İmkansız olduğunu düşündüğün şeyi nasıl yaparsın

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Microsoft'un en ünlü programcılarından Scott Hanselman'ın Verimlilik Sırları.

Scott Hanselman, yalnızca dünyanın en saygın Microsoft web uzmanlarından biri değil. O harika bir konuşmacıdır. Blogunda, podcast'inde ve videolarında gadget'lar, BT ve kişisel etkinlik hakkında konuşuyor. İşte Scott Hanselman'ın üretkenlik hakkında düşündükleri.

Hata yapmaktan korkmayın

“Bazen bir gaf yapmak yararlıdır. Ormanları kırmaktan korkmayın”, Hanselman gibi süper etkili bir insandan bu tavsiyeyi duymak bile garip. Kariyerinin zirvesinde, her şeye zamanında yetişmiş görünüyor: blog ve Twitter, podcast kaydı, düzenli olarak konferanslarda konuşma. Son yıllarda, yarım düzineden fazla kitabın ortak yazarlığını yaptı. Bir karısı ve iki çocuğu olmasına rağmen.

Bunu nasıl yapıyor? Cevap sadece sizi ilgilendirmiyor. Birçoğunun kafası karışmış durumda: “Scott, neden bu kadar telaşlı bir faaliyet? Hiç uyuyor musun?" Hanselman yanıtlıyor: “Çünkü dans etmem gerekiyor! Ne zaman durmam gerektiğini düşünmeye başlasam, bu memi ve bu ilham verici çocuğu hatırlıyorum."

Ne kadar az yaparsan, o kadar fazlasını yapabilirsin. Bu tipik bir ölçeklendirme yasasıdır”diyor Hanselman. Ölçekleme, üretkenliğe yaklaşımınızı değiştirerek sınırlarınızı değiştiriyor.

Hanselman, 42 dakikalık bir konuşmada üretkenliğin sırlarını açıkladı. Tek harf kuralından kendi Robert Scoble'ınızı bulmaya kadar tüm tavsiyeleri yapılabilir.

Ona göre, David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro tekniği) ve Katie Sierra'nın üretkenlik tekniklerini basitçe uyarladı.

Aşağıda Hanselman'ın GOTO 2012 konuşmasının bir özeti ve Webstock 2014'teki sunumunun bir özeti bulunmaktadır.

Tehlike uyarı işaretleri arayın

Odaklanmak her zaman zor değildi. İnternet her zaman yüzlerce sayfalık taze, henüz okunmamış içerikle dolu değildi. Dikkatinizi dağıtan bilgi akışı her zaman sürekli değildi. Hanselman, programlamayı yeni öğrenirken ihtiyaç duyduğu tüm bilgilerin iki kitapta yer aldığını hatırlıyor.

Scott Hanselman

İnternette, yarısı çöp olan eksabaytlarca bilgi oluşturulur. Dikkat dağıtıcı şeyler günün üçte birini tüketir. Bunalmış durumdayız ama kendimize her şeyi halledebileceğimizi söylüyoruz, sadece geç saatlere kadar çalışmamız gerekiyor.

Durmak! Bu bir tehlike uyarı işaretidir. Programınıza yetişmek için geç kalmanız gerektiğini düşünürseniz, bir sorununuz var demektir. Büyük bir sorun ve çözümü "Umarım yapılacaklar listemdeki tüm işleri temizledim" kadar basit değildir.

Hanselman, “Umut bir plan değildir” diyor. "Sadece akışla gittiğinde umut seni bekliyor."

Verimlilik ve verimlilik arasındaki farkı anlayın

Peki bir tehlike uyarısı gördüğünüzde ne yaparsınız? Hanselman'ın bir çözümü var. Ancak bunu ortaya çıkarmadan önce Scott, üretkenliği ve verimliliği tanımlar ve karşılaştırır.

• Verimlilik, bir hedefe ulaşmakla ilgilidir. Ne yapacağınıza karar vermek önemlidir. Verimlilik, doğru amaç ve hedefleri seçmek ve ardından onlara ulaşmakla ilgilidir.
• Verimlilik, görevleri en ergonomik, süreç odaklı şekilde tamamlamakla ilgilidir.

