İş yerinde bir kontrol listesi neden sizin için bir zorunluluktur?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Dışarıda pek çok modern teknik olduğu için bir kontrol listesi iş akışınızı düzenlemenin çok eski moda bir yolu gibi görünüyor. Ancak, bir bilimsel deney, bir doktora görüşünün ve Van Halen grubunun vokalistinin deneyimini argüman olarak kullanarak sizi ikna etmeye hazırız.

Modern dünyada, bilgiye eşi görülmemiş bir erişim sağlanıyor. Doğru arama terimini sorarak veya çevrimiçi ansiklopedileri açarak çok şey öğrenebiliriz. Bununla birlikte, bu bilgi telaşı ile birlikte birçok zorlukla da karşılaşıyoruz.

Şimdi her zamankinden daha fazlasını biliyoruz, ancak teoriyi pratiğe dönüştürmekte, ona değer ve kullanışlılık kazandırmakta bir sorun var.

Birçok yönden, bilgi çağı bizi çok daha az pratik ve bilge yaptı. Bize çok şey bildirin, ancak konsantrasyonu kolayca kaybederiz, asıl şeyden dikkatimiz dağılır, dikkatin dağılmasına izin veririz. Ayrıca, temel bilgileri, temel arka plan bilgilerini kolayca gözden kaçırırız ve kendi yetkinliğimiz duygusuyla hatalar yaparız.

Cerrah ve halk sağlığı araştırmacısı Atul Gawande, M. D.'ye göre, insanlar bilgilerinden en iyi şekilde yararlanmalıdır.

Atul Gawande Amerikalı cerrah, gazeteci, yazar

Cehaletten kaynaklanan başarısızlıkları affedebiliriz. Bir kişi belirli bir durumda ne yapacağını bilmiyorsa, sorunu çözmek için her türlü çabayı gösterdiği için mutluyuz. Ama nasıl ilerleyeceğini biliyorsa ama bu bilgiyi doğru bir şekilde uygulamadıysa, kızmamak elde değil.

“Ne yapacağımı en iyi ben bilirim” inancı nedeniyle yapılan hatalar genellikle en acı verici olandır. Elinizden gelenin en iyisini denemediniz ve başarısız oldunuz, ancak kasıtlı olarak aşırı güvenin yolunu izlediniz ve başarısız oldunuz. Atul Gawande, bunun deneyimli bir cerrah tarafından yapılan basit bir hatanın bir hastanın ölümüne yol açmasına benzer olduğuna inanıyor.

Bu bilgi okyanusuyla nasıl başa çıkacağız? Bilgiden en iyi şekilde nasıl yararlanılır ve mucizelere yer nasıl bırakılır? Dr. Gawande'ye göre, bir kontrol listesi kullanarak kendi gücünüzü ve yetkinliğinizi hissedebilirsiniz.

Dr. Gawande, kontrol listelerinin cerrahlar üzerindeki etkisini veya daha doğrusu ameliyat sırasında hastaların enfeksiyon vakalarının sayısı üzerindeki etkisini dikkatle inceledi. Deneyin saygın ve yetkin cerrahları içermesine rağmen, hepsi bir şekilde operasyon sırasında hata yapma riski altındaydı.

Cerrahlara sunulan kontrol listesi kısa ve basitti. Okur:

Ellerini sabun ve suyla yıka.
Hastanın cildini antiseptik ile silin.
Hastanın vücuduna steril pansumanlar yerleştirin.
Şapka, maske, steril önlük ve eldiven giyin.

Tıp öğrencileri bu adımları ezbere öğrenirler, açık, basit ve gereklidirler. Ancak bir kişi bir makine değildir ve eylemlerden birini unutabilir. Bir adımı atlamak enfeksiyona neden olabilir, bu da ek tedavi, finansal maliyetler ve en kötü durumda hastanın ölümü anlamına gelir.

Şaşırtıcı bir şekilde, bu kontrol listesi doktorların gözünün önüne gelir gelmez daha az hata yapmaya başladılar. Enfeksiyon sayısı %66 azaldı. Çok para kurtardı ama daha da önemlisi binden fazla hayat kurtardı.

Elbette, düşünceleri yapılandırmanın, eylemleri düzene koymanın ve gerekli bilgileri hatırlamanın bir yolu olarak bir kontrol listesi sadece doktorlar için değil, aynı zamanda her birimiz için de yararlıdır.

Hiçbir şeyi unutmamak için bir kontrol listesi yazmayı rahatsız edici bulabilirsiniz. Sonuçta, yeterince akıllısın ve kendi hafızana güvenebilirsin. Ancak bir kontrol listesinin asıl amacı, amaçlanan yolu izlemenize ve hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacak disiplindir.

