İş görevleri nasıl düzgün bir şekilde devredilir

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Kategorik emirler, çalışanların çıkarlarına dikkat etmemek ve minnettarlık eksikliği, ekipteki görev dağılımında en etkili yaklaşım değildir.

İyi bir lider, her şeyi kendi omuzlarına yükleyen değil, güçlü ve etkili bir ekip oluşturabilen ve planlanmamış olanlar da dahil olmak üzere sorumlulukları yetkin bir şekilde dağıtabilen kişidir.

Delegasyon, yani görevleri bir çalışandan diğerine devretmek, ekipteki bağlılık düzeyinin artmasına yardımcı olur ve bunda başarılı olan yöneticiler, şirketlerine diğerlerinden ortalama olarak %33 daha fazla gelir getirir.

Ama sadece "bunu yap" demek yanlış. Bir sipariş tonu, kötü zamanlanmış bir görev, açıklama eksikliği - tüm bunlar reddedilmeye neden olabilir ve sonuç olarak en iyi sonucu vermeyebilir.

Harvard Business School uzmanı Lauren Landry, etkin bir şekilde görevlendirmeye ve performansı artırmaya yardımcı olacak kurallardan bahsetti.

1. Çalışanların yeteneklerini değerlendirin

Devredilemez görevler vardır. Örneğin, sorumluluklarınızın ayrılmaz bir parçasıdır. Veya başka bir çalışanın bu tür görevleri yerine getirecek bilgi ve niteliklere sahip olmaması. Veya tersine, genellikle yaptığından çok daha basittirler. Örneğin, bir satış müdürü veya denetçisinden bir ofis kahve makinesini tamir edecek bir usta bulmasını istemek, en hafif tabirle uygunsuz olacaktır.

Genel olarak, birine bir şey emanet etmeden önce kendinize şunu sormalısınız:

• Bir kişi bu görevle başa çıkacak mı? Yeterli zamanı var mı yoksa diğer sorumluluklarına engel olacak mı?
• Çalışan yeterli bilgi ve beceriye sahip olacak mı? Yoksa onu kendiniz yapmak veya başka bir uzman bulmak daha kolay olacak kadar uzun süre güncel tutmak zorunda mısınız? Diyelim ki ekibin bir projedeki çalışması hakkında bir rapor hazırlamanız gerekiyor, ancak bunu emanet etmek istediğiniz meslektaşınız bunu hiç yapmadı, yani iş yavaş yavaş, gıcırdayarak ilerleyecek ve siz her şeyi yeniden yapmak zorunda.
• Bu görev, çalışanın bazı becerilerini geliştirmesine, deneyim kazanmasına yardımcı olacak mı? Bu isteğe bağlıdır, ancak güzel olurdu.
• Daha iyi idare edebilecek bir çalışan var mı?

2. Herkesin ilgi ve ihtiyaçlarını karşılamaya çalışın

Örneğin, tüm ekip için ekip oluşturmayı organize etmeniz gerekiyor ancak bunun için özel bir çalışan yok. Ama iletişimi kuvvetli, organizasyon, eğitim ve personel yönetimi konularında deneyim kazanmak isteyen biri var. Bu görevi ona sunabilirsin.

Ya da şirket geçici olarak bir SMM uzmanı olmadan bırakılır, ancak sosyal ağların algoritmalarında çok bilgili ve pazarlamada elini denemekten çekinmeyecek biri var.

Tabii ki, bu her zaman mümkün değildir. Kimsenin sevmediği sıkıcı görevler vardır. Ancak yine de ekibi eleştirel olarak değerlendirmek ve yeni görevin kime fayda sağlayabileceğini düşünmek gereksiz olmayacaktır.

3. Görevi doğru ayarlayın

Bir çalışana hitap ederken, görevi neden ona emanet etmek istediğinizi, bunun şirket için ve kişisel olarak onun için nasıl faydalı olabileceğini açıklayın. Seçiminizi etkileyen güçlü yönlerini övdüğünüzden ve listelediğinizden emin olun. Kibar ol.

