Neden son teslim tarihlerini kaçırıyoruz ve bunu nasıl durdurabiliriz?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Çalışmanızı zamanında teslim etmek için asla zamanınızın olmamasından dolayı üzülüyorsanız, acilen bu makaleyi okuyun. Kaçırılan teslim tarihlerinin neden sizin hatanız olmadığını açıklıyoruz ve yine de son teslim tarihlerini nasıl karşılayacağınızı anlatıyoruz.

Son teslim tarihlerini seviyorum! Özellikle kırdıkları düdük.

Yazar Douglas Adams

Etkili çalışma için planlamanın ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliyoruz. Bazen kelimenin tam anlamıyla ona takıntılıyız. Ancak, görev listesini uygulamaya başlama zamanı geldiğinde, onları ertelemeye, son dakikaya kadar beklemeye, hatta son teslim tarihlerini tamamen bozmaya başlıyoruz. Bu, az ya da çok herkesin başına gelir. Ve bunun, düşüncemizin özelliklerinde yatan bir gerekçesi var.

Neden son teslim tarihlerini kaçırıyoruz?

1963'te 7 milyon A $'a tamamlanması planlanan ve ancak 10 yıl sonra, 1973'te tamamlanan Sydney Opera Binası'nın tarihini duymuş olabilirsiniz. Ayrıca tiyatronun özgün tasarımı sayısız değişikliğe uğrayarak bina küçüldü ve bunun sonucunda 102 milyon dolar harcandı!

Tasarımcılar yaygın bir hataya düştüler: Bir görevin ne kadar süreceğini yanlış değerlendirdiler. Zaman zaman projenin hızını etkileyen sorunları hesaba katmadıkları için teslim tarihlerini geri itmek ve iş planını değiştirmek zorunda kaldılar.

Düşüncemiz, her şey en iyi senaryoya göre giderse, ihtiyaç duyduğumuz kadar zaman ve para planlayacak şekilde yapılandırılmıştır.

Ancak kaçınılmaz olarak, iş hacminin hızla artmasının bir sonucu olarak yolda engeller var. Ardından, kaçırılan teslim tarihlerini, planlama aşamasında meydana gelme olasılığını hesaba katamadığımız gerçeğiyle değil, öngörülemeyen koşulların ortaya çıkması gerçeğiyle açıklıyoruz.

Neden son teslim tarihlerine ihtiyacımız var?

Sıkı teslim tarihleri sadece sürekli olarak kesintiye uğramakla kalmaz, aynı zamanda proje katılımcılarına çok fazla stres getirir, bu yüzden onları reddetmek daha iyi olabilir mi? Numara. Çoğu zaman, bir işin bitmesinin tek nedeni son teslim tarihine sahip olmaktır.

Daha önce, son teslim tarihi kelimesi, hapishanenin etrafındaki, mahkumların gece gündüz müdahale edemeyecekleri, hemen kurşun almanın acısını ifade etmek için kullanılıyordu.

Artık son tarihler yalnızca işle ilişkilendiriliyor ve başarısızlıkları tüm departmanın yürütülmesini tehdit etmiyor. Ancak öz aynı kalır: üretkenliğiniz veya projeniz için son tarih ölüm kalımdır.

İş, kendisine ayrılan zamanı doldurur.

Parkinson yasası

Herhangi bir görev, ona tahsis ettiğiniz sürece sürecektir. Bu yüzden bazen bir şeyi ne kadar çabuk bitirebileceğimizi merak ederiz. Aynı nedenden dolayı, birkaç gün hatta haftalar için ayrılanları bitirmek için genellikle son dakikalarda olasılıkların sınırındayız.

Parkinson yasasını dikkate alarak, görevin tamamlanması için bir zaman çerçevesi belirlemezsek, bunu sonsuza kadar yapacağımızı anlıyoruz!

Sürekli teslim tarihlerinin üstesinden nasıl gelinir?

Kötü planlama ile nasıl başa çıkılır ve son teslim tarihlerinin varlığı lehinize nasıl çevrilir? Çok zor olacak çünkü düşüncemizin sistematik hatalarıyla savaşmak zorunda kalacağız. Ancak teslim tarihlerinin davranışlarımızı nasıl değiştirdiğini bilmek daha üretken olmamıza yardımcı olabilir.

