Gmail Nasıl Etkili Kullanılır: 25 İpucu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2024-01-13 03:17

Google Mail ile her gün çalışıyor olsanız bile, tüm özelliklerini bilmiyor olabilirsiniz. İşte Gmail'i etkili bir şekilde kullanmak için birçok görevi kolaylaştıracak ve size zaman kazandıracak 25 ipucu.

1. Nereden başlamalı

Arka planı değiştir

Her zamanki beyaz Gmail arka planını görmek yerine, gelen kutunuzu gösterişli bir şeyle renklendirin. Önerilen seçeneklerden yeni bir arka plan ayarlamak için sağ üst köşedeki ayarlarda "Temalar" bölümünü seçin veya kendi resminizi yükleyin.

Alternatif olarak, arayüz ayarlarıyla deneme yapabilirsiniz. "Geniş" modda çok fazla boş alanınız olacak ve ekrana mümkün olduğunca çok mesaj sığdırmanız gerektiğinde "Kompakt" iyidir.

Arkadaş ekle (ve mesajlar)

Kişilerinizi ve eski iletilerinizi sisteme eklemek için (Gmail'i ilk kez kullanmanız veya ek bir hesap oluşturmanız önemli değildir), "Ayarlar" → "Hesaplar ve İçe Aktarma" bölümüne gidin ve "Postayı içe aktar" bağlantısını seçin. ve kişiler". Bu, verilerinizi diğer posta kutularından eklemenize olanak tanır.

Gmail'in Outlook Gibi Görünmesini Sağlayın

Ayarlar → Laboratuvar'da, tıpkı Outlook'ta olduğu gibi sağda iletilerin tam metnini görmek için Önizleme Bölmesi özelliğini etkinleştirin. Alışkanlık ikinci bir özelliktir, bu nedenle tüm hayatınız boyunca kurumsal e-posta ile çalıştıysanız ve şu anda Gmail ile rahat olmaya çalışıyorsanız, Viewport geçişinizi kolaylaştıracaktır.

Etkinleştirildiğinde, ayarların solundaki açılır menüde farklı görüntüleme seçenekleri göreceksiniz.

Temel şeylere odaklanın

Gmail, hangi iletilerin sizin için daha önemli olduğuna karar verebilir. Zeki, ha? Ayarlar → Gelen Kutusu altında, Gmail'in iletilerinizi analiz etmesi için E-posta etkinliğimi izle… öğesini seçin.

Ayrıca "İşaretçileri dahil et" veya "Filtreleri yoksay" işlevini de seçebilir (filtreler hakkında aşağıda daha fazla tartışacağız) ve önemli mesajların en üstte görüntülenmesi için klasör türünü değiştirebilirsiniz. Ardından, "Masaüstü bildirimleri" bölümündeki "Ayarlar" → "Genel" menüsünde (Chrome, Firefox veya Safari tarayıcısını kullanıyorsanız), "Önemli e-posta bildirimlerini etkinleştir" seçeneğini belirleyebilirsiniz.

Harflerin ipliğinden kurtulun

İki tip insan vardır: Zincirleme özelliğini sevenler ve bin güneşin gücüyle ondan nefret edenler. İkinci gruba aitseniz, "Ayarlar" → "Genel" bölümüne gidin ve "Harf zincirlerini" kapatın.

2. Siparişi koruyun

Her şeyi arşivle

Gmail, iletileri silmek yerine arşivlemeyi mümkün kılar. Bu, boş alan olup olmadığı konusunda endişelenmenize gerek kalmaması ve çekmecenizi sürekli temizlemeniz için yapılır. Bir mesajı arşivlemek istiyorsanız, açın ve soldan ikinci simgeye tıklayın (ok aşağıyı gösteren bir kutu). Mesaj, sol kenar çubuğundaki Tüm Postalar sekmesinde sizi bekliyor olacak.

Arşivinizi takip edin

Gmail'in ücretsiz dosya depolama için ne kadar alan sağladığı önemli değil, 2016 ve insanlar giderek daha fazla ek gönderiyor. Hafıza sınırınıza ulaştıysanız, bazı mesajlardan kurtulmanın zamanı geldi. Arama kutusundaki oka tıklayın, "Ekler var" öğesini işaretleyin, 10 MB boyutunu seçin ve büyüteçle düğmeye tıklayın. Bu size 10 MB'ın üzerindeki tüm mesajları gösterecektir. Artık kesinlikle ihtiyacınız olmayan mektuplar için kutuyu işaretleyin ve çöp kutusuna gönderin.