Scott Hanselman

Verimlilik, doğru şeyi yapmakla ilgilidir. Verimlilik işleri doğru yapmaktır. Başka bir deyişle, verimlilik bir yön seçmek anlamına gelir ve verimlilik o yönde hızlı koşmak anlamına gelir.

Bunların iki farklı şey olduğunu anladığınızda, ne kadar güçlü araçlar olduklarını anlayacaksınız.

Çalışmanın ne anlama geldiğini tanımlayın

Hanselman ayrıca açıklanan "iş" kavramının üçlüsüne de odaklanır.

1. Önceden belirlenmiş bir iş, önceden planlanmış bir iş.
2. Ortaya çıkan iş, sizi plandan uzaklaştıran iş.
3. Tanımlanmış iş, oturup ne yapmanız gerektiğini düşündüğünüz zamandır.

Hanselman'a göre üçüncü noktaya daha fazla zaman ayırmak gerekiyor. Bundan sonra ne yapacağınızı dikkatlice düşünmek için programınızda ne sıklıkla bir saat ayırıyorsunuz? Bunun yerine, yapılacaklar listesine bakarak, boşlukları yamamayı umarak panikler, yapılacaklar listesini yeniden şekillendiririz. Ama aslında, liste sadece bundan büyüyor.

Bir sonraki işinizi düşünmek için zaman ayırın. Profesyoneller için bu, günde ortalama bir saatten fazla sürmez.

Yap, Fırlat, Delege Et, Ertele

Hanselman, bir başka Allen tekniğini ünlü Başlarken'den vurgular: Yap, Bırak, Delege Et veya Ertele.

Bu harika bir e-posta çözümüdür. Bir dakika sürerse ve zamanlanmışsa, e-postadan bir görev yapın. Aksi takdirde, bırakın, devredin veya erteleyin - daha sonra yapın veya başka birine devredin.

“Ormanı kırmaktan korkma” kulağa doğal gelmiyor. Aslında bu yaklaşım, sorumluluk yükünün kalıcı olarak psişe üzerinde baskı oluşturduğu bir durumdan ziyade işe daha iyi odaklanmanızı sağlar.

Hayır demek zordur. Ancak "evet" kelimesiyle ilişkili suçluluk duygusu, pes etmenin verdiği rahatsızlıktan çok daha kötüdür. İnternet dahil her yerde veri akışlarınızı kontrol edebilir ve sıralayabilirsiniz.

Hanselman, bilgileri filtrelemek ve yapılacak şeyleri planlamak için bir zaman yönetimi matrisi önerir.

	Acil	acil olmayan
Önemli	ben Kritik durumlar. Acil sorunlar. Son teslim tarihi olan projeler ve ödevler.	II Bağlantıların kurulması. Yeni fırsatlar arayın. Planlama. Kuvvetlerin geri kazanılması.
Önemsiz	III Gereksiz konuşmalar ve telefon görüşmeleri. Bir tür yazışma. Bazı toplantılar. Rutin işler.	IV Zaman kaybettiren küçük şeyler. Yazışma. Telefon çağrıları. Boş bir eğlence.

Bir şey aynı anda hem acil hem de önemli olduğunda, örneğin bir eş doğum yapıyorsa veya apandisit atağı meydana geldiğinde, yıldırım hızıyla hareket etmelisiniz. Konu acil ve önemsiz değilse, hiç yapmamak daha iyidir. Ve ne yazık ki, çoğu zaman acil ama önemsiz şeyler için zaman harcıyoruz. Acele hareket etmek çoğumuz için kötü bir alışkanlıktır.

E-postayı anlama

Scott Hanselman her gün yüzlerce e-posta alıyor ve yaklaşımını Inbox ile paylaşıyor.

Tek harf kuralını uygula

Gelen mektupların ayarlarını değiştirmek, e-posta ile çalışma yaklaşımını kökten değiştirir. Kopyasında olduğunuz mektuplar için bir klasör ve tek alıcının siz olduğunuz mesajlar için ayrı bir klasör oluşturun. İlk klasöre düşen harfler a priori önemsizdir.

Ama ya patron sana görevin bir kopyasını gönderir ve sonra "Neden görevimi tamamlamadın?" diye sorarsa? Cevap basit: "Kopyadaydım, sadece beni bilgilendirdiğinizi sanıyordum." Patron bunu bir daha asla yapmazdı.

