GTD kullanarak Notion'da zamanınızı nasıl planlayabilirsiniz?

2024 Yazar: Malcolm Clapton | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 04:13

Kolay kontrol için tüm işlerinizi tek bir kullanışlı masada toplayın.

GTD nedir

Hayat korsanı, GTD - İşleri Bitirme tekniği hakkında defalarca makaleler yayınladı. İşletme koçu David Allen tarafından kitabında icat edilmiş ve ayrıntılı olarak anlatılmıştır. Kısaca bu sistemin temel kuralları şu şekilde açıklanabilir:

1. Tüm bilgileri yakala … Tüm fikirleri, görevleri ve eylemleri yazın. Şu anda yapamayacağınız bir şey varsa, hafızaya güvenmeden işaretleyin. Kaydettiğiniz her şey Gelen Kutusu denilen yerde saklanır.
2. Düzeni sağlamak. "Gelen Görevler" klasörü dolduğunda, içeriğini düzenlemeniz, görevleri kategorilere ayırmanız ve hiçbir şeyi unutmamak için açıklamalar ve notlar oluşturmanız gerekir.
3. Öncelik ver … Her görevin bir bitiş tarihi ve önem derecesi olmalıdır, böylece önce ne yapacağınızı ve neyin bekleyebileceğini bilirsiniz.
4. Her şeyi elinizin altında tutun … GTD'de "sonra yaz" ilkesine yer yoktur. Yapılacaklar listeleriniz ve notlarınız her zaman gözünüzün önünde olmalıdır: bilgisayarınızda, akıllı telefonunuzda, tabletinizde ve diğer cihazlarda. Bu sayede aklınıza ilginç bir fikir geldiğinde ya da kayda geçmemiş bir vaka aklınıza geldiğinde hemen yazabilirsiniz. Bir görevin son teslim tarihi yaklaştığında, her yerde hazır bulunan bildirimlerin şerefine bir hatırlatma alacaksınız.

GDT hakkında daha fazla bilgiyi kılavuzumuzda bulabilirsiniz.

Teknik, çok yönlülüğü için iyidir. Yaratıcısı David Allen biraz eski kafalı: "Gelen Kutusu" ile gerçek bir kağıt klasörü kastediyor. Hatta e-postaların çıktısını alıp dosya setlerine yerleştirdi.

Ancak aynı başarı ile GTD, bu sistemi bazı hizmetlerle birlikte kullanarak bilgisayar dosya ve klasörlerine uygulanabilir. Örneğin, bu tekniği Gmail e-postalarınızı sıralamak, "" e görev yazmak veya ile hayatınızın tüm kontrolünü elinize almak için kullanabilirsiniz. Son olarak, aynı Wunderlist gibi birçok görev yöneticisi GTD felsefesi altında keskinleştirilmiştir.

Ve elbette, bu tekniği Notion gibi harika ve çok yönlü bir programda kullanabilirsiniz.

Google Dokümanlar, Evernote, Trello ve bir düzine başka uygulamanın bir karışımıdır. Notion, çalışmak için ihtiyacınız olan hemen hemen her şeyi yapabilir. Notlar, elektronik tablolar, bilgi tabanları, yapılacaklar listeleri, kanban panoları, belgeler - programda her şey var. İşlerinizi GTD tarzında düzenlemek için kullanmamak günahtır.

Ve iş liderlerinin işlerini düzenlemelerine yardımcı olan bir iş danışmanı olan Maria Aldrey, Notion için kendi GTD tabanlı sistemini yarattı. Bu gelişmeleri blogunda paylaştı.

GTD, Notion'da nasıl kullanılır?

Çok iyi organize değilim. David Allen'ın GTD'sini öğrendiğimde hayatım tam anlamıyla değişti. Şimdi bu benim için bir tür din. Yavaş yavaş, her zamanki hızımda çalışarak her şeye ayak uydurmamı sağlayan kendi sistemimi kurdum.

Haftalık Planlama dediğim bir uygulama kullanıyorum. Önümüzdeki haftayı planlamak için her Pazar (veya Pazartesi) bir saat ayırıyorum. Bu alışkanlık, karmaşık sorunları daha küçük ve daha kolay yönetilebilir parçalara bölerek çözmeme yardımcı oluyor. Böylece daha çok iş yapıyorum, daha az yoruluyorum ve işime daha kolay odaklanıyorum.

Benim için Notion bir oyun gibidir. Sistemi kurmak zaman alıyor. Ancak hazır olduğunda, görevleri tamamlamak eğlenceli, basit ve hızlı hale gelir.

Her hafta Notion'da bir düğmeye tıklıyorum ve önümde boş bir elektronik tablo beliriyor. Burada alıp kullanabileceğiniz boş bir tane var.

Notion ile görevlerimi planlamak için kullandığım adım adım süreç burada.

1. Fikirlerinizi toplayın

Tüm fikirlerinizi bu sütuna listelemek ve yazmak için 10 dakikanızı ayırın. Önümüzdeki hafta tamamlamanız gereken görevlere dönüşecekler.

1. Henüz tamamlanmamış tüm projelerinizi listeleyin.
2. Bekleyenleri bulmak için önceki üç aya ait görevlerinizi kontrol edin.
3. Takviminize bir bakın: belki orada da planlanmış bir şeyler vardır.
4. Varsa kağıt defterinizi kontrol edin. Belki de Notion'a aktarılması gereken bazı fikirler vardır.
5. Yapmanız gereken başka görevler veya birlikte çalışmanız gereken insanlar olup olmadığını düşünün.

