Gününüzü nasıl organize edersiniz: üretkenlik dahilerinin teknikleri

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Zaman kıt ve yeri doldurulamaz bir kaynaktır. Akıllıca kullanmayı öğrenin.

Benjamin Franklin Yöntemi

Benjamin Franklin bir sabun yapımcısının oğluydu, ancak kendi kendini örgütleme ve disiplin sayesinde birçok alanda başarılı oldu: politika, diplomasi, bilim, gazetecilik. Amerika Birleşik Devletleri'nin kurucu babalarından biridir - Bağımsızlık Bildirgesi'nin ve ülkenin Anayasasının oluşturulmasına katıldı.

Franklin'in portresi, hiçbir zaman Amerika Birleşik Devletleri başkanı olmamasına rağmen, 100 dolarlık bir banknotta yer alıyor. "Vakit nakittir" ve "Bugün yapabileceklerinizi yarına kadar ertelemeyin" gibi popüler ifadelerin yazarı olarak kabul edilir.

Zaman Franklin için gerçekten önemliydi.

hayatı seviyor musun O zaman vakit kaybetme, çünkü zaman hayatı oluşturan kumaştır. Benjamin Franklin

Franklin 20 yaşındayken kendisi için hayatı boyunca kullandığı bir zaman yönetim sistemi geliştirdi. Çağdaşlar buna "Franklin'in piramidi" adını verdiler (bazen "verimlilik piramidi" - üretkenlik piramidi olarak da adlandırılır).

Piramit yaşam değerlerine dayanmaktadır. Bunlar, herhangi bir sorunu çözmede ahlaki kurallardır. Franklin onlara erdemler diyordu.

Kendisi için 13 erdem belirledi: perhiz, sessizlik, düzen sevgisi, kararlılık, tutumluluk, sıkı çalışma, samimiyet, adalet, ılımlılık, temizlik, sakinlik, iffet ve uysallık.

Franklin her gün kendi üzerinde çalışmak için her yaşam ilkesi için bir sayfa aldığı özel bir defter başlattı. Her sayfayı yedi sütuna (haftanın günleri) ayırdı. Daha sonra fazilet sayısına göre 13 yatay çizgi çizdi.

Böylece her gün faziletlerden birine odaklanmış ve akşamları meydanlarda "ahlaki mükemmelliğe" giden yolda yapılan hataları not etmiştir.

Franklin'in piramidinin bir sonraki basamağı küresel bir hedeftir. Yaşam ilkelerine dayanır ve "N yaşına kadar ne elde etmek istiyorum?" sorusuna cevap verir. Örneğin, bir doktor için küresel bir hedef, 35 yaşına kadar bir bölüm başkanı olma ve bir yönetici için kendi girişimini başlatma arzusu olabilir.

Benjamin Franklin, gerçekten yapılacaklar planlamasının öncüsüdür. Her zaman rutine bağlı kaldı ve attığı her adımı harfi harfine yazdı. Bu nedenle, piramidinde ayrıca:

• ana plan - küresel bir hedefe ulaşmak için adım adım talimatlar;
• uzun vadeli plan - önümüzdeki 3-5 yıl için hedefler;
• kısa vadeli plan - gelecek yıl ve ay için görevler;
• hafta ve gün için planlama.

Piramidin tüm adımları sırayla bulunur - her biri bir öncekine dayanır.

Çıktı

Franklin yöntemine göre gününüzü organize etmek için temel yaşam ilkelerini belirlemeniz, küresel bir hedef belirlemeniz ve bunu başarmak için bir plan yapmanız gerekir.

Uzun vadeli ve kısa vadeli planlama için elektronik araçlardan birini kullanabilir veya bir kağıt defter oluşturabilir ve "Hızlı Notlar" sistemini uygulayabilirsiniz.

Stephen Covey Yöntemi

Stephen Covey, Franklin sisteminin takipçilerinden biri olarak kabul edilir. Yönetim alanında uluslararası üne sahip bir uzman ve koçtur. Covey, profesyonel bir konuşmacı ve birçok kitabın yazarıdır. Bunlardan biri Time dergisinin en etkili iş literatürü listesinde yer aldı.

Bu, Zamanının ötesinde, Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı adlı kitaptır. Covey bunu 1989'da yazdı, ancak 2004'te yeniden yayınlanana kadar en çok satanlar arasına girmedi.

Covey'in konsepti, yedi beceri dizisine dayanmaktadır.

