İş e-posta yazışmalarının sırları

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Artem Turovets'in iş yazışmalarını organize etme sistemi hakkında bir makalesini size sunuyoruz. Bu, bir dizi "süper üretkenlik teknikleri" veya e-posta pazarlaması üzerine bir ders değildir. Artyom, herkesin rahat etmesi için e-posta ile iş kurmaya çalıştıkları şirketinin deneyimlerini paylaşacak.

e-posta nedir? Modern iş dünyasında bunlar:

• Yüzün. Karşı tarafın gözünde olumlu bir imaj yaratabileceğiniz veya ilk izlenimi mahvedebileceğiniz e-posta yardımı ile.
• İş aracınız. Dış dünyayla birçok iletişim e-posta yoluyla gerçekleşir. Bu nedenle, bu araca iyi bir şekilde hakim olarak hayatınızı büyük ölçüde kolaylaştırabilirsiniz.
• Güçlü bir dikkat dağıtıcı. Dış dünya sizi e-posta yoluyla elde etmeye, dikkatinizi dağıtmaya ve yoldan çıkarmaya çalışıyor.

Bu açıdan e-posta ile çalışmaya bakalım. Basitten başlayalım.

mektup tasarımı

Mozilla Thunderbird posta istemcisini kullanıyorum, bu yüzden örnek olarak kullanacağım. Yeni bir harf oluşturalım ve alanlar listesinde yukarıdan aşağıya doğru gidelim.

Kime. Kopyala. Gizli kopya

Birisi bilmeyebilir, ancak Mozilla'nın "Kime"si "Cc" veya "Bcc" olarak değiştirilebilir.

• Kime: Ana muhatabı veya birkaç muhatabı noktalı virgülle ayırarak yazarız.
• Kopya: Mektubu okuması gereken, ancak yanıt beklemediğimiz birine yazıyoruz.
• Bcc: Mektubu okuması gereken kişiye yazarız, ancak mektubun geri kalan alıcıları tarafından bilinmemelidir. Özellikle iş mektuplarının, örneğin bildirimlerin toplu olarak gönderilmesi için uygundur.

Doğru değil toplu postada, alıcıları "Bilgi" veya "Kime" alanları aracılığıyla belirtin. Yılda birkaç kez, “Cc” alanında 50-90 muhatabın listelendiği mektuplar alıyorum. Gizlilik ihlali var. Tüm alıcılarınızın benzer bir konu üzerinde başka kimlerle çalıştığınızı bilmesi gerekmez. Bunlar birbirinizi tanıdığınız insanlarsa iyi olur. Listede birbirinden habersiz rakip şirketler varsa ne olur? En azından, bunlardan biriyle işbirliğinin sona ermesi için gereksiz açıklamalara en fazla hazır olmanız gerekir. Böyle yapma.

Doğru kendi adınıza toplu e-postalar gönderin ve tüm alıcıları “Bcc” alanına koyun.

mektup konusu

Konu satırının önemi, profesyonel e-posta hizmetleri tarafından kurumsal bloglarında genellikle (bazen mantıklı bir şekilde) yazılır. Ancak çoğu zaman, konu satırının "e-postanın açılması gerektiği" sorununu çözdüğü satış mektuplarından bahsediyoruz.

Günlük iş yazışmalarını tartışıyoruz. Buradaki tema, "mektup ve yazarı kolayca tanımlanmalı ve sonra bulunmalı" sorununu çözmektedir. Ayrıca, özeniniz, yalnızca konuyla ilgili istenen harfi aramanız gereken Re: veya Fwd önekleriyle sayısız yanıt mektubunun karması şeklinde size geri dönecektir.

Yirmi harf, orta düzey bir yöneticinin bir günlük yazışmasının hacmidir. Girişimcilerden ve işletme sahiplerinden hiç bahsetmiyorum, mektup sayıları bazen günde 200 veya daha fazla ölçekleniyor. Tekrar ediyorum: Konu satırı boş olan e-postalar göndermeyin.

Peki konu satırınızı doğru bir şekilde nasıl formüle edebilirsiniz?

