İş gününüzü düzenlemenize yardımcı olacak 5 ipucu

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Sürekli olarak hiçbir şey için yeterli zamanınız yoksa sizi kurtaracak basit numaralar.

1. Önceliklendirin

İşlerinizi aciliyet ve önem derecesine göre sınıflandırmanın çok basit ama etkili bir yolu var. Bu, Eisenhower Matrisi adı verilen bir devredir. Amerikan Başkanı, ABD Ordusu Generali ve sadece çok üretken bir kişi olan Dwight D. Eisenhower tarafından icat edildi.

İki tür şeyim var: acil ve önemli. Önemli şeyler nadiren acildir ve acil olanlar nadiren önemlidir.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhower Matrisi dört bölümden oluşmaktadır. Yatay eksen davanın aciliyetini, dikey eksen ise önemini göstermektedir. Matris, tüm görevlerinizi kolayca kategoriler halinde düzenlemenizi sağlar: "Acil olmayan ve önemli değil", "Acil ama önemli değil", "Önemli ve acil olmayan" veya "Acil ve önemli".

Eisenhower Matrisine öncelik vermeye çalışın, acil ama çok önemli olmayan şeylere ne kadar zaman harcadığınıza şaşıracaksınız. Örneğin, iş arkadaşlarınızdan gelen sonsuz mesajlar veya sizi yalnızca acil görevlerden uzaklaştıran telefon görüşmeleri.

Doğru şeylere zaman ayırın. Önemli ve acil bir şey varsa, hemen yapın. Önemli ama acil olmayan görevleri planlayın, tamamlanmaları için yaklaşık süreyi tahmin edin ve ne zaman yapacağınıza karar verin. Önemsiz ama acil işler başkasına devredilebilir. Acil olmayan ve önemsiz görevleri daha sonraya erteleyin veya tamamen reddedin.

2. Derin Çalışmaya Zaman Ayırın

Girişim kapitalisti Sam Altman bir keresinde, "Dijital Dikkat Dağınıklığı, zamanımızın en büyük psikolojik sorunlarından biridir" demişti. Bir düşünün: Akıllı telefonlarımızı günde ortalama 50 kez kontrol ediyoruz. Ve bilim adamı ve yazar Cal Newport'a göre bu, net düşünme ve yaratıcı olma yeteneğimizi önemli ölçüde bozuyor.

“Kafa ile çalışmak için. Bir BT Uzmanından Başarı Örüntüleri”diye“Derin Çalışma”kavramını tanıtıyor. Bu tür bir çalışma, belirli bir göreve tam konsantrasyon ve daldırma anlamına gelir. Dikkat dağıtıcı yok - maksimum çaba ve konsantrasyon. Gerçekten zor görevleri uygun kalite seviyesinde gerçekleştirmenin tek yolu budur.

Newport, meslektaşı Pennsylvania Üniversitesi profesörü Adam Grant tarafından kullanılan taktikleri aktarıyor. Güz dönemini öğretime, ilkbahar ve yazı araştırmaya ayırır ve ikisini asla birbirine karıştırmaz. Yoğun araştırma sırasında profesör, öğrencilerin kendisine müdahale etmemesi için kendini tam bir izolasyona maruz bırakır.

Birkaç ay boyunca aynı yoldan gitme ve tahriş kaynaklarından saklanma şansınız olmayabilir. Cesaretiniz kırılmasın: Bütün bir dönem boyunca kendinizi "derin çalışmaya" kaptırmanıza gerek yok. Newport, kişisel tercihinize göre kendi programınızı oluşturun.

Hangi saatte en enerjik ve uyanık hissettiğinize karar verin ve en zor işi tam o anda yapın, akıllı telefonunuzu kapatın ve e-postaları kontrol etmeyi reddedin. Örneğin, Newport sabahın erken saatlerinde çalışmaya başlar, ancak bunu asla 17:30'dan sonra yapmaz.

3. Tahmini toplantı süreleri

Başlangıç inkübatörü Y Combinator'ın kurucu ortağı Paul Graham, iki tür çalışma programı olduğunu söylüyor: "yönetici" programı ve "yaratıcı" programı.

İlk seçenek organizatörler ve patronlar içindir. Onlara göre, çalışma zamanını yönetmek kolaydır. Günü saatlik aralıklarla bölmeniz gerekir. Ve yeni bir görev göründüğünde, düzenleyicide işaretleyerek onun için birkaç saat ayırmanız yeterlidir. Bu nedenle, "yönetici" bir iş toplantısı veya beyin fırtınası oturumu için bir zaman planlaması gerekiyorsa, takvimine bakar, boş bir saat bulur ve çalışma arkadaşlarını toplar.

