Postalama sürenizi kısaltmanın açık olmayan ama işe yarayan bir yolu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Postanızla çalışmak için harcadığınız zamanı optimize etmek için e-postalarınızı mükemmel bir sıraya koymaya çalışmayın. Bir MailChimp çalışanı, her şeyin çok daha basit olduğunu söylüyor. Birkaç basit adım - ve tüm harflerle uğraşmak için günde sadece bir buçuk saate ihtiyacınız olacak.

MailChimp'in destek ekibinden Jon Smith, deneme yanılma yoluyla mükemmel e-posta formülünü buldu. Önce birçok klasör oluşturdu, ardından her birini sildi, ancak bu yaklaşımların hiçbiri işe yaramadı. Ve sonra tamamen farklı bir sisteme geldi.

Mektuplara verilen yanıtların neredeyse işinin merkezinde olmasına rağmen, çeşitli eylemlere harcanan zamanı postayla günde bir buçuk saate indirmeyi başardı. Posta kutusu harflerle dolu olduğunda bile, birkaç basit eylemin işleri tersine çevirebileceğini buldu.

Vaktinizi boşa harcamamanız gerekenler

John'un dediği gibi, ilk başta mektupları sınıflandırmaya çalıştı ve her türlü klasörü oluşturdu: patrondan gelen mesajlar için, çeşitli projeler hakkında bilgi için, herhangi bir işlem yapılması gereken mesajlar için vb. Bunun zamandan tasarruf etmesine yardımcı olacağına inanıyordu. Ama aslında, sınıflandırma sistemini ezberlemeye çalışmak için daha fazla ve işin kendisine daha az zaman harcamaya başladı.

Örneğin patronumdan üzerinde çalıştığım bir projeyle ilgili bir mesaj aldım ve bu mesaj benim de bazı aksiyonlar almamı gerektiriyordu. Hangi klasöre yerleştirilmelidir? Ve bu mektubu daha sonra nerede arayacağımı hatırlama ihtimalim neydi?

John Smith

Böylece John tüm klasörlerden kurtulmaya karar verdi ve postasında tam bir kaos hüküm sürdü. Bir sistemin olmaması, aşırı karmaşık bir sistemden daha iyi değildi. Sonra John, postayla çalışma yaklaşımını bir kez daha gözden geçirmeye karar verdi. Mektupları konularına göre değil, yapmaları gereken eylem türüne göre sıralamaya karar verdi. İşte nasıl yapılacağı.

fazla karmaşıklaştırma

Gelen Kutunuza yalnızca yanıtlamanız gereken iletileri bırakın. En önemlileri, hemen çözemezseniz okunmadı olarak işaretleyin.

Belki bu size mantıksız gelebilir, çünkü en yakıcı şeyler mümkün olduğunca çabuk yapılmalıdır. Öyle ve bazen bu tür mesajlara hemen yanıt vermeye gerçekten ihtiyaç var. Ancak önemli mesajları okunmamış olarak işaretleyerek, onları genel kitle içinde kesinlikle kaybetmezsiniz. Ayrıca, bu şekilde bu e-postaları taşımak zorunda kalmazsınız: Gelen Kutunuzda kalırlar ve siz onlara ulaşana kadar dikkat çekmeye devam ederler.

Posta kutumda aynı anda 60-70'den fazla mesajın birikmemesini sağlamaya çalışırım. Bu tam olarak bir oturuşta kolayca işleyebileceğim harf sayısı.

John Smith

Kendiniz için düzenli bir postalama programı oluşturun

John her sabah posta kutusunu temizlemek için bir saat ayırıyor. Daha önce de belirtildiği gibi, sık sık acil mesajları “okunmamış” bırakır. John, haber bültenlerini ve şirket içi iletişimleri hızla gözden geçirir ve o saat içinde işleyebileceği kadar acil olmayan mesaja yanıt verir.