Microsoft'ta bir topluluk mimarı olarak Hanselman, posta kutusunda Harici başka bir klasör kullanıyor. “Bunlar şirket için çalışmayan ama benim için önemli olan insanlar. Tüm e-postalarına cevap veriyorum,”diye açıkladı Scott.

Postalarınızı sabah veya akşam kontrol etmeyin

Çok basit: mektuba sabah cevap verdiniz, hemen cevap aldınız, tekrar cevap verdiniz … Sonuç olarak, bir saatten az harcamayı planladığınız yazışmalar yarım gün sürebilir.

Scott Hanselman

Sabah postanızı kontrol etmek zamanda yolculuk yapmak gibidir. 9:00 - kalk, postanı kontrol et. Uyandık - zaten akşam yemeği, bir şeyler atıştırma zamanı. Ve şimdi saat 14:30, çalışma zamanı… Bu nasıl oldu? Sabah e-posta istemcinizi açtınız.

Üstelik sabahları (veya geceleri) e-postalara cevap vererek insanları bu zamana alıştırıyorsunuz. Bir e-postayı gece 2'de bir kez yanıtlayarak, e-posta yazma konusunda sabah 2'de itibar kazandınız ve aciliyet alışkanlığınızın sinyalini verdiniz.

Günlük rutininize göre öğlen e-postalarınızı kontrol edin ve bir günde ne kadar iş yapabildiğinize hayret edin.

Robert Scoble'ınızı bulun

Bir şeyleri kaçırmaktan korktuğunuz için postalarınızı arada bir kontrol etmemelisiniz. Hanselman, "Genellikle boş bir gelen kutum olur, ancak tatildeyken 500 e-posta olabilir," diye açıklıyor.

Konferanslarda genellikle konuşmalarını zar zor bitiren konuşmacıların e-posta hesaplarına bakmak için dizüstü bilgisayarlarına koşma olasılıkları daha yüksek olduğunu görebilirsiniz. İşlerinin mektupları zamanında silmek olduğu izlenimi edinilir.

Bu alışkanlığı ortadan kaldırmak için Hanselman, sözde güvenilir toplayıcıların kullanılmasını tavsiye ediyor. Bunlar, mevcut durumun her zaman farkında olan meslektaşlarımızdır. Microsoft'ta bu Robert Scoble'dı.

Scott Hanselman

Binlerce bloga abone oldum. Ama neden? Dünyanın en iyi blog okuyucusu kim? Robert Scoble! Kendim karar verdim: Ben Scoble değilim, bu kadar çok blog okumak doğal değil. Ve ne yaptığımı biliyor musun? Blogunu okumaya başladım. Takip ettiğim binlerce blogdan, benim için bir haber toplayıcı olarak hizmet eden beşini bıraktım. Bu, gün boyunca tüm haber programlarını izlemek veya akşamları sadece son programı izlemekle aynıdır.

Şirkette "güvenilir toplayıcınızı" bulun. Bunu yapmak için kendinize sorun, neler olup bittiğinin her zaman farkında olan ve bunu sizinle seve seve paylaşacak kişi kim?

Akışta kalın

Dünyada ve hayatınızda önemli olan ne olursa olsun, bunu kesinlikle bileceksiniz. Önümüzdeki 11 Eylül olursa size haber verilecektir.

Bu nedenle, bir kozada gibi deneyin. Gmail'de her zaman Alt + Tab tuşlarına basarak dikkatinizin dağılmasına izin vermeyin.

Tuş vuruşlarını kaydet

Gazeteci ve Microsoft evangelisti John Adella örneğini takip eden Hanselman, "klavye vuruşlarını kaydetme" çağrısı yapıyor. Aşağıdaki örnek bunun ne anlama geldiğini açıklayacaktır.

Scott Hanselman

Brian bana ASP. NET hakkında gerçekten ilginç bir soru içeren bir mektup gönderirse ve ben uzun ve ilham verici cevaplar verirsem (kod örnekleriyle beş paragraf vb.), o zaman ona sadece sorununu çözen ayrıntılı bir yazılı cevap vermiyorum., 10 bin tuş vuruşunu ona veririm. Ancak hayat kısa, bu tür tıklamaların sayısı sınırlı - onları asla geri alamayacağım, sadece Brian'a verdim. Aynı zamanda mesajımı okuyup okumayacağını bile bilmiyorum. O zaman nasıl olmak? Nasıl harcamak değil, tuş vuruşlarınızı çoğaltmak için? Bir blog yazısı yazıyorum ve Brian'a bağlantıyı gönderiyorum. O zaman, birileri blog sayfamı görüntülediğinde, ben öldükten sonra bile tıklamalarım çoğalacak.