Yanıtla ve arşivle

Zaten yanıtlamışken neden gelen kutunuza bir e-posta bırakasınız? Mektubunuza cevap beklerken gelen mesajlarınızın dağınıklığını önlemek için "Gönder ve Arşivle" işlevini kullanın. "Ayarlar" → "Genel"e gidin ve "Düğmeyi göster" "Yanıt olarak" Gönder ve arşivle'yi seçin. Artık dilerseniz gelen kutunuzda mesajları biriktirerek her zamanki gibi yanıtlayabilir veya yanıtlarken gereksiz e-postaları hemen arşivleyebilirsiniz.

Etiketleri ve filtreleri kullanın

Her mesaja bir etiket ekleyebilirsiniz. Sol kenar çubuğunda yeni kısayollar görünecektir. Sadece mektubu açın ve "Etiketler" simgesine tıklayın - sağdan ikinci. Şimdi yeni bir kısayol oluşturun veya mevcut bir kısayolu seçin (bu arada kısayolu kenar çubuğundan doğrudan mesajınıza sürükleyebilirsiniz).

"Diğer" düğmesini tıklayın ve "Benzer e-postaları filtrele"yi ve ardından "Bu sorguya göre bir filtre oluştur"u seçin. Gmail filtreleri hakkında ayrı bir makale yazabilirsiniz, bu nedenle daha fazla ayrıntı için "" bölümüne bakın.

Ekstra depolama alanı satın alın

Dosya depolama sorunuyla uğraşmaktan tamamen bıktıysanız, ek alan için para harcayabilirsiniz. Mesajlar sayfasını aşağı kaydırın ve sol alt köşede ne kadar alan kaldığını ve "Yönet" bağlantısını göreceksiniz.

Kullanılabilir alanın neredeyse %100'ü doluysa, bağlantıyı takip edin. 100 GB planı aylık 139 rubleye mal oluyor ve fazladan alan yalnızca Gmail için değil, aynı zamanda kullanıyorsanız Google Drive ve Google Fotoğraflar'da da kullanılabilir.

3. Ciddiye alın

Sayfadaki e-postaların görüntüleme modunu değiştirin

Sayfa başına ileti sayısını 100'e çıkarmayı deneyin, böylece mektuplarınızın tüm dizisine bir bakışta bakabilirsiniz. Ayarlar → Genel → Maksimum Sayfa Boyutu seçeneğine gidin. Burada ayrıca sayfa başına 10, 15, 20, 25 ve 50 mesaj görüntülemeyi de seçebilirsiniz.

Her şeyi renge göre dağıtın

Bir iletiyi çok hızlı bir şekilde önemli olarak işaretleyebilirsiniz, ancak farklı iletilerin farklı önem dereceleri olabilir. Ayarlar → Genel → Yıldızlar'a gidin ve Tüm Yıldızlar'ı seçin. Şimdi, eğer yıldıza tıklarsanız, harfi işaretlerseniz, her tıklama ile rengi değişecektir. Bu, önemli mesajlarınızı içeriklerine göre sıralamanıza yardımcı olacaktır.

Mesajları yapılacaklar listesine dönüştürün

Muhtemelen, gelen kutunuzu büyük bir yapılacaklar listesi olarak düşünüyorsunuz. Öyleyse neden e-postalarınızı üstesinden gelebileceğiniz görevlere dönüştürmüyorsunuz? Etkin konuşmada "Diğer" düğmesini tıklayın ve "Görevlere ekle"yi seçin. Bu ileti dizisi artık orijinal yayına bir bağlantıyla birlikte Google Görevler'de görünecek.

Okunmamış mesajların sayısını takip edin

"Ayarlar" → "Laboratuvar" bölümünde, "Okunmamış mesajların simgesi" işlevini etkinleştirin. Herhangi bir normal insan gibi, posta sekmenizi tüm gün açık tutarsanız, her zaman kaç tane okunmamış mesajınız kaldığını görürsünüz. Bu, stresten yoksun olmanız durumunda geçerlidir.

Çevrimdışı çalışmak

Google Chrome tarayıcısını kullanıyorsanız, çevrimdışı olarak postada çalışma olanağına sahipsiniz. Elbette yeni mesaj gönderip alamazsınız, ancak harfleri klasörden klasöre taşıyabilir ve taslaklar oluşturabilirsiniz. Bu özelliği etkinleştirmek için Ayarlar → Çevrimdışı seçeneğine gidin.

Bir sekretere hesabınıza erişim izni verin

Hala mektuplarla baş edemiyorsan, tüm bu dehşeti sekreterine iletebilirsin. Bunu yapmak için "Ayarlar" → "Hesaplar ve İçe Aktarma"ya gidin, "Hesabınıza erişim izni verin"i seçin ve diğer Google kullanıcılarını ekleyin. Ayarlarınızı ve şifrenizi değiştirme hakkına sahip olmayacaklar, ancak mesajları okuyabilecek, arşivleyebilecek ve tabii ki cevaplayabilecekler. Mektup, karışıklığı önlemek için parantez içinde adınız ve sekreterinizin adı ile imzalanacaktır.

