GTD'ye yeni başlayanlar için kılavuz

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

GTD zaman yönetimi tekniği, görevleri düzenlemenize ve izlemenize, tüm bilgileri kafanızdan çıkarmanıza ve harekete geçmeye başlamanıza yardımcı olur.

GTD nedir

Beynimiz kolayca yeni fikirler üretir, ancak hepsini hatırlamak onun için çok daha zordur. Örneğin, gelecek hafta annenizin doğum günü hediyesini almanız gerektiğini hatırlıyor. En sevdiği mağazanın önünden geçerken bunu size hatırlatmak yerine, beyniniz size bir şey satın almanız gerektiğini hissettirecektir.

GTD (Getting Things Done), belirsiz fikirleri, dürtüleri, içgörüleri ve gece yansımalarını eyleme dönüştürmeye yardımcı olan bir tekniktir. Bu sisteme güvenmeyi öğrendiğinizde, beyniniz tüm bilgileri tutmayacaktır. Bu stresi azaltacak ve daha üretken faaliyetler için güce sahip olacaksınız.

Bu teknik nasıl çalışır?

GTD, aklınıza gelen her şeyi organize ettiğiniz bir liste sistemine dayanmaktadır. Hayatınızda uygulamak için gelen bilgileri kaydetmeniz ve işlemeniz gerekir. Ayrıca, "Gelen", "Sonraki İşlemler", "Bekleme Listesi", "Projeler" ve "Bir Gün" gibi listeler oluşturmanız gerekecektir. Dikkatinizi gerektiren herhangi bir şey önce "Gelen Kutusu"na, ardından diğer listelerden birine gidecektir.

1. Koleksiyon

Cevaplamanız gereken mektuplardan duş alırken aklınıza gelen dahiyane fikirlere kadar dikkat etmeniz gereken tüm bilgileri toplayın. Toplama noktası bir kağıt not defteri, bir ek veya kendinize mektup göndereceğiniz bir e-posta olabilir.

GTD tekniğini ilk kullanmaya başladığınızda, kafanızı birikmiş tüm bilgilerden kurtarmaya çalışın. İhtiyacınız olan veya yapmak istediğiniz her şeyi, son birkaç gün veya haftalarda sizi meşgul eden, konsantrasyonunuzu bozan veya uygun olmayan anda hatırladığınız her şeyi yazın.

2. İşleme

Birikmiş bilgileri düşünün. Bu, tüm sistemin ana kuralıdır. Çok fazla toplamamak için bunu düzenli olarak yapın. Bilgileri işlemek için kendinize bir dizi soru sorun.

• çözülebilir mi? Bu öğeyi listeden çıkarmak için bir şey yapılabilir mi diye kendinize soruyorsunuz. Değilse, silin veya Bir Gün listesine taşıyın. Bir tarif veya ilginç bir makale gibi hiçbir şey yapmanız gerekmeyen yararlı bilgileri ayrı bir yere kaydedin. Uzak gelecekte yapmak istediğiniz şeyleri (Japonca öğrenin, kitap yazın), "Bir gün" listesine taşıyın ki "Sonraki eylemler" arasında yer almasınlar.
• Bir vakayı tek adımda tamamlamak mümkün müdür? GTD'de birden fazla adım gerektiren her şeye proje denir. Gelen Kutunuzda birden fazla ilgili göreviniz varsa, onlar için ayrı bir proje oluşturun. Adını proje listenize ekleyin ve "İleri"ye eklemek için bir eylem seçin.
• İki dakikadan fazla sürer mi? Değilse, hemen yapın. Bir sonraki görev listenize eklemekten veya başka birine devretmekten daha hızlıdır. Görevi tamamlamak daha fazla zaman alıyorsa, bunu yalnızca sizin mi yapabileceğinizi veya başka birine devredebileceğinizi düşünün.
• Birine devredebilir miyim? Eğer öyleyse, delege edin. İlerlemeyi izlemeniz gerektiğinde, öğeyi "Bekleme Listesi"ne taşıyın. Bir görevi devredemiyorsanız, onu takviminize veya "Sonraki" listesine ekleyin.
• Belirli bir son tarih var mı? Eğer öyleyse, bunu takviminize ekleyin. Bir günde yapmak istediğiniz her şeyi yazmayın. Yalnızca yapılması gerekenleri girin: dişçi ziyareti, toplantı, uçuş. Belirli bir son tarih yoksa, vakayı Sonraki Adımlar'a taşıyın.

3. Organizasyon

Her şeyi yerine göre sıralayın: beş listeden birinde, gelecek için yararlı bilgiler içeren bir klasörde, takviminizde veya çöp kutusunda.

Herhangi bir nedenle durdurulan vakaları "Bekleme Listesine" ekleyin. Örneğin, e-postanıza yanıt alana kadar devam edemediğinizde veya teslimatı beklerken. Her öğenin yanına tarihi eklemeyi unutmayın.

Sonraki Adımlar, mümkün olduğunca çabuk tamamlanması gereken görevlere sahip olmalıdır. Bunları uygulanabilir fiziksel eylemler olarak formüle edin, böylece işe başlamak daha kolay olacaktır. Örneğin, özünde aynı şey olmasına rağmen, “Lena'yı ara ve Perşembe akşamı çocukla oturmasını ayarla” yazmak, “birinin çocukla oturmasını sağlamak” yerine daha iyidir.

İdeal olarak, "Sonraki" bölümündeki her öğeye bir bağlam etiketi eklemelisiniz. Size nerede olmanız gerektiğini, kiminle, yanınızda ne götürmeniz gerektiğini söyleyecektir. Örneğin, "alışveriş", "iş yerinde", "çocuklarla", "telefon", "bilgisayar" etiketlerine sahip olabilirsiniz. Bu dava için ne kadar zamanınız olduğunu veya hangi önceliğe sahip olduğunu da belirtebilirsiniz. Ardından, gerekirse tüm vakaları etiketlere göre hızlı bir şekilde sıralayabilirsiniz.

4. Genel Bakış

Tüm listeleri haftada bir kontrol ettiğinizden emin olun. Bir şeyleri Gelen Kutusu'nda ne kadar uzun süre bırakırsanız, bunlarla daha sonra ilgilenmek o kadar zor olacaktır.

• Her proje için bir sonraki eylem tanımlanmalıdır.
• "Sonraki" bölümündeki her öğe, önümüzdeki hafta yapmak istediğiniz bir şey olmalıdır. Gereksiz tüm şeyleri “Bir gün” listesine taşıyın veya tamamen silin.
• Zaman zaman “Bir gün” listesinden bir şeyi “Sonraki adımlar”a taşımayı deneyin.

5. Yürütme

Harekete geç! Sisteminizi doğru bir şekilde organize ettiyseniz, bu en kolay adım olacaktır. İlk dört adımı düzenli olarak tekrarlayarak, ilerleme kaydetmeniz ve hedeflerinize yaklaşmanız için listedeki her şeyin gerekli olduğundan tamamen emin olacaksınız.