Ancak "yaratıcılar" için bu tür toplantılar, önceden planlanmış olanlar bile bir felakettir. Ne de olsa yaratıcı insanlar, programcılar, yazarlar veya sanatçılar programlarını "yönetici" olarak bölmezler. Görevleri tamamlamak için genellikle en az yarım gün kullanmaları gerekir ve bir saat içinde en iyi ihtimalle yalnızca ısınırlar. Ve emek faaliyetlerinin ortasında “yaratıcılar” ayrılmak ve meslektaşlarıyla bir toplantıya gitmek zorunda kaldıklarında, ritimlerinden düşerler ve o zaman göreve geri dönmeleri çok zordur.

Yöneticinin programı ve içerik oluşturucunun programı kendi başlarına gayet iyi çalışır. Ancak kesiştiklerinde sorunlar başlar.

Paul Graham

Bu nedenle, bir yöneticiyseniz, insanları en uygunsuz anlarda işten ayırmamak için ortak toplantılar düzenlemenin ne zaman daha iyi olacağını astlarınızdan önceden öğrenin.

4. Enerji tüketiminizi kontrol edin

Tony Schwartz ve Jim Loer, Life at Full Power'da! üretken bir işçi için ana kaynağın zaman değil, enerji olduğunu savunuyorlar. Bütün bir günü zor bir görev için harcayabilirsiniz, ancak fiziksel ve zihinsel gücünüz yoksa, durgunlaşır ve faydalı hiçbir şey yapmazsınız. Ancak yeterli içsel enerjiniz olduğunda, birkaç saat içinde zor bir konuyla ilgilenebilir ve günün geri kalanını daha basit bir şeye ayırabilirsiniz.

Schwartz ve Loer dört tür enerjiyi ayırt eder: fiziksel, duygusal, zihinsel ve ruhsal. Ve bunlardan herhangi birini kaçırırsanız, üretkenliğiniz düşecektir.

• Fiziksel enerji çevreye tepki verme ve doğru kararlar verme yeteneğinizi doğrudan etkiler. Bu kaynağın eksikliği, yetersiz beslenme, uyku eksikliği ve yorgunluk ile ilişkilidir.
• duygusal enerji stresli durumlarda duygularınızı düzgün bir şekilde yönetme yeteneğini etkiler.
• Zihinsel enerji tek bir göreve odaklanmanızı ve dikkatinizin dağılmamasını sağlar. Bol miktarda sıvıya sahip bir kişi, etrafındaki herkes dikkatini dağıtmaya çalışırken stresli bir durumda bile konsantre olabilir.
• ruhsal enerji Motivasyonu sürdürmek için aktivitelerinizde hedefi görmenizi sağlar. Coşku, azim ve bağlılığı besler.

Dört göstergeyi de uygun seviyede tutmak için doğru beslenin, yeterince uyuyun ve egzersiz yapın (egzersiz beyin aktivitesini uyarır). Ve enerjiyi yenilemek için basit teknikler kullanın.

Hayat bir maraton değildir. Hayat bir dizi sprinttir.

Tony Schwartz

Tam daldırma çalışması ve kısa dinlenme arasında geçiş yapmak için iyi bir yöntem, Cal Newport'un Derin Çalışma kavramına mükemmel şekilde uyan Pomodoro tekniğidir. Prensip basit: 25 dakikayı bir zamanlayıcı ile ölçüyoruz ve tüm bu süre boyunca dikkatimizi dağıtmadan önemli bir görev yapıyoruz. Sonra - 5 dakika ara. Bu süre zarfında enerji yeniliyoruz. Ardından döngüyü dört kez daha tekrarlıyoruz ve 20 dakika uzun bir ara veriyoruz.

5. Kahvaltıda kurbağa yiyin

Bu şimdiye kadar herkesin başına gelmiştir: tamamlamanız gereken bir görevle karşılaşırsınız, ancak bunu gerçekten yapmak istemezsiniz. Ertelemeye başlıyorsunuz ve son teslim tarihi yaklaştıkça sizi daha fazla meşgul ediyor, başka şeylerden uzaklaştırıyor ve sizi bir kez daha endişelendiriyor.

Popüler yazar Brian Tracy bu sorunları "kurbağalar" olarak adlandırıyor. Ve onları daha sonraya bırakmamayı, mümkün olduğunca erken yapmayı tavsiye ediyor.

Sabah bir kurbağa yerseniz, bugünün en kötüsü geride kaldığı için günün geri kalanı harika geçecektir.

Mark Twain

Zor bir görevden kurtulduktan sonra, kendinizi tatmin hissedecek, günün geri kalanında pozitif bir enerji patlaması yaşayacaksınız ve vicdanınız rahat bir şekilde listenizdeki sonraki maddelere geçebilirsiniz.