Çalışanları evrak olmadan iş gezilerine nasıl gönderirsiniz: kişisel deneyim

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Size iş seyahati ile ilgili temel sorunları anlatıyoruz ve bunları nasıl çözebileceğinizi açıklıyoruz.

Sorun # 1. Yavaş onay sistemi

Her yolculuk, aracı olarak hareket ettiğim bir sürü yazışmadır. Mesaj göndermek çok zaman alır, ayrıca özellikle birkaç kişi uçarken kafanız karışabilir ve hata yapabilir.

Bir keresinde bir çalışanı yanlış anladım ve yanlış uçuş için bir bilet kabul ettim. İade edilemezdi, bu nedenle şirket doğru tarihte ikinci bir bilete para harcamak ve yaklaşık 10 bin ruble kaybetmek zorunda kaldı.

sorun nasıl çözülür

Kısa boylu: süreci otomatikleştirin.

Çevrimiçi gezi rezervasyonu hizmetleri bu görevle başa çıkıyor - Test ettim. İş gezileri planlamak, uçak ve tren biletleri satın almak ve otel rezervasyonu yapmak için kullanılabilir. Hizmeti bağlamak ve kullanmak için ödeme yapmanız gerekmez.

Hizmet sadece genel müdür ve ofis müdürü tarafından değil, şirketin tüm çalışanları tarafından kullanılabilir. Kullanıcı sayısında bir sınırlama yok, bu yüzden iş seyahatlerine çıkan tüm adamların verilerini hemen OneTwoTrip for Business'taki Lifehacker'ın profiline yükledim. Manuel olarak veya XLS ve CSV dosyalarından ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, "Çalışanlar" bölümünde bir "İçe Aktar" düğmesi vardır.

Bir kullanıcı eklerken, her seferinde tekrar doldurmamak için Rus ve yabancı pasaportların verilerini hemen girebilirsiniz.

Her çalışan için bir seyahat limiti belirleyebilir ve erişim haklarını kısıtlayabilirsiniz. Örneğin, bir sipariş için bir limit belirleyin ve üç yıldıza kadar bir otel seçin. Bir çalışan ayrıldığında profili engellenir. Kişisel hesabına giremeyecek, ancak tüm geçmişi ve onunla ilgili raporlar kalacak.

Bu benim işimi büyük ölçüde basitleştirdi: bir çalışan şifresiyle kişisel hesabına giriş yapabilir, istediği uçuş ve oteli seçebilir ve ödeme yapmadan rezervasyon yaptırabilir. Biletler üzerinde anlaşmak için Telegram'a ekran görüntüleri göndermeniz gerekmez: yönetici olarak yönetici, "Siparişler" bölümünde tüm çalışanların rezervasyonlarını ve siparişlerini görür.

Sorun # 2. Yüksek maliyetler

Biletleri daha ucuza almak için seyahatleri önceden planlamaya çalışıyoruz. Doğru, bu her zaman işe yaramaz.

sorun nasıl çözülür

Kısa boylu: online seyahat hizmeti aracılığıyla satın alarak bilet ve otellerden tasarruf edin.

OneTwoTrip for Business, uçak biletlerinin bireylere göre aynı veya daha ucuza mal olacağını garanti eder.

Tasarruf, yüksek ciro ve havayolları ve otellerle doğrudan sözleşmeler yoluyla elde edilir.

Site, farklı bütçeler için yaklaşık 2 milyon konaklama seçeneği sunuyor: oteller, apartmanlar, pansiyonlar. En popüler olanlardan 1000'den fazlasının OneTwoTrip for Business ile kendi ilişkileri vardır. Müşterinin ihtiyaç duyduğu nesne sistemde değilse, hizmet talep üzerine onunla sözleşme yapabilir.

Planlar onaylanır ve seyahat onaylanırsa, biletler iki tıklamayla satın alınabilir. Değilse, rezervasyonunuzu iptal edin. Tüm havayolu sadakat kartları geçerlidir, böylece mil biriktirmeye devam edebilirsiniz. Hizmet, bankalarla promosyonlar düzenler: örneğin, şirket kartıyla yapılan satın alımlar için bonuslarla geri ödeme yapabilir.

