GTD sisteminden nasıl daha iyi yararlanılır

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Yazar ve blog yazarı Leo Babauta, planlamaya nasıl devam edeceğinizi ve üretken olmanızı engelleyen her şeyden nasıl kurtulacağınızı açıklıyor.

Bu sisteme neden ihtiyaç duyuldu?

İşlerin Yapılması (GTD), David Allen tarafından işlerin yapılması için iyi bilinen bir sistemdir. Kullanırken kesinlikle gelen tüm bilgiler kaydedilir ve listelere ayrılır. Amaç, gerçekten önemli olan şeylere daha fazla zaman harcayarak işleri halletmek.

GTD sistemi ile çok büyük başarılara imza atabilirsiniz. İşte bunlardan sadece birkaçı:

• Bir çok görevin üstesinden geliyorsun.
• Kendinize daha çok güvenirsiniz.
• Daha az ertelersiniz ve daha az dikkatiniz dağılır.
• Size daha çok güveniyorlar: diğerleri her zaman her şeyi sona erdirdiğinizi biliyor.
• İşe sağlam bir yaklaşım talep edildiğinden daha sık çalışmaya davet edilirsiniz.
• Daha iyisi için değişirsiniz - sizin için gerçekten neyin önemli olduğunu anlarsınız, meraklı olursunuz, öğrenmeye başlarsınız, insanlarla güçlü ilişkiler kurarsınız ve sizi engelleyen eski algı kalıplarından kurtulursunuz.
• Daha fazla kazanırsın.
• Başarılı bir başlangıç yaratma veya harika bir şirket kurma yeteneğine sahipsiniz.
• Fikirlerinizi bir kitapta, blogda veya derste paylaşabilirsiniz.

Ancak tüm bu faydaları elde etmek için sistemi nasıl etkili bir şekilde kullanacağınızı anlamanız ve onu neyin engellediğini bulmanız gerekir. Popüler blog Zen Habits'in yazarı ve yazarı Leo Babauta, bunun için yapmanız gerekenleri açıklıyor.

GTD sistemi nasıl daha verimli kullanılır?

Sizi üretken olmaktan alıkoyan şeyin ne olduğunu öğrenin

Erteleme alışkanlığı. Karmaşıklığı nedeniyle göreve yaklaşmaktan çekiniyorsunuz: ya onunla başa çıkamayacağınızı hissediyorsunuz ya da hiç anlamadınız. Bu erteleme.

Dikkat dağıtma alışkanlığı. Başlamayı başardınız, ancak hemen başka bir göreve geçtiniz. Aynı şüpheler ve belirsizlikler, sizi daha kolay bir egzersiz lehine ertelemeye veya sadece zaman öldürmeye başlamanıza neden olur. Bu sürekli anahtarlama, konsantrasyon kaybına yol açar. Aynı zamanda, sonsuz bir meşgul olacaksınız gibi görünüyor.

Mükemmelliyetcilik. Uzun süre işe başlayamazsınız çünkü şu an bunun için doğru zaman değil. Ya da mükemmel olmadığı için tamamlamayı ertelediniz.

Örneğin, bir blog başlatmak istiyorsunuz ama yapmıyorsunuz, çünkü bunun için mükemmel platformu ve temayı bulana kadar yeterli boş zamanınız yok ve yine de harika fikirlerden oluşan bir listeniz yok. Veya bir makale yazdınız ve materyalin hala sonuçlandırılması gerektiği için yayınlamıyorsunuz - aslında, sadece cesaret edemiyorsunuz.

Çevre. İnsanlar planlarınızı boşa çıkarır, hiçbir şeyi zamanında yapmaz, her şeyi karmaşıklaştırır, bozar, şikayet eder ve sinirlendirir. Ve diğer insanlara güvenerek, hedeflerinize ulaşmak bazen zordur. Çoğu zaman, bu sadece kendinize bir bahane.

Dikkat dağıtıcı şeyler. Bunlar insanlar, herhangi bir olay, sorun. İşinize müdahale ediyorlar. Kontrol edebileceğiniz bir şey, bazıları ise olamaz.

