.

Nedir?

Görevi girerken "Ödevi yarın 10:00'da çalıştır, hatırlat-at 5 @ Work" yazmanız ve Alt + Enter tuşlarına basmanız yeterlidir; programın kendisi "Ödevi çalıştır" görevini başlangıç tarihini ve bitiş tarihini atayacaktır. tarih, bir hatırlatıcı ayarlayın, en yüksek önem derecesini ve gerekli bağlamı atayın.

Ve bu sadece bir örnek ve MLO'da bu tür çok sayıda seçenek var.

Belirli bir sayı ve saate dönüştürülebilen doğru girişin MyLifeOrganized başvuru kılavuzundan örnekler:

• yarın saat 15:00'te;
• 5 gün içinde;
• Cuma (en yakın gelecek Cuma);
• Sal 11:20;
• Ocak26;
• 3 hafta sonra 14:00;
• 30 dakika sonra;
• 2 ay sonra;
• bugün 1 saat 25 dakika içinde;
• bir yıl içinde.

7. Sitede Hatırlatma

Android ve iOS cihazlarda hatırlatıcılar yalnızca zamana bağlı değil, aynı zamanda konuma özel de olabilir.

David Allen'ın el feneri pilleri örneğini hatırlıyor musunuz? İyi, diyorlar, böylece sistem bir el fenerine ihtiyacınız olduğunda evde değil, mağazadaki bitmiş pilleri hatırlatıyor.

Böylece MyLifeOrganized size tam olarak mağazada hatırlatacaktır.

Çıktı

Bu düzenleyici, sürekli yanınızda olan, hayatınızın tüm sorunlarını tamamen çözen ve size her şeyi zamanında hatırlatan kişisel bir sekretere benzetilebilir.

Bu yazıda benim için sadece bu düzenleyicinin en önemli yedi noktasına odaklandım. Bu programın işlevselliğine hakim olduktan sonra, mümkün olduğunca etkili ve verimli olacağınızdan ve hiçbir şeyi asla unutmayacağınızdan eminim.

Birdenbire kullanılmış organizatörünüzle herhangi bir planlama sorusunu çözemezseniz veya planlayıcınız için herhangi bir özel gereksiniminiz varsa, bu makalenin yorumlarına bunun hakkında yazın.

Size bu yönde hiçbir şeyin imkansız olmadığını kanıtlayacağım!

İyi şanslar ve maksimum sonuç.

mylifeorganized