"Gökyüzü" nde, dış harflerle konuya "Gökyüzü" yazmanızı öneririz. Dahili olarak - sadece konu satırının içeriği, öneksiz üç ila beş kelimeden oluşur.

1 numaralı hata: Konuda sadece firma adı. Örneğin, "Gökyüzü" ve hepsi bu. İlk olarak, bu karşı tarafla iletişim kuran şirketinizden biri olmadığınızdan emin olun. İkincisi, böyle bir konu herhangi bir anlam ifade etmez, çünkü firmanızın adı zaten adresten görülebilmektedir. Üçüncüsü, bu yazışma yaklaşımıyla kendi posta kutunuzun nasıl görüneceğini tahmin edin? Bunun gibi bir şey.

Bu gibi konularda arama yapmak uygun mu?

Hata # 2: gösterişli, satan bir başlık. Böyle manşetleri nasıl yazacağını biliyorsan harika. Ancak bu becerileri iş yazışmalarında kullanmak uygun mudur? Bir iş mektubunun konu satırının amacını hatırlayın: satmak değil, kimlik ve arama sağlamak.

Doğru değil	Doğru
Makul bir fiyata balta satın almak için acele edin!	Eksen temini için ticari teklif
Yüzdeleri kontrol etmek için acele etmeliyiz! Rodion yolda!	Alena Ivanovna ile faiz uzlaşma eyleminin onaylanması için
DİKKAT! Porfiry Petrovich, Raskolnikov'un sırrını çözdü ve sorunlarımızı çözecek	Bir danışmandan bir teklif: psikolojik kesinti

»

mektubun metni

Farklı durumlar için birçok yazma kılavuzu vardır. Örneğin, birçok yararlı şey ve kelimenin diğer ustaları. En azından genel okuryazarlığı geliştirmek ve genel yazım tarzını geliştirmek için makalelerini okumanızı tavsiye ederim.

Bir mektup yazma sürecinde, sürekli olarak birkaç karar vermeliyiz.

nezaket meselesi … Mektubun başında, "Sevgili Rodya'm, iki aydan fazla bir süredir sizinle yazılı olarak konuşmadım, kendim de acı çektim ve hatta konuşmadım" ruhunda nezaket ve hatta hassasiyette bulanıklaşabilirsiniz. başka bir gece düşünerek uyu." Hem böyle bir giriş yapmak için zaman açısından hem de muhatabın okuması için zaman açısından çok kibar ve çok maliyetlidir. Bu bir iş yazışması, hatırladın mı? Yarışma için mektup türünün bir denemesi değil, Raskolnikov'un annesine bir mektup değil, iş yazışmaları.

Zamanımıza ve alıcının zamanına saygı duyuyoruz!

Kendinizi tanıtmak ve tanışma koşullarını yalnızca sergideki kısacık bir toplantıdan sonra gönderilen ilk mektupta hatırlatmak mantıklı. Bu bir işbirliğinin veya mevcut yazışmaların devamıysa, günün ilk harfine şunu yazarız: "Merhaba Ivan", ikinci ve sonraki harflere: "İvan, …".

Çekici … Birkaç alıcı varsa, bir mektupta kiminle iletişim kuracağım konusunda her zaman endişelendim. Geçenlerde Anna adında üç kıza bir mektup yazdım. Hiç tereddüt etmeden "Merhaba Anna" yazdım ve banyo yapmadım. Ancak bu her zaman böyle değildir.

Ya üç hatta yedi alıcı varsa ve aynı adı paylaşmıyorlarsa? Bunları adlarına göre listeleyebilirsiniz: "İyi günler, Rodion, Pulcheria, Avdotya ve Pyotr Petrovich." Ama uzun ve zaman alıyor. Yazabilirsiniz: "Merhaba meslektaşlarım!"

Kendim için, kuralı "Kime" alanında bulunan kişiye adıyla atıfta bulunmak için kullanıyorum. Ve nüshada olanlar için hiç başvuru yapmayın. Bu kural aynı zamanda mektubun muhatabı ve bu mektubun amacını (bir!) daha doğru bir şekilde belirlemenizi sağlar.

