10 adımda Excel'de projeler üzerinde çalışma çizelgesi nasıl yapılır

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

En popüler MS Excel elektronik tablo düzenleyicisinin olağan araçlarını kullanarak, her bir görevin nasıl ilerlediğini ve daha ne kadar yapılması gerektiğini izlemenize yardımcı olacak projeler üzerinde görsel bir çalışma diyagramı oluşturabilirsiniz.

Projeleri yönetiyorsanız, her zaman kaç göreviniz olduğunu ve bunların ne zaman tamamlanması gerektiğini bilmek önemlidir. Ve görsel bir diyagram çizerseniz, proje hayatındaki kilit noktaları işe dahil olan ekibe ve diğer paydaşlara açıklamak daha kolay olacaktır.

Projeleri yönetmek için genellikle özel programlar kullanılır, ancak tanıdık MS Excel'de açık ve erişilebilir bir program da oluşturabilirsiniz.

Proje çalışma diyagramı, olayların ve görevlerin zaman içinde birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu gösterir. İyi tasarlanmış bir diyagram, belirli bir görevin yürütülmesi ve projenin bir bütün olarak gelişimi hakkında önemli bilgileri yansıtarak büyük resmi görmeye yardımcı olur.

MS Excel'de (sürüm 2007 ve sonraki sürümler) böyle bir grafik oluşturmak için yalnızca 10 adım atmanız gerekir.

Bu şemada ne var? Önemli ayrıntılar renkli çizgiler ve tahtalarla gösterilmiştir:

• geçerli günün çizgisi - bugün nerede olduğunuzu gösteren kırmızı bir dikey çizgi;
• görev süreleri - her bir görevi tamamlamanın ne kadar süreceğini gösteren gri yatay çubuklar;
• görevlerin hazırlığı - görevin hangi aşamada tamamlandığını ve daha ne kadar yapılması gerektiğini gösteren yeşil yatay çizgiler.

MS Excel'in farklı sürümlerinde, eylemler biraz farklı olabilir, ancak bir şekilde veya başka bir şekilde süreç evrensel olacaktır ve herhangi bir kullanıcı zamanlama ile başa çıkabilir.

Ayrıntılı bir video talimatını (İngilizce) izleyebilirsiniz, yarım saatinizi alacaktır.

Adım 1. Başlangıç, sonucu düşünün

Görevle sorunsuz bir şekilde başa çıkmak için, sonunda görünmesi gerektiği gibi bir kağıda çizin veya çizin. Her adımı bir desenle karşılaştırmak için kağıdı önünüzde tutun. Diyagramın dikkatlice çizilmesine gerek yok, sadece diyagramın şeklini düzeltin ve elinizin altında bulundurun, iyi bir hatırlatma olacaktır.

Adım 2. Veri içeren bir tablo oluşturun

Bir grafik oluşturmak için önce bir tablo çizmeniz gerekir. Örnekte proje, her biri görev içeren dört aşamaya ayrılmıştır.

Grafiğin altında bir tablo oluşturun. 30. satır sütun başlıklarını içerir.

Tablodaki verilerin ne anlama geldiğini bulalım:

• Faz: "Aşama 1", "Aşama 2", "Aşama 3", "Aşama 4" veya "Bugün". Etkinliğin projenin hangi aşamasına karşılık geldiğini gösterir.
• Bir çeşit: "Aşama", "Görev", "Bugün". Olay türünü, sınırlayıcı görevleri ve proje yürütme aşamalarını gösterir.
• Başlangıç tarihi: etkinliğin başlangıç tarihi.
• Etkinlik: diyagramda olayın adını gösterir.
• Zamanlama: görevi tamamlamanın kaç gün sürdüğünü gösterir.
• Yüzde hazır olma durumu: her görev ve aşama için tamamlanma derecesini gösterir, %0 - görev başlamadı, %100 - tamamlandı. "Aşama" kategorisi için bu gösterge, görevlerin tamamlanmasıyla ilgili değildir ve bir tahmin olarak belirlenmiştir. Bir aşamanın yüzde kaç oranında tamamlandığına karar vermek için kendi kurallarınızı uygulamanız gerekir.
• Günler içinde hazır: olaya hazırlık göstergesine yüzde olarak ulaşıldığı dönem. 10 gün süren ve %50'si tamamlanmış bir görev için bu rakam beş gün (10 gün × %50) olacaktır.
• Boy uzunluğu: yükseklik değeri, olayın zaman çizelgesi haritasına ne kadar yüksek veya düşük yansıtılacağını belirlediği için dekorasyon için önemlidir. Herhangi bir değer belirtebilirsiniz, ancak sıfıra yakın küçük sayılar almak daha iyidir. Örnek, +25 ile -25 arasında bir aralık kullanır. Yükseklik pozitif ise, olay yatay eksenin üzerindeki çizelgeye, negatif ise - eksenin altına yansıtılacaktır.

