Son teslim tarihlerine yaklaşmaktan acı çekmeyi nasıl durdurabilirim

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Paradoks: Eğer işi zamanında bitiremeyeceğinizden korkuyorsanız, son teslim tarihini kısaltın.

CareerCast anketine göre son teslim tarihleri işyerinde stresin en yaygın nedenlerinden biridir.

Ancak son teslim tarihlerini olumsuz olarak almayı bırakırsanız, çok fazla sinir kurtarırsınız. İşte daha hızlı çalışmaya başlamanız için bazı etkili püf noktaları.

1. Bir tarih yerine birden çok tarih belirleyin

Ekonomistler Dan Ariely ve Klaus Wertenbroch, insanların görev planlamalarını nasıl yönettiklerini ve ertelemeden nasıl kaçındıklarını bulmaya çalışan bir araştırma yürüttüler. Denekler üç gruba ayrıldı, hepsinin çalışması verildi, üç göreve ayrıldı ve farklı zaman dilimleri belirlendi:

1. İlk gruba haftada bir görevi tamamlamaları ve her 7 günde bir ilerlemeyi bildirmeleri talimatı verildi.
2. İkinci gruba tüm ödevler için üç hafta süre verildi.
3. Üçüncü grup, kendi takdirine bağlı olarak son tarihler belirler.

Sonuç olarak, haftalık olarak ödevler hakkında rapor vermek zorunda kalan ilk grup çok daha iyi bir iş çıkardı - insanlar daha az hata yaptı ve teslim tarihlerini daha doğru tuttu.

Araştırmalar, en gerçekçi ve en az stresli teslim tarihlerini belirlemenin en iyi yolunun, büyük projeleri her biri için farklı bir son teslim tarihi olan daha küçük görevlere bölmek olduğunu gösteriyor.

Örneğin, “15 Ağustos'a kadar müşteriye proje teslim etme” görevi sizin için oldukça stresli olabilir - çok göz korkutucu görünüyor. Ancak "1 Temmuz'a kadar eskiz yap", "15 Temmuz'a kadar bir düzen oluştur", "31 Temmuz'a kadar bir prototip oluştur" seçenekleri çok daha basit ve daha erişilebilir görünüyor - belirli son tarihleriniz ve yapılması gereken belirli eylemleriniz var.

Ek olarak, zaman çizelgelerini eşit olarak planlamak, ilerlemeyi hissetmenizi sağlar ve bu da sizi daha da motive eder. Hayvanlar aleminden bir örnek: Psikolog Clark Hull, farelerin yiyecek bulmak için labirentlerde nasıl gezindiklerini araştırdı. Zaten bir ödül bulmuş olan hayvanların aramaya devam etmek için daha fazla çaba sarf ettiğini buldu. Hull bu davranışı hedef gradyan hipotezi olarak adlandırdı.

Çalışmadaki ilerlemeyi görsel olarak gözlemlerseniz, çabalarınızı gevşetmemek için ek bir teşvik alırsınız. Basitçe söylemek gerekirse, yapılacaklar listenizde aşağı indikçe daha fazla öğenin üzerini çizdikçe, bu sizi işi daha erken bitirmeniz için motive eder. İlerlemeyi izlemenize izin veren çok sayıda görev yöneticisi vardır - herhangi birini seçin.

2. İdeal stres seviyenizi bulun

Stresin kesinlikle kötü bir şey olduğunu ve ideal olarak mümkün olan her şekilde kaçınılması gerektiğini düşünmeye alışkınız. Ama öyle değil. Küçük miktarlarda stres bizi motive edebilir.

Psikologlar Robert Yerkes ve John Dodson tarafından 1908'de formüle edilen Yerkes-Dodson Yasası, bir kişinin zihinsel olarak ne kadar stresliyse, o kadar verimli çalıştığını belirtir. Fakat bu durumun belli bir eşiğine ulaştıktan sonra verim düşer ve kişi vazgeçer.

Stresli olduğumuzda vücutta adrenalin yükselir, bu da bizi daha uyanık yapar, duyularımızı keskinleştirir ve bize güç verir. Stres, bize hem fiziksel hem de zihinsel enerjiye geçici bir destek sağlayan bir tür dopingdir.

İdeal Stres Seviyenizi Nasıl Seçersiniz?

• Karmaşık projeler düşük düzeyde gerilim gerektirir. Kendileri heyecan yaratır, bunun ötesine geçmenize gerek yoktur.
• Orta zorluktaki problemler orta düzeyde stres gerektirir.
• Basit görevler için sizi doğru olanı yapmaya motive etmek için yüksek bir seviye harikadır.

