Verimliliğinizi engelleyen 7 yapılacaklar listesi hatası

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Uzmanlara göre yapılacaklar listesinden en iyi şekilde yararlanmak için bu faaliyetlerden kaçınılmalıdır.

1. Sabah bir liste yapın

Sabah ilk iş günün planlarını yazmak doğal görünüyor. Ancak, zaten çok geç. Organizasyon for Dummies'in yazarı Eileen Roth böyle söylüyor. “Sabah bir görev listesi yaparsanız ve saat 8:00'de şehrin diğer tarafında bir randevunuz varsa, bunun için zamanınız olmayabilir” diyor.

Günün sonunda bir liste yapın. Bu, iş işlerinizi geride bırakıp huzur içinde dinlenmenizi sağlayacaktır. “İşten eve gidiyorsunuz ve artık yapılacaklar listesini düşünmüyorsunuz, çünkü onu zaten çizdiniz ve yarın neyi başarmanız gerektiğini biliyorsunuz. Zihniniz sonunda dinlenebilir”diyor Eileen.

2. Listelenecek çok fazla görev var

Yapılacaklar listenizin tamamlanması haftalar veya aylar sürebiliyorsa, kendinizi başarısızlığa önceden hazırlıyorsunuz demektir. Bu, kendinizi bunalmış hissetmenize neden olacaktır.

Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Bilinçli, Sağlıklı ve Anlamlı Bir Yaşam kitabının yazarı Kyra Bobinet'e göre, bir liste için ideal sayı üç görevdir. “Beynimiz üç bölümde gruplanmış bilgileri algılar” diyor. "Öyleyse yapılacak ilk üç şeyi listeleyerek başlayın."

Çoğu insan, bir günde gerçekten ne kadar az verimli saat olduğunun farkında bile değil.

“Zihinsel gücümüz zamandan çok daha sınırlı bir kaynaktır. Her gün çok çalışabileceğimiz yalnızca 3-6 saatimiz var”diyor Amazing Marvin yapılacaklar listesi üretkenlik uygulamalarının yaratıcısı Christina Willner.

Ayrıca, birçoğu belirli görevleri tamamlamanın ne kadar sürebileceğinin farkında değil. Bu nedenle çok uzun yapılacaklar listeleri etkisizdir. Vilner, tamamlanması için tahmini süreyi her görevin yanına not etmenizi önerir. Gelecekte daha doğru hesaplamalar yapmak için bu zamanı takip edin.

3. Yapılacaklar listenize hayallerinizi veya çok büyük hedefleri ekleyin

Kitap yazmak veya Everest Dağı'na tırmanmak gibi hırslı hedefler yapılacaklar listenizde olmamalıdır. Bunun yerine, onları ayrı bir istek listesine koyun.

Yapılacaklar listesi net planlar içermelidir.

Büyük bir projeyi bitirmeniz gerekiyorsa, onu birkaç küçük ve ulaşılabilir göreve bölmeniz ve ancak o zaman bunları listeye yazmanız gerekir. Bu, List Thinking: How to Use List to Be More Productive, Success, and Less Anxious kitabının yazarı Paula Rizzo tarafından tavsiye edilmektedir.

Tüm hedeflerinizin kapsamlı bir listesine bakmak, kendinizi bunalmış hissetmenize neden olacaktır. Ayrıca tüm yazılı planları tamamlayamamanız sizi tatmin etmeyecektir. Gerçekten de, bazıları oldukça fazla zaman ve çaba gerektirir.

4. Her görevi eşit olarak değerlendirin

Verimlilik koçu Nancy Gaines, yapılacaklar listesinin bir öncelik listesi olması gerektiğini savunuyor. Gaines, “Yalnızca kariyerinizi veya işinizi ileriye taşıyan şeyleri getirin” diyor. - Bu bir öncelik değilse, listede olmamalıdır. Sadece dikkatini dağıtır."

Listeyi yaparken “3-3-3” sistemini izlemenizi tavsiye ediyor: Listeden en az önemli olan üç görevi çizin, zaman ayırmaya değmeyen üç görevi devredin ve ilk üç görevi tamamlayın.

5. Belirsiz hedefler belirleyin

Listedeki görevler belirsiz bir şekilde formüle edilmişse, gelecekte bunları nasıl gerçekleştireceğinizi düşünmeniz ve hatta ne anlama geldiklerini hatırlamanız gerekecektir. Bu nedenle listenin yapılmasına gereken özen gösterilmelidir.

Secrets of Personal Productivity kitabının yazarı Maura Thomas, “Planlamaya biraz daha zaman ayırın ve yapılacaklar listenizi olabildiğince spesifik hale getirin” diyor. Örneğin, bir "gider raporu" yazmak yerine "verileri bir elektronik tabloya girin" yazın.

“Planla”, “uygula” veya “geliştir” gibi belirsiz kelimelerden kaçının. Mora, “Zamanınız kısıtlıysa, listedeki“geliştirme”kelimesine bakarak muhtemelen bu noktayı atlamak isteyeceksiniz” diyor. "Bu kelimeleri büyük proje listeniz için saklayın."

6. Tüm görevler tamamlanana kadar aynı listeyi kullanın

“Sorun şu ki, her gün yeni bir şey getiriyor. Bu nedenle, bugün yaptığınız şeyin mutlaka yarın yapılması gerekmeyecektir. Ve yarın için planlarınız, bu sona ermeden önce bile değişebilir”diyor Eileen Roth. Bu yüzden her gün yeni bir yapılacaklar listesi yapmanız gerekiyor.

7. Listeyi takviminize bağlamayın

Liste ve takvim birbirine bağlı değilse ve farklı görevler içeriyorsa, hepsini tamamlamanız pek mümkün olmayacaktır. “Bu durumda listedeki görevleri tamamlamak için zamanınız olmayacak. Uykudan, hafta sonlarından, tatillerden veya ailenizle geçirmek istediğiniz zamandan fedakarlık etmek zorunda değilseniz,”diyor Devrimci Verimlilik: Küçük Bir İşletmeyi Çalıştırırken Zamanı, Etkiyi ve Geliri Nasıl Maksimize Edersiniz? kitabının yazarı Katie Mazzocco.

Listedeki görevleri tamamlamak için her zaman takviminizde zaman ayırmaya çalışın.