Tüm bu fikirleri bir araya toplayın ve ilk sütunda listeleyin. Önümüzdeki yedi gün için planın bu.

2. Uygun eylemleri atayın

Bir fikir kötü değildir, ancak aktif eylem olmadan bir fikir olarak kalacaktır. Kendinize sorun, "Bu görevi sona taşımak için ne yapmalıyım?"

Örneğin:

• Siteyi içerikle doldurmaya devam edin → "Hakkımda" bölümünün taslağını yazın.
• İçerik yayınlama takvimi oluşturun → Gönderiler için bir hafıza haritası çizin ve tarihler atayın.
• Bir blog için video yapın → Bir video komut dosyası yazın.
• Chris ile tanışın → Ona toplantının tarihini ve yerini içeren bir e-posta gönderin.

Unutmayın, bir görevi tamamlamak için birden fazla eylem gerekiyorsa, önce ne yapacağınıza karar vermelisiniz.

3. Aciliyeti ayarlayın

Ardından, her görevin aciliyetini tanımlamanız gerekir. Bu, sadece bir sürü iş yapmak için değil, gerçekten önemli şeylere odaklanmak için gereklidir.

İlk önce hangi şeylerin yapılması gerektiğini anlamak için fikirlerimi dört kategoriye ayırıyorum:

• Önemli görevler - bizi hedeflere ulaşmaya yaklaştıran şeyler.
• Acil görevler - hemen dikkat gerektiren eylemler.
• zarar vermez - bu kategori acil ve önemli olmayabilecek, ancak uygulanması önümüzdeki yedi gün boyunca hayatınızı kolaylaştıracak konuları içerir.
• Bekleyebilir - bunlar bir hafta daha ertelenebilecek görevlerdir.

4. Konsantrasyon seviyesini belirleyin

Ne yazık ki, hepimizin sınırlı miktarda dikkati, zamanı ve enerjisi var. Her görev, bu önemli kaynakların belirli bir yüzdesini tüketir. Bu nedenle, zamanlanmış görevi değerlendirin ve dördüncü sütunda buna karşılık gelen numarayı atayın.

Örneğin, bir blog yazısı için taslak yazmak, dikkatimin yaklaşık %20'sini aldı. Ve Chris'in mektubu üç satır uzunluğunda - sadece %2.

5. Öncelik atayın

Bu onay kutusu, "Önemli" ve "Acil" etiketlerine sahip görevleri işaretler. Yani, ne olursa olsun yapılmalılar. Bu sizin öncelik listeniz.

Bu görevleri seçmeyi tamamladığınızda, bunlara ne kadar kaynak harcayacağınızı görmek için önceki sütundaki yüzdeleri toplayın. % 90'dan fazla çıktıysa, gücünüzü fazla tahmin ettiniz ve çiğneyebileceğinizden daha fazlasını ısırdınız. Bir kısmını gelecek haftaya erteleyin, yoksa çok çalışacaksınız ve hiçbir şey için zamanınız olmayacak.

Bu arada, faydalı bir ipucu: Notion, tablo satırlarının içeriğini filtrelemenize izin verir - öncelikli görevleri bu şekilde seçebilirsiniz.

6. Görevi planlayın

Bir sonraki sütundaki onay işareti, görevin takviminizde planlanıp planlanmadığını gösterir. Ne zaman çalıştıracağınıza karar verin ve uygun bir olay yaratın.

Bu arada, Google Takvim falan kullanmıyorsanız kendinize Notion alın. Orada hafta için planlanan görevleri ekleyebilirsiniz.

7. Görevi devredin

Evet, günde Beyoncé ile aynı saate sahipsiniz, ancak onun için kirli işleri yapan devasa bir asistan ekibi var, bu yüzden daha fazlasını yapıyor. Bununla birlikte, omuzlarında bazı görevleri değiştirebileceğiniz biri varsa, bunu yapın ve uygun sütunda devredilen görevi işaretleyin.

8. Görevi tamamlayın

Her şey basit. Projenizi bitirdiğinizde veya bir görevi tamamladığınızda, son sütundaki kutuyu işaretleyin.

Bonus

İşte daha da organize olmanıza yardımcı olacak birkaç adım:

1. Geçen haftaki harcamalarınızı gözden geçirin ve bir sonraki için bütçenizi planlayın.
2. Haftalık menünüzü düşünün, ürünleri alışveriş listesine ekleyin.
3. Gelen Kutunuzu son yedi gün için zamanında işleyin ve orada biriken her şeyi sıralayın.
4. Egzersiz için haftada en az bir gün planlayın.

GTD'nin oldukça esnek olduğunu ve ihtiyaçlarınıza göre uyarlanabileceğini unutmayın. Notion şablonlarını ayarlamaktan çekinmeyin. Örneğin, Maria'nın Dikkat sütunu bana gereksiz görünüyor. Benim için görevin acil olup olmamasına dair bir not yeterlidir. Sütunlarını kolayca silebilir ve kendinizinkini ekleyebilirsiniz. Bu yüzden, görevleri kategorilere ayırmak için "İş", "Ev", "Yaratıcılık" ve diğerleri etiketli bir sütun oluşturdum. Bunu kendi yönteminle yapabilirsin.