Her gün için bir program nasıl yapılır ve asla bozulmaz

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Zaman şüphesiz sahip olduğumuz en değerli kaynaktır. Bu nedenle, zaman yönetimi becerileri kritik öneme sahiptir. Ancak iyi bir program yapmak yeterli değildir. Bu ipuçları, kurulu düzeni bozmak istememeniz için onu oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Refahınız, üretkenliğiniz, iyi ruh haliniz, zamanınızı nasıl yönettiğinize bağlıdır. Bu ipuçlarını kullanın ve kırılması neredeyse ölümcül bir günah olacak bir program oluşturun.

1. Kesintisiz çalışmanız gerekir

Esas olarak entelektüel işlerle uğraşıyorsanız (örneğin, bir tasarımcı, mühendis, yazar, bilim insanıysanız), eldeki göreve odaklanmanız ve sözde akışı yakalamanız gerekir. İyi ve üretken bir şekilde çalışmak için, dikkatinizin dağılmayacağı, kesintiye uğramayacağınız veya işyerinizden ayrılmayacağınız net aralıkları programda bırakın. Bu zaman pencerelerini yalnızca iş için kullanın.

Facebook yöneticisi David Gillis'in önerdiği kurala göre optimal süreyi hesaplamak kolaydır.

Haftalık programınız en az altı boşluk, en az üç buçuk saat uzunluğunda olmalı ve kesinlikle kesintisiz çalışma için ayrılmalıdır.

Zor, ama bunun için çabalamak gerekiyor. Temel olarak, öğle yemeğine kadar her gün üç buçuk saat çalışmanız gerekiyor. Ve hiç durmadan ve öğleden sonra üç buçuk saat çalışacağınız bir gün bulun.

Programınızı gözden geçirin. Bu kuralın uygulanabileceği bir yer var mı? Yer yoksa, bir sorununuz var demektir. Ve acilen çözmeniz gerekiyor.

Bu kurala uymazsanız ne olur?

• Üretken olmayacaksın.
• Mesai saatlerinden sonra, geceleri işi bitirmeniz veya hafta sonlarınızı bunun üzerinde geçirmeniz gerekecek.

Belli ki bu durumda uzun süre dayanamayacaksın. Bu nedenle, programınızı kurala uyacak şekilde yeniden düzenlemeye çalışın. Bunu yapmak için şunları yapabilirsiniz:

• toplantıları, sizi işten uzaklaştırmamaları için yeniden planlayın;
• toplantıların, toplantıların, planlama toplantılarının olmayacağı bir gün bulun;
• yöneticinizle konuşun: daha verimli çalışmanız için gününüzü optimize etmeye kesinlikle hazırdır.

Bu zaman dilimlerini kesin olarak tanımlayan bir program oluşturduktan sonra, ona büyükannenin mücevheri gibi davranın. Kutsal inek. Koleksiyon şarap şişesi.

Yeni programı takip etmeyi kolaylaştırmak için, kendinize neden buna ihtiyacınız olduğunu açıklayın. Kendinize bir hedef belirleyin. Örneğin, "Bir projeyi bir hafta içinde bitirmek istiyorum" deyin.

Çalışmanız sizin için kolay ve keyifli olacaktır. Rahat bir yer bulun, telefonunuzdaki bildirimleri kapatın, bir kahve için. Akışı yakalayın ve sürece dahil olun.

2. Programınızı haftalık olarak gözden geçirin

Önceliklerinize karar verin

Programınız Pazartesi için planlanmış 30 dakikalık bir pencereye sahip olmalıdır. Önümüzdeki hafta için takviminizi gözden geçirmek için bu zamanı kullanın. Önümüzdeki yedi gün içinde hangi üç ana hedefe ulaşmanız gerektiğine karar verin. Öncelikleriniz nelerdir?

Bu hafta için tüm randevuları kontrol ettiğinizden emin olun. Çalışma süresi bloklarını kesintiye uğratmamalıdırlar.

• Hakkında hiçbir şey bilmediğiniz bir etkinliğe katılmaya davet edildiyseniz, organizatöre yazın ve etkinliğin programını isteyin.
• Bir kişiyle planlanmış bir toplantınız varsa ancak bu sefer tartışacak bir şeyiniz yoksa iptal edin.
• Planlanmış bir toplantınız veya sunumunuz varsa, bir hazırlık süresi de planlayın.
• Planlanmış bir toplantı yoksa, ancak bir kişi veya ekip için birkaç önemli sorunuz varsa, bir toplantı, toplantı veya en azından bir telefon görüşmesi planlayın.

Aktif planlama kolay değildir. Ama karşılığında, yedi gün boyunca zamanınız üzerinde tam kontrole sahip olmanın hoş hissini alacaksınız.

3. Kendinize bu toplantıda böyle olmanız gerekip gerekmediğini sorun

Toplantılar, toplantılar, sunumlar - tüm bunlar çok zamanınızı alıyor. Genellikle, bu tür olaylar uygunsuz bir şekilde planlanır ve tamamen etkisizdir. Neden onlara ihtiyaç var?

Neden onlara görünüyoruz?