1. Testereyi bileyin, yani sürekli kendinizi geliştirin.
2. Sinerji elde edin, yani karşılıklı yarar sağlayan etkileşim için çaba gösterin.
3. Proaktif olun.
4. Önce duymaya çalışın ve ancak o zaman - duyulmak için.
5. Nihai hedefi hayal ederek başlayın.
6. Kazan-Kazan'ı düşünün.
7. İlk önce yapılması gerekeni yapın.

Görev tahsisi ve önceliklendirme matrisi, ikinci becerinin uygulanmasına yardımcı olacaktır. Covey bunu Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight David Eisenhower'dan ödünç aldı.

Tüm görevler dört gruba ayrılır:

1. Acil ve önemli (mümkün olan en kısa sürede yapılacak);
2. Acil olmayan önemli (uzak bir son teslim tarihi olan stratejik görevler);
3. Acil önemsiz (hızlı yapmanız gerekir, ancak kendiniz erteleyebilir veya yapamazsınız);
4. Acil ve önemsiz değil (kural olarak, bu tür durumlar silinebilir veya üçüncü şahıslara emanet edilebilir).

Covey'e göre başarılı insanlar, 1. ve 3. kategorideki görevleri çabucak ele aldıkları ve 4. karedeki şeyleri acımadan feda ettikleri için nadiren zaman sıkıntısı çekerler. 2. kareden problemleri çözme, çünkü onlar ilerlemenin lokomotifi.

Çıktı

Daha etkili olmak için günün sonunda veya başında Eisenhower Matrisini (veya hangisini tercih ederseniz Covey Matrisini) kullanarak görevlerinizi yazın ve önceliklendirin. Bunu yapmak için Eisenhower (iOS) veya MyEffectivenessHabits (Android) uygulamasını kullanabilirsiniz. Oranı korumaya çalışın: %40 - önemli acil konular, %60 - acil olmayan önemli.

Tim Ferriss yöntemi

Timothy Ferriss popüler bir üretkenlik gurusu. Kamuya açık görünümlerinin kayıtları milyonlarca görüntüleme toplar ve kitaplar aynı büyük tirajla satılır.

Hiç şüphe yok - kim "haftada 4 saat çalışmak, ofiste takılmamak", aramadan aramaya "ve aynı zamanda herhangi bir yerde yaşayıp zengin olmak" istemez? Ferriss'in aynı adlı kitabı, The New York Times ve The Wall Street Journal'ın en çok satanlar listelerinde bir numara oldu.

Yöntemi iki sütuna dayanmaktadır:

1. Pareto Yasası: Çabanın %20'si sonucun %80'ini, kalan %80'i ise sonucun yalnızca %20'sini verir. Bu, gerçekten önemli olan faaliyetlere odaklanmak anlamına gelir.
2. Parkinson Yasası: İş, kendisine ayrılan zamanı doldurur. Bu, görevin tamamlanması için tam olarak gerektiği kadar tahsis edilmesi gerektiği anlamına gelir.

Daha fazlasını yapmak için iş gününüzü uzatmak zorunda değilsiniz. Aksine kısaltın, sadece gerçekten önemli olana odaklanın. Diğer her şeyi atın, dış kaynak kullanın veya yetki verin.

Ferriss'in yaklaşımı 1-3-5 planlama tekniğini takip eder. Özü basittir: yapılacaklar listesine önemli bir şey eklenir, üç orta boy ve beş küçük. Toplam dokuz. Aciliyet duygusundan kurtulmaya yardımcı olan aciliyet tarafından dağıtılan a priori'dirler.

Ferriss, çoklu görev ve aşırı bilgi yüklemesinin bir rakibidir. Aynı anda birkaç şey yapıldığında dikkat dağılır. Sonuç olarak, verimlilik artmaz, aksine düşer. Aynı şey, bilginin sürekli emilimi için de geçerlidir. Postaları, anlık mesajlaşma programlarını ve sosyal ağları sürekli kontrol etmek yalnızca yanlış bir his yaratır, ancak onu hedefe yaklaştırmaz.

Ama stres, aksine, Ferriss yardımcılarımızı düşünüyor.