Basit görevler için kısa süreler belirleyin, sonraya ertelemeyin. Son teslim tarihine yaklaşmak stres seviyenizi artıracak - sizi teşvik edecektir.

3. Son teslim tarihlerini önceden kesin

Son teslim tarihini karşılamakta zorlanıyor ancak motivasyon sorunlarınız varsa, daha kısa teslim tarihleri belirlemek yardımcı olabilir.

2018'de Tüketici Araştırmaları dergisinde yayınlanan bir çalışmada, deneyciler birden fazla kişiden bir anketi tamamlamasını istedi. Bunun için bir gruba bir hafta, ikinci - iki hafta verildi.

Tahmin edin hangi grup anketi zamanında tamamladı? Daha az zamanı olan.

Başka bir deneyde, aynı araştırmacılar bir grup öğrenciye bir seçenek sundu: ya daha acil bir görevi tamamlayıp üç çikolata almak ya da daha az yanan bir iş yapıp ödül olarak beş çikolata almak. Ve öğrencilerin çoğu, ödül daha az olmasına rağmen ilk seçeneği tercih etti.

Araştırmacılar, aciliyet etkisi denen bir etki olduğu sonucuna vardılar: Bundan daha az fayda sağlasak bile, görevleri yakında tamamlamakla ilgileniyoruz. Acil meseleler, deneycilerin yazdığı gibi, büyük bir çekiciliğe sahiptir.

Son teslim tarihi uzun olan bir görevi üstlenmek kolay değil, çünkü bu tür görevlerin daha fazla zaman aldığı için daha zor olduğunu düşünüyoruz. Zaman alıcı olduğunu düşündüğümüz şeyleri erteleme eğilimindeyiz, ancak daha kısa süreler belirlemek, işi olabildiğince çabuk bitirmemiz için bizi motive ediyor.

4. Hedeflerinizi ve ilerlemenizi iş arkadaşlarınızla paylaşın

2015 yılında Amerikan Yetenek Geliştirme Derneği (ATD) bir çalışma yürüttü ve işteki ilerlemenizi başka bir kişiye (patron, meslektaş veya sadece bir arkadaş) bildirirseniz, başladığınız işi tamamlama şansınızın %65 oranında arttığını tespit etti. Başarılarınız hakkında ekibe düzenli raporlar gönderirseniz, bunlar da %95 oranında artar.

Bu bulgular, daha önce bahsettiğimiz Dan Ariely ve Klaus Wertenbroch'un araştırması ile örtüşmektedir. Başkaları tarafından son teslim tarihleri atanan çalışanların, kendi zamanlarını planlayanlara göre görevleri daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamladığını buldular.

Başka birinin sizin için son teslim tarihlerini belirlemesine izin verin, siz de onları takip edin ve ilerleme hakkında rapor verin. Bir lideriniz yoksa kendinize sizi kontrol edecek bir ortak bulun.

5. Son teslim tarihlerini bir oyun haline getirin

Psikolog Mihai Csikszentmihalyi TED konuşmasında akışı mutluluğun sırrı olarak tanımladı. Akış, işinize o kadar odaklandığınız ve tutkulu olduğunuz bir durumdur ki, zamanın nasıl geçtiğini bile fark etmezsiniz.

Bir akış halindeyken (buna maksimum bilişsel verimlilik dönemi de denir), beyin aktivitemiz bile değişir. Prefrontal kortekste oksijenli hemoglobin konsantrasyonu artar ve beynin etkinliği artar. Canımız sıkılınca bu olmuyor ve elimizdeki işe konsantre olmamız daha zor oluyor.

Bu nedenle, oyunlaştırma ilkesini, özellikle size ilginç gelmeyen durumlara uygulamaya değer. Sıkıcı görevler, son teslim tarihlerini karşılamaya elverişli değildir. Çalışmanızı bir oyuna dönüştürerek daha eğlenceli hale getirecek ve her şeyi zamanında bitirmek için motivasyonunuzu artıracaksınız.

Sıkıcı görevleri oyunlaştırmanın birçok yolu vardır. Örneğin, heyecan ruhunu uyandırmak için yaşıtlarınızla rekabet edebilirsiniz. Veya tamamlanan her görev için size bir başarı kazandıracak özel bir uygulama (örneğin, Habitica) kurun.

Tüm bu yöntemleri deneyin, yaklaşan son tarih artık paniğe kapılmanıza neden olmayacak.