Çalışma alanı ve ofis zamanı nasıl organize edilir

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Ofisteki tüm işler kendi çalışma alanlarıyla başlar, ancak çoğu zaman insanlar bu ana yeterince dikkat etmezler. Çalışma alanı sadece mobilya ve bilgisayar değil, aynı zamanda planlama, iş akışı, ek araçlardır. Bu makale, iş yerinizi nasıl düzgün bir şekilde organize edeceğinize dair basit ipuçları içermektedir.

Her şey iş yerinden başlar.

D. Carnegie

İş, işyeri ve organizasyonu ile başlar. Elbette, bu konunun çok önemli olmadığı yaratıcı ve benzersiz kişilikler şeklinde istisnalar vardır. Ancak, kabul etmeseler bile, kendi yaratıcı düzensizlik sistemlerine sahiptirler. Çoğu insan sıradan ofis alanlarındaki sıradan masalarda çalışır ve aşağıdaki ipuçları onlara yöneliktir.

masaüstü

Doğru çalışma ortamı, zihni doğru ritme ayarlar. Evinizi dağınık tutmazsınız ve tam olarak nerede ve ne olduğunu bilirsiniz. İşyerinde de durum aynıdır: her şey yerli yerinde olmalı ve ana görevlerden dikkati dağıtabilecek gereksiz hiçbir şey olmamalıdır.

İşe yeni geldiğinizde her şey nasıl başlıyor? Masaüstünden. Ve genellikle bilgisayarda kağıt yığınları, dağınık kırtasiye malzemeleri, kupalar, bazı işe yaramaz hatıralar ve toz vardır. Ve böyle bir işyerinin arkasındaki iç durum ne olacak? Demonte. Elbette böyle düşünmeyeceksiniz, ancak bilinçaltı zihin zaten her şeye karar verdi. Etrafta gerçeklik ne varsa, sen de öylesin. Ve bilinç bu düşünceyi aldı ve ruh haliniz gitti.

Masanızı her zaman düzenli tutun. Güne tozunu alarak başlayın, aydınlatmayı ayarlayın, çıkartmalara faydalı bilgiler yazın, kahve fincanınızı yıkayın, takviminizi doldurun - kendinizi harekete geçirin. Bu basit eylemler, takip eden işe enerji verecektir.

İdeal iş yeri, iş için bir araç, rahat aydınlatma, temel kırtasiye malzemeleri ve işçi için basit mobilyalardır.

Nasıl çalışılır: ayakta mı, oturarak mı? Sen karar ver. Bence oturmak daha iyi ama kesinlikle mola vermelisin: yürü, biraz ısın, biraz temiz hava al, 2-3 kat merdiven çık. Çalışma programım: 45 dakika - kesintisiz bir görev, 15 dakika ara, ardından 1 saat sürekli çalışma ve 15 dakika dinlenme. Çalışma gününün yapısı bu şekildedir.

Her çalışanın her zaman kendi kişisel dosyası veya kağıt arşivi olduğundan, kendi dolabınızı veya arşivinizi unutmayın. Dolapta sergilemek istemediğiniz kişisel eşyalarınızı da saklayabilirsiniz. Her raf ve dolap işlevini yerine getirmeli ve diğer elemanlarla kesişmemelidir. Bu, belgeler ve çeşitli aksesuarlarla çalışmayı daha uygun hale getirecektir.

Elektronik belge yönetimi

İş bilgisayarınızda depolanan çalışmanızın, belgelerinizin, projelerinizin, hizmet bilgilerinizin yedek kopyalarını alın ve bunları şirketin sunucusuna veya bulut deposuna gönderin.

Kaybedilen bilgiler yüzünden insanlar ne kadar enerji ve sinir harcar! Bilgisayar çöktü, asıldı, biri yanlışlıkla önemli verileri sildi. Hatalarını tekrarlamayın ve yedekleme yapın. Koşulların sizi ve işinizi kontrol etmesine izin vermeyin.

Gereksiz uygulamalar kurmayın, gerekli işlemlerin çoğu standart yazılım paketlerinde gerçekleştirilir. İş için belirli bir araçta akıcıysanız, yönetimden veya BT departmanından, etkin çalışmanızı haklı çıkararak onu kurmasını isteyin.

Başka bir basit ipucu: elektronik alanınızda tek bir şeye bağlı kalmaya çalışın. Yandex hizmetlerini seviyorsanız, bunları seçin, eğer Google hizmetleri - onlarla çalışın. Araçların tüm güçlü ve zayıf yönlerini bileceksiniz ve ayrıca sisteminizi yeni bir yerde hızlı bir şekilde kurabileceksiniz. Yeni programlar için yarış her zaman haklı değildir.

İş istasyonunda kişisel basit elektronik hiyerarşinizi oluşturun. Eski belgelerinizden herhangi birini hemen bulmalısınız. Bu, özellikle bir şeyi acilen çözmeniz gerektiğinde ve bu bilgilerin nerede saklandığını unuttuysanız önemlidir.

Tüm önemli belgeleri tarayın. Bazı önemli kağıtların kaybolması nedeniyle departmanlar arasında birçok iş çatışması ortaya çıktı.

Planlama

İşin bazen bir karmaşaya dönüştüğünü fark ettiniz mi: bir sürü görev, sohbet, toplantı, evrak kontrolü. Ve sen bunun içinde sonsuz bir şekilde dönüyorsun. Çalışıyor gibisin ama buna iş demek zor. Bütün bunların arkasında, olup bitenlerin genel resmi görünmüyor ve bu, modern üretkenliğin sorunlarından biri: eylemler var, sonuçlar da var, ancak rutinde çok belirgin değiller.