Parlak başlangıç

İş yükünü bir ay, bir hafta, hatta bir gün önceden dağıttığınızda, dönemin başlangıcını mümkün olduğunca sıkı bir şekilde puanlayın ve kalan süreyi mümkün olduğunca son teslim tarihine kadar boşaltın.

Önce projenin en zor, önemli, zaman alıcı görevlerine odaklanın. Onları beklediğinizden daha uzun süre yapacaksınız. Kendinizi şımartın. Ancak aktif başlangıcınız sayesinde, dönem sonunda planlanmamış sorunları çözmek ve görevleri tamamlamak için harcayacağınız zamana sahip olacaksınız.

Son teslim tarihi arifesinde, henüz bilmediğiniz tuzaklarla karşılaşarak yeni karmaşık görevlere dalmanıza gerek kalmayacak.

Ek son tarih

Kendiniz için, gerçek olandan birkaç gün önce bir son tarih belirleyin. Zapier'den pazarlamacı Matthew Guay'ın tavsiyesi budur. Kişisel teslim tarihinizden, bir veya üç güne kadar ne kadar zamanınız olduğunu bilmiyorsanız idealdir. Ancak böyle bir durum kötü bir şekilde sunulmaktadır. Elbette, ne kadar zamanınız kaldığını hala hatırlayacaksınız, bu nedenle teslim tarihlerinizi bozmamak için irade gerektirecektir.

İşi zamanında bitirirseniz, kendinize bir tür ödül verin. Ancak, zamanında tamamlanan görevlerden memnuniyet iyi bir ödül olacaktır.

Genel açıklama

“Makaleyi akşam beşe kadar bitirmeye yemin ederim” - kafanızda değil, yüksek sesle tüm ofise söyleyin. Şimdi özgüveniniz devreye girdi. Hangisi sizin için daha acı verici olacak: kendinizi aktif olarak çalışmaya zorlamak mı yoksa son teslim tarihlerini kaçırmak ve başarısızlığınızı yüksek sesle kabul etmek mi?

Yeni romanı Return to Brideshead'e başlayan yazar Evelyn Waugh, "Yeni bir kitaba başlıyorum ve onu üç ay içinde yazacağım" dedi. Son teslim tarihine uymadı ve birkaç kez yine kamuya açık olarak sürenin ertelenmesini istedi. Yine de romanı oldukça çabuk bitirdi, çünkü okuyucuların sözünü hatırladığını ve yerine getirilmesini beklediğini biliyordu.

Yaklaşan son teslim tarihine dair sürekli hatırlatmalar

Büyük bir proje üzerinde çalışmaya başlarsak, zaman çerçevesi genellikle oldukça uzundur. Son teslim tarihi bir tür soyutlamaya dönüşüyor - bir gün dışarıda bir yerde. Ne kadar yakınsa, tam olarak ne kadar zamanımız kaldığını o kadar net bir şekilde anlarız ve miktarını ve kalan iş miktarını daha uygun bir şekilde karşılaştırabiliriz.

X'in yaklaştığını size bildiren, sizi sürekli gerçeğe döndürecek düzenli hatırlatıcılar ayarlayın:

• son tarih bir ay içinde sona erecek;
• hafta;
• üç gün;
• gün;
• 08:00.

Evet, stresli, sinir bozucu olacak. Ama belki de kendini teşvik etmenin tek yolu bu?

Hofstadter Yasası ile bile herhangi bir iş her zaman beklenenden daha uzun sürer.

Hofstadter yasası

Douglas Hofstadter, Ph. D.'den gelen bu komik özyinelemeli yasa, zamanlama tarihlerinin imkansızlığından bahsediyor. Son tarihler kelimenin tam anlamıyla engellenmek için yapılmıştır. Bununla birlikte, tavsiyemizin, son teslim tarihlerini sürekli olarak karşılayamamanın iş itibarınız için son derece zararlı olduğu ve sizi sürekli bir stres durumuna soktuğu kırılma noktasına kadar zorlamaktan kaçınmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.