Neden bir kontrol listesi yap

Kontrol listesi, temel ve basit bilgileri unutmadığınızdan emin olmanıza yardımcı olur. Dr. Gawande, kontrol listesinin bizi kendi eksikliklerimizden, hafıza ve dikkatin sınırlarından koruyan bir tür "bilişsel ağ" oluşturduğuna inanıyor. Kontrol listesi, yorgunluk veya tembelliğin yaklaştığı anda ortak gerçekleri unutmamanızı sağlar.
Kontrol listesi zihninizi özgürleştirir ve ona gerçekten zor görevler üzerinde çalışma fırsatı verir. Basit ve önemsiz şeyler için endişelenmeyi bıraktığınızda, zor seçimlere odaklanma şansınız olur. Bu, özellikle beklenmedik veya planlanmamış durumların sürekli ortaya çıktığı ve kendinizi kontrol etmenin oldukça zor olduğu durumlarda işe yarar.
Kontrol listesi disiplinli olmaya yardımcı olur. Rutin görevler söz konusu olduğunda bu önemlidir. Günden güne bir şeyler yapmaya alıştığımızda, kolayca heves ve dikkatimizi kaybeder, hata ve yanlış hesaplar yaparız. İşyerinizde kendinizi çok rahat hissediyorsanız, rahatlarsanız ve dikkatiniz dağılırsa, kontrol listesi her dakika uyanık kalmanıza yardımcı olacaktır.
Kontrol listesi zaman kazandırır. Artık her adımınızı düşünmenize gerek yok: zaten her şeyi bir kağıt parçası üzerinde tanımladınız. Şimdi bir karar verilmesi gerekiyorsa, zaman en değerli kaynaktır. Bir kontrol listesi, değerli saniyeler kazanmanıza yardımcı olacaktır.

Evet, iş akışınızı kontrol etmenin en orijinal yolu bir kontrol listesi değildir. Ancak aynı zamanda, bu basit araç, hataları azaltmak ve çalışmalarının kalitesini artırmak isteyenler için inanılmaz derecede değerli olduğu ortaya çıkıyor.

Etkili bir kontrol listesi nasıl oluşturulur

İyi kontrol listeleri ve kötü kontrol listeleri vardır. Peki, başlamanıza yardımcı olacak bir kontrol listesi nasıl oluşturulur?

Sadece basit şeylere odaklanın. İyi bir kontrol listesinin amacı gerekli bilgileri iletmektir. Ayrıntı yok. Kontrol listesi bir rehber değildir, iş akışınızın bir turu değildir. Bu, en önemli şeyleri hatırlamanıza yardımcı olan bir diyagramdır. İyi bir kontrol listesi beş ila on puana sahip olmalıdır.
Kontrol listesi basit ve pratik olmalıdır. Görevi doğru bir şekilde tanımlayan net kelimeler kullanın. Her bir maddenin tam olarak ne anlama geldiğini hatırlamak için fazladan zamana ihtiyacınız varsa, kontrol listeniz kötüdür.
Ne zaman duraklatacağınıza karar verin. Kontrol listenizi ne zaman kullanacaksınız? Bir sonraki maddeye ne zaman geçeceksiniz? Öğenin tamamlandığını nasıl kontrol edersiniz? Kontrol listesini gözden geçireceğiniz bir zaman seçin ve her şeyin yapıldığından emin olun ve bir sonraki göreve geçebilirsiniz.
Kontrol listenizin türünü tanımlayın. Örneğin, bu bir tarifse, her adımı okuyacak ve talimatları izleyeceksiniz. Bu bir okuma-yapma türüdür. Ve eğer kontrol listeniz bugün için iş atamaları içeriyorsa ve tamamlanmış görevlerin üzerini çizerseniz, o zaman bu "yapılmış - onaylanmış" tiptir. Bu adım, kontrol listenizle çalışmanızı kolaylaştırmaya ve kendinizi daha iyi kontrol etmenize yardımcı olacaktır.
Kontrol listenizi gözden geçirmeye ve güncellemeye hazır olun. Onu gözden geçirmekten ve yeni görevler veya düzenlemeler yapmaktan çekinmeyin. Kontrol listenizin gerçekten etkili olması için deneme yapmanız gerekir.

Son adım özellikle önemlidir. Kontrol listeniz kesin değildir; değişen koşullara açıktır.

Kahverengi M & M'ler yok

Van Halen'ın solisti David Lee Roth'un ilginç bir alışkanlığı var. Rocker binici yeterli görünüyor: ekipman için teknik gereksinimleri listeliyor. Ancak noktalardan biri, konser salonları, stadyumlar ve müzik kulüplerinin çalışanlarını düzenli olarak şok ediyor: Listenin ortasında bir yerde, tek bir kahverengi şeker içermemesi gereken bir M & M kasesi var.

Bu biniciler kontrol listeleri gibi davranırlar: çalışanlar noktadan noktaya hareket ederek müzisyenin taleplerini yerine getirir. David Lee Roth bir işi kabul ettiğinde, öncelikle bir kase şekerle ilgilenir. Neden olduğunu tahmin edebilir misin?

David Lee Roth, kahverengi M & M'nin tüm seslerinin çılgınca kaldırılmasını isterken bunu açıklayabilir. Stadyum görevlileri kasede kahverengi şeker bırakırsa, sürücüye dikkat etmiyorlar demektir. David böyle bir drajeyle karşılaştığında, diğer her şeyi kontrol etmeye gidiyor: aletlerin iyi bağlanıp bağlanmadığını, ekipmanın doğru ayarlanıp ayarlanmadığını, bina ve ekipman gereksinimlerinin dikkate alınıp alınmadığını. Ve eğer kahverengi şekerler yoksa ve site çalışanları böyle garip bir dilekte bile saygı duyuyorsa, müzisyen emin olabilir: diğer her şey de yapıldı.