Tükenmişlik. Yorgunsunuz, açsınız, bitkinsiniz, kafanız karıştı veya sıkıldınız. Bunun gibi problemler konsantrasyonun ve işlerin yapılmasının önüne geçer.

Bu durumda, sadece şarj etmeniz gerekir: biraz kestirin, yürüyüşe çıkın, meditasyon yapın.

Veya çok fazla enerji gerektirmeyen görevleri üstlenin: postalarınızı düzenleyin, idari rutini yapın. Uzun süredir yorgunluk gözlemleniyorsa, diyetinizi ve uykunuzu gözden geçirin.

Korkular, şüpheler, çaresizlik ve kendinden şüphe duyma. Yukarıda bahsedilen engellerin çoğunun merkezinde yer alırlar.

Daha verimli çalışmak için neleri kaçırdığınızı belirleyin

Seçilen noktalar yukarıda belirtilen sorunlara çözüm olacaktır.

Öncelik verme yeteneği. Zamanınızın çoğunu önemli görevlere ayırırsanız başarıya ulaşabilirsiniz. Gerekli olmayan faaliyetlerle meşgul olduğunuzda veya faaliyetler arasında sürekli geçiş yaptığınızda, daha az etkili olursunuz. Önemli bir problem seçmeniz ve sadece ona odaklanmanız gerekir.

Yavaş yavaş, hangi görevlerin ve projelerin sizin için çok değerli olduğunu belirlemeyi öğreneceksiniz. Mesajlara cevap vermek bir makale yazmaktan daha mı önemli? Kariyeriniz, mutluluğunuz, sağlığınız için daha faydalı olan nedir?

İşe doğru şekilde başlama yeteneği. Bir hedefe ulaşmanın önünde duran en yaygın ve acı verici sorunlardan biri olan erteleme eğilimidir. Bu nedenle, görevleri tamamlamada en önemli şey başlamaktır.

İlk, en küçük adıma odaklanın. Mümkün olduğunca küçük. Başlamayı kolaylaştıran bir ortam oluşturun. Örneğin, Leo kendisi koşma alışkanlığını geliştirmek istediğinde, sadece spor ayakkabılarını giymeye ve evden çıkmaya odaklandı.

Sprint çalışması. Bu yaklaşım, çoklu görev ve dikkat dağıtıcı şeylerle başa çıkmanıza yardımcı olur. Bu tekniğe Pomodoro da denir. İşin, başka hiçbir şey tarafından dikkatiniz dağılmadan yalnızca bir göreve konsantre olmanız gereken 15-25 dakikalık kısa aralıklarla (sprintler) bölünmesine dayanır.

Bunu kısa bir ara takip eder, ardından yeni bir sprint başlarsınız. Bu yöntemi hiç kullanmadıysanız, günde birkaç çalışma bölümü düzenleyebilir ve bir hafta sonra sayılarını kademeli olarak artırmaya başlayabilirsiniz.

Görev listesi yönetimi. Planlanan her şeye konsantre olmaya ve bunlarla başa çıkmaya yardımcı olur. Ancak fazla karmaşıklaştırmamaya çalışın. Basit bir planlayıcı programı bulun, yakın gelecekte yapmanız gereken her şeyi yazın ve her gün bugün hangi görevlere odaklanacağınızı seçin.

Gün için üç önemli ve üç küçük görev planlayın - bu sayı, çalışma gününüzün uzunluğuna, görevlerin karmaşıklığına ve tamamlanma hızına bağlı olarak değişebilir.

Hataları kabul etme yeteneği. Mükemmeliyetçilik, işlerin yapılmasının önüne geçer. Bu nedenle, işinizin mükemmelliği hakkında değil, tamamlanması hakkında endişelenmeyin. Yazar Ann Lamotte'nin "berbat ilk taslak" kuralına sadık kalın.

İyi yazmaya başlamanın (ve yazmaya başlamanın) tek yolunun zayıf ve işe yaramaz bir taslak çizmek olduğuna inanıyor. Bir süre sonra sonuca dönecek ve cilalayacaksınız.

Belirsizlik modunda çalışmak. Korkular ve zorluklar sizi sık sık rahatsız edecek. Bu nedenle, bu belirsizlik durumunda nasıl çalışılacağını öğrenmek çok faydalıdır: kendinizi kontrol altında tutmak, görevlerden ve içsel deneyimlerden saklanmamak ve şikayet etmemek.