• Karşımızdaki kişiyi üzmek istemeyiz. Senin için bir randevu ayarladı, bu da bir şey tartışması gerektiği anlamına geliyor. İsteksizce, önemli işlerinizi feda ederek toplantıya gelmeyi kabul ediyorsunuz.
• Sürece dahil olduğumuzu hissediyoruz. Örneğin, tüm ekip bir projeyi tartışmak için bir araya gelirse, kesinlikle gelmeniz gerektiğini düşünürsünüz. Aksi takdirde, iş arkadaşlarınız sizin diğerleri kadar adanmış olmadığınızı düşüneceklerdir.
• Bilgide olma arzusu. Toplantı önemli görünüyorsa (örneğin, yönetimden biri toplantıda olacak veya önemli bir karar verilmesi planlanıyorsa), doğal olarak orada olmak istersiniz.

Aslında işyerinde kalsaydınız ve süreçten kopmasaydınız verimliliğiniz daha yüksek olabilirdi. Hangi toplantıya katılmanız gerektiğini ve hangisini atlayabileceğinizi nereden biliyorsunuz? Bu kuralı kullanın.

Aşağıdaki durumlarda toplantıya gelmeniz gerekir:

a) Varlığınızın toplantının sonucunu etkileyeceğinden eminseniz, b) Bu toplantı sayesinde verimliliğinizi artıracaksınız.

Varlığınızın toplantının sonucunu etkileyip etkilemeyeceğini görmek için kendinize işiniz hakkında konuşup konuşmayacağınızı veya sessizce oturmak isteyip istemediğinizi sorun. Belki salonda fikrinizi daha güvenle ve daha iyi ifade edebilecek biri olacaktır.

Bu toplantıdan sonra daha etkili olup olmayacağınızı görmek için kendinize bu toplantıda yeni bir şey öğrenip öğrenemeyeceğinizi sorun. Yeni bir şey öğrenmiyorsanız, soru sormak niyetinde değilseniz, işiniz hakkında konuşmayın ve bu nedenle yapıcı eleştiri beklemiyorsanız, etkinliğinizin artması olası değildir.

Ne birinci ne de ikinci durumda, bu toplantıya neden gelmeniz gerektiğini kendinize açıklayamıyorsanız, atlayın. Zamanınız kısıtlı ve her dakikayı akıllıca kullanmanız gerekiyor.

4. Toplantılarınızı etkili hale getirin

Bazı toplantılar ve randevular daha verimli ve üretken olabilir. İş etkinliğinizin bu kriterleri karşılayıp karşılamadığını kontrol edin ve birkaç soruyu yanıtlayın.

• Toplantının net bir gündemi ve amacı vardır. Değilse, organizatörden toplantının sonunda tam olarak neyin başarılması gerektiğini açıklamasını isteyin.
• Toplantıya katılmayanlar toplantıda hazır mı? Planlama toplantısı ne kadar büyük olursa, her bir ekip üyesine o kadar pahalıya mal olur, liderden o kadar fazla beceri ve yetenek gerekir.
• Büyük bir toplantıyı birkaç küçük toplantıya bölebilir misiniz? Böylece toplantı sırasında tüm ekip çalışacak, görüşlerini bildirecek, yapılan çalışmaları tartışacaktır.
• Tartışma bir tarafa mı gidiyor? Zamanı takip edin: Konuşmanın konusu değiştiğinde, dikkatin dağılması ve toplantının bitmesine kaç dakika kaldığını unutmak kolaydır. Değerli zamanınızı bu kadar düşüncesizce harcamanıza izin vermeyin. İş arkadaşlarınıza şunu hatırlatın: "10 dakikamız kaldı ve birkaç konuya değinmedik."

5. Çalışma ve yaratıcılık için zaman ayırın

Tüm önemli görevlerin acilen tamamlanması gerekmez. Ancak bu faaliyetler için bir zaman planladığınızdan emin olun.

Kendiniz için belirlediğiniz hedefe bağlı olarak, çalışma, yaratıcılık veya ilham aramak için bir pencere bırakın. Oldukça küçük olabilir - sadece birkaç saat. Ama birkaç yıl içinde, bu mutlu saatler için kendinize teşekkür edeceksiniz. Bu kadar küçük bir yatırım bile gelecekte kâr sağlayacaktır.

Mesela ben çizmeyi gerçekten çok seviyorum ve bu yeteneğin kaybedilemeyeceğine inanıyorum. Bu nedenle, programımda sadece çizim için ayrılmış iki saat var. Programımdaki en az yoğun gün olan Pazar günü resim yapıyorum. Bu, eğlenmek ve elinizde bir fırçayı nasıl tutacağınızı unutmamak için yeterlidir.

6. Unutmayın: Planladığınız her şeyi yapmanız gerekir

Bunu yapmayı sevseniz de sevmeseniz de.

Duble çizburgeri gerçekten çok seviyorum ama salatalardan, tahıllardan ve çorbalardan çok daha az yerim. Çünkü her zaman duble çizburger yemek sağlıklı ve güçlü olmayacak. Bazen kendinizi doğru yemeği yemeye zorlamak çok zordur. Ancak bu zayıflıkların üstesinden gelinmesi gerekiyor, çünkü sağlığınız için iyi.

Aynı şey programınız için de geçerli. Neyi seviyorsan onu yap. Çok sevdiğiniz şeyi değil, sizin için, kariyeriniz, sağlığınız, gelişiminiz için iyi olanı yapın. Programınızdaki öğeler bir nedenle ortaya çıktı: Gereksiz her şeyi zaten attık, yalnızca daha iyi olmanıza yardımcı olacak şeyler var.

Şimdi program ihlal edilemez.