Adım 3. X ve Y eksenleri ile bir grafik oluşturun, "Zaman Çizelgesi" sütunundaki ilk verileri buna ekleyin

Bir önceki adımda oluşturulan tablodan olay verilerini görselleştirmek için bir grafik oluşturma zamanı. Temel koordinatları her iki eksende serbestçe konumlandırmanıza izin verdiği için X ve Y eksenleriyle bir dağılım grafiği kullanın.

Talimatları takip et:

• Ana menüde "Ekle" sekmesini seçin.
• Ardından "Grafikler" → "Dağılım" → "İşaretli Dağılım"ı seçin, önünüzde boş bir grafik belirecektir.
• Grafiğin kenarlarını kancalayın ve grafiği yeniden boyutlandırın ve yeniden boyutlandırın, böylece grafik alanı B4 hücresinden K26 hücresine kadar olan aralığı kaplar (grafik alanını tam olarak hücre sınırlarına hizalamak için Alt tuşunu basılı tutun).
• Şemaya sağ tıklayın ve "Veri seç" menü öğesini seçin.

Açılan iletişim kutusundaki "Ekle" düğmesini tıklayarak aralığa bir dizi veri ekleyin.

1. "Seri adı" adını değiştirmek için ilgili alana E30 "Tarihler" hücresinin değerini girin.
2. X ekseni değeri için uygun alanı seçin ve C33: C46 Başlangıç Tarihi hücrelerini seçin.
3. Y ekseni değeri için uygun alanı seçin ve H33: H46 Yükseklik hücrelerini seçin.
4. Veri ekle penceresini kapatmak için Tamam'a tıklayın.
5. Veri seçimi penceresini kapatmak için Tamam'a tıklayın.

Bu adımlar bize otomatik biçimlendirmeli basit bir dağılım grafiği verecektir.

Hadi olay işaretçilerini yeşil yapalım:

• Seçilen herhangi bir veri işaretçisine sağ tıklayın, "Veri serisi formatı"nı değiştirin.
• Solda açılan listede "İşaretleyici parametreleri" sekmesini seçin, ardından yerleşik "Kristal" işaretleyici türünü seçin. Boyutu 10 pt'ye yükseltin.
• İşaretleyici Dolgusu sekmesinde düz bir dolgu seçin. Dolgu rengini yeşil olarak değiştirin.

Artık zaman çizelgesini temsil eden bir dağılım grafiğimiz var. Şu ana kadar yeşil işaretler yalnızca görevlerin başlangıcını gösteriyor.

Grafiğin adını değiştirin: adın bulunduğu metin alanına çift tıklayın ve adınızı girin.

5. adımdaki zamanlama seçeneklerine geri döneceğiz, X ekseni boyunca yatay çubuklar ekleyeceğiz, ancak şimdilik grafiği biçimlendirmeye devam edeceğiz.

Adım 4. Diyagramın görünümünü sıralamak ve olay adlarını eklemek

Şemada ihtiyacımız olmayanlardan kurtuluyoruz.

Y ekseni … Dikey ekseni gizleyin çünkü bilgi yükü taşımaz. Bir diyagram seçin, "Diyagramlarla çalışma" sekmesindeki ana menüde "Düzen" seçeneğini seçin. Ardından Eksenler → Ana Dikey Eksen → Gösterme'yi seçin.

Yatay kılavuzlar … Onlar da işe yaramaz. Grafiği seçin, ana menüde Düzen sekmesine gidin, ardından Izgara → Ana Eksen Boyunca Yatay Kılavuz Çizgileri → Gösterme'yi seçin.

Grafik efsanesi … Daha sonra onu daha güzel bir taneyle değiştireceğiz, ancak şimdilik devre dışı bırakın: "Düzen" → "Efsane" → "Hayır".

Son olarak, her işaretçi için veri etiketlerini görüntüleriz. "Düzen" sekmesindeki ana menüde "Veri İmzaları" → "Sol" öğesini seçin.

Belirteç imzasındaki veriler nasıl değiştirilir

Şemadaki her bir olay hakkında veri girmek uzun ve zordur, çünkü her bir işaretçiyi ayrı ayrı seçip yeniden adlandırmanız gerekir.

