Toplantılar nasıl daha verimli hale getirilir

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Girişimci ve yatırımcı Ray Dalio, başarılı toplantıların sırlarını paylaştı.

1. Toplantıyı kimin yönettiğini ve kimin için yapıldığını belirleyin

Herhangi bir toplantı birinin amacına ulaşmalıdır. Konuşmayı yönlendirmesi gereken kişi bu. Toplantının hedeflerini ve bunların nasıl çözüleceğini belirler. Aksi takdirde, herkes rastgele konuşacak ve verimli bir tartışma olmayacaktır.

2. Ne tür bir iletişimin geçerli olacağına karar verin

Toplantının şekli, toplantının amacına bağlıdır. Örneğin, tartışma ve öğretimsel anlatım farklı şekillerde yürütülür. Tartışmalar uzun sürüyor. Ne kadar çok katılımcı olursa, o kadar çok sürüklerler. Bu yüzden toplantı katılımcılarınızı dikkatlice seçin.

Sadece fikrinize katılanları davet etmeyin. Katılımcılar kendi fikirlerini ifade etmediğinde hem grup düşüncesinden hem de tekil karar vermekten kaçının.

3. Kalıcı ve açık olun

Çatışmaları yönetmeniz, çıkmazlardan kurtulmanız ve zamanınızı akıllıca yönetmeniz gerekecek. Zorluklar genellikle deneyimsiz bir çalışan konuştuğunda ortaya çıkar. Sizin için neyin daha önemli olduğunu tartın: onun fikrini tartışmadan zaman kazanın veya nasıl düşündüğünü anlayın. İkinci seçenek, bir kişinin belirli sorumluluklarla nasıl başa çıkacağını belirlemeye yardımcı olacaktır. Zamanınız varsa, nerede yanlış yaptığını onunla tartışın. Ama her zaman kendi hatanı kabul et.

4. Bir konudan diğerine atlamayın

Yani toplantıda tek bir sorun çözülmeyecek. Bunu önlemek için konuşmayı kara tahtada işaretleyin.

5. Konuşmanın mantığını takip edin

Tartışmalar sırasında duygular yükselir ve gerçeği nesnel olarak algılamayı zorlaştırır. Sakin ve mantıklı kalın. Örneğin, insanlar bazen "Bunun doğru olduğunu düşünüyorum" derler ve sonra bu kanıtlanmış bir gerçekmiş gibi davranırlar. Her ne kadar muhatapları durumu tamamen farklı bir şekilde görse de. Bu nedenle, konuşmada duygular değil mantık hakimdir, böyle bir kişiye şunu sorun: "Gerçekten doğru mu?"

6. Her katılımcının sorumluluklarını dağıtın

Kararlar bir grup tarafından alındığında, sorumlulukların atanması genellikle unutulur. Ve sonra kimin ne yapması gerektiği ve kimin sorumlu olduğu net değil. Grup kararının her bir üyesinin sorumluluklarını açıkça tanımladığınızdan emin olun.

7. İki dakika kuralını girin

Herkese düşüncelerini sakince ifade etmeleri için iki dakika verin. Ve ancak o zaman teklifini tartışın. Bu şekilde tüm katılımcılar, kesintiye uğrama veya yanlış anlaşılma korkusu olmadan görüşlerini belirteceklerdir.

8. Çok Hızlı Konuşanları Durdurun

Hızlı konuşmayı anlamak daha zordur. Bazıları bundan faydalanıyor. İnsanlar aptal görünmek istemiyor ve bir şey anlamasalar bile bir daha sormuyorlar. Bu tuzağa düşmeyin. Herhangi bir belirsizliği açıklığa kavuşturmak ve anlaşmazlıkları çözmek sizin sorumluluğunuzdadır. Bu yüzden, “Üzgünüm, anlamadım. Daha yavaş konuşabilir misin? Ve sonra birikmiş soruları sorun.

9. Konuşmayı özetleyin

Herkes fikir alışverişinde bulunduysa, sonuçlar çıkarın. Toplantıda bir anlaşmaya varırsanız, bunu yüksek sesle tekrarlayın. Değilse, siz de söyleyin. Gelecek için görevler belirlediyseniz, bunları katılımcılara dağıtın ve son tarihleri belirtin.

Herkesin erişebilmesi için sonuçları, çalışma teorilerini ve sorunları yazın. Bu, ilerlemeyi izlemeyi kolaylaştıracaktır.