Korku bir göstergedir. Korku bizim dostumuzdur. Bazen ne yapılmaması gerektiğini gösterir, ancak daha sık olarak tam olarak ne yapmaya değer olduğunu gösterir. Tim Ferris

Unutulmamalıdır ki Tim Ferriss, daha az çalışarak üretkenlik için çabalayan tek kişi değildir. Daha Az Çalışmak ve Daha Fazlasını Almak için 9 Adım'ın yazarı Stever Robbins, ilerlemenizi izlemek için belirli bir günde kendinize bir "bekçi" atadığınız "aktif günler" yöntemini önerir.

Çıktı

Sıkı bir program izleyemiyorsanız ve yapılacaklar listeleri işinize yaramıyorsa bu yöntem tam size göre. Gününüzü, zamanın %20'sini en zor ve önemli şeylerle meşgul edecek şekilde düzenleyin. Gerisi kendi yoluna gitsin. Başka bir deyişle, bir iş toplantısı yapmanız gerekiyorsa, gün, saat, süreyi seçmeniz ve programa kesinlikle uymanız gerekir. Günün geri kalanı devam eden herhangi bir çalışmaya ayrılabilir.

Gleb Arkhangelsky'nin yöntemi

Gleb Arkhangelsky, zaman yönetimi alanında uzman, aynı adı taşıyan şirketin kurucusu ve başkanıdır. Özelliği, orijinal gelişmelerin yaratılmasında değil, zaman yönetimi yöntemlerini basit ve erişilebilir bir şekilde ortaya koyması ve onları yerel gerçeklere uyarlamasıdır.

Arkhangelsky birçok popüler iş kitabının yazarıdır: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive ve diğerleri.

İkincisi en popüler olanıdır. Time Drive, planlama, hedef belirleme ve motivasyonun yanı sıra güçlü zaman yönetimi ve erteleme önleme tekniklerinin önemini araştırıyor.

• "Kurbağalar". Herkesin sürekli olarak sonraya ertelenen sıkıcı görevleri vardır. Bu hoş olmayan işler birikir ve psikolojik olarak ezilir. Ancak her sabaha "kurbağa yemek" ile başlarsanız, yani her şeyden önce, ilginç olmayan bir görevi yerine getirir ve ardından geri kalanına geçerseniz, yavaş yavaş işler düzene girecektir.
• "Çapalar". Bunlar, belirli bir duygusal durumla ilişkili maddi bağlılıklardır (müzik, renk, hareket). Belirli bir sorunun çözümüne uyum sağlamak için "Çapalar" gereklidir. Örneğin, klasik müziğe posta ile çalışmaya kendinizi alıştırabilirsiniz ve gelen kutusunu boşaltmak için çok tembel olduğunuzda, istenen psikolojik dalgayı yakalamak için Mozart veya Beethoven'ı açmanız yeterlidir.
• Fil bifteği. Görev ne kadar büyükse (tez yazmak, yabancı dil öğrenmek vb.) ve son teslim tarihi ne kadar sıkıysa, başlamak o kadar zor olur. Sizi korkutan ölçektir: Nereden başlayacağınız, yeterli gücünüz olup olmadığı net değildir. Bu tür görevlere "filler" denir. "Fil yemenin" tek yolu, ondan "biftek" pişirmek, yani büyük bir işletmeyi birkaç küçük işletmeye bölmek.

Gleb Arkhangelsky'nin yalnızca iş süreçlerinin rasyonelleştirilmesine değil, aynı zamanda dinlenmeye de büyük önem vermesi dikkat çekicidir (en çok satanının tam adı “Zaman Sürüşü: Yaşamak ve Çalışmak İçin Nasıl Yönetilir”). Sağlıklı uyku ve fiziksel aktiviteyi içeren iyi bir dinlenme olmadan üretken olmanın imkansız olduğuna inanıyor.

Çıktı

Her gününüzü planlayın. Todoist, Wunderlist, TickTick ve diğer benzer programlar ve hizmetler bu konuda size yardımcı olacaktır. Karmaşık büyük ölçekli görevleri basit küçük olanlara bölün. Sabah, en tatsız işi yapın, böylece kalan zamanda sadece istediğinizi yapabilirsiniz. Tembellikle başa çıkmanıza yardımcı olacak tetikleyiciler geliştirin ve programınıza dinlenmeyi dahil etmeyi unutmayın.

Francesco Cirillo yöntemi

Francesco Cirillo ismini bilmiyor olabilirsiniz ama muhtemelen Pomodoro'yu duymuşsunuzdur. Cirillo, bu ünlü zaman yönetimi tekniğinin yazarıdır. Bir zamanlar Francesco'nun çalışmalarıyla ilgili sorunları vardı: genç adam hiçbir şekilde konsantre olamadı, her zaman dikkati dağıldı. Domates şeklinde basit bir mutfak sayacı kurtarmaya geldi.