Bize görevden ayrıntılı olarak bahsedin. Net bir hedef ve zaman çizelgeniz olsun. Gerekli tüm belgeleri ve diğer bilgileri sağlayın. Gerekli tüm materyallerin açık ve yapılandırılmış olması çok iyi olacaktır, böylece çalışanın neyin ne olduğunu bulmak için saatler harcamasına gerek kalmaz.

4. Normal iletişim ve rahat bir ortam sağlayın

Kişiye her zaman yardım etmek, önermek, soruları yanıtlamak için orada olduğunuzu bildirin. Herhangi bir nedenle son teslim tarihini geçemezse veya kaçırırsa, sizinle konuşabileceğini ve birlikte bir şeyler bulacağınızı uyarın.

Görevi tamamlamak için neye ihtiyacı olduğunu sorun. Ona ek bilgi sağlamanız veya örneğin onu güncel olaylardan kurtarmanız gerekebilir.

Bir şeyler ters gittiğinde çalışanın sizinle iletişime geçmekten çekinmemesi için arkadaşça davranmak önemlidir.

5. Güvenli tarafta olun

Bir görevi kendiniz tamamladığınızda, durumun kontrolü tamamen sizdedir. İşi başka biri üstlenirse, kötü sonuçlara veya kaçırılan teslim tarihlerine neden olabilecek milyonlarca sorun olabilir.

Olumsuz bir gelişme olması durumunda ne yapacağınızı önceden düşünün. Görevi kendiniz üstlenmeye veya hızlı bir şekilde başka birine devretmeye hazır olun.

Bu durumları bir başarısızlık olarak değil, ekibinizi, yeteneklerini ve organizasyon düzeyini daha iyi anlamanıza yardımcı olacak bir deneyim olarak ele almaya çalışın.

6. sabırlı olun

Evet, birine emanet etmekten ve sonra soruları yanıtlamak ve sonucu izlemek için zaman harcamaktan daha hızlı kendi başınıza yapabileceğiniz şeyler var.

Bir insan orkestrası olmadığınızı ve etkili çalışma için ekibinizi geliştirmeniz, çalışanlara yeni bir şeyler yapma, daha yetkin olma, hatalarınızdan da dahil olmak üzere öğrenme fırsatı vermeniz gerektiğini hatırlamak önemlidir.

Bu, birisi çok fazla soru sorarsa veya bir görevle beklediğinizden daha yavaş başa çıkarsa sabırlı olmanız gerektiği anlamına gelir.

7. Geri bildirim verin ve isteyin

Görev tamamlandığında, çalışana işini nasıl değerlendirdiğinizi anlattığınızdan emin olun: neyi sevdiğinizi ve onu ne için övmeye hazır olduğunuzu, hangi noktaların geliştirilebileceğini, bunun için ne yapılması gerektiğini ve neyin aranması gerektiğini söyleyin. gelecek.

Doğru ol. Küfür etmeyin, sesini yükseltmeyin, sebepsiz yere aşağılamayın, eleştirmeyin. Övgü ile başladığınızdan emin olun ve ardından üzerinde çalışılması gerekenler hakkında nazikçe konuşun.

Kişi için görev yeni ve zorsa, ona nasıl çalıştığını sorun. Neyin kolay olduğu ve neyin olmadığı, neyin ilginç olduğu ve neyin hiç hoşlanmadığı, sonucu kendisi nasıl değerlendirdiği, neyi geliştirmek istediği ve bunu nasıl yapmayı planladığı.

8. Teşekkür etmeyi unutmayın

Ve sadece bire bir değil, aynı zamanda halka açık, özellikle de görev kolay değilse. Kişiyi tüm ekibin önünde övün, fazladan bir gün izin verin, şirket bunu uyguluyorsa en iyi çalışan olarak işaretleyin.

Ayrıca, başkasının emeğinin meyvelerini de kendine mal etmemelisiniz. “Ekip kurmayı ben organize ettim” veya “Raporu ben hazırladım” demek yerine her şeyi birlikte hazırladığınızı ve iş arkadaşınızın çok yardımcı olduğunu vurgulamakta fayda var. İnsanlar, meziyetleriyle tanınmayı takdir ederler, bu da onları şirkete daha bağlı ve sadık kılar.