Kısa harfler yazın: üç ila dört cümle. Daha uzun olan herhangi bir şey bir blogda, Wikipedia'da, SSS'de, bilgi tabanında veya başka bir belgede olmalıdır. E-posta bilgi depolamak için bir yer değil; tuş vuruşlarınız orada ölüyor.

Hayatınızdaki gelen kutusunu anlayın

Sıralama, bir şeyi ayırmak, elemek veya ayıklamak anlamına gelir.

Sürekli bir bilgi akışı yalnızca e-postanıza değil, aynı zamanda yaşamınızdaki koşullu gelen kutusuna da gider. Sosyal medyadaki mesajlarla ilgili bildirimler, en sevdiğiniz TV dizisinin yeni bölümünün yayınlanması ve benzerleri - tüm bu küçük etkinliklere zaman ayırıyoruz. Bu, onların da sıralanması gerektiği anlamına gelir.

Hanselman biraz ürkütücü bir benzetme sunuyor: Otoparkta acil bir durum oldu, birçok insan yaralandı. Harekete geçmeliyiz! Senin işin herkesin parmağına bir etiket koymak: ölü ya da diri ve onlara nasıl davranılması gerektiği. Gelen Kutusu ile hayatımızda her zaman insancıl oluruz: Bir kanser hastasına bandaj koyarız, bir başkası kolunu kaybetmek üzeredir. Zamanı boşa harcayan ama değeri olmayan şeyler yapıyoruz.

Değere bağlı olarak bilgi gürültüsü akışlarını (Twitter, Facebook, e-posta, SMS, anlık mesajlaşma programları vb.) sıralayın. Bir şey güvenli bir şekilde atılabilirse, yapın.

Gereksiz zihinsel stresten kurtulun

Netflix'e abone olduğunuzu, istediğiniz zaman House of Cards'ın ikinci sezonunu izleyebileceğiniz için mutlu olduğunuzu hayal edin. Örneğin, bu gece çocukları yatırdıktan sonra.

Gerçek şu ki, kaydolduğunuzda proaktif davranıştan vazgeçtiniz. Artık neyi ve ne zaman yapacağınıza siz karar vermiyorsunuz. Push'lar ve çeşitli abonelikler sizi dış koşullara tabi tutar ve sizi dışarıdan görev yapmaya zorlar. Yeni bölüm var mı? İzlemeniz gerekiyor - aynı aboneliği kaybetmeyin!

Bütün bunlar ruh üzerinde baskı yaratır. Zihninizi tıkayan ve üretkenliği engelleyen gereksiz bir zihinsel yük taşıyorsunuz.

Cumayı düşünmek için bırakın

Gelecek şeyleri düşünürken kendinize her zaman şu soruyu sorun: Bugün hangi üç şeyi yapabilirim, hangileri bu hafta ve hangileri bu yıl? Bu sözde üç kuralıdır. Hanselman, Microsoft program yöneticisi arkadaşı Jay Dee Meier'den aldı.

Bugün, hafta ve yıl için üç görev yazın.

Pazartesi günü, yeni bir haftanın başlangıcında, önümüzdeki günler hakkında net bir fikriniz olacak. Cuma günü, durup geçen haftaya bakmalı ve düşünmelisiniz. Kendinize sorun, “Başarılı bir hafta mıydı? Farklı bir şey yapabilir miydim? Neyi değiştirebilirim? Her günü boşa harcanan zamandan dolayı suçlu hissetmeden bitirmek önemlidir.

Pomodoro Tekniğini deneyin

Bu zaman yönetimi tekniği, 1980'lerin sonlarında Francesco Cirillo tarafından önerildi. Amaç, 25 dakika boyunca göreve odaklanmak ve ardından kısa bir mola vermektir.