4. İnsan faktörünü kontrol edin

Adresleri engelle

Bazıları ipuçlarını hiç anlamıyor. Neyse ki, herhangi bir kişiyi (veya web sitesini) sadece birkaç tıklamayla engelleyebilirsiniz. Kara listeye eklemek istediğiniz birinden mesaj aldıktan sonra sağ üst köşedeki oka tıklayın ve "Kullanıcıyı engelle" fonksiyonunu seçin.

Artık bu adresten gelen tüm mesajlar doğrudan spam'e gidecek.

Eski harfleri bul

Bir arkadaşınızdan gelen tüm mesajları bir kerede hızlıca bulmak ister misiniz? İmleci, gelen kutusundan veya belirli bir harften gönderenin adının üzerine getirmeniz yeterlidir; bir kişi kartı görünecektir. Ardından, o kişiden gelen tüm mesajları görüntülemek için "Konuşmalar" bağlantısını tıklayın.

Yanlış gönderilen mesajları iptal et

Hepimiz bir noktada yanlışlıkla yanlış adrese mektup gönderdik. Neyse ki, Gmail'de göndermeyi geri alabilirsiniz. "Ayarlar" → "Genel" bölümüne gidin ve "Göndermeyi geri al" işlevini etkinleştirin. Burada göndermeyi iptal etmek için süreyi de seçebilirsiniz: 5 ila 30 saniye. Bir dahaki sefere mesaj gönderdiğinizde, üstte “İptal” yazısı göreceksiniz.

Grup mesajlarını atla

Diğer düğmesini tıklayıp Yoksay'ı seçerek grup mesajı dizisinden kolayca çıkabilirsiniz. Şimdi, mektubun tek alıcısı olduğunuz dışındaki tüm mesajları atlayacaksınız.

Grup mesajına geri dönmek istiyorsanız, arama kutusuna şu sorguyu girin: muted, böylece yok sayılan tüm ileti dizilerini görürsünüz. Ardından Diğer menüsünden Yoksayma'yı seçin. Tabii ki, kendin için hiç üzülmüyorsan.

5. Zaman kazanın

Hareket halindeyken yeni hesaplar oluşturun

İletileri çok dikkatli bir şekilde filtrelemek istediğinizi veya örneğin, ana Gmail hesabınızı zaten kullanan hizmetler için ek bir hesap oluşturmak istediğinizi varsayalım. Bu durumda, yazarken @ sembolünden önce “+ herhangi bir kelime” ekleyerek ana adresle ilişkili sanal bir posta adresi oluşturabilirsiniz. Örneğin, online alışveriş için "adresiniz [email protected]".

Tüm yanıt iletileri ana Gmail adresinize gidecektir.

Uykunda mesaj gönder

Müşterilerinizi ve iş arkadaşlarınızı, Chrome, Safari ve Firefox için kullanılabilen bir uzantıyı kullanarak geceleri mesaj göndermeye programlayarak manyak bir işkolik olduğunuzu düşünmelerini sağlayın. Ücretsiz sürüm ile ayda 10 mesaja kadar gönderebilirsiniz.

Ek olarak, bu uzantı e-postalarınızı hatırlatıcılara dönüştürecek ve siz yanıtlamaya hazır olana kadar gelen kutunuzda görüntülenmeyecektir. Bu, Cuma gecesi boş bir gelen kutusu görünümü oluşturmak için idealdir.

Yinelenen istekleri otomatik olarak yanıtlayın

Can sıkıcı müşteriler sizi aynı tür isteklerle doldurursa, aynı yanıtı tekrar tekrar yazmanıza gerek yoktur. "Ayarlar" → "Laboratuvar" bölümündeki "Yanıt şablonları" işlevini açmanız yeterlidir. Bir dahaki sefere bir yanıt yazdırdığınızda, onu şablon olarak kaydedin ve aynı isteklere göndermekten çekinmeyin.

6. Daha az tıklayın

Farenize bir mola verin

Gmail'deki hemen hemen her şey klavye kullanılarak yapılabilir. Temel klavye kısayolları varsayılan olarak çalışır, ancak Ayarlar → Genel'e gitmeyi ve Klavye Kısayolları özelliğini etkinleştirmeyi unutmayın. Değişikliklerinizi kaydedin ve olası klavye kısayollarını görmek için soru işaretine tıklayın.

Diğer posta kutularını kontrol etmeyi bırak

"Ayarlar" → "Hesaplar ve İçe Aktarma" bölümünde, "POP3 posta hesabınızı ekleyin" bağlantısını tıklayın; Gmail, postalarınızı diğer posta kutularından indirecektir. Ardından mesaj göndermeyi ayarlayın: Hem Gmail adresinizden hem de diğer e-posta adreslerinden yanıt verebilirsiniz.