Ancak bu süreç dört kat hızlandırılabilir:

• Tüm değerleri bir kerede seçmek için ilk işaretçinin (grafiklerin sol üst köşesi) başlığına tıklayın. Yeşil işaretçiye tıklamayın, bu diğer nesneleri seçecektir!
• Tek adı düzenlemek için işaretleyici başlığına tekrar tıklayın.
• Formül giriş alanına = sembolünü yazın.
• D33 hücresine tıklayın, "Aşama 1" olayını içerir, Enter'a basın.
• Her işaretçi için kalan etiketler için ilk dört adımı tekrarlayın.

Alanlar nasıl sabitlenir

Belge üzerinde çalışırken diyagramı her zaman görebilmeniz için bölgeleri 28. satıra sabitlemek yararlıdır. Geri kalan satırları kaydırsanız bile ilk 27 satır gözünüzün önünde kalacaktır.

Alanları dondurmak için:

• A28 hücresini seçin.
• Ana menüden "Görünüm" sekmesini seçin.
• Pencere → Alanları Dondur'u seçin.
• Açılır menüden "Alanları Dondur"u seçin.

28. satırın üzerinde siyah yatay bir çizgi belirecektir. Yukarıdaki her şey şimdi sabitlendi ve kaydırma sırasında yalnızca alt satırlar hareket edecek.

Adım 5. Grafiği görsel bir zaman çizelgesine dönüştürmek için zaman çizelgelerini görüntülemek için hata çubukları ekleyin

Diyagramdaki yatay hata çubukları, her bir görevi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü gösterecektir. Onları yapmak için:

• Grafiği vurgulayın.
• Ana Grafik Araçları menüsünden Düzen sekmesini seçin.
• Sol üst köşedeki (grafik alanı) açılır listeden "Zaman Çizelgesi" veri serisini seçin.
• Düzen sekmesinde, Hata Çubukları → Gelişmiş Hata Çubukları Ayarları'nı seçin. Bir iletişim kutusu açılacaktır.
• Grafiği biçimlendirmek için sol üst köşedeki açılır listede X ekseni hata çubuklarını seçin.
• Yatay çubukları değiştirmek için iletişim kutusunda Artı pimi için onay kutusunu seçin. Bitir Stili → Nokta Yok.
• "Hata değeri" listesinde, "Özel" öğesini seçin ve "Değeri belirt" düğmesini tıklayın. Açılan yeni “Hata çubuğunu yapılandırma” penceresinde “Pozitif hata değeri”ni belirtin. Bunu yapmak için imleci uygun alana yerleştirin ve E33 ile E74 arasındaki hücre aralığını seçin. Tamam'ı tıklayın.

Şimdi gri çizgiler yeşil işaretlerden sağa doğru uzanıyor, şu veya bu görev için ne kadar zaman harcamanız gerektiğini gösteriyorlar. Netlik için biçimlendirilmeleri gerekir:

• Hata Çubuklarını Biçimlendir penceresinde Çizgi Rengi sekmesine gidin. Düz Çizgi'yi seçin. Dolguyu gri yapın.
• Linetype sekmesinde, çizgi genişliğini 4 pt'ye yükseltin.

Diyagramda daha iyi gezinmek için işaretçilerden aşağıya ince dikey çizgiler çizin. Bunu yapmak için sol üst köşedeki açılır listeden "Y ekseni boyunca hata çubukları" seçeneğini seçin. İletişim kutusu dikey hata çubukları görüntüler. Eksi yönü, Bitiş Stili → Nokta Yok, Hata Miktarı → Göreli Değeri seçin, bu alana %100 girin. Çizgilerin rengini ve kalınlığını kendiniz seçin.

Adım 6. Hazır olma değerini grafiğe ekleyin

Tamamlanan görevin yüzdesini gösteren grafiğe bir dizi veri eklemenin zamanı geldi.

Bir görev 10 gün sürerse ve %50 tamamlandıysa, tamamlama çubuğu yarı dolu olacaktır. Bu, iş takibi için bir ölçüdür ve hafta sonlarını ve tatilleri içermez. Grafiğe yeni bilgiler eklemek için aşağıdaki talimatları izleyin.

• Grafik alanına sağ tıklayın, içerik menüsünden "Veri Seç"i seçin.
• "Ekle" düğmesini tıklayın, görünen pencerede G30 hücresini seçerek "Satır Adı"nı tanımlayın. X ve Y eksenleri için veri aralığı 3. adımdakiyle aynıdır.
• Diyagramda yeşil olanları gizleyen kırmızı işaretler görünecektir.