Hanselman bu tekniği önerir. Aynı zamanda, sizin için ortaya çıkan tüm dikkat dağıtıcı şeyleri 25 dakika içinde izlemenizi tavsiye ediyor. Bir yabancıyı (iç dikkat dağınıklığı) veya meslektaşınız gibi birinin dikkatinizi dağıttığını (dış etkenler) düşündüğünüzde defterinize işaretleyin.

İlk önce yaklaşık altı dikkat dağıtıcı olacak, sonra bir tane olacak ve sonra ortadan kaybolacaklar. Sonuç olarak, verimliliğinizi günde gerçekleştirilen "domates" sayısıyla ölçeceksiniz.

Meşgul olmanın bir tür tembellik olduğunu anlayın

Timothy Ferris

Meşgul olmak tembelliğin, tembel düşüncenin ve rastgele eylemlerin bir şeklidir.

Meşgul, üretken. Bazı çılgın meşgul insanlar şaşıracak, ancak yaratıcı olmak ve bir şeyler yaratmak, sadece takılmanın tam tersi.

Hanselman şu örneği veriyor: bir kişi aktif olarak "tweet atıyor" - çok meşgul görünüyor ve gerçekten önemli bir proje ortaya çıktığında bir ay boyunca ortadan kayboluyor. Meşgul olduğunuzda, Twitter ve diğer saçmalıklar için zaman yoktur.

Kabul edin: çoklu görev bir efsanedir

Hanselman'a göre, bir seferde en uygun görev sayısı birdir. Aynı anda birçok işi halledebileceğinizi düşünüyorsanız yanılıyorsunuz.

- sadece görevler arasında geçiş yapmak, bağlam değişikliği gerektiriyor. Bir örnekle açıklayalım. Hiç bunu yaşadınız mı: bir şey üzerinde çalışıyorsunuz ve aniden telefon çalıyor mu? Sinirlisin. Bu senin baban, ama yine de kızgınsın, çünkü seni öğleden sonra saat üçte, tamamen odaklanmışken seni işten arıyor. Telefonu kaldırıp "Üzgünüm ama burada çalışıyor gibiyim…" gibi bir şey diyorsunuz sonra 10-15 dakika daha üzülüyorsunuz. Sonra işe geri dönmeniz gerekiyor: "Peki orada ne düşünüyordum?"

Bağlam değiştirme çalışmıyor. Ancak, kabul edilebilir çoklu görev vardır. Aynı anda yapabileceğiniz şeyler:

1. Yürüyün ve sakız çiğneyin.
2. Podcast'leri eğitin ve dinleyin.
3. Araba sürün ve sesli mesajı dinleyin.
4. İşe gidin ve okuyun (toplu taşımada).
5. Çalışmak ve düşünmek için sürün.
6. Duruş süresini iyi kullanın.

Zihinsel gürültüden kurtulun

Christopher Hawkins

Bir şey para kazanmama yardımcı olmuyorsa, hayatımı bir şekilde iyileştirmiyorsa, ortadan kaldırılması gereken zihinsel bir gürültüdür.

Hanselman, Christopher Hawkins'in bu alıntısının ilk bölümünün değiştirilmesini tavsiye ediyor."İşimi genişletmeme yardımcı olmazsa (ipoteğimi ödemek, ailemle vakit geçirmek - asıl amacın ne olursa olsun), bu zihinsel gürültü."

Scott için bu öncelik ailedir: "Yaptığım her şey, verdiğim her karar, eve hızlıca çocuklara dönmek için."

Ödev

Hanselman'ın konuşması şu ödevle bitiyor:

1. Bilgi akışlarınızı sıralayın.
2. İş sprintlerini planlayın.
3. Dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırın.
4. Şunu düşünün: yaşam gelen kutunuzla çalışmak, verimli misiniz yoksa üretken misiniz?
5. Kişisel araç listenizi düşünün.

Hanselman'ın Evernote veya diğer sistemler hakkında tek kelime etmediğini unutmayın. "Belki de tek ihtiyacınız olan bir yapılacaklar listesi olsa da, üretkenlik kitaplarını okumak ve bir sistem oluşturmak için daha fazla zaman harcayabilirsiniz." Belki de sadece “meşgul” olduğunuz ve istediğiniz işi yaptığınız zaman arasındaki farkı anlamanız gerekir.