Bunu yapmak için, arkanızda böyle bir şey fark ettiğinizde, her şeyi bir kenara koyun ve durumunuzu hissetmeye çalışın. Kabul et. Fiziksel hislerinize dikkat edin. Güvensizliğin ve rahatsızlığın iyi olduğundan emin olun. Anları olduğu gibi takdir etmeyi öğrenin.

Büyük resmi görme yeteneği. Tamamen tek bir göreve odaklanmak bir şey ve duruma bir bütün olarak bakabilmek tamamen başka bir şey. Eylem planını ayarlamanız gerekirse, sabah ve akşamları ve gün içinde birkaç kez durumun genel bir analizi yapılmalıdır.

Hepimizin zaman zaman dikkati dağılır, kesintiye uğrar ve öngörülemeyen zorluklarla karşı karşıya kalırız. Üretken kalmak için gerektiğinde odağı değiştirmeyi öğrenmeniz gerekir.

Sorumlu olma yeteneği. Her şeyden önce, hedefinize ulaşma yolunda karşılaştığınız tüm zorluklar için başkalarını suçlamamak anlamına gelir. İşin size düşen kısmı için tam sorumluluk alın.

Lider olun - inisiyatif gösterin, içinde basit bir ast olsanız bile tüm ekibin başarısını izleyin.

Açık iletişim. Öyle ki, herkes sorumluluklarını ve sınırlarını ve ayrıca uyumsuzluğun sonuçlarını açıkça anlar. Bu, ilgili herkesin daha kolay ve verimli çalışabileceği bir yapı oluşturmaya yardımcı olacaktır. İnsanlara tüm kusurlarına rağmen içten ve olumlu davranmaya çalışın.

Planlama yeteneği. Günlükteki görevlerin bolluğu, hiçbir şekilde hedefe ulaşılmasına katkıda bulunmaz. Bunun yerine, basit soruları yanıtlayarak minimal bir liste yapmak en iyisidir. Önemli görevleri tamamlamak için güne nasıl başlanır? Kimsenin dikkatinizi dağıtmaması için sprintler nasıl yapılır? Ne için sorumluluk almanız gerekiyor? Postanızı ne zaman almaya değer? Toplantıları ne zaman planlamalıyım? Gününüzü nasıl değerlendirirsiniz?

Cevaplar gününüzü planlamanıza yardımcı olacaktır. Mükemmel olması için çabalamayın. Neler olduğunu analiz ederek, zamanla en iyi seçeneği bulacaksınız.

İyileştirmeye nereden başlamalı

Basit bir plan yapın. Tüm eksik becerilerde bir kerede ustalaşmaya çalışmak hiç de gerekli değildir. Yeni başlayanlar için, günlük olarak uygulayacağınız ilk dördüne odaklanmak en iyisidir:

• Gün için görevlerin önceliklendirilmesi ve tanımlanması.
• Sprint çalışması.
• Meditasyon - korku, belirsizlik veya güvensizlik hissettiğinizde.
• Gün sonunda analiz ve planın revizyonu.

Ne yapacağınızı ve nasıl yapacağınızı not edin. Ortaya çıkan planı tanıdığınız birine gösterin ve bir hafta boyunca her gün ona rapor verin. Her hafta başarılarınızı, zorluklarınızı ve yedi günlük yeni bir dönemin başlangıcına nasıl hazırlanacağınızı paylaşmaya söz verin.

Her akşam 10 dakikanızı gününüzün nasıl geçtiğini ve planınızdaki tüm noktaları tamamlayıp tamamlamadığınızı gözden geçirmek için ayırın. Ne olduğunu, neyi engellediğini, ileriye doğru hareketi nasıl hızlandırabileceğinizi yazın.

Zamanla, sprintler, meditasyon ve diğer beceriler sizin için daha kolay hale gelecektir. Ardından sisteminizi kademeli olarak geliştirirken yeni ve etkili yaklaşımlar öğrenmeye başlayın. Ana şey, pratik yapmayı hatırlamaktır.