Bundan kaçınmak için gün, hafta ve hatta bir ay boyunca bir görev ve etkinlik planı hazırlamak gerekir.

Çoğu defter veya günlük kullanır. Evet, bu iyi, ancak kağıt "rastgele erişim belleğidir", tüm akışkanlığı depolar ve ana bilgiler sayfaların bolluğunda kaybolur. Bir defter veya günlük zaten eski bir planlama yöntemidir. Günlükte, olayların bütün resmini görmüyorsunuz, bir şeyi ne zaman yapmanın daha iyi olduğunu ve ne zaman başka bir şey yapmanın daha iyi olduğunu anlamıyorsunuz ve ayrıca bazı önemli olayları kaçırabilirsiniz. Gerekli verileri çekmenin ve kapsamlı bir analiz yapmanın bir yolu yoktur. Gerekli bilgileri bir araya getirmek için kaç sayfa çevirmeniz gerektiğini hayal edin.

Artık çalışma zamanınızı düzenlemek için birçok uygulama ve çevrimiçi hizmet var. İnanın bana, durum ve ruh hali ne olursa olsun verimli çalışmak istiyorsanız bu yapılmalıdır. Bugün yapılacaklar listesi, tamamen etkili görev ve zaman yönetimi ile ilgilidir.

Gleb Arkhangelsky'nin Outlook ortamında bağlam planlama sistemini kullanıyorum. Sevdiğim yönleri: aracın basitliği ve verimliliği, iyi bilinen bir uygulama, takvim, görevler ve postanın tek bir bilgi alanında birleşimi, ofis uygulamalarıyla entegrasyon. Herhangi bir çalışan bu planlama sisteminde kısa sürede eğitilebilir.

İşte çalışma zamanınızı düzenlemek için bazı ipuçları:

• Zaman içinde katı bir şekilde değil, bağlam içinde esnek bir şekilde planlayın.
• Neyin önemli olduğunu ve neyin olmadığını anlamayı öğrenin.
• Önemsiz konularda kolayca ayrılın.
• Zamanın kendisini değil, harcanan zamanın kalitesini takdir edin.
• Gerektiğinde kendinize ve diğer insanlara hayır deyin.
• Güne zorlu ve hoş olmayan görevlerle başlayın.
• İşyerinde görevleri ve projeleri planlarken, onlar için son tarihler belirleyin.

Güçlü bir psikolojik numara, tamamlanmış bir görevin üstünü çizmek veya önüne bir işaret koymaktır. Bu, harika sonuçlar elde etmek için size ekstra iç enerji verecektir. Her şeyin boşuna olmadığını göreceksiniz.

Posta ile çalışma

Posta ile çalışma nasıl organize edilir?

İlk olarak, kesinti sayısını azaltmak için çalışma süresini onunla ayarlamanız gerekir. Bunu sabahları, görevler oluşmaya başladığında ve öğleden sonra, işlerin nasıl olduğunu kontrol etmeniz gerektiğinde yapmak en iyisidir.

İkincisi, belirsiz mektuplara hemen cevap vermemelisiniz. Her şeyi düşünmeniz gerekiyor: itiraz, yanıt oluşturma, ek bilgiler. Öznelliği mümkün olduğunca düşük tutmaya çalışın. Herkesin sosyal ağlarda yaptığı gibi hızlı cevapları unutun.

Üçüncüsü, mektubun metnini yalnızca gönderenin anlayabileceği bilgilerle aşırı yüklemeyin. Her kelimeyi tartarak kısa ve öz bir şekilde cevap vermeye çalışın. Dijital çağımızda bu çok önemli: kimse benzersiz çıkarımlarda gezinmekle ilgilenmiyor.

Ve son olarak, netiquette'i unutmayın: alıcıya hitap etmek, yazı stili, vaka bilgileri, iletişim bilgileri. Nasıl mektup yazacağınızı, yazdıklarınızı analiz etmeyi ve nasıl başvuracağınızı öğrenin.

Ek araç

Çalışmanızı daha verimli hale getirmenize yardımcı olan bir diğer şey de beyaz tahtadır. Özellikle departman beyin fırtınası yaparken veya ara aşamalarla ciddi bir sorunu çözerken vazgeçilmez bir araçtır.

Mesleki kariyerimde kurul, çalışma ortamının vazgeçilmez bir özelliğiydi. Kağıt tasarrufu açısından da faydalıdır. Fikirlerinizi ve çözümlerinizi açıklamak için kaç sayfa harcandığına inanamayacaksınız.

Görsel düşünme (herkeste vardır) sayesinde insanlar tahtada bir araya gelebilir, düşüncelerini açıklayabilir ve bir soruna en iyi çözümleri önerebilir. Herkes her şeyi görebilir ve anlayabilir.

Müziğin işimde bana yardımcı olduğunu da eklemek isterim. Özellikle bilgisayarda tekrarlanan görevlerle çalışmak veya büyük bir belge paketi hazırlamak zorunda olduğumda, üretkenliğimi olumlu yönde etkiliyor. Genel olarak sabaha pozitif müzikle başlamak iyidir. Ama herkes için açmamalısın, unutma: yalnız çalışmıyorsun, biri için müzik sadece müdahale edecek.