Postalama saati sona erdiğinde, John Smith posta kutusunu kapatmaz, ancak ona çok daha az dikkat eder. Yeni mesajlar geldiğinde, önceliklerini belirlemek için içeriklerini ve gönderen adlarını hızla tarar. Bir mesaj diğer etkinliklere uzun süre ara verilmeden yanıtlanabiliyorsa, John bunu yapar. Ama yine mail atmıyor.

Çalışma gününün sonuna doğru John, onları yalnızca postayla çalışmaya ayırmak için 30 dakika daha ayırıyor. Şu anda, herhangi bir işlem yapmasını gerektiren mektuplarla meşgul: onay verin, ayrıntılı bir cevap yazın veya herhangi bir karar verin. O zaman okunmadı olarak işaretlediği mesajlara dikkat eder.

Postayla çalışmak için çok daha fazla zaman harcayabilirim, ancak bu tür zaman kısıtlamaları daha iyi konsantre olmama ve daha üretken olmama yardımcı oluyor.

John Smith

E-postaları yanıt türüne göre sınıflandırın

John bazı mesajlar için ayrı klasörler oluşturmaya devam etti. Bazı harfleri okunmamış olarak işaretlemez, sadece iki yöne dağıtır. John, bir iş arkadaşından herhangi bir işlem veya yanıt gerektiren (mutlaka acil olmayan) mesajları "Yapılacaklar" klasörüne yerleştirir. Ertesi gün veya haftanın ilerleyen saatlerinde ele alınabilecek e-postalar içindir.

Daha az acil olan mektuplar bile John, "Oku" klasörüne taşınır. Ayrıca, haber bültenini bu klasöre otomatik olarak yerleştiren özel filtreler kullanır. Filtreleri takmak yalnızca birkaç dakika sürer, ancak bu basit adım daha sonra size çok zaman ve emek kazandıracaktır.

Bu yöntemi kullanırsanız, mesajlara yanıt vermenin aciliyetine göre farklılık gösteren üç etkin klasör elde edersiniz: Okunmamış mesajların bulunduğu Gelen Kutusu, Yapılacaklar ve Okundu.

Mesajları arşivle

Diğer her şey için John Smith, mesaj arşivleme özelliğini kullanır. Bu, posta kutusunu ve gereksiz görevlerin başını temizlemesine yardımcı olur.

İster şirket haberi olsun, ister abone olduğum bir bülten olsun, mesajı okuyup gerekli işlemleri yaptığım anda arşivliyorum.

John Smith

Bir mesaj John'un ileride başvurmak üzere saklamak istediği önemli bilgiler içeriyorsa, daha hızlı bulunabilmesi için arşivlenen mesajı bir yıldızla işaretler.

Bir gönderiyi silmeye karar verirken özellikle dikkatli olun

John, mesaj silme özelliğini nadiren kullanır. Bu, gerçek uygulamadan öğrendiği bir derstir. Bir gün, John bir meslektaşından o sırada önemli görmediği bilgileri içeren bir mesajı sildi. Bu çalışan şirketten ayrıldıktan sonra John'un bu mektuptan bilgiye ihtiyacı vardı. Sonra başının belada olduğunu anladı.

Ondan sonra sadece gelecekte kesinlikle bana faydası olmayacak mektupları silmeye başladım. Bana kedili şirin gifler gönderen sevgili meslektaşlarım kusura bakmayın ama bunlar "Çöp Kutusu"na düşen mesajlar.

John Smith

Bu sisteme ulaşmak için John Smith, kendisi için yeterince etkili olmayan birçok farklı yaklaşım denedi. Diğer insanların kullandığı yöntemleri denedi ama çok geçmeden farklı bir şey denemesi gerektiğini anladı. John, herhangi bir sistemin yalnızca sizin çalışmanızın koşullarına tam olarak uyduğunda çalıştığı sonucuna vardı.

Bu yöntemi deneyin veya kendinize ait bir şey bulun. Postaya daha da az zaman harcamanın bir yolunu bulabilirsiniz.