Adım 7. Yeni veri metriklerini biçimlendirme

Grafiği aynı tarzda yansıtmak ve verilerin örtüşmemesi için işaretçileri biçimlendiririz:

• Sol üst köşedeki açılır listeden “Hazır Satır”ı seçin. Açılır listenin hemen altında "Seçilen parçanın formatı" düğmesi bulunur. Tıklayın, bir iletişim kutusu açılacaktır.
• İşaretleyici parametrelerini değiştirin. "Kristal" şekil türünü seçin, boyutu 10 punto olarak ayarlayın ve işaretçi için düz yeşil bir dolgu seçin. İletişim kutusunu kapatın.
• İşaretçi seçimini kaldırmadan, "Düzen" sekmesinde ana menüde "Veri etiketleri" düğmesini tıklayın, beliren menüden "Gösterme" öğesini seçin.

Adım 8. Görevlerin tamamlanma yüzdesini izlemek için hata çubukları ekleyin

Şimdi, görevlerin hangi aşamada olduğunu bir bakışta görebilmeniz için yeni tahtalar eklemeniz gerekiyor.

• Soldaki açılır listeden tekrar Row Ready öğesini seçin. Ana menüdeki "Hata çubukları" düğmesine basın. Açılır menüden "Gelişmiş Seçenekler"i seçin. Bir iletişim kutusu açılacaktır. İlgili alana sıfır girerek dikey çıtaları sabit bir değere ayarlayın.
• X eksenine paralel kalasların parametrelerine geçin Yönü "Artı" olarak ayarlayın. Bitirme Stili → Nokta Yok, Hata Miktarı → Özel. Pozitif Hata Değeri iletişim kutusunda, G33-G47 hücre aralığını belirtin.
• Düz bir dolgu seçerek çizgilerin rengini yeşile çevirin. Çizgi genişliğini 7 pt olarak ayarlayın.

Yatay yeşil çizgiler, görevlerin kısmen mi yoksa tamamen mi tamamlandığını gösterir.

Adım 9. Geçerli günü temsil eden dikey bir çizgi ekleyin

Kırmızı çizgi hangi gün olduğunu gösterir ve projenin bir bütün olarak son teslim tarihine nasıl uyduğunu açıkça gösterir.

• Sağ tuşla diyagramın bağlam menüsünü çağırın. "Veri Seç" seçeneğini seçin.
• "Ekle" düğmesini tıklayın, "Seri adı" alanına "Bugün" kelimesini girin. X ekseni değeri için C31-C32 ve Y ekseni değeri için H31-H32 hücre aralığını girin.

Grafikte iki yeni işaret belirdi. Bunları etiketleyin: veri etiketlerini seçin ve formül çubuğuna "Bugün" kelimesini yazın. İmzaya sağ tıklayın ve içerik menüsünden "Veri Biçimi" öğesini seçin. "Yukarıda" başlığının konumunu koyun.

• "Düzen" sekmesindeki ana menüye gidin.
• Sol üst köşedeki açılır listeden "Bugün Satırı"nı seçin.
• Beşinci adımdaki gibi talimatları izleyerek ek parametrelerle hata çubukları ekleyin. Dikey eksen boyunca Eksi yönü, Nihai nokta stili olan ve göreceli değeri %100 olan bir tahtaya ihtiyacınız olacak.

Artık mevcut günü temsil eden dikey bir çizginiz var. Çizginin rengini kırmızıya değiştirin, boyutunu 3 pt'ye yükseltin.

Örnekte, geçerli tarih sabittir, bu nedenle değişmez. Ancak aktif olarak geliştirilen projeler için farklı bir veri kaydetme yöntemi önerilir. Bunu yapmak için, = BUGÜN () formülünü girerek tarihi B2 hücresine koyun ve daha önce belirttiğiniz aralık yerine X ekseni B2 hücresinin değerini veri seçimi iletişim kutusunda belirtin.

Adım 10. Metin blokları ekleyin

Şimdi diyagramda sadece efsanenin efsanesi yok, böylece tüm ekip tarafından anlaşılabilir.

• Diyagramı seçin, "Ekle" sekmesindeki ana menüye gidin. "Yazı" seçeneğini seçin.
• Etiket alanını grafiğin sağ üst köşesine yerleştirin. Sağ fare tuşu ile metin kutusunun kenarlığını seçin, içerik menüsünden "Format Shape" öğesini seçin. Açılan pencerede "Katı" dolgu tipini seçin, renk gridir. Etiketi biçimlendirin. İstediğiniz sayıda blok ekleyebilirsiniz.

Artık sadece favori editörünüz MS Excel'i kullanarak 20-30 dakikada bir diyagram oluşturabilirsiniz.