Popüler Todoist görev yönetimi hizmetinin yaratıcısından üretkenlik sırları

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Todoist yazarı Amir Salihefendic, 9 yıldır stres yaşamadan hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan kendi üretkenlik sistemini geliştirdi. Bugün Amir, sistemi ve Todoist ile entegrasyonu hakkında konuşacak.

Çoğu insan iş akışlarını düzene sokmaya çalışmaz, her şeyin kendi kendine gitmesine izin verir ve en iyisini umar. Ancak bir sisteminiz varsa, birçok görev arasında manevra yapabilir, öncelik verebilir ve bunalmış hissetmeyebilirsiniz.

Verimlilik sistemime Systemist adını verdim. Onu ben icat ettim - ve Todoist buna dayanıyor - 2007'de. O zamanlar Aarhus'ta (Danimarka) bir pansiyonda yaşıyor ve bilgisayar bilimi okuyordum. İki yarı zamanlı işim ve birçok kişisel projem vardı. Bunalmış ve düzensiz hissediyordum. Sistemist fikri akla geldiğinde her şey değişti.

Bu sistem neyi başarmama yardımcı oldu?

1. Doist Ltd.'yi kurun ve insanların harika sonuçlar elde etmesini sağlayan bir ürün geliştirin.
2. Kurucu ve CEO'nun görevlerini başarıyla birleştirmek. Her şey için zamanım var ve kendimi aşırı gergin hissetmiyorum. Şirkette 50 kişi çalışıyor ve hiçbiri beni bitkin görmedi.
3. Her gün iş akışının öncelikli yönlerini belirleyin ve önemli e-postaları, randevuları ve projeleri daima hatırlayın.
4. İş dışındaki hayatın tadını çıkarın: eşinizle vakit geçirmek, seyahat etmek, kendi kendine eğitim ve spor, sağlık hizmetleri.

İş ve kişisel yaşam arasındaki denge, kişisel etkinliğin anahtarıdır.

Systemist, en iyi Todoist ile birlikte çalışır. Ancak diğer görev yönetimi programlarını ve hizmetlerini kullanabilirsiniz. Sistemin temel ilkeleri, belirli araçlardan çok daha önemlidir.

6 Sistemci ilkeler

1. Her yere uygulayın

Sistem sistemdir, onu her yerde ve her yerde kullanmaktır. Herhangi bir yerden, herhangi bir cihazdan zamanlayıcıya erişiminiz olmalıdır.

Todoist'i dünya çapında erişilebilir kılmak için çok çalıştık. Bunu (veya başka bir benzer uygulamayı) sahip olduğunuz tüm cihazlara ve platformlara hemen yüklemenizi öneririm: telefon, tablet, dizüstü bilgisayar, tarayıcılar vb.

2. Her şeye uygulayın

Sistem, kişisel ve profesyonel yaşamın tüm yönlerini kapsıyorsa çalışır. Bu size özgürlük verecektir. Önemli olan her şeyi kontrol edeceksiniz ve bir müşteriyle buluşmak veya sevdiğiniz birine hediye almak gibi şeyleri artık unutmayacaksınız.

Neredeyse tüm faaliyetlerim düzenli. Spesifik olarak, sistematik hale getirdim:

1. Yaklaşan etkinlikler (şirket içi ve dışı toplantılar).
2. Birçok küçük aşamaya bölünmüş karmaşık projeler.
3. Uzun vadeli projeleri kontrol etmek için tekrarlanan görevler.
4. E-posta (Mektubu hemen cevaplayamazsam, yardımla bir göreve çeviriyorum).
5. Hata raporları, eğer onları düzeltmek bana bağlıysa.
6. Yayın listesi (meslektaşlarla paylaşılır).
7. Alışveriş listesi (karımla ortak).
8. Hemen harekete geçemediğim web sayfaları. Örneğin, Amazon.com'dan bir ürün sayfası (satın alıp almamaya henüz karar verilmedi), IMDb'de izlemek istediğim bir film sayfası veya daha sonra okumak istediğim bir makale. Bütün bunlar için kullanıyorum.
9. Sağlık görevleri (haftalık spor salonu ve koşu antrenmanları).