Sorun # 3. Uzun biletleme ve faturalandırma

Biletler ve otel müdürüyle anlaştıktan sonra, ödeme için fatura almak üzere havayolu ve otelle iletişime geçiyorum. Her kuruluşun tüzel kişiler için kendi ödeme kuralları vardır: bir yerde e-postaya yazmanız gerekir, bir yerde şirket ayrıntılarıyla bir Excel dosyası doldurmanız gerekir, bir yerde - web sitesinde bir form. Belgeleri almak için defalarca yardım hattını aramak zorunda kaldım. Çok zaman alır ve biletin düzenlenmesi bazen birkaç gün sürer. Bazı şirketler tüzel kişilere hiç fatura düzenlemez. Bu gibi durumlarda satın almaktan vazgeçmeniz ve başka bir uçak veya otel aramanız gerekir.

sorun nasıl çözülür

Kısa boylu:iş gezileri düzenlemek için hizmetin web sitesinde bir fatura ile bilet ve otel için ödeme yapın.

OneTwoTrip for Business'ta ben ve uygun erişime sahip diğer çalışanlar, bireyler kadar kolaylıkla bilet ve otel rezervasyonu yapabilir ve ödeme yapabilir. Tüm süreç 2-3 dakika sürer: kişisel hesabınızı girin, tarih ve varış yerini girin ve istediğiniz uçuşu seçin. Pasaport bilgilerini ve bonus kart numarasını girmenize gerek yoktur, listeden bir çalışan seçtiğinizde bunlar otomatik olarak yüklenecektir.

Ayrıca, karmaşık bir güzergah oluşturabilir veya seyahatinizi daha esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz. Örneğin, bir gün farklı havayollarıyla uçun: sabahları Ulyanovsk'tan Moskova'ya Aeroflot ile ve akşamları Pobeda'ya geri dönün. Buna izin verilir, çünkü çevrimiçi hizmet farklı havayollarından biletleri tek bir siparişte "yapıştırabilir". Seyahatinizi kendiniz organize ederseniz, bu durumda daha fazla zaman alacaktır: iki havayoluyla yazışma, iki ödeme faturası, iki kat daha fazla kapanış belgesi.

Bilet ve otel için iki şekilde ödeme yapabilirsiniz: depozito ile ve kurumsal banka kartı kullanarak. Depozito kullanıyorum - "Hesap" bölümünden faturalandırarak herhangi bir tutar için önceden doldurmanız gerekiyor. Satın alma, yalnızca bankanın çalışma saatleri içinde değil, hemen gerçekleşir.

Herhangi bir sorun için servis destek ekibiyle iletişime geçebilirsiniz. Akşamları veya hafta sonları mücbir sebepler meydana gelse bile, günün her saatinde çalışır ve yardım sağlayacaktır.

Sorun No. 4. Belgelerin kapatılması

İş seyahati, bilet alımı ve otel rezervasyonu ile bitmez. Kapanış belgelerini hazırlamak için çok daha fazla çaba gerekiyor. Bunları yalnızca kağıt biçiminde gönderen havayolu ve otelden ayrı olarak talep edilmelidir. Çoğu zaman, gönderiler postayla gelmez ve kaybolur. Bu, raporlama döneminde ortaya çıkar, bu nedenle, kapanış belgelerini çoğaltabilecek birini acilen aramalısınız.

sorun nasıl çözülür

Kısa boylu:OneTwoTrip for Business kapanış belgelerinin oluşturulmasını emanet edin.

Faturalar ve raporlar içeren OneTwoTrip for Business'ta her şey çok daha basit. Her ay, tüm hizmetler için bir eylem ve her üç ayda bir KDV'li oteller için bir fatura alıyoruz - bir uzlaşma eylemi. Tüm faturalar ve raporlar "Belgeler" bölümünde saklanır. Sekreter, muhasebeci, yönetici - hangi çalışanların bunlara erişimi olduğunu yapılandırabilirsiniz. Belgelerin kişisel hesabınızdaki saklama süresiyle ilgili herhangi bir sınırlaması yoktur ve her zaman kullanılabilir.

alt satırda ne var

İş gezilerini organize ederek paradan ve zamandan tasarruf sağlar. Hizmet şunları yapmanızı sağlar:

• havayolları ve otellerle uzun yazışmaları reddetmek;
• gezileri doğrudan kafa ile koordine edin;
• en karlı uçuş ve konaklama seçeneklerini ayırtın;
• 2-3 dakika içinde tek bir yerde bilet ve otel düzenlemek;
• faturayı beklemeden biletler için ödeme yapın;
• kapanış belgelerinin hazırlanmasını ve saklanmasını basitleştirin.