Alıntı … Çoğu zaman, yazışma, soru ve cevapları olan bir mektup zinciridir - tek kelimeyle, bir diyalog. Yazışmaların geçmişini silmemek ve cevabınızı alıntılanan metnin başına yazmanız iyi bir davranış olarak kabul edilir, böylece bir hafta sonra bu yazışmaya dönerek azalan tarihlerde diyaloğu yukarıdan aşağıya kolayca okuyabilirsiniz.

Bazı nedenlerden dolayı, Mozilla'daki varsayılan ayar "İmleci alıntı yapılan metinden sonra yerleştir" şeklindedir. Bunu "Araçlar" → "Hesap ayarları" → "Oluşturma ve adresleme" menüsünde değiştirmenizi öneririm. Bu böyle olmalı.

Mektubun amacı … İş mektupları iki çeşittir:

• muhatabı bilgilendirdiğimizde (örneğin, bir ay boyunca yapılan çalışma hakkında bir rapor);
• ve muhataptan bir şey istediğimizde. Örneğin, ödeme için ekli faturayı onaylaması için.

Kural olarak, bildirmekten çok daha cesaret verici mektuplar vardır. Muhataptan bir şey elde etmek istiyorsak, bunu düz metin olarak bir mektupta söylemek çok önemlidir. Harekete geçirici mesaja, isme göre bir harekete geçirici mesaj eşlik etmeli ve bunu mektubun son cümlesi takip etmelidir.

Doğru değil: "Porfiry Petrovich, yaşlı kadını kimin öldürdüğünü biliyorum."

Doğru: "Porfiry Petrovich, yaşlı kadını ölümüne hackledim, lütfen tutuklanmam için önlem alın, acı çekmekten bıktım!"

Muhabir neden bu mektupla ne yapacağınızı düşünmeli? Sonuçta, yanlış karar verebilir.

Metindeki imza … Olmalı. Ayrıca, tüm posta istemcileri, örneğin klasik "Saygılarımızla, …" gibi bir imzanın otomatik olarak değiştirilmesini yapılandırmanıza izin verir. Mozilla'da bu, Araçlar → Hesap Seçenekleri altında yapılır.

İmzaya kontak yazıp yazmamak herkesin şahsi işidir. Ancak herhangi bir şekilde satışla bağlantınız varsa - yazdığınızdan emin olun. İletişim sonuçlarına göre işlem gerçekleşmese bile, gelecekte imzadaki kişiler tarafından kolayca bulunacaksınız.

Son olarak, mektuplarınızı sevmeyen (yapamayan, istemeyen, zamanı olmayan) muhataplar için mektubun gövdesinin bir özelliği daha mektuplarınıza cevap vermek. Mektubun metninde varsayılanı belirtin. Örneğin, "Porfiry Petrovich, Cuma günü saat 12:00'den önce beni tutuklamaya gelmezseniz, o zaman kendimi affedilmiş sayarım." Tabii ki son teslim tarihi gerçek olmalı (örnekteki metni Cuma günü saat 11:50'de göndermemelisiniz). Alıcı, mektubunuzu fiziksel olarak okuyabilmeli ve karar verebilmelidir. Bu "sessizlik", muhatabın yanıt vermemesi nedeniyle sizi sorumluluktan kurtarır. Her zaman olduğu gibi, bu özelliğin kullanımına akıllıca yaklaşılmalıdır. Bir kişi mektuplarınıza zamanında ve düzenli olarak cevap verirse, böyle bir ültimatom, onu rahatsız etmese bile, onu biraz zorlayabilir veya mektuba hemen cevap vermeme kararına yol açabilir, ancak Cuma gününü bekletebilir.

ekler

Mektuplar genellikle eklerle birlikte gelir: özgeçmişler, ticari teklifler, tahminler, çizelgeler, belge taramaları - çok kullanışlı bir araç ve aynı zamanda popüler hataların kaynağı.