Pomodoro yönteminin özü, işe ayrılan sürenin “pomodoro” olmasıdır. Bir domates = 30 dakika (iş için 25 dakika ve dinlenme için 5 dakika). Zamanlayıcıyı başlatıyoruz ve 25 dakika boyunca maksimum verimlilik ve minimum dikkat dağınıklığı ile çalışıyoruz. Bir sinyal duyulur - beş dakikalık bir mola zamanı. Ardından zamanlayıcıyı tekrar başlatıyoruz.

Böylece verimlilik, günde yapılan "domates" sayısı ile ölçülür. Daha büyük daha iyi.

25 dakikayı kendi başınıza bir şeyler düşünmeye harcamamak için önceden bir görev listesi yapmanız gerekir. İçinde, bütün "domates" sayısını (görevin önüne bir çarpı işareti konur) ve dikkat dağıtıcıları (bir kesme işareti konur) da işaretleyebilirsiniz. Bu, bir görevi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü ve ne kadar zor olduğunu belirlemenizi sağlar.

Pomodoro Metodu uygun fiyatlı ve esnektir. İsterseniz - kağıt üzerinde bir yapılacaklar listesi tutun ve bir mutfak zamanlayıcısı ile 25 dakikalık bölümleri ölçün veya isterseniz - özel hizmetler ve uygulamaları kullanın.

pencereler	OS X ve iOS	Android

Cirillo'ya göre, "domatesin" optimal süresi 20-35 dakikadır. Ancak, tekniğe hakim olduktan sonra, aralıkları kendiniz deneyebilir ve değiştirebilirsiniz.

Francesco Cirillo'nun yöntemini detaylı olarak öğrenebilirsiniz.

Çıktı

Günün başında yapılacaklar listesi yapın ve pomodorolarla devam edin. 25 dakika içinde dikkatiniz dağılırsa, görevin yanına 'sembolü' koyun. Süre dolduysa, ancak görev henüz tamamlanmadıysa, + koyun ve bir sonraki "domatesi" ona ayırın. Beş dakikalık mola sırasında, işten dinlenmeye tamamen geçin: yürüyün, müzik dinleyin, kahve için.

İşte gününüzü organize edebileceğiniz beş temel zaman yönetimi sistemi. Bunları daha detaylı inceleyip tekniklerden birinin savunucusu olabilir ya da çeşitli teknik ve teknikleri birleştirerek kendinizinkini geliştirebilirsiniz.

GTD - zaman yönetimine bir alternatif

GTD metodolojisinin yaratıcısı David Allen, kişisel etkinliğin en ünlü teorisyenlerinden biridir. Başlarken İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı, Time dergisi tarafından On Yılın En İyi İş Kitabı seçildi.

İşleri Bitirmek terimi bir moda kelimedir ve birçok kişi yanlışlıkla bunu zaman yönetimi ile eşitler. Ancak Allen bile GTD'yi "kişisel etkinliği artırmaya yönelik bir teknik" olarak adlandırıyor.

Bu konuda uzman olan Vyacheslav Sukhomlinov, zaman yönetimi ile GTD arasındaki farkı şöyle açıkladı.

Restoran holdingin Vyacheslav Sukhomlinov İcra Direktörü. GTD Pratik Uygulama Uzmanı zaman yönetimi değildir. Zaman yönetimi imkansızdır. Herkesin bir günde aynı sayıda saati vardır. Önemli olan süre değil, onu neyle doldurduğunuzdur. Büyük miktarda gelen bilgi akışını işleyebilmeniz, hedeflere ulaşmak için hangi eylemlerin gerekli olduğunu belirlemeniz ve elbette harekete geçmeniz gerekir. GTD tam olarak bununla ilgili. Bu, belirli bir düşünme ve yaşama biçimidir. Ve GTD aynı zamanda akış durumu ve psikolojik stresin azaltılması ile ilgilidir.

Tartışmaya hazır mısın? Yorumlara hoş geldiniz. Sizce GTD - zaman yönetimi veya kişisel verimlilik hakkında daha çok ne var? Ayrıca, hangi tekniklerin gününüzü düzenlemenize yardımcı olduğunu söyleyin.