3. Büyük görevleri uygulanabilir küçük parçalara ayırın

Küçük bir görevi başarmak daha kolaydır. Bu nedenle, büyük projeleri her zaman bir saatte (veya daha kısa sürede) tamamlanabilecek küçük alt görevlere bölün. İlk olarak, şunu veya bunu yapmanın ne kadar zaman aldığını anlamanıza yardımcı olacaktır. İkincisi, ilerleme göreceksiniz.

Görevin uygulanabilir olması önemlidir. Yapılacaklar listenize koyduklarınızı uygulayabilmelisiniz.

4. Önceliklendirin

Her gün 15 ila 25 iş yapıyorum. Şu anda en önemlileri onlar.

Todoist'te öncelik vermek kolaydır. Ben böyle yapıyorum:

1. Vakanın tamamlanması gereken son tarihi belirlediğinizden emin olun. Bugün veya yarın için önemli görevler koyarım, gelecek için önemsiz olanları yazarım.
2. Önceliklendirme seviyelerini belirtiyorum. Todoist'te bunlardan dört tane var. Hizmet, görevleri önem derecesine göre otomatik olarak sıralar.
3. Görevin önemini daha da vurgulamak için @high_impact gibi etiketler kullanıyorum. Onlarla bir günde kaç önemli görevin yapıldığını takip etmek uygundur.

5. Yapılacaklar listenizi her gün boşaltın

0 gelen kutusu kuralını kullanmaya başlamadan önce e-postam karmakarışıktı. Molozları temizlemek zorunda kaldığım her seferde kendimi çok kötü hissettim.

Görevleri yönetmek için benzer bir kural kullanıyorum - "yapılacaklar listesinde 0 görev".

O gün için planladığınız her şeyi yapacak vaktiniz yoksa kalan işleri bir sonraki güne ertelemeyin. Bunun yerine yapılacaklar listenizi sıfırlayın ve yeni bir plan oluşturun. Bu, stok almanıza, nerede olduğunuzu anlamanıza ve yeniden öncelik vermenize olanak tanır.

6. Her zaman geri bildirim alın

Çoğu zaman yönetimi sistemi, halihazırda yapılmış olandan ziyade yapılması gerekene odaklanır. Ama ilerlemenizi görmüyorsanız ve ne kadar üretken olduğunuzu anlamıyorsanız ne anlamı var?

Bu nedenle, yarattık. Kişisel performansı izlemenize, görselleştirmenize ve geliştirmenize olanak tanır.

Todoist Karma mini bir oyun gibidir: görevleri tamamlar, puanlar kazanır ve renk tablolarının büyüdüğünü görürsünüz. Özellikle zaman yönetimi konusunda yeni başlayanlar için çok heyecan verici. Daha da ilginç hale getirmek için, yalnızca günlük değil, haftalık hedefler de belirleyebilir ve sonuçları sosyal ağlarda paylaşabilir, böylece sorumluluk düzeyini artırabilirsiniz.

Ek İpuçları

E-posta ile çalışma

1. E-postanızı günde iki kez kontrol edin. Örneğin, sabah ve öğleden sonra.
2. Boş bir gelen kutusu hedefleyin.
3. Mümkünse, mektuba hemen cevap verin. Değilse, bir göreve çevirin, teslim tarihini ve önceliğini belirttiğinizden emin olun.
4. Tüm cihazlarda bildirimleri kapatın. Bu, dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

haberciler ile çalışma

Haberciler üretkenlik katilleridir, seğirici ve dikkat dağıtıcıdırlar. Araştırmalar, ortalama bir ofis çalışanının günde ortalama iki saatten fazla zamanını dikkat dağıtıcı şeyler ve molalar için harcadığını gösteriyor. Bu, çalışma hacminin azalmadığı için çalışma haftasının 10 saatten fazla arttığı anlamına gelir.

1. Habercilerdeki yazışmaları İnternet'te gezinme ile birleştirin. Sadece çalışmanız gerektiğinde (bir rapor yazın, bir düzen çizin vb.), sohbet uygulamalarını kapatın.
2. Mesajları toplu işleyin: messenger'ı açın, her şeyi okuyun, herkesi yanıtlayın ve tekrar kapatın.
3. Cep telefonunuzda mesajlaşma bildirimlerini devre dışı bırakın.

Salihefendik'e göre bu sistem onun odaklanmış, aklı başında ve sağlıklı olmasına yardımcı oluyor.

Systemist hakkında ne düşündüğünüzü yorumlara yazın ve üretkenlik sırlarınızı paylaşın.