Hata: büyük ek boyutu. Ekleri 20 MB'a kadar olan e-postalar genellikle alınır. Kural olarak, bunlar 600 dpi çözünürlükte TIFF formatındaki bazı belgelerin taranmasıdır. Muhabirin e-posta programı, bu ekin bir ön izlemesini indirmek için yapılan boş girişimlerde birkaç dakika askıda kalacaktır. Ve Tanrı, alıcının bu mektubu bir akıllı telefonda okumaya çalışmasını yasakladı …

Şahsen, bu tür mektupları hemen siliyorum. Mektubunuzun okunmadan önce çöp kutusuna gitmesini istemiyor musunuz? Ekin boyutunu kontrol edin. En fazla 3 MB olması önerilir.

Peki ya aşarsa?

• Tarayıcınızı farklı bir biçim ve çözünürlükte yeniden yapılandırmayı deneyin. Örneğin, PDF ve 300 dpi'de oldukça okunabilir taramalar elde edilir.
• WinRar veya 7zip gibi programları düşünün. Bazı dosyalar mükemmel şekilde sıkıştırılmıştır.
• Ya ek çok büyükse ve sıkıştıramıyorsanız? Örneğin, neredeyse boş bir muhasebe veritabanı 900 MB ağırlığındadır. Bilgilerin bulutta depolanması kurtarmaya gelecek: Dropbox, Google Drive ve benzerleri. Mail.ru gibi bazı hizmetler, büyük ekleri otomatik olarak bulut depolama bağlantılarına dönüştürür. Ancak bulutta depolanan bilgilerimi kendim yönetmeyi tercih ediyorum, bu nedenle Mail.ru'dan gelen otomasyonu kabul etmiyorum.

Ve yatırımlar hakkında pek açık olmayan bir tavsiye daha - onların isim … Alıcı tarafından anlaşılır ve kabul edilebilir olmalıdır. Şirkete girdiğimizde, Fyodor Mihayloviç Dostoyevski'ye yönelik ticari bir teklif hazırlıyorduk. Yöneticiden onay için proje teklifi içeren bir mektup aldım ve ekte "DlyaFedi.docx" adlı bir dosya vardı. Bana bunu gönderen yöneticiyle şöyle bir diyalog geçti:

- Sayın yönetici, bu saygıdeğer kişiye bizzat yaklaşmaya ve Fedya'nın karşısında adını vermeye hazır mısınız?

- Her nasılsa hayır, saygın adam, herkes onu ilk adıyla ve soyadıyla çağırır.

- Neden yatırıma "Dlya Fedy" dediniz? Onu şimdi gönderirsem, bu CP için bizden balta alır mı sizce?

- Daha sonra yeniden adlandıracaktım …

Neden bir saatli bomba hazırlayasınız - potansiyel bir müşterinin reddi - ya da bir dosyayı yeniden adlandırmak için fazladan bir iş yapın? Neden eki hemen doğru bir şekilde adlandırmıyorsunuz: "Fedor Mikhailovich.docx için" veya daha iyisi - "KP_Nebo_Topory.docx".

Bu nedenle, e-postayı "yüz" olarak aşağı yukarı çözdük. Etkili çalışma için bir araç olarak e-postaya bakmaya devam edelim ve dikkat dağınıklığı hakkında konuşalım.

Harflerle çalışmak

E-posta güçlü bir dikkat dağıtıcıdır. Herhangi bir dikkat dağıtmada olduğu gibi, postanın da kuralları sıkılaştırarak ve bir çalışma programı sunarak ele alınması gerekir.

En azından, postanın gelişiyle ilgili TÜM bildirimleri kapatmanız gerekir. Posta istemcisi varsayılan olarak yapılandırılmışsa, bir ses sinyali ile bilgilendirileceksiniz ve saatin yanındaki simge yanıp sönecek ve mektubun bir önizlemesi gösterilecektir. Tek kelimeyle, sizi önce özenli işten uzaklaştırmak için her şeyi yapacaklar ve sonra sizi okunmamış mektupların ve görünmeyen postaların uçurumuna sürükleyecekler - hayattan bir veya iki saat eksi.

Birinin güçlü iradesi, bildirimlerle dikkatlerinin dağılmamasına izin verir ve sıradan insanlar için kaderi kışkırtmamak ve kapatmamak daha iyidir. Mozillla Thunderbird'de bu, "Araçlar" → "Seçenekler" → "Genel" → "Yeni mesajlar göründüğünde" menüsü aracılığıyla yapılır.

Herhangi bir bildirim yoksa, bir mektubun geldiğini nasıl anlayabilirim?

Çok basit. Siz kendiniz, bilinçli olarak, postayı ayrıştırmak için zaman ayırın, posta istemcisini açın ve tüm okunmamış mesajları görün. Bu, günde iki kez, örneğin öğle ve akşam saatlerinde veya örneğin trafik sıkışıklığında zorunlu kesintilerde yapılabilir.

Sıkça sorulan, tepki süreleri ve acil e-postalar ne olacak? Cevap: Postada acil mektubunuz yok. Müşteri destek departmanında çalışmadığınız sürece (böyle bir departmanın postayla çalışmak için kendi kuralları vardır).

Acil mektuplar varsa, gönderen sizi bu konuda diğer kanallar - telefon, SMS, Skype - bilgilendirecektir. Ardından, kasıtlı olarak posta istemcisine girecek ve acil postayı işleyeceksiniz. Tüm zaman yönetimi guruları (örneğin, "Zaman Sürüşü" ile Gleb Arkhangelsky) e-postalara 24 saate kadar yanıt verme standardını ilan eder. Bu normal bir iyi form kuralıdır - muhataptan e-posta ile anında yanıt beklemeyin. Acil bir mektup varsa, daha hızlı iletişim kanalları aracılığıyla bildirin.

Böylece bildirimleri kapattık ve şimdi programımıza göre posta istemcisini açıyoruz.

Maile girip "parse email" denilen etkinlikleri yapmaya başladığımızda ne yapmalıyız? Bu işin başı ve sonu nerede?

Sıfır gelen kutusu sistemi hakkında çok şey duydum ama ne yazık ki onu kullanan tek bir kişiyle tanışmadım. Tekerleğimi yeniden icat etmem gerekiyordu. Lifehacker'da bu konuyla ilgili makaleler var. Örneğin, "". Aşağıda yorumumdaki sıfır gelen kutusu sisteminden bahsedeceğim. GTD guruları yorumları kontrol eder, açıklanan sistemi ekler veya geliştirirse minnettar olurum.

E-postanın, etkinlikleriniz için bir görev zamanlayıcı veya arşiv olmadığını anlamak ve kabul etmek önemlidir. Bu nedenle, "Gelen Kutusu" klasörü her zaman boş olmalıdır. Gelen kutunuzu ayrıştırmaya başladıktan sonra, bu klasörü boşaltana kadar durmayın veya hiçbir şey dikkatinizi dağıtmayın.

Gelen kutunuzdaki e-postalarla ne yapmalı? Her harfi sırayla gözden geçirmeniz ve silmeniz gerekir. Evet, klavyenizde seçip Sil'e basmanız yeterlidir. Mektubu silmeye cesaret edemiyorsan, onunla ne yapacağına karar vermen gerekecek.

1. Üç dakika içinde cevaplayabilir misin? Cevap vermem gerekiyor mu? Evet, gerekli ve cevap üç dakikadan fazla sürmeyecek, ardından hemen cevap verecek.
2. Cevap vermeniz gerekiyor, ancak cevabı hazırlamak üç dakikadan fazla sürecek. Bir e-postayı göreve dönüştürmenize izin veren bir görev planlayıcı kullanıyorsanız, e-postanızı bir göreve dönüştürün ve bir süreliğine unutun. Örneğin, kesinlikle harika Doit.im hizmetini kullanıyorum. Kişisel bir e-posta adresi oluşturmanıza olanak tanır: ona bir mektup iletirsiniz ve bu bir göreve dönüşür. Ancak bir görev zamanlayıcınız yoksa, harfi "0_Run" alt klasörüne taşıyın.
3. Bir mektuba hızlı bir yanıt verdikten, onu bir göreve veya basit bir alışmaya dönüştürdükten sonra, bu mesajla ne yapacağınıza karar vermeniz gerekir: onu silin veya uzun süreli depolama için klasörlerden birine gönderin.

İşte uzun vadeli depolama klasörlerim.

• 0_Çalıştır. Benim böyle bir klasörüm yok ama planlayıcınız yoksa tekrar ediyorum detaylı çalışma gerektiren mektupları buraya koyabilirsiniz. Bu klasörün de düzenli olarak temizlenmesi gerekir, ancak özel olarak belirlenmiş bir zamanda düşünceli bir yaklaşımla.
• 1_Ref. Arka plan bilgilerini içeren mektupları buraya koyuyorum: çeşitli web hizmetlerinden giriş bilgilerini içeren hoş geldiniz mektupları, yaklaşan uçuşlar için biletler vb.
• 2_Projeler. Güncel bir ilişkinin olduğu ortaklar ve projelerle ilgili yazışmaların arşivi burada saklanır. Doğal olarak her proje veya ortak için ayrı bir klasör oluşturulur. Bir ortağın dosyasına sadece çalışanlarından değil, aynı zamanda bu ortakla ilgili "Cennet" çalışanlarından gelen mektupları da koydum. Çok uygun: Gerekirse, projeyle ilgili tüm yazışmalar birkaç tıklamayla elinizin altında.
• 3_Müze. Silinmesi üzücü olan o mektupları buraya atıyorum ve bunların faydaları çok açık değil. Ayrıca, "2_Projects"ten kapalı projeleri olan klasörler buraya taşınır. Tek kelimeyle, silme için ilk adaylar "Müzede" tutulur.
• 4_Belgeler. Gelecekte muhasebe için yararlı olabilecek elektronik belge örneklerine sahip mektuplar, örneğin müşterilerden gelen mutabakat beyanları, seyahat biletleri. Klasörün "2_Projects" ve "1_Sprav" klasörleriyle çok ortak noktası vardır, içinde yalnızca muhasebe bilgileri saklanır ve yönetim bilgileri "2_Projects" klasöründe saklanır. "4_Documents" - ölü bilgi ve "2_Projects" - canlı.
• 5_Bilgi. Burası, yalnızca bir süre sonra ilham almak veya çözüm bulmak için geri dönmek istediğim gerçekten yararlı postaları eklediğim yer.

Bu sistemin çalışması için önemli olan posta istemcisinin başka ayarları da vardır. İlk olarak, varsayılan olarak Thunderbird'de Mesajları okundu olarak işaretle onay kutusu seçilidir. Bunu kasten yapmayı tercih ederim, bu yüzden onay kutusu gitti! Bunu yapmak için "Araçlar" → "Seçenekler" → "Gelişmiş" → "Oku ve görüntüle" menüsüne gidin.

İkincisi, kullandığımız filtreler … Daha önce, gönderenin adresine göre mektupları otomatik olarak uygun klasörlere ileten filtreleri aktif olarak uyguladım. Örneğin, bir avukattan gelen mektuplar “Avukat” klasörüne taşındı. Bu yaklaşımı birkaç nedenden dolayı reddettim. Birincisi: davaların %99'unda bir avukattan gelen mektuplar bir projeye veya ortağa atıfta bulunur, bu da bu ortak veya projenin klasörüne taşınmaları gerektiği anlamına gelir. İkincisi, farkındalık eklemeye karar verdim. Belirli bir mektubun nerede saklanacağına kendiniz karar vermelisiniz ve işlenmemiş mesajları yalnızca tek bir yerde - gelen kutusunda aramak daha uygundur. Artık filtreleri sadece çeşitli sistemlerden gelen otomatik normal harfleri klasörlere, yani benim karar vermemi gerektirmeyen harflere kategorize etmek için kullanıyorum. Mozilla Thunderbird'deki filtreler, Araçlar → Mesaj Filtreleri menüsünde yapılandırılır.

Bu nedenle, doğru yaklaşımla, e-posta, yazışma hacmine bağlı olarak günde 10 ila 60 dakika sürmelidir.

Evet ve bir şey daha. Yeni mektupların gelişiyle ilgili bildirimleri